代理出席者に任された範囲を確かめて商談を進める

予定していた相手の代わりに別の人が出席しても、関心が低いとは判断できません。この資料では、代理で出席した人を出席者、出席できなかった相手を欠席者と呼びます。出席者に任された範囲を確かめ、説明する内容と欠席者に伝えてもらう事項を整理します。

  • 役割に合わせて説明する　聞くだけか、質問を預かっているか、判断も任されているかを確かめ、説明の範囲を決めます。
  • 誰の発言かを確かめる　出席者自身の意見と欠席者から預かった内容を分けて記録します。その場で決められる範囲は別に確かめます。
  • 欠席者に伝える事項と次回を整理する　欠席者への確認事項と渡す資料を整理し、次回の開催や日程について決まったことと確認が要ることを記録します。

出席者に任された範囲を確かめて行き違いを防ぐ

予定どおりに説明を進めると、任されていない判断まで求めてしまうことがあります。出席者が何を頼まれているかを先に確かめます。

  • 出席だけで判断しない　出席していることと、判断を任されていることは別です。返答を求める前に、任された範囲を確かめます。
  • 預かった質問を確認する　用意した説明を始める前に、欠席者から預かった質問の有無と内容を確認します。
  • 欠席者へ伝わる形で残す　口頭の説明だけで終えず、欠席者が確認できる要約と資料を出席者に渡します。

役割を確かめない場合の行き違い

起きること相手に起きること防ぎ方
判断を迫る任されていないことに返答を求められます。判断を任された範囲を先に確かめます。
質問が残る預かった質問への回答を持ち帰れません。質問を確認し、説明に含めます。
説明が伝わらない記憶だけで欠席者へ説明することになります。説明の要約と確認事項を渡します。
表は編集部作成の例です。代理出席の理由だけで、商談への関心の高さを決めつけません。

出席者が引き受けている役割を確認する

代理出席でも、聞くだけの場合と判断まで任されている場合では進め方が変わります。肩書きから推測せず、今回頼まれている内容を確かめます。

  • 頼まれた内容を確認する　説明を聞くこと、質問すること、判断することのうち、何を頼まれているかを確認します。
  • 判断の対象を確かめる　判断も任されている場合は、対象となる事項と条件を具体的に確かめます。
  • 任された範囲が不明なら判断を求めない　任された範囲が分からなければ、その場の判断を求めず、欠席者への確認事項にします。

役割ごとの確認と進め方

役割確かめ方進め方
聞くだけ聞いて持ち帰るよう頼まれた内容を確認します。概要と欠席者に伝えるためのの要約を説明します。
質問を預かる預かった質問と、その背景を確認します。質問への回答を優先します。
判断も任される判断してよい事項と条件を確認します。確認できた範囲で判断材料を説明します。
分からない依頼された内容を分かる範囲で確認します。概要を説明し、判断は保留します。
表は編集部作成の例です。役割が重なる場合は、説明や判断の対象ごとに任された範囲を確認します。

予定していた説明を役割に合わせて変える

欠席者向けに用意した説明を、そのまま全部話す必要はありません。持ち帰る内容や預かった質問、任された判断に必要な説明を選びます。

  • 頼まれた内容に合わせて範囲を絞る　聞いて持ち帰る役割でも、欠席者から詳細の確認を頼まれていることがあります。頼まれた内容に合わせて、説明する範囲を決めます。
  • 預かった質問に答える　質問に対応する箇所から説明します。その場で答えられない質問は、後日誰にどの方法で回答するかを出席者と確認します。
  • 判断に必要な説明をする　判断を任されている場合は、対象事項の条件や選択肢、注意点を説明します。

役割に応じた説明の範囲

役割説明の範囲省くこと
聞くだけ提案の概要と欠席者への確認事項を説明します。頼まれていない事項について、その場の選択を求めません。
質問を預かる預かった質問への回答と前提を説明します。質問と関係のない詳細説明は省きます。
判断も任される任された判断に必要な条件と注意点を説明します。任された範囲を超える判断を、その場で求めません。
役割が不明提案の概要を説明し、役割の確認が必要な事項を伝えます。役割が確認できるまで、その場で結論を求めません。
表は編集部作成の例です。省いた詳細は、欠席者が確認できるよう資料の該当箇所を示します。

出席者自身の意見と欠席者から預かった内容を分ける

出席者の発言には、出席者自身の意見と欠席者からの伝言が含まれます。誰の意見や質問なのかを確認してから回答し、記録にも区別を残します。

  • 出席者の意見として残す　出席者自身の感想や懸念は、発言者を記して残します。欠席者の意向として扱いません。
  • 預かった内容を区別する　欠席者からの質問や意向は、誰から預かった内容かを記し、質問ごとに回答を記します。
  • 不明な内容は確定しない　誰の発言か分からない内容は、確認が必要な内容として残し、欠席者が提案に賛成か反対かの判断に使いません。

発言の出どころと記録の分け方

区分確かめ方記録
出席者の意見出席者自身の考えかを確認します。発言者と意見の内容を記します。
預かった内容誰から、どの内容を預かったかを確認します。伝言元と質問・意向、回答を記します。
区分が不明出席者自身の考えか、欠席者からの伝言かを尋ねます。出どころは未確認と記し、確認先を残します。
表は編集部作成の例です。

出席者が答えられないことは欠席者への確認事項にする

欠席者の事情や考えまで、出席者が把握しているとは限りません。分からないことは未確認として扱い、誰にどう確認するかを決めます。

  • 未確認と記して残す　出席者が把握していない内容は未確認と記します。出席者に推測で答えてもらう進め方にしません。
  • 欠席者に確認する問いを絞る　回答が必要な理由を示し、欠席者に確認してほしい事項を短く整理します。
  • 直接の確認方法を相談する　欠席者への直接確認が必要なら、連絡してよいかを出席者に確認します。欠席者が希望する連絡方法が分かるかも尋ねます。

答えられない場面での対応

場面することしないこと
事情が分からない未確認として残し、確認の必要性を伝えます。同じ質問を繰り返して答えを求めません。
意向を知らない欠席者への確認事項として整理します。欠席者の考えを推測してもらいません。
伝言では難しい欠席者に直接確認する方法を相談します。相談せずに直接の連絡を始めません。
表は編集部作成の例です。答えられないことを、協力する意思がないことと結び付けません。

任された範囲を確認してから、その場で決める事項を整理する

判断を任されていても、すべての事項を決められるとは限りません。決めてよいことと欠席者の確認が要ることを分け、結論の扱いを明確にします。

  • 決めてよい対象を絞る　任された事項と条件が確認できた範囲だけを、その場で決める対象にします。
  • 範囲外は欠席者の確認待ちにする　任された範囲を超える内容や、範囲が不明な内容は、欠席者の確認待ちにします。
  • 仮の合意を確定させない　仮に方向が一致しても、合意を確定するために誰に何を確認するかを記します。確認前に確定扱いで進めません。

決めごとの扱い

内容その場で決めるか扱い
任された事項対象と条件が確認できれば決めます。決めた内容と、任された範囲を記します。
範囲外の事項その場では決めません。欠席者の確認待ちとして残します。
範囲が不明その場では決めません。判断を任されているかを確認します。
仮の合意確定とは扱いません。確定するために確認する事項と相手を記します。
表は編集部作成の例です。うなずきや好意的な感想だけで、決定したとは記録しません。

欠席者が確認できる形で伝える事項を渡す

資料を渡すだけでは、何を説明し、何を確認してほしいかが伝わらないことがあります。説明の要約、質問への回答、確認事項を分けて出席者に渡します。

  • 説明した内容を要約する　当日説明した範囲と結論を短く記します。未説明の内容を、説明済みとして扱いません。
  • 質問と回答を対応させる　預かった質問の下に回答を記します。まだ答えていない質問には未回答と記し、後日回答する内容と連絡方法を残します。
  • 確認事項と資料を渡す　欠席者に確認してほしいことと資料の該当箇所を示し、渡し先と方法を確認します。

欠席者へ渡す内容

渡す事項内容渡し方
説明した内容説明した範囲と要旨を記します。当日の要約として渡します。
質問への回答預かった質問ごとに回答内容を記し、まだ答えていない質問には未回答と記します。質問と回答を並べて渡します。
確認してほしいこと判断や事実確認を求める内容を記します。説明の要約とは分けて渡します。
参照する資料資料名と確認してほしい箇所を記します。要約と併せて資料を渡します。
表は編集部作成の例です。出席者に渡すか、欠席者へ直接送るかも確認します。

次回の商談は欠席者の意向を確かめてから設定する

出席者が次回の設定まで任されている場合を除き、出席者の都合だけで欠席者が参加する次回を確定しません。次回を希望するか、誰が参加するかを欠席者に確認してから日程を調整します。

  • 次回の希望を確認する　欠席者が次回を希望しているかを確認します。不明な場合は、開催も日程も確認待ちにします。
  • 意向を確認して調整する　欠席者の意向を誰がどの方法で確認し、その結果を誰へ連絡するかを決めます。
  • 出席者の関与も確かめる　出席者が今後も関わる場合は、出席者の役割と参加希望を確認します。欠席者の参加意向とは分けて記録します。

次回の設定に向けた対応

場面すること注意
欠席者の意向が不明次回の希望と参加者を確認してもらいます。出席者との相談だけで開催を確定しません。
候補日が出た欠席者の開催希望と都合を確認します。候補日を確定日として記録しません。
出席者も関係者になる今後の役割と参加希望を確認します。出席者の希望を欠席者の意向として扱いません。
表は編集部作成の例です。出席者が次回の設定を任されている場合は、その範囲を確認して調整します。

記録に代理出席であることと未確認事項を残す

商談の記録だけを読んでも、誰の意見で何が決まったかが分かるようにします。代理出席の事実と任された役割を、記録に残します。

  • 出席者と役割を記す　出席者の氏名、誰の代わりに出席したか、任された役割を記します。役割が不明なら、その旨も残します。
  • 発言と決定を区別する　出席者の意見、預かった内容、決定事項を分けます。仮の合意や確認待ちは、確定と区別します。
  • 伝える事項と次回を残す　渡した内容と資料、確認先、次回の開催や日程について決まったことと確認が要ることを記し、後から確認状況を更新できるようにします。

代理出席の商談で残す記録

記録項目書くこと
出席者と役割代理出席の事実、出席者名、誰の代わりに出席したか、任された範囲を記します。
出席者の意見出席者自身の意見や懸念を、発言者名とともに記します。
預かった内容伝言元、預かった質問や意向、質問ごとの回答内容と未回答の質問を記します。
決定と保留決めた内容、決めなかった内容、仮の合意を確定するために確認する事項を記します。
欠席者へ伝える事項確認事項、確認先、渡した資料と渡し先、連絡方法を記します。
次回の扱い欠席者の意向、開催や日程の確定・未確定、確認する人を記します。
表は編集部作成の例です。確認後の追記では、誰から何を確認できたかを残します。

確認票に役割と欠席者へ伝える事項を書いて残す

商談中に確認した内容を、後から読む社内の担当者にも分かる言葉で書き込みます。分からない欄は未確認と記し、確認先と次の対応を残します。

  • 役割を具体的に書く　代理という記載だけで終えず、聞くこと、質問すること、判断することの範囲を書きます。
  • 未確認と記して残す　答えが得られなかったことは、推測で埋めません。誰に何を確認するかを書きます。
  • 保存先まで決める　確認票を社内の関係者が閲覧できる場所に保存し、商談記録に保存先を記します。

代理出席のときの確認票

確認項目記入すること記入欄
出席者と役割出席者名、誰の代わりに出席したか、任された内容と判断の範囲を書きます。
預かった質問と回答誰からの質問か、回答済みの内容と未回答の内容を書きます。
出席者の意見出席者自身の意見を、欠席者の意向と分けて書きます。
その場の決定と保留決めたこと、決めなかったこと、仮の合意を確定するために確認する事項を書きます。
欠席者へ伝える事項と資料確認事項、確認先、渡した資料と渡し先、連絡方法を書きます。
次回の扱い・保存先欠席者の意向、次回の開催と日程の確定・未確定、確認する人、確認票の保存先を書きます。
確認票は編集部作成の例です。確認できていない欄には未確認、該当する事項がない欄には該当なしと記入します。