専門用語を相手の仕事の言葉で説明する

商品の説明が伝わらないときは、言葉から見直します。相手が使う場面を示し、誰が何をするのかを書き直します。

  • 説明する言葉を選ぶ　原稿から説明が必要な言葉を拾い、相手の仕事で使う言葉を確かめます。
  • 場面と動作を書き出す　使う場面と実際の動作を書き、機能の説明と効果の約束を分けます。
  • 利用条件と頼む作業を残す　正式名称には説明を添え、商品の利用条件と相手に頼む作業まで書きます。

専門用語は相手の仕事に結び付けて説明する

自社で毎日使う言葉でも、相手が知っているとは限りません。言葉が表す作業や状態まで説明すると、何に使う商品かを判断しやすくなります。

  • 聞き返された言葉を見る　「何ができるのか」と聞き返されたら、説明に使った言葉の意味が伝わっているかを確かめます。
  • 作業が浮かぶ文にする　機能名だけで説明を終えず、何を入力し、何を確認できるのかを書きます。
  • 相手の場面で確かめる　言い換えは相手によって変わります。実際に担当する作業を聞いて、説明する内容を選びます。

機能名を仕事の場面で説明する

専門用語だけの説明仕事の場面で説明した文
進捗を可視化します申請の確認状況を調べるとき、未確認の申請を一覧で確認できます。
通知機能があります申請を受け付けたとき、設定した確認者にメールで知らせます。
履歴を管理します申請内容を確認するとき、変更した日時と内容を画面で確認できます。
編集部作成の例です。架空の商品を想定しており、実際の仕様を示すものではありません。

説明が必要な言葉を原稿から拾う

略語だけでなく、社内で意味が決まっている日常語も点検します。意味を説明せずに使っている言葉に印を付けます。

  • 略語と呼び方を拾う　略語、業務の用語、自社独自の呼び方を拾います。略語を正式名称に戻すだけで意味が伝わるかも確認します。
  • 日常語の意味を確かめる　「完了」「登録」なども確認します。「完了」はどの作業の終了か、「登録」はどの情報がどこに保存されるのかを書き出します。
  • 説明のない語に印を付ける　原稿だけを読んで作業を想像できない言葉に印を付け、説明を添える候補にします。

説明が必要な言葉を見つける

拾う言葉の種類例確かめること
略語CSV出力ファイルの形式だけでなく、何の情報を取り出せるかが伝わるか。
業務の用語承認経路誰がどの順番で申請を確認するかを説明しているか。
自社の呼び方確認待ち一覧何の確認を待っている一覧かを説明しているか。
日常語完了入力、確認、承認のどこまで終わった状態なのか。
編集部作成の例です。用語の意味は、架空の商品の設定に基づいています。

相手が知っている言葉を担当業務から確かめる

同じ役職でも、担当する仕事や使い慣れた言葉は違います。会話や問い合わせの表現を参考に、説明が必要な範囲を確かめます。

  • 担当する作業を聞く　申請を出すのか、内容を確認するのか、設定するのかを聞きます。役職だけで知識を決めません。
  • 実際の言葉を参考にする　相手が使った表現を記録します。同じ言葉でも、指す作業や範囲が自社と同じかを確認します。
  • 必要な説明を選ぶ　使い慣れた用語は残せます。初めて聞く言葉なら、作業の説明を先に置きます。

同じ機能でも説明の詳しさを変える

相手説明の例
設定を扱う人「承認経路」は、申請を承認する人とその順番を指します。設定画面で、承認する人と順番を指定できます。
初めて知る人申請内容を誰がどの順番で承認するかを設定できます。この設定を「承認経路」と呼びます。
編集部作成の例です。架空の商品を想定し、用語を知っているか確認したうえで説明しています。

用語の前に使う場面を示す

用語の定義から始めると、自分の仕事との関係が見えないことがあります。誰がどの作業で使うのかを示してから、機能を説明します。

  • 作業の場面を選ぶ　「申請の確認状況を調べるとき」のように、相手が経験する場面から説明を始めます。
  • そこで起きることを書く　その場面で何を探し、何を判断しているかを書きます。困りごとがあるかは相手に確かめます。
  • 商品が担う部分を書く　作業のうち、商品がどこまで行うかを示します。利用者が確認する作業も説明文に残します。

使う場面から商品の動作まで説明する

  1. 確認係が、申請の確認状況を調べる
  2. 未確認の申請を探し、内容を確認する必要がある
  3. 商品が未確認の申請を一覧に表示し、確認係が内容を読む
編集部作成の例です。架空の商品を想定しています。

抽象的な機能名を誰が何をするかが分かる文に直す

「連携」「可視化」だけでは、操作や表示の内容が分かりません。入力する人、商品の処理、確認する人の動作に分けて書きます。

  • 入力する内容を書く　何を入力し、どの操作をするのかを書きます。事前の登録や設定が必要なら、その作業も示します。
  • 処理と確認を書く　商品が処理する内容と、人が確認する内容を分けます。「〜できる」の中身を、具体的な動作の動詞で表します。
  • 仕様で確かめる　実際の画面や仕様で確認できる動作だけを書きます。不明な部分は推測で補いません。

機能名を操作と処理に分ける

抽象的な言葉動作に直した文
連携登録係が一覧ファイルを取り込むと、商品はそのファイルの申請データを申請一覧に追加します。
可視化確認係が画面を開くと、申請ごとの確認状況を一覧で確認できます。
柔軟な設定設定画面で、申請を確認する人と確認の順番を変更できます。
編集部作成の例です。架空の商品を想定しており、実際の仕様との照合が必要です。

機能の説明と効果の約束を分ける

商品が行う処理と、使った結果として起きる変化は別です。機能があることだけを根拠に、業務全体が改善すると約束しません。

  • 商品の処理を説明する　表示する、記録する、通知するなど、仕様として確かめられる処理を説明します。
  • 結果を断定しない　通知が届いても、相手が確認するとは限りません。商品が通知することと、人が確認することを分けて書きます。
  • 結果が変わる条件を書く　効果に触れる場合は、更新方法や確認の頻度など、結果に関わる運用条件も添えます。

商品の処理と利用後の結果を区別する

商品が行う処理利用状況で変わる結果
通知を送る確認漏れを防げるかは、通知先の設定や受信後の確認によって変わります。
状況を表示する確認係が未確認の申請を見分けられるかは、各申請の確認状況が画面に反映されているかによって変わります。
履歴を記録する変更の経緯を調べられるかは、商品が何を記録する仕様か、必要な記録が残っているかによって変わります。
編集部作成の例です。架空の商品を想定しており、効果を保証するものではありません。

必要な正式名称には説明を添える

注文や設定に使う正式名称は、言い換えて消すと探しにくくなります。最初に出る場所で意味を説明し、その後も同じ名称を使います。

  • 操作に必要な名称を残す　画面や注文項目と照合する名称は残します。読みやすさだけで別の呼び方に置き換えません。
  • 初出で意味を説明する　正式名称の近くに、何を確認する画面か、何を設定する項目かを書きます。
  • 途中で呼び方を変えない　同じ機能を別の名前で呼ばないよう、見出し、本文、図の表記を確認します。

正式名称と作業の説明を並べる

正式名称添える説明
申請状況一覧申請ごとの確認状況を見る画面です。
承認経路申請を確認する人と、その順番を設定する項目です。
通知先設定申請を受け付けたときに、メールで知らせる相手を登録する項目です。
編集部作成の例です。正式名称と説明は、架空の商品の設定に基づいています。

たとえ話は実際との違いも説明する

たとえ話では、相手が知っている作業に商品の機能をたとえます。似ている部分と違う部分を続けて説明し、実際にない機能を想像させないようにします。

  • 知っている作業を選ぶ　相手が経験している作業をたとえに使います。知らない作業を持ち出すと、説明が増えてしまいます。
  • 共通する部分を絞って示す　「申請を並べて見る点は受付簿に似ています」のように、どの部分が似ているかを示します。
  • 実際の動作へ戻す　たとえた後に、商品の処理と人が行う作業を説明します。相手が想像した動作も確かめます。

たとえと実際の機能の境目を示す

たとえ共通する点実際には違う点
受付簿受け付けた申請を並べて確認できます。紙への記入ではなく、入力された申請が画面に表示されます。
回覧決めた順番で内容を確認します。書類を手渡さず、画面で確認します。次の人への通知には設定が必要です。
確認を頼む声かけ確認してほしいことを相手に知らせます。メールを送る機能です。相手が読んだか、確認したかまでは分かりません。
編集部作成の例です。架空の商品を想定しており、たとえが当てはまる範囲を絞って示しています。

利用条件と相手に頼む行動は省かない

言葉を短くしても、使うための準備や対象範囲は残します。「簡単」「自動」で操作を隠さず、相手に確認してほしいことまで具体的に書きます。

  • 準備と対象範囲を残す　必要な登録、使えるデータ、操作できる人を確認します。利用を判断するための条件は省きません。
  • 人の作業を隠さない　「自動」と書くなら、処理が始まる条件を添えます。事前の設定や処理後の確認も書きます。
  • 頼む行動を具体化する　「ご対応ください」で終えず、何を確認し、どの情報を知らせてほしいのかを書きます。

短くしても必要な情報は残す

準備や作業の説明が足りない文説明を補った文
簡単に使えます利用前に確認者を登録します。登録後、その確認者を申請の確認先に指定できます。
自動で通知します通知先を登録すると、商品は申請の受付時にメールを送ります。メールを受け取った確認者が、申請内容を確認します。
ご対応ください設定画面で通知先のメールアドレスを確認し、修正が必要な場合は正しいアドレスを返信してください。
編集部作成の例です。架空の商品の利用案内を想定しています。

自社の言葉を相手の作業が想像できる文に直す

原稿で気になった言葉を選び、下の欄に書き込みます。書き直した文は、その仕事をする相手に読んでもらって確かめます。

  • 元の言葉をそのまま写す　説明が必要だと思った言葉を写します。相手がその言葉を知っているか、仕事の場面と併せて確認します。
  • 場面と動作で書き直す　何をする場面で、誰がどう操作するかを書きます。効果の断定を避け、正式名称と利用条件を残します。
  • 相手の理解を確かめる　読んで想像した作業を聞きます。たとえと実際の機能の違いが伝わったか、頼まれた行動が分かるかも確かめます。

自社の言葉を書き直す

記入項目自社の内容記入項目自社の内容
拾った言葉相手の仕事と場面
動作に直した文商品の処理と利用後の変化
残す正式名称と説明利用条件
相手に頼む行動確かめる相手
編集部作成の例です。記入した文は、実際の仕様と相手の仕事に照らして確認してください。