新規開拓の一時停止で止める範囲を決める

受注後の対応や社内業務を優先するときは、新たな営業連絡を止める範囲を決めます。相手との約束や届いた反応への対応を分けて考えると、停止中に必要な仕事が見えてきます。

  • 止める対応を決める　手紙DM・テレアポ・フォーム営業について、新たな営業連絡をどこまで止めるか決めます。
  • 続ける対応を決める　約束した連絡と問い合わせの受付を続けるために、対応する人と対応の範囲を決めます。
  • 伝えることと記録を決める　社内と外注先に停止の範囲を伝え、再開するときに確認できる記録を残します。

新たな営業連絡と相手との約束を分ける

新規開拓の一時停止は、相手とのやり取りをすべて止めることではありません。新たに始める営業連絡と、すでに約束した対応を分けて判断します。

  • 新たな連絡を切り分ける　新規の発送・架電・送信を停止の対象として整理します。以前連絡した相手への提案も含めて確認します。
  • 約束の有無を確かめる　再連絡や資料送付の約束があれば、停止の対象から分け、約束した対応として続けます。
  • 商談の次の対応を残す　進行中の商談は、次に何をするかを確認します。新規開拓の停止だけを理由に中断せず、対応できない場合は相手と調整します。

対応の種類で停止を判断する

対応の種類止めるか続けるか理由
新たな営業連絡決めた範囲で止めます。受注後の対応や社内業務を優先するため
約束した連絡約束に沿って続けます。再連絡や資料送付を待たせないため
進行中の商談次の対応を確認し、対応できない場合は相手と調整します。すでに進んでいる検討を中断しないため
表は編集部作成の例です。停止の対象は、営業先だけでなく対応の内容で判断します。

止める手段と続ける手段を決める

手紙DM・テレアポ・フォーム営業は、準備の進み方や反応の届き方が異なります。手段ごとに準備状況を確認し、続ける場合は反応に対応できることを条件にします。

  • 手段ごとに判断する　すべてを同じ扱いにせず、手段ごとに停止するか継続するかを決めます。
  • 準備の進み具合を見る　依頼前・準備中・実行待ちのどこまで進んでいるかを確認し、止められる範囲を確かめます。
  • 反応への対応力で決める　続ける手段は、問い合わせへの返答や商談を担う人を確保できる範囲に限ります。

手段ごとに停止と継続の条件を決める

手段止めるときに確かめること続ける場合の条件
手紙DM準備状況と発送予定、発送済みの対象届いた電話や返信に対応する人を確保できること
テレアポ架電予定とリストの配布状況折り返しや商談の希望に対応する人を確保できること
フォーム営業送信準備と予約、送信済みの対象返信の確認と返答を続ける人を確保できること
表は編集部作成の例です。継続する手段がなければ、新たな営業連絡をすべて停止します。

発送や送信の予定を確認して止める

新しい依頼を止めても、準備済みの発送や予約済みの送信が残っている場合があります。実行待ちの予定を確認し、停止できたことまで確かめます。

  • 実行待ちの予定を探す　発送待ちの手紙、送信予約、配布済みの架電リストを確認します。手元と外注先の両方を調べます。
  • 停止の完了を確かめる　停止を依頼しただけで終えず、予約の解除や作業の停止が済んだことを確認します。
  • 実行済みの対象を記録する　すでに発送・送信した対象を記録し、停止後も反応が届く可能性を受付に伝えます。

準備状況に合わせて予定を止める

状態すること確認すること
印刷済み・投函前発送を止められるか確認し、停止を依頼します。停止できた対象と保管の状況
送信予約済み対象の予約を解除するか、解除を依頼します。停止対象の予約が残っていないか
架電リスト配布済み配布先に新たな架電の停止を伝えます。架電済みの対象と残っている約束
発送・送信済み実行済みの対象を記録します。反応を受け付ける人に伝わったか
表は編集部作成の例です。停止の依頼と停止の完了は、分けて確認します。

相手と約束した連絡は止めずに担当を決める

再連絡や資料送付、見積の提出は、新規開拓を止めても残る対応です。約束した対応の内容と、実施する日時や期限を確かめ、誰が対応するかを決めます。

  • 約束の内容を確認する　営業管理表ややり取りの履歴から、相手に伝えた次の対応と、実施する日時や期限を確認します。
  • 対応する人を決める　約束ごとに担当を決めます。対応できない場合は代わりの人を決め、必要な経緯を共有します。
  • 変更は相手と調整する　約束どおりに対応できないときは、相手に事情を伝えて調整します。社内の停止判断だけで取り消しません。

約束した対応ごとに担当者を決める

約束の種類続ける対応担当
再連絡約束した日時に、約束した用件で連絡します。約束を把握している営業担当
資料送付依頼された資料を確認して送付します。資料を準備し、送付まで確認する人
見積の提出条件を確認し、約束に沿って提出します。商談の担当と見積を確認する人
商談の次の対応回答や打ち合わせなど、合意した対応を進めます。継続して商談を担当する人
表は編集部作成の例です。担当欄には担当者の氏名を記入します。

問い合わせや折り返しの受付は続ける

発送や架電、送信を止めた後も、以前連絡した相手から問い合わせや返信が届く場合があります。電話・メール・フォームの受付を続け、受ける人と返答する人を決めます。

  • 案内した窓口を保つ　営業連絡に記載した電話番号やメール、フォームを確認し、停止中も利用できる状態に保ちます。
  • 受ける人を決める　受付を担う人を決め、不在の場合の代わりも決めます。受付担当者しか確認できない受信先は、不在時の確認方法を決めます。
  • 返答できる範囲を決める　受付で答えることと、営業の確認が必要なことを分けます。受付担当者は相手の折り返し先を確認し、返答を担う人へ伝えます。

届く場所ごとに受付と対応を決める

届く反応受ける人対応
電話の問い合わせ電話受付を担う人用件を確認し、返答を担う人へ伝えます。
電話の折り返し電話受付を担う人元の架電記録を確認できる人へ伝えます。
メールの返信受信箱を確認する人内容を確認し、返答の担当を決めます。
営業で送ったフォームへの返信返信の受信先を確認する人見落としがないか確認し、返答を依頼します。
表は編集部作成の例です。受付が済んだ反応も、返答の担当が決まったか確認します。

外注先に停止する範囲と時点を伝える

外注先には、新たな営業連絡を止める範囲と、停止する時点を伝えます。約束済みの対応や届いた反応の扱いも分けて伝え、認識が合っているか確認します。

  • 停止の指示を具体化する　止める手段、営業先の範囲、作業、停止時点を明らかにします。準備中の作業も対象に含めて確認します。
  • 続ける対応を明記する　約束済みの対応を誰が続けるかを決めます。停止中に反応が届いた場合の連絡先も伝えます。
  • 結果の記録を受け取る　停止できた範囲、すでに連絡した対象、約束した対応のうち完了していないものを記録で受け取り、依頼内容と照合します。

停止の範囲と完了を外注先と確認する

伝えること内容確認すること
停止する範囲止める手段・営業先・作業準備中の作業も含めて伝わったか
停止する時点発送・架電・送信を止める時点その時点で止められるか
約束済みの対応続ける内容と対応する人担当が決まらない約束がないか
停止中の反応反応が届いた場合の連絡先社内で受ける人が決まっているか
記録の受け取り停止結果と未完了の対応の記録依頼した範囲と結果が一致するか
表は編集部作成の例です。外注先からの返答を確認し、停止できなかった作業も記録します。

社内に停止の範囲と続ける対応を伝える

社内で停止の範囲が伝わっていないと、新たな連絡や依頼が続く場合があります。営業・受付・事務・経営者に、それぞれの仕事に必要な内容を伝えます。

  • 営業の行動を決める　新たな営業連絡と外注先への追加依頼を、どの範囲で止めるか伝えます。残る約束の担当も共有します。
  • 受付の対応を伝える　問い合わせの受付は続けることと、用件を伝える先を共有します。停止の理由は対応に必要な範囲に留めます。
  • 判断する人を決める　停止の範囲を変える場合や判断に迷う場合の確認先を決めます。変更は関係する人へ伝えます。

役割に合わせて社内へ伝える

伝える相手伝える内容注意
営業担当者止める連絡・依頼と、続ける約束営業担当者が自分で管理する発送・架電・送信の予定も確認して止めます。
受付や事務受付を続ける窓口と、用件を伝える先新規開拓の停止を受付の停止と混同しません。
経営者停止の範囲・理由と、継続する対応範囲の変更や再開を誰が判断するか決めます。
表は編集部作成の例です。社内で参照する停止の記録先も、あわせて伝えます。

停止中に届いた反応は内容で対応を決める

停止中の反応は、受け付けた後に内容に応じた対応を決めます。商談や資料の希望は対応できる範囲を確認し、相手に返答します。

  • 希望する内容を確認する　商談の希望、資料請求、連絡不要の希望を分けます。内容に応じて対応する人を決めます。
  • 返答して次の対応を決める　商談にすぐ対応できない場合も、希望を確認して返答します。約束できる対応を相手と調整します。
  • 反応と対応結果を残す　受け付けた内容、返答、担当、次の対応を記録します。再開時にも相手の希望を確認できるようにします。

反応の内容に応じて対応と記録を決める

反応の種類すること記録
商談の希望営業の担当を決め、商談に対応できる日程を相手と調整します。希望内容・担当・合意した次の対応
資料請求送付の担当を決め、希望された資料を提供できるか確認して送ります。依頼内容・担当・送付の状況
連絡不要の希望該当する相手への連絡を止め、担当へ伝えます。相手の希望・対応状況・再開時に連絡先から外すこと
内容の確認回答できる人を決め、問い合わせに返答します。質問・担当・回答内容
表は編集部作成の例です。反応が届いたことだけで、新たな営業連絡を一括して再開しません。

停止の記録を再開時に確認できる形で残す

営業管理表には、停止日だけでなく止めた範囲と続けている対応を残します。再開時に、何を確認してから営業連絡を始めるかが分かる形にします。

  • 予定と結果を分けて残す　停止を決めた内容と、実際に止められた内容を区別します。手段ごとに停止を確認した時点も残します。
  • 続く対応を更新する　約束と停止中の反応には、担当と対応状況を残します。完了や変更があれば記録を更新します。
  • 再開前に確かめる事項を残す　約束した対応が完了したか、相手の希望が変わっていないか、準備済みの作業をそのまま実行してよいかを、再開前に確かめる事項として残します。

営業管理表に停止と再開の確認事項を残す

記録項目書くこと
停止日停止を決めた日、実際に停止した日時、手段ごとに停止を確認した日
止めた範囲手段・営業先・作業と、停止できなかった対象
続けている約束相手・約束の内容と時点・担当・対応状況
停止中の反応受け付けた内容・返答・担当・次の対応
再開時の確認未完了の約束、相手の希望、残る予約や準備済みの作業
再開の判断再開を判断する人と、受付や商談に対応できるかの確認
表は編集部作成の例です。営業先ごとの履歴からも、停止中の対応を確認できるようにします。

確認シートで一時停止の決定事項を確かめる

ここまでの説明を参考に、自社で止める営業手段、続ける対応、担当者名を書き込みます。空欄が残る項目は確認先を決め、停止後に対応が途切れないか確かめます。

  • 止める対応と停止日時を書く　止める対応と続ける対応を分け、営業手段ごとに停止する日時を書きます。継続する手段は条件も記入します。
  • 担当と連絡状況を書く　約束と受付を担う人を書きます。外注先と社内には、誰へ何を伝え、確認が済んだかを残します。
  • 記録先を共有する　停止中の反応と再開時の確認事項を残す場所を書きます。関係する人が参照できるか確かめます。

新規開拓の一時停止の確認シート

確認すること自社で決めた内容
停止と継続の範囲止める対応：／続ける対応と条件：
手段ごとの停止時点手紙DM：／テレアポ：／フォーム営業：
約束の担当残っている約束：／担当：
受付の担当受付の担当：／反応への対応範囲と返答の担当：
外注先・社内の連絡外注先への連絡・確認状況：／社内への連絡・確認状況：
記録先停止状況と反応の記録先：／再開時の確認事項を残す場所：
表は編集部作成の例です。記入後は、実際の停止状況や担当の認識と一致するか確認します。