私用の連絡先は用途を確かめてから使う

商談相手から私用の連絡先を教えられても、使ってよい用途までは分かりません。本人の希望を確かめ、連絡方法と社内での扱いを決めます。この資料では、相手の業務用のメールや電話、勤務先が案内する連絡先を「会社の窓口」と呼びます。

  • 使ってよい用途を本人に確かめる　私用の連絡先を何に使ってよいか本人に確かめ、会社の窓口との使い分けを決めます。
  • 社内での扱いを決める　見られる人と保管先を決め、出所と用途を営業管理表に残します。
  • 使わなくなる条件を決める　担当交代や相手の異動・退職、利用停止の希望があったときの対応を決めます。

連絡先を知っているだけでは用途は決まらない

用途を確かめずに営業案内を送ると、相手が想定していない連絡になることがあります。社内で広がったり、担当交代後も使われたりしないよう、扱いを決めます。

  • 用途を推測しない　連絡先を教えられたことと、営業の連絡全般に使えることを分けて考えます。
  • 相手の負担を考える　私生活の時間に届く連絡や、別の担当からの連絡が負担にならないか確かめます。
  • 共有後の利用も決める　連絡先を受け取った担当者だけで判断せず、共有や引き継ぎで用途が広がることを防ぎます。

用途を決めずに使った場合

起きること相手に起きること防ぎ方
用途が広がる想定していない営業案内が届きます。使う前に用途を本人に確かめます。
時間帯を確かめずに連絡する私生活の時間に連絡が届くことがあります。連絡する時間帯の希望を確かめます。
社内で広がる知らない担当から連絡が届きます。見られる人と使える人を決めます。
交代後も使われる伝えた相手以外から連絡が続きます。引き継ぎ時に利用を見直します。
表は編集部作成の例です。

使ってよい用途と時間帯を本人に確かめる

私用の連絡先で何をやり取りしてよいか、使う前に本人へ確かめます。急ぎの連絡、日程調整、資料の送付を分けて確認します。

  • 用途を分けて確かめる　連絡してよいかだけでなく、何のために使えるかを確かめます。
  • 時間帯の希望を聞く　相手が連絡を受けられる時間帯と、連絡を避けてほしい時間帯を確認します。
  • 不明な用途には使わない　返答がない場合も、了承されたとは見なしません。確認できるまでは会社の窓口を使います。

利用前に確かめる内容

確かめること内容確認できなかった場合
急ぎの連絡どのような用件なら使えるか確かめます。急ぎでも私用の連絡先は使いません。
日程調整商談の日程変更や調整に使えるか確かめます。会社の窓口で調整します。
資料の送付送ってよい資料と送付先を確かめます。私用の連絡先には送りません。
時間帯の希望相手が連絡を受けられる時間帯と、避けてほしい時間帯を聞きます。会社の窓口で希望を確かめます。
表は編集部作成の例です。

連絡の種類で会社の窓口と私用の連絡先を使い分ける

通常の商談連絡は会社の窓口で行い、私用の連絡先は本人に確かめた用途に限って使います。急ぎという理由だけで、使える範囲を広げません。

  • 通常は会社の窓口を使う　日々の商談連絡をどこへ送るか決め、本人に確かめないまま私用の連絡先へ切り替えません。
  • 急ぎの条件を決める　何を急ぎとするかも本人に確かめます。営業側の都合だけで判断しません。
  • 資料の送付先を確かめる　電話で連絡できる了承があっても、資料を送ってよいとは限りません。送付先は別に確かめます。

連絡の種類ごとの使い分け

連絡の種類使う連絡先注意
通常の連絡原則として会社の窓口を使います。私用を使う場合は用途を確かめます。
急ぎの連絡本人が認めた連絡先を使います。確認した用件と時間帯を守ります。
資料・提案の送付本人が指定した送付先を使います。私用への送付は資料の範囲も確かめます。
案内やDM私用の連絡先は使いません。会社宛に案内を送るかは、相手の希望と自社の送付の決まりに照らして別に判断します。
表は編集部作成の例です。

私用の連絡先は営業の案内やDMに使わない

商談のために教えられた私用の連絡先は、営業案内やDMの送付先に加えません。本人が了承した商談上の用途と、広く案内を届ける用途を分けます。

  • 了承した範囲で使う　日程調整への了承を、新商品や催しの案内にも使えるという意味に広げません。
  • 会社宛の案内と分ける　私用の連絡先を商談に使う了承があっても、会社宛の営業案内への了承とは扱いません。送付先は別に判断します。
  • 一斉送信から外す　営業管理表に登録しても配信先には加えず、送付先の一覧を出力するときも私用の連絡先が含まれていないか確かめます。

案内やDMに使わないための扱い

場面扱い記録
商談資料を送る本人が認めた資料だけを送ります。了承された資料の範囲を残します。
営業案内を送る私用の連絡先は対象から外します。案内には使わないことを残します。
DMを送る私用の連絡先を送付先に加えません。DMには使わないことを残します。
会社宛に案内する会社の窓口への送付可否を別に判断します。会社宛の判断として記録します。
一覧を出力する私用の連絡先を配信対象に含めません。除外したことと確認日を残します。
表は編集部作成の例です。

私用の連絡先を見られる人と保管先を決める

商談で使える連絡先でも、社内の誰もが見られる状態にはしません。その連絡先を見る必要がある人と保管先を決め、営業管理表には用途も記録します。

  • 必要な人に限って見せる　担当業務のためにその連絡先を見る必要がある人を決めます。閲覧できても、自由に連絡してよいとは扱いません。
  • 保管先を決める　私用の連絡先は閲覧範囲を制限できる場所に保管し、チャットや個人のメモへの複製を避けます。
  • 用途と一緒に管理する　電話番号やメールアドレスだけを登録せず、確認済みの用途と利用を止める条件を添えます。

共有と保管の決め方

決めること内容注意
見られる人商談のために見る必要がある人に閲覧を限ります。部署全体への公開を前提にしません。
使える人本人に確かめた範囲で利用者を決めます。閲覧できることと利用できることを分けます。
保管先閲覧範囲を制限できる場所を選びます。複数の場所へコピーしません。
管理表への記録用途、確認日、保管先を記録します。広く見える表には連絡先そのものを載せません。
不要な記録利用終了時に複製も確認して消去します。利用停止の記録は再利用を防ぐために残し、保管先と見られる人を別に決めます。
表は編集部作成の例です。

担当交代時は引き継ぐ前に利用を見直す

相手が前任の担当者に教えた私用の連絡先を、後任がそのまま使えるとは限りません。引き継ぐ必要性と本人の意向を確かめ、使わない連絡先は消去します。

  • 引き継ぐ必要を確かめる　会社の窓口で商談の連絡ができるか確認し、私用の連絡先を後任へ渡す必要があるか判断します。
  • 後任の利用を確かめる　後任も私用の連絡先を使ってよいか不明なら、本人に確かめ直すまで会社の窓口を使います。
  • 使わない連絡先を消す　引き継がず、ほかの業務でも使わない私用の連絡先は消去し、前任の手元に残る複製も確認します。

担当交代時の対応

場面すること確認すること
交代が決まる用途と利用者の記録を確認します。後任の利用まで本人に確かめているか確認します。
引き継ぎを考える私用の連絡先が必要か判断します。会社の窓口で対応できるか確認します。
利用範囲が不明本人に確かめ直すまで利用を止めます。後任の利用と用途について意向を確かめます。
引き継ぐ用途や時間帯の希望も渡します。前任の閲覧権限と複製を見直します。
引き継がないほかの業務でも使わない連絡先を消去します。保管先と複製の消去が済んだか確認します。
表は編集部作成の例です。

相手が異動・退職したら、その会社との商談に私用の連絡先を使わない

相手の異動や退職を把握したら、その会社との商談に私用の連絡先を使い続けません。利用をいったん止め、会社の窓口で現在の担当者を確認します。

  • 所属の変化を確認する　異動や退職の情報があれば、相手の会社の窓口で現在の担当者を確認します。
  • 会社の窓口へ切り替える　退職した相手に引き継ぎや取り次ぎを頼まず、その会社の窓口へ連絡します。
  • 記録と保管を見直す　利用停止の理由と日を残し、不要になった私用の連絡先や複製を消去します。

所属が変わったときの対応

場面すること記録
異動を知る利用をいったん止め、商談の担当者を確認します。異動を知った日と担当の確認結果を残します。
退職を知る私用の連絡先を使わず、会社の窓口へ切り替えます。退職を確認した日と利用停止を残します。
所属が不明私用の連絡先を使わず、会社へ確認します。確認中で利用を止めていることを残します。
後任が決まる営業管理表の担当者名と会社の連絡先を新しい情報に更新します。新しい担当と会社の連絡先を更新します。
記録を整理する不要な私用の連絡先と複製を消去します。消去日と停止履歴の保管先を残します。
表は編集部作成の例です。

使わないでほしいと言われたら利用を止める

本人から使わないでほしいと言われたら、該当する連絡先の利用を止めます。停止する範囲が曖昧な場合も、確認できるまで利用を止めておきます。

  • 予定した連絡も止める　次の連絡だけでなく、予約済みの送信や社内で依頼している連絡にも停止を反映します。
  • 別の連絡先へ切り替えない　連絡全体を断られた場合は、会社の窓口を含めて別の連絡先で連絡を続けません。本人が希望した範囲で止めます。
  • 再利用を防ぐ記録を残す　連絡先は不要なら消去し、再利用を防ぐために必要な停止の記録は保管先と閲覧範囲を決めて残します。

利用停止を反映する手順

場面すること記録
停止を求められる該当する連絡先の利用を止めます。受付日と本人が希望した停止範囲を残します。
範囲が曖昧利用を止め、確認できる機会を待ちます。未確認の点と利用停止中であることを残します。
予定が残っている送信予約や連絡依頼を取り消します。取り消した対象と対応日を残します。
社内で使っている私用の連絡先を使っている利用者へ停止を知らせます。停止を知らせた利用者と、各利用者が連絡や送信予約を止めたかを残します。
記録を整理する不要な連絡先を消去し、停止履歴を管理します。消去日と履歴の保管先を残します。
表は編集部作成の例です。

連絡先には教えられた経緯と用途を添える

番号やアドレスだけでは、後から使ってよいか判断できません。教えられた経緯、本人に確かめた用途、利用を止める条件を一緒に記録します。

  • 出所を残す　誰から、いつ、どの場面で教えられたかを残し、本人から直接受け取った連絡先か分かるようにします。
  • 用途と希望を残す　本人に確認済みの用途と時間帯を記録します。確かめていない用途も区別して残します。
  • 変更を反映する　担当交代、相手の異動・退職、停止の希望があれば記録を更新し、古い情報での利用を防ぎます。

連絡先に添える記録項目

記録項目書くこと
連絡先本人の氏名、所属、電話番号やメールアドレスなどの連絡先を、閲覧範囲を限った保管先に記録します。
教えられた経緯教えた人、受け取った人、日付、場面を記録します。
使ってよい用途本人に確かめた日、確認した人、了承された用途と未確認の用途を記録します。
時間帯の希望相手が連絡を受けられる時間帯と、避けてほしい時間帯を記録します。未確認ならその状態を残します。
使わない条件案内やDMには使わないこと、担当交代時の見直し、相手の異動・退職時や停止希望時の対応を記録します。
現在の利用状態利用中、確認待ち、停止中のどれかと更新日を記録します。停止理由や消去日も残します。
表は編集部作成の例です。

私用の連絡先の扱いを、担当者と手順まで決める

ここまでの判断を、自社で実行できる決まりとして書き出します。誰が本人に確認し、どこへ記録し、どの条件で誰が利用を止めるかまで決めます。

  • 確認の方法を決める　使う前に本人へ確かめる人と方法を決め、返答がない場合の扱いも書きます。
  • 保管と更新を決める　見られる人、保管先、記録を更新する人を決め、社内で実行できるか確認します。
  • 利用を止める手順を決める　担当交代、相手の異動・退職、利用停止の希望のそれぞれについて、利用を止める条件と対応する担当者を決めます。

私用の連絡先の扱いを決めるメモ

決める項目記入する内容自社の決まり
用途の確かめ方誰が、いつ、どの方法で用途と時間帯を本人に確かめるかを書きます。
使い分けの決まり通常、急ぎ、資料送付で使う窓口と、未確認の場合の対応を書きます。
案内やDMの扱い私用の連絡先を使わない決まりと、一斉送信から外す方法を書きます。
共有範囲と保管先見られる人、使える人、保管先、不要な複製の消去方法を書きます。
交代・異動・退職時担当交代時に誰が本人へ再確認し、不要な連絡先を誰が消去するか。相手の異動・退職時に誰が利用を止め、会社の窓口へ切り替えるかを書きます。
記録先と停止対応出所と用途の記録先、更新する人、停止希望を反映する手順と履歴の扱いを書きます。
表は編集部作成の例です。