他社への提案を聞かれる前に答える範囲を決める

他社への提案を聞かれたら、公開している情報と個別の提案に含まれる情報を分けます。この資料では、答える範囲と伝え方の案を整理し、社内で確認できる形にします。

  • 答える範囲を決める　公開情報と許可を得た事例を確認し、答えてよい内容と出さない情報を決めます。
  • 伝え方を決める　個別の情報を出さない理由と、代わりに答えられる内容の示し方を決めます。
  • 記録と確認先を決める　商談で答えた範囲の記録先と、判断に迷ったときの社内の確認先を決めます。

質問の背景を確かめてから答える内容を選ぶ

他社への提案を尋ねる背景には、比較や条件の確認などがあります。質問の狙いを確かめると、個別の情報を出さずに答えられる内容を選べます。

  • 比較したい項目を聞く　サービスの内容、進め方、条件のどこを比較したいのかを確かめます。
  • 知りたい背景を聞く　質問した会社が、他社との共通点を知りたいのか、導入の流れを知りたいのかを確かめます。
  • 他社の条件を基準にしない　条件の相談には目の前の商談の前提を確認し、他社の見積や交渉内容を持ち出しません。

質問の背景と答える方向

質問内容の例背景として考えられること答える内容
今回の提案は別の会社への提案とどう違うか比較する材料を知りたい可能性があります。公開しているサービス内容を説明します。
同業他社はどのような課題を抱えているか自社と似た課題があるか知りたい可能性があります。根拠と説明可否を確認した業種の傾向を示します。
同業他社はどのように使っているか実際の利用内容を知りたい可能性があります。紹介の許可を得た事例の範囲で説明します。
別の会社にどのような条件を提示しているか条件を相談できるか確かめたい可能性があります。今回の希望と提案の前提を確認します。
表は編集部作成の例です。聞かれ方は質問の内容を整理したもので、トークの文面例ではありません。

公開情報と個別の提案の情報を分ける

資料の種類だけでは、答えられる範囲は決まりません。情報ごとに、公開されているか、紹介の許可を得ているかを確認して、回答の範囲を決めます。

  • 公開しているページを確認する　自社サイトなどで公開中のページを確認し、掲載している説明の範囲で答えます。
  • 提案書の情報を分ける　個別の提案書や見積には、提案先の社名、条件、課題が含まれます。そのまま説明には使いません。
  • 許可の範囲を確認する　事例の紹介を許可されていても、未公開の条件や補足情報まで答えられるとは限りません。

公開状況と許可による区分

区分例答えられるか
自社の公開情報自社サイトにサービス内容を掲載しています。公開中の内容に沿って答えられます。
公開済み事例許可を得た事例を自社サイトで公開しています。公開内容と許可の範囲内で答えられます。
個別の提案情報提案書や見積に条件や課題を記載しています。他社の商談では答えません。
非公開だが紹介許可のある事例商談で紹介できる内容を提案先と決めています。紹介先や用途を含む許可の範囲内で答えられます。
表は編集部作成の例です。公開情報に、商談で知った未公開の情報を付け足さないようにします。

個別の提案に含まれる未公開の情報は答えない

個別の提案に含まれる情報のうち、公開情報と紹介を許可された内容を除いて、他社との商談では答えません。提案した事実そのものも、許可がなければ明かしません。

  • 社名以外にも注意する　地域や規模、課題の組み合わせから、提案先の会社が分かることがあります。社名を伏せた場合も、特定されないかを確認します。
  • 条件や課題を出さない　値引きの背景や、提案先の社内事情も個別の情報です。説明の補足として付け足しません。
  • 提案の有無も答えない　商談中かどうかを答えるだけでも、提案先の検討状況が伝わります。提案の有無を推測して尋ねられても、許可がなければ肯定も否定もしません。

答えない情報と代わりに示す内容

情報答えない理由代わりに答えること
提案先の社名その会社が検討していることが伝わる場合があります。根拠と説明可否を確認した業種の傾向を説明します。
条件・金額個別の交渉内容が伝わります。今回の提案条件を決める前提を説明します。
提案先の課題公開していない社内事情が伝わります。提案前に確認する項目を説明します。
提案の有無検討や相談の事実が伝わります。自社が公開している対応範囲を説明します。
表は編集部作成の例です。許可された事例を紹介するときも、許可の範囲を超える情報は答えません。

社名を出す許可を得た事例だけ社名を出す

社名を出せるかどうかは、その場面で社名を出して紹介する許可を得ているかで決めます。掲載や紹介の用途が変わるときは、その用途も許可に含まれるか確認します。

  • 紹介する場面を確かめる　サイト掲載、商談での説明、資料の配布など、使う場面が許可に含まれるか確かめます。
  • 話せる内容を確かめる　社名を出す許可と、提案内容を話す許可は分けて確認します。
  • 許可の記録を残す　承認された内容、確認日、確認した相手を記録します。範囲が不明な間は社名を出しません。

社名を出す前に確かめる内容

確かめること内容記録
許可の範囲紹介先、用途、利用できる期間を確かめます。許可の文面と確認日を残します。
社名の扱い社名を出して紹介できるか確かめます。承認された社名表記を残します。
紹介する内容説明できる内容と出せない情報を確かめます。承認された原稿や資料を保存します。
許可の変更紹介の停止や内容の変更がないか確かめます。変更内容と使用中の資料を記録します。
表は編集部作成の例です。過去に紹介したことがあるだけでは、今回の用途で使えると判断しません。

会社が特定されない範囲で傾向を答える

業種や規模による検討項目の違いを説明するときも、個別の会社が特定されないかを確認します。根拠と社外に説明してよい範囲を社内で確かめ、商談ごとに細部を足しません。

  • 傾向の根拠を確かめる　個別の経験だけで業種全体を説明しません。根拠と、社外に説明してよい範囲を社内で確認した内容に限ります。
  • 特定の手掛かりを省く　業種に地域や時期、珍しい課題を重ねると会社が特定される場合は、その説明を使いません。
  • 標準の進め方を示す　傾向として話せない場合は、自社の標準的な確認事項や導入の流れを説明します。

個別の情報を出さない説明の型

答え方の型例注意
業種の傾向業種ごとに、導入を検討する会社が確認する項目を説明します。根拠がない内容を業種全体の特徴にしません。
規模の傾向企業規模による、導入を判断する部署や役割の違いを説明します。地域や時期を重ねて会社を特定させません。
確認事項目的、利用範囲、運用体制の確認項目を示します。実際の商談で得た回答は紹介しません。
導入の流れ自社が定める、相談から利用開始までの流れを示します。他社向けに調整した日程や条件を混ぜません。
表は編集部作成の例です。表は説明の型を示しており、実際の業種や規模の傾向を示すものではありません。

答えられない理由と代わりに話せる内容を示す

答えられないときは、個別の提案情報を外に出さない方針を理由として伝えます。今回の提案も同じように扱うことを説明し、答えられる内容を示します。

  • 情報の扱いを理由にする　質問の仕方に関わらず、個別の商談で得た未公開の情報は、その会社の許可なく他社に伝えない方針を説明します。
  • 今回も同じ扱いと伝える　今回の商談で知った課題や、自社からの提案内容も、目の前の会社の許可なく他社に出さないと伝えます。
  • 答えられる内容を示す　公開情報、許可済み事例、確認済みの傾向から、質問の目的に合う内容を説明します。

答えられない理由を伝える方針

要素伝えること避けること
答えない理由個別の提案情報を外に出さない方針を伝えます。質問したことを責めるような説明をしません。
今回の扱い今回の提案も相手の許可なく他社へ出さないと伝えます。他社の情報だけを特別扱いする説明をしません。
代わりの説明答えられる情報の種類と範囲を示します。社名を伏せただけの個別情報を話しません。
確認が必要な場合社内で確認してから回答範囲を知らせると伝えます。確認前に回答できると約束しません。
表は編集部作成の例です。商談で読み上げる文面ではなく、説明に含める内容を整理しています。

今回の提案を共有する範囲も目の前の会社に伝える

他社の情報を出さない方針は、今回の商談にも同じように適用します。提案内容を他社へ紹介する場合の許可と、社内で共有する範囲を分けて伝えます。

  • 他社へ出す前に確認する　自社が作った提案でも、目の前の会社の課題や条件を含む内容は、その会社の許可なく他社に出しません。
  • 社内の共有範囲を伝える　提案や対応に必要な部署と共有の目的を説明します。共有範囲を絞りたいという希望があれば、対応できるかを社内の責任者に確認します。
  • 資料の扱いを確認する　提案資料を送る相手と、その相手が社内で共有する範囲を、送付前に商談相手と確認します。別の商談で資料を使うときも、許可を確かめます。

提案を説明・共有するときの基準

場面伝えること自社ですること
商談での説明今回の提案を許可なく他社に紹介しないと伝えます。口頭での説明にも同じ方針を適用します。
社内での共有共有する部署と目的を伝えます。提案や対応に必要な範囲で閲覧できるようにします。
資料の送付資料を送る相手と、相手側で共有する範囲を確認します。宛先と送付する資料の内容を確かめます。
別の商談での使用紹介したい内容と用途を事前に伝えます。許可を得た範囲だけを使い、記録を残します。
表は編集部作成の例です。提案書を作成した側であっても、含まれる相手の情報の扱いを確認します。

聞かれた内容と答えた範囲を記録する

商談後は、何を聞かれ、どこまで答えたかを残します。次に対応する人が同じ範囲で説明できるように、参照した資料や確認待ちの内容も記録します。

  • 質問の意図も残す　質問内容に加え、比較や条件の相談など、確認できた目的を記録します。確認できた目的と自分の推測は分けて書きます。
  • 回答の根拠を残す　答えた範囲と、参照した公開ページや許可済み資料を記録します。
  • 保留と反応を残す　答えなかった情報の種類、相手の反応、追加で確認する内容を残します。

商談後に残す内容

記録項目書くこと
質問聞かれた内容と、確認できた質問の目的を書きます。
答えた範囲説明した内容と、参照したページや資料を書きます。
答えなかった内容社名や提示条件など、回答を控えた情報の種類を書きます。
相手の反応理解や同意を示した発言、追加の質問、説明を求められた点を書きます。
追加の確認確認する内容、確認先、回答の状況を書きます。
表は編集部作成の例です。回答を控えた情報の中身まで記録に複写せず、情報の種類を残します。

答えてよい内容と確認先を一覧にする

答える範囲を個人の記憶に任せず、社内で参照できる一覧にします。情報の区分ごとに、使える資料と確認先を決めておきます。

  • 参照する資料を決める　公開ページや許可済み資料の保管先を記載し、商談前に確認できるようにします。
  • 迷ったときの対応を決める　他社に関する質問について一覧で回答可否を判断できない場合は、その場での回答を保留し、指定された社内窓口に確認します。
  • 変更時に更新する　公開内容や許可の変更があったら一覧を更新し、更新前の資料は使用をやめます。

回答範囲を管理する社内一覧

区分内容確認先
公開情報公開中のページと答えられる内容を載せます。公開内容の管理担当へ確認します。
許可済み事例許可の範囲と承認済み資料の保管先を載せます。許可を取得した窓口へ確認します。
傾向確認済みの説明内容と根拠を載せます。営業資料の管理担当へ確認します。
答えない情報他社の社名、条件、金額、課題、提案の有無のうち、公開されておらず紹介の許可もない情報を載せます。営業責任者へ確認します。
判断に迷う情報回答を保留し、質問内容を確認先へ渡します。社内で指定した相談窓口へ確認します。
表は編集部作成の例です。確認先は、自社で実際に判断できる人や部署の名称に置き換えてください。

答える範囲と伝え方を書き出す

このメモに、商談で使う情報と伝え方の方針を書き込みます。回答可否が未確認の情報は回答を保留し、確認する内容と社内の確認先を残します。

  • 資料を具体的に書く　公開ページ、許可済み資料、許可の記録を確認できる場所まで書きます。
  • 伝える内容を決める　答えない理由、今回の提案も同じ扱いとする方針、代わりに示す内容を書きます。
  • 社内で確認して使う　記入後は確認先に内容を見てもらい、商談前に参照する一覧へ反映します。

答える範囲を決めるメモ

項目自社で決めて書く内容
公開している情報答えられる内容と公開ページを書く：
許可を得た事例社名、紹介できる内容、用途、許可の記録先を書く：
傾向で答えること根拠と説明可否を確認した傾向と、その根拠を書く：
答えない情報公開されておらず紹介の許可もない、社名・条件・金額・課題・提案の有無を書く：
伝え方の方針答えない理由、今回の提案の扱い、代わりに示す内容を書く：
記録先・確認先商談の記録先と、判断に迷ったときに確認する人や部署を書く：
表は編集部作成の例です。空欄の情報は回答を保留し、確認できてから記入します。