ファイルの送信完了は、読み取り完了とは限らない

営業リストは、送信できても会社名や住所が依頼先で正しく読み取られたとは限りません。依頼先が受け付ける条件を確認し、依頼先が読み取った内容を元の一覧と見比べてから、実施を依頼します。

  • 渡す形式と項目　依頼先の説明をもとに、渡すファイルの形式と、自社の項目をどの欄へ入れるかを決めます。
  • 照合する内容　会社名・住所・電話番号の列ずれや読めない文字を、加工前の元の一覧と見比べて確認する手順を決めます。
  • 残す記録　渡した版、照合の結果、修正の履歴を営業管理表に残し、依頼に使うファイルを明らかにします。

宛先の誤りを防ぐには、読み取り後の確認が必要だ

手元で正しく見える一覧でも、依頼先では列や文字の読み取り方が変わることがあります。送った事実に加え、受け取った側で何が表示されたかを確認します。

  • 表示の違いを見る　依頼先で住所が別の欄に入ったり、会社名の文字が読めなくなったりしていないかを、元の一覧と見比べます。
  • 項目の意味を合わせる　同じ住所という名前でも、本店所在地と連絡先の住所では使う情報が異なります。
  • 使う版を明らかにする　修正版を送った後も、古い一覧が残ることがあります。依頼に使う版を明示します。

送っただけで終えた場合に起こり得ること

取りがちな対応起きること防ぎ方
開ければ確認を終える住所が電話番号の欄に入っていても見逃すことがあります。項目名と、その下の値を見比べます。
手元だけで見る依頼先で読めない文字に気づかないことがあります。読み取り後の表示を確認します。
項目名だけ見る同じ名前の欄に違う意味の情報を入れることがあります。項目の説明と使用目的を確認します。
再送だけで済ます古い一覧を使って作業が進むことがあります。差し替える版と、依頼先の取込結果を確認します。
編集部作成の例です。

渡せる形式と項目は、依頼先の受け付け条件で決まる

依頼先から、受け付ける形式と項目の説明を入手します。入力用のひな形がある場合も、欄の名前だけで判断せず、各欄に何をどう書くかの指示まで確認します。

  • 形式の説明をもらう　受け付けるファイルの形式を確認し、文字の保存方法や区切り文字など、読み取りに関わる指定も聞きます。
  • 必要な項目を知る　必須の欄と任意の欄、それぞれに入れる情報の意味を確認します。
  • 文字の制限を知る　旧字や記号、欄内の改行を受け付けるか、使えない文字がある場合の対応を聞きます。

依頼先から入手する説明

確かめること内容注意
受け付ける形式表計算のファイルなど、受領できる形式を聞きます。手元で開ける形式が使えるとは限りません。
読み取りの指定区切り文字や、文字の保存方法の指定を聞きます。保存時と読み取り時の指定を合わせます。
必要な項目必須・任意の区別と項目の意味を聞きます。ひな形にない欄を勝手に追加しません。
文字の制限旧字・記号・改行などの扱いを聞きます。使えない文字を独断で置き換えません。
空欄の扱い情報がない場合の記入方法を聞きます。空欄が認められるかを確認します。
編集部作成の例です。

項目の対応は、欄の名前ではなく情報の意味で決まる

自社の項目を、依頼先のどの項目へ入れるか書き出します。名前が似ていても、入れる情報の意味が一致するまでは対応を決めません。

  • 同じ名前でも説明を見る　会社名の欄が正式な法人名を指すのか、事業所名まで含むのかを確認します。
  • まとめた情報を分ける　住所と建物名などが自社の一覧で同じ欄にある場合は、依頼先の項目に合わせて分けます。
  • 不足を推測で埋めない　必要な情報がない会社は、その欄を空欄で受け付けてもらえるか、その会社を依頼から外す必要があるかを聞きます。

項目を対応づけるときの判断

場面すること注意
欄の名前が同じ説明を読み、入れる情報の意味を比べます。項目名の一致だけで決めません。
一つの欄に複数の情報受け付ける欄に合わせて情報を分けます。分ける際に文字を欠けさせません。
依頼先の欄が自社より細かい依頼先がまとめて受け付けるかを聞きます。複数の欄を自社独自の記号でつなげません。
依頼先の項目に情報がない不足している情報と空欄の扱いを確認します。別の情報を代わりに入れません。
依頼先に不要な項目受け渡し用から不要な欄を外します。元の一覧には情報を残します。
編集部作成の例です。

元の一覧を残せば、加工後の情報を元と照合できる

元の一覧を保管し、その複製から受け渡し用のファイルを作ります。項目の並べ替えや保存の後は、実際に渡すファイルを開き直して内容を見ます。

  • 加工前を保管する　元の一覧を上書きせず、受け渡し用で文字や項目が変わったときの比較に使います。
  • 受領条件に合わせる　項目の対応に沿って欄を並べ、依頼先が受け付ける形式と設定で保存します。
  • 版を見分けられる名前　作成日と修正の区別が分かる名前を付け、同じ名前で別の内容を送らないようにします。

元の一覧と受け渡し用の分け方

項目すること理由
元の一覧加工前の内容を保管します。情報が変わった箇所を元と比べられます。
受け渡し用複製を作り、必要な項目を並べます。受け付け条件に合わせて加工できます。
保存の設定依頼先の指定に合わせて保存します。列や文字の読み取り方を合わせられます。
保存後の確認渡すファイルを開き直して元と比べます。保存による文字や値の変化に気づけます。
版の名前作成日と修正の区別を名前に含めます。照合した版と依頼に使う版を示せます。
編集部作成の例です。

列ずれの発見には、項目名と値の見比べが必要だ

会社名の欄には会社名、住所の欄には住所が入っているかを見ます。先頭が正しくても、途中の行からずれたり、空欄の後だけずれたりする場合があります。

  • 欄と中身を見比べる　項目名から下へ目を移し、別の種類の情報が入っていないかを確認します。
  • 途中の変化も見る　先頭だけで終えず、途中と末尾、欄内に区切り文字や改行を含む行も確認します。
  • ずれた原因を直す　ずれたセルだけを動かさず、区切り文字や改行の扱いを確認して作り直します。

項目名と値を見比べる箇所

確かめること見るところ対応
会社名の欄会社名の代わりに住所などが入っていないか元の一覧と項目の順序を比べます。
住所の欄住所が隣の欄へ分かれていないか欄内の区切り文字や改行を確認します。
電話番号の欄住所が入ったり、先頭の数字が欠けたりしていないか元の値と見比べ、保存方法の指定を確認します。
途中からのずれ正しい行の後で、項目の位置が変わっていないか変わり始めた行の内容と設定を調べます。
空欄のある行空欄の後の情報が前へ詰まっていないか空欄の位置がずれない保存方法で作り直します。
編集部作成の例です。

読めない文字の修正には、元の表記との照合が必要だ

会社名の旧字や記号が、別の文字や読めない表示になることがあります。見た目から正しい文字を推測せず、元の一覧と保存・読み取り設定を確認します。

  • 変わった段階を探す　元の一覧、保存後のファイル、依頼先の表示を比べ、どこで文字が変わったかを調べます。
  • 旧字や記号を見比べる　似た文字への変化や、記号の欠落も確認します。表示できない場合は依頼先へ扱いを聞きます。
  • 不明な文字を保留する　元の表記が確認できない会社は、確認できるまで依頼の対象から外します。

読めない文字があったときの対応

場面することしないこと
会社名の旧字元の表記と比べ、受け付ける文字かを聞きます。似ている別の字に独断で変えません。
記号の変化元の記号と、保存後・読み取り後の表示を比べます。読めない記号を理由なく消しません。
文字が読めない文字の保存・読み取り設定を確認します。見た目だけで元の文字を推測しません。
文字が欠ける元の文字列と、欄で使える文字の種類や文字数の上限を確認します。意味が通る部分だけを残して済ませません。
元も不明元の表記を確認できる情報を探します。不明なまま依頼に使いません。
編集部作成の例です。

読み取りが一致したかは、依頼先の取込結果との照合で決まる

依頼先が読み取った内容を、一覧や確認画面などで提示してもらいます。どの版を照合したかを明らかにし、不一致を解消してから、その内容での実施を依頼します。

  • 先頭と末尾を比べる　並び順が同じかを確認し、先頭と末尾の会社を比べます。順序が違う場合は対応する行を探します。
  • 件数の数え方を合わせる　見出しや空行を除いた会社の行数を比べ、読み取れなかった行や除外された行も確認します。
  • 項目ごとに値を見る　会社名・住所・電話番号などを加工前の元の一覧と照合し、旧字や空欄を含む行の読み取り方も確認します。

依頼先が読み取った内容との照合

確かめること確かめ方不一致のとき
使用した版読み取りに使ったファイル名を聞きます。渡した版を示し、読み直してもらいます。
先頭と末尾並び順を確認して会社名を比べます。順序の変更か、行の欠落かを調べます。
会社の行数見出し・空行・除外行の扱いを合わせて比べます。差が生じた行と理由を確認します。
選んだ会社の各項目いくつかの会社を選び、各項目を元の一覧と横に並べて比べます。自社で項目の対応や保存方法を直し、再度照合します。
旧字や空欄該当する行の文字と項目の位置を比べます。文字の変化や列ずれの原因を直します。
編集部作成の例です。件数や見本の一致だけで、全行の正しさが確かめられるわけではありません。

修正の反映には、差し替え後の再照合が必要だ

修正版を送るだけでは、依頼先が新しい内容を使うとは限りません。自社で誤りが生じた箇所を直し、依頼先が差し替え後に読み取った結果まで確認します。

  • 誤りのある箇所を直す　元の一覧が誤っていれば、修正前を残して直します。読み取りの問題なら、保存方法の指定や使えない文字を確認して対応します。
  • 受け渡し用を作り直す　修正した一覧や設定から受け渡し用を作り直し、前の版と区別できる名前を付けます。
  • 差し替え後も見比べる　古い版を使わないよう伝え、新しい版の受領と読み取り結果を確認します。

修正が出たときの進め方

場面すること注意
元の情報が誤り修正前を保管し、元の一覧を直します。受け渡し用だけ直して終えません。
加工時の誤り項目の対応や保存の設定を直して作り直します。正しい元の情報を書き換えません。
読み取りの誤り保存方法を依頼先と確認し、依頼先に取り込み直してもらいます。手元での表示だけで解決としません。
修正版を送る旧版と新版の名前、変更箇所を伝えます。同じ名前で内容だけ変えません。
差し替えの確認新版の取込結果を照合し、旧版の使用停止を確認します。実施中なら対応できる範囲も確認します。
編集部作成の例です。

照合した版と結果の記録で、使う版の判断が残る

営業管理表には、ファイルを送った日だけでなく、どの版の何を見比べて依頼したかを残します。別の人が見ても、使う版と未解決の箇所を追える書き方にします。

  • 渡した版を残す　ファイル名と保管場所を記録し、受け渡し用を作った元の一覧も分かるようにします。
  • 照合の範囲を残す　項目の対応、確認した行や項目、依頼先から受け取った取込結果の保管場所を記録します。
  • 修正と判断を残す　修正内容と差し替えの確認結果を記録し、依頼に使う版と未解決の有無を明記します。

営業管理表に残す内容

記録項目書くこと
渡した版ファイル名、送付日、保管場所、元の一覧の保管場所を書きます。
受け付け条件形式・項目・文字制限の説明と、その保管場所を書きます。
項目の対応自社の項目を依頼先のどの項目へ入れたかを書きます。
照合の結果確認日、確認者、確認範囲、一致・不一致、取込結果の保管場所を書きます。
修正の履歴変更箇所と理由、旧版と新版の名前、差し替えの確認結果を書きます。
依頼に使う版実施を依頼した版と、未解決の有無・対象から外した行を書きます。
編集部作成の例です。

未確認の欄が残る間は、実施の依頼を保留するしかない

送付前の確認から、依頼先での読み取り後の照合まで、この表に書き込みます。未確認の欄には次の対応を記し、未確認の会社は解消するまで依頼の対象から外します。

  • 根拠を書き込む　確認済みの印だけでなく、説明の保管場所、ファイル名、見比べた結果を書きます。
  • 未確認を明らかにする　分からない箇所は空欄で済ませず、依頼先へ聞く内容と確認する人を書きます。
  • 照合を終えてから依頼する　送付前に書ける欄を埋め、取込結果との照合後に残りを記入します。記入内容を営業管理表に残してから実施を依頼します。

営業リストの受け渡し確認表

確認項目書き込む内容記入欄
形式と項目受け付ける形式、必要な項目、文字制限、説明の保管場所を書きます。確認内容：／未確認・対応：
項目の対応自社の項目と依頼先の項目の対応、不足項目の扱いを書きます。対応表の場所：／不足への対応：
受け渡し用の版元の一覧の保管場所と、渡すファイル名を書きます。元の一覧：／渡す版：
列ずれと文字確認した範囲、列ずれや読めない文字の有無を書きます。確認範囲・結果：／修正：
依頼先との照合使用した版、会社の行数、各項目の一致・不一致を書きます。照合結果：／未解決・対応：
記録確認日、確認者、営業管理表の場所、依頼に使う版を書きます。確認日・確認者：／記録先・版：
編集部作成の例です。送付前に記入を始め、依頼先との照合後に完成させます。