複数拠点への提案は、共通の条件と拠点ごとの違いで変わる

本社から複数拠点への導入を相談されても、同じ提案をそのまま使えるとは限りません。拠点ごとの仕事と条件を整理し、共通にできる範囲を判断します。

  • 対象と仕事を整理する　今回の対象拠点と、各拠点で商品を使う仕事を整理します。
  • 確認の進め方を決める　本社の回答が当てはまる範囲を区別し、未確認の点を誰にどう聞くかを決めます。
  • 提案の示し方を決める　共通の提案と拠点ごとの条件を分け、追加拠点で何を確かめるかを書きます。

全拠点と言われても、対象の拠点は確かめる必要がある

本社からの相談でも、全拠点への導入を検討しているとは限りません。今回含める拠点と、将来の候補にとどまる拠点を分けます。

  • 対象を拠点名で残す　全拠点という回答でも、対象になる店舗や営業所を一覧で確認します。
  • 一部なら範囲を区切る　今回含める拠点と含めない拠点を記録し、導入を検討する理由も添えます。
  • 将来の候補を分ける　今後増える可能性のある拠点は、今回の対象と区別します。条件の確認前に適用を決めません。

検討に含まれる拠点を整理する

確かめること理由分からないとき
全拠点の範囲全拠点に何が含まれるかを明らかにするためです。対象拠点の一覧を窓口に確認します。
一部拠点の範囲今回の提案を適用する範囲を区切るためです。対象かどうかが未定の拠点を分けて残します。
今後増える拠点将来の候補を今回の対象に混ぜないためです。追加が決まった時点で条件を確認する扱いにします。
表は編集部作成の例です。対象が未定の拠点は、未定と記録します。

同じ法人でも、商品を使う仕事が同じとは限らない

同じ商品を導入しても、使う仕事や手順が拠点によって異なる場合があります。業務の名前だけで判断せず、何を行う場面で使うかを確認します。

  • 使う場面を具体化する　誰が、どの作業で、何のために商品を使うかを書きます。作業の始まりと終わりも確認します。
  • 似た仕事の手順を比べる　仕事の呼び方が同じでも、作業の順序や引き継ぎ方に違いがないかを見ます。
  • 別の仕事は分けて考える　使う目的が異なる場合は、それぞれの仕事で必要な使い方を整理します。

仕事の共通点と違いを記録する

拠点の仕事確かめること記録
同じ仕事使う目的と作業の流れまで同じかを確認します。共通する作業と商品の使用場面を書きます。
手順が違う仕事順序や引き継ぎの違いを確認します。共通する作業と異なる手順を分けて書きます。
別の仕事それぞれの目的と必要な使い方を確認します。仕事ごとに商品の使用場面を書きます。
表は編集部作成の例です。仕事の名称が同じでも、手順まで同じとは扱いません。

比べる条件は、提案に影響するものに絞る必要がある

拠点の情報をすべて集めても、提案の判断に使うとは限りません。商品の使い方や導入の準備が変わる条件に絞り、同じ項目で比較します。

  • 利用環境を比べる　設備や端末など、商品を使うために必要な環境だけを確認します。
  • 担当する体制を比べる　専任か兼任か、不在時に誰が対応するかなど、運用に関係する違いを書きます。
  • 情報の扱いを比べる　扱う情報の種類や閲覧できる範囲を確認します。提案に不要な情報の中身までは集めません。

提案に関係する条件を並べる

条件の種類並べ方注意
利用環境必要な設備や端末の有無を、同じ項目で書きます。導入に影響しない設備情報は含めません。
担当者の体制担当する役割と不在時の対応を書きます。役職名だけで対応できる仕事を判断しません。
取り扱う情報情報の種類と閲覧・更新できる範囲を書きます。各拠点で同じ情報を扱うとは決めつけません。
表は編集部作成の例です。比較する項目は、提案する商品に合わせて選びます。

本社の回答が全拠点に当てはまるとは限らない

本社の回答には、把握済みの事実と想定が含まれる場合があります。どの拠点について、何を根拠に答えているかを確認します。

  • 回答の対象を残す　回答が当てはまる拠点名を記録します。全拠点への回答なら、その範囲も明記します。
  • 把握した方法を添える　拠点からの報告や運用記録など、回答の根拠と確認時点を残します。
  • 想定は事実と分ける　本社の想定だけでは、拠点の現状を確認済みにしません。必要な確認を別に記録します。

本社の回答を区別して扱う

回答の型確かめること扱い
本社が把握済み対象拠点、根拠、確認時点を確かめます。確認できた拠点と条件に限って使います。
拠点に確認が必要本社では分からない項目と拠点を確かめます。拠点への確認が必要と記録します。
本社の想定実際の状況か、想定した条件かを確かめます。想定と明記し、確認済みの回答と分けます。
表は編集部作成の例です。本社が定めた手順と、各拠点の実際の手順も区別します。

拠点への確認方法は、商談先の窓口との相談で決まる

拠点への確認が必要になったら、確認項目と聞き方を商談先の窓口と決めます。仕事の実態が分かる人から回答を得られる方法を選びます。

  • 確認項目を先に絞る　本社では分からなかった点を整理し、何の判断に使う回答かを添えます。
  • 回答できる人を定める　商品を使う仕事や利用環境を把握している人を、窓口と確認します。
  • 回答の共有方法を決める　誰が聞くかに加え、回答の記録方法と窓口への共有方法、確認の予定を決めます。

商談先の窓口と相談して拠点への聞き方を決める

聞き方決めること注意
窓口が聞く渡す確認項目と回答の記録方法を決めます。回答の意味が曖昧なら、窓口を通じて補足を求めます。
自社が同席する窓口が拠点に確認する場に自社が同席する形にし、役割分担を決めます。その場で分からない点は、確認済みにしません。
拠点に直接聞く窓口と確認相手、聞く範囲、共有方法を決めます。得た回答は、対象拠点を明記して窓口に共有します。
表は編集部作成の例です。聞き方が違っても、確認する項目の意味は変えません。

条件が違っても、提案の変更が必要とは限らない

拠点ごとの違いが見つかったら、商品の利用や導入の準備にどう影響するかを判断します。違いがあるだけで、拠点別の提案に分ける必要はありません。

  • 変更の要否を判断する　違いがあっても必要な使い方ができるなら、共通の提案を使える理由を書きます。
  • 変える部分を絞る　設定や準備の変更で対応できる場合は、その拠点で変える部分だけを示します。
  • 提案できない理由を残す　必要な条件を満たせない場合は、対象拠点と理由を明記し、再検討に必要な条件を書きます。

条件の違いが提案に与える影響を分ける

影響確かめること提案での扱い
提案は変わらない違いがあっても必要な使い方ができるかを確認します。共通の提案を使えると判断した理由を添えます。
一部が変わる設定や準備を変えれば使えるかを確認します。拠点名と変更する部分を示します。
提案できない満たせない条件と、その解消が可能かを確認します。現状では適用できない拠点と理由を示します。
表は編集部作成の例です。条件が未確認なら、影響の判断も保留します。

回答のない拠点は、条件が同じとは限らない

ほかの拠点から同じ回答が続いても、未回答の拠点の状況は分かりません。未確認の点を残し、確認する予定と、提案でどう扱うかを明記します。

  • 空欄を未確認に変える　回答がない項目には未確認と書きます。空欄のままにして、問題がないと読まれないようにします。
  • 想定を別に記録する　本社の想定がある場合も、実際の回答とは分けます。他拠点の回答で補いません。
  • 確認の予定を残す　確認先と予定日を窓口と決めます。予定が未定なら、そのことと次に調整する人を書きます。

未回答を確認済みに変えない

場面すること避けること
回答がない該当する拠点と項目を未確認と記録します。ほかの拠点と同じ条件として扱いません。
本社の想定がある想定した条件と未確認の項目を分けて残します。想定を拠点からの回答として記録しません。
確認を待っている確認先と予定を書き、適用の判断を保留します。回答前に共通の提案が使えると断定しません。
表は編集部作成の例です。未確認は、提案できないことが確定した状態とも異なります。

提案書には共通部分と拠点別の条件を分けて示す必要がある

共通の提案を示すだけでは、どの拠点でそのまま使えるかが伝わりません。共通部分、拠点別の条件、未確認の拠点を分けて書きます。

  • 共通部分に条件を添える　共通する使い方と必要な条件を書き、その条件を確認できた拠点を示します。
  • 拠点別の変更を示す　共通部分から変わる設定や準備を、拠点名とともに書きます。変える理由も添えます。
  • 判断が残る拠点を示す　未確認の点と確認後に判断する内容を書きます。現状では適用できない拠点は、未確認の拠点と分け、理由を添えて示します。

提案書で共通部分と拠点別の扱いを示す

提案書の項目書くこと注意
共通部分共通する使い方、必要な条件、適用する拠点を書きます。全拠点で使えるとは書かず、確認した拠点の範囲を示します。
拠点別の条件変更する部分や適用できない理由を、拠点別に書きます。条件の違いと提案への影響を対応させます。
未確認の拠点未確認の点、確認予定、判断を保留する内容を書きます。確認済みの拠点と同じ扱いで示しません。
表は編集部作成の例です。提案書の記載と、拠点別の確認記録を一致させます。

追加の拠点には、既存の提案が使えるとは限らない

検討する拠点が増えたら、追加された拠点の仕事と条件を確認します。既存の提案を使えるかに加え、ほかの拠点への影響も判断します。

  • 追加する範囲を残す　今回の対象に加える拠点を窓口と確認し、提案書の対象一覧を更新します。
  • 同じ項目で確認する　追加拠点でも、仕事や利用環境などを確認します。本社の回答が当てはまるかも見直します。
  • 既存部分への影響を見る　追加分だけの変更で済むか、共通の運用や本社の対応にも変更が必要かを整理します。

追加拠点の条件と変更点を記録する

場面確かめること記録
追加の連絡がある今回の対象に加える拠点を確認します。追加する拠点名と対象が変わった日を書きます。
追加分を確認する仕事、利用条件、本社の回答の範囲を確認します。既存拠点と同じ項目で、回答と未確認の点を書きます。
提案を見直す追加による共通部分と拠点別部分への影響を確認します。変更する箇所と、影響を受ける拠点を書きます。
表は編集部作成の例です。追加分が未確認なら、追加された拠点への適用を保留します。

拠点別の記録を照らすと、判断が残る拠点が分かる

確認した内容を拠点ごとに記録すると、共通の提案を使える範囲と判断が残る点が分かります。自社の商品と商談先の仕事に合う言葉で記入します。

  • 対象拠点ごとに記入する　今回の対象を拠点ごとに記入します。追加が決まった拠点にも記入欄を設けます。
  • 必要な条件を補う　情報の種類や閲覧範囲など、提案に関係する条件があれば列を追加します。
  • 回答と判断を分けて残す　確認状況には根拠と確認日、未確認の点には確認予定も添えます。提案への影響は判断できた範囲で書きます。

複数拠点への提案をまとめる拠点別確認表

拠点商品を使う仕事利用環境担当者の体制本社の回答が当てはまるか拠点への確認状況提案への影響未確認の点確認先
拠点名を記入作業と使用場面を書きます。必要な設備や端末の状況を書きます。担当する役割と不在時の対応を書きます。当てはまる項目と根拠を書きます。確認した項目と確認日を書きます。共通のまま使えるか、変更が要るか、適用できないか、保留かを書きます。分からない項目と確認予定を書きます。回答できる人と聞く方法を書きます。
表は編集部作成の例です。記入案内を自社の確認内容に置き換えて使います。