オンライン商談の当日の行き違いに備えて進め方を決める

接続先が見つからない、入室できない、音声が届かないといった行き違いや不具合で、商談の時間が削られることがあります。商談の前に決めておきたい準備と対応を整理します。

  • 接続先の伝え方を決める　日時と接続先の送り方を決め、確認の連絡を入れるかを判断します。
  • 当日の対応を決める　連絡手段と自社側の準備を確かめ、入室できない場合や遅れた場合の進め方を決めます。
  • 次回に残す記録を決める　参加者が変わったときの確認事項と、次の商談に向けて記録する内容を決めます。

接続先・日時・連絡手段の伝達を確認する

接続先・日時・連絡手段のどれかが相手に伝わっていないと、当日に参加や連絡ができないことがあります。送った記録だけでなく、相手が必要な情報を見つけられるかを確認します。

  • 接続先を最新の案内にまとめる　最新の案内に日時と接続先をまとめ、相手が別のメールや古い案内を探さずに済むようにします。
  • 日時の認識を確認する　相手と自社で商談日時の認識が一致しているかを確かめます。日程変更があった場合は、変更後の日時と接続先をあわせて伝えます。
  • 連絡できる経路を決める　当日に使える電話かメールを確かめ、入室できないときの連絡方法を決めます。

行き違いと事前に決める対応

起きること背景の例商談の前に決めること
接続先が不明日時と接続先が別々の案内に分かれています。日時と接続先をまとめて送ります。
日時の認識違い変更前の案内が残っています。変更後の案内を誰に送るかを決めます。
当日に連絡不可窓口の連絡先しか把握していません。当日に連絡が取れる相手と手段を確かめます。
表は編集部作成の例です。

日時と接続先を見つけやすい形で送る

案内を開いたときに、いつ、どこから参加するかが分かる形にします。社内で転送されても内容が伝わるよう、商談名や参加に必要な情報も記載します。

  • 件名から用件を伝える　件名で日時と接続先の案内だと分かるようにし、本文に日時と接続先をまとめます。
  • 招待の送り先を確認する　参加者全員に送るか、窓口から共有してもらうかを確かめます。
  • 転送後の読み手を考える　転送先でも商談の内容と参加方法が分かるよう、必要な情報を案内内に記載します。

接続先の案内に含める情報

送る要素内容確かめること
件名商談名と開催日時を記し、オンライン商談の案内だと分かるようにします。商談の案内だと見分けられるかを確かめます。
日時・接続先本文に開始・終了の予定と接続先を記します。変更後の情報と一致するかを確かめます。
参加方法入室に必要な情報や操作を記します。接続先だけで参加できるかを確かめます。
商談名・送り先商談名を記し、合意した宛先に送ります。窓口から転送する場合は共有先を確かめます。
表は編集部作成の例です。

確認の連絡は相手の希望を踏まえて決める

確認の連絡を入れるかは、相手の希望と案内後の変更の有無を踏まえて決めます。連絡する場合は、含める情報と返信がないときの扱いも決めておきます。

  • 確認の要否を決める　相手の希望を聞き、確認の連絡を入れるか、どの手段で行うかを決めます。
  • 確認する要素を決める　日時・接続先・参加者・当日の連絡先を確認の対象にします。
  • 返信がない場合の対応を決める　返信がないことだけで中止と判断せず、再確認する条件と手段を決めます。

確認に含める要素と未返信時の扱い

要素入れる内容返信がないとき
日時合意した商談日時を記載します。変更への合意が未確認なら、別の連絡手段で確かめます。
接続先使用する接続先と参加に必要な情報を記載します。閲覧できたとは判断せず、連絡が取れた際に確認します。
参加者予定している参加者を記載します。確定済みの情報で準備し、冒頭で変更の有無を聞きます。
当日の連絡先自社の連絡先を記載し、相手には当日に連絡が取れる電話番号かメールアドレスを尋ねます。当日に使えるか不明なら、既存の窓口に確かめます。
表は編集部作成の例です。確認の連絡に含める要素を示しています。

当日に使う連絡手段を相手と確かめる

入室できないときは、会議の外で連絡を取る必要があります。当日に使える電話かメールを互いに確かめ、どちらから連絡するかも決めておきます。

  • 使える連絡先を確認する　相手の当日の電話番号かメールアドレスを聞き、商談の時間帯に電話に出られるか、メールを確認できるかを確かめます。
  • 自社の連絡先を伝える　当日に応答できる連絡先を伝え、受けた連絡を誰が確認するかを決めます。
  • 連絡する順序を決める　どちらから連絡するかと、応答がない場合に別の手段を使うかを決めます。

当日の場面ごとの連絡方法

場面使う手段相手に伝えておくこと
入室できない合意した電話かメールを使います。自社の連絡先と、どちらから連絡するかを伝えます。
音声が届かない会議外の電話かメールを使います。不具合を知らせる際の連絡先を伝えます。
自社側で不具合相手が当日に確認できる手段を使います。状況を連絡する自社の窓口を伝えます。
応答がない合意した別の手段があれば使います。次に使う連絡手段と、連絡する側を伝えます。
表は編集部作成の例です。

使用する環境で接続と資料共有を試す

商談で使う端末と通信環境で、接続・音声・画面共有を試します。資料を見せられない場合の共有方法と、自社の参加者の役割も決めておきます。

  • 実際の環境で試す　使用する端末で入室し、音声の送受信と画面共有ができるかを確かめます。
  • 資料の版と共有を確認する　使用する版を確認し、共有する画面やファイルに不要な情報が含まれていないかを見ます。
  • 参加者の役割を決める　進行・資料共有・不具合時の連絡を誰が担うかを決めます。一人が複数を担う場合は、不具合が起きたときにどの対応を優先するかも決めます。

自社側で試しておく項目

確かめる項目確かめ方不備があったとき
接続使用する端末と通信環境で入室を試します。使用可能な別の端末や通信環境を試します。
音声接続テストで互いの声が聞こえるかを確かめます。音声の設定や使用する機器を見直します。
画面共有見せる画面を共有し、表示内容を確認します。別の参加者による共有やファイル送付を検討します。
資料使用する版と、相手への共有方法を確認します。版が違えば差し替え、相手が閲覧できなければ送付先や閲覧権限を見直します。
役割進行・共有・連絡の担当を確認します。兼任できるかを判断し、担当を決め直します。
表は編集部作成の例です。

入室できないときの進め方を決める

相手が入室できない場合は、会議外の連絡手段で状況を聞きます。別の接続先、電話での進行、日程の変更から、相手が対応できる方法を選びます。

  • どこで止まっているかを聞く　相手がどの操作から先に進めないのかを聞き、状況に合う対応を選びます。
  • 別の進め方を用意する　接続できない場合に備えて、別の接続先を用意できるか、電話で要点を話せるかを商談の前に検討します。
  • 日程を改める条件を決める　必要な説明や確認ができない場合は、相手と相談して日程を改めます。

状況ごとの対応と連絡・調整を担当する人

状況対応決めておく担当
接続先が不明日時と接続先を再共有し、届いたかを聞きます。再共有する自社の連絡役を決めます。
入室操作で停止状況を聞き、別の接続先を使えるか確認します。別の接続先を用意する自社の担当者と、その接続先を使えるか確かめてもらう相手側の窓口を決めます。
接続が難しい相手の同意を得て、電話で要点を話します。切り替えを相談する自社の進行役を決めます。
目的を果たせない日程を改め、次の案内方法を確認します。日程変更を相談する人と、相手側の調整窓口を決めます。
表は編集部作成の例です。

遅れて始まった商談は残り時間で内容を絞る

開始が遅れても、終了予定を延ばせるとは限りません。相手が話せる残り時間を確認し、その場で扱う内容と次の機会に扱う内容を合意します。

  • 終了予定を確かめる　接続できたら終了予定を確認し、相手が対応できる時間の範囲で進めます。
  • 優先する内容を選ぶ　相手が聞きたいことと、今回確認したいことを照らし合わせ、扱う順序を決めます。
  • 説明できなかった内容を記録する　説明できなかった内容を記録し、資料で補うか、次の商談で説明するかを相手と決めます。

残り時間に応じた内容の選び方

残り時間の状況扱う内容次回に回す内容
主題を話せる相手の質問と、今回の主題を優先します。補足説明や関連事例は、必要性を確認して次回に扱います。
要点だけ話せる相手が知りたい要点と、次に確認する事項を扱います。詳しい説明や実演は、次回の議題にします。
調整のみできる次の日程と、それまでに共有する資料を決めます。本題の説明と質疑は、次回に扱います。
表は編集部作成の例です。

参加者が変わったら役割と進め方を確認する

予定と違う人が参加した場合は、冒頭で役割と案内内容の共有状況を確かめます。参加者が答えられることや判断できることに合わせて、商談の進め方を調整します。

  • 参加者の役割を確認する　今回どのような立場で参加しているかを聞き、予定していた議題を共有します。
  • 共有済みの内容を聞く　事前の案内や資料を相手の参加者がどこまで見ているかを尋ね、説明が必要な箇所から始めます。
  • 判断できる範囲を聞く　決裁者が不在なら、参加者がその場で確認できる事項と、持ち帰って相談する事項を分けます。

参加者が変わった場合の確認事項

場面確かめること進め方
予定外の人が参加参加者の役割と、参加することになった経緯を聞きます。議題と資料を共有してよい相手かを確かめて進めます。
代理の人が参加引き継いだ内容と、今回確認したいことを聞きます。不足する背景を説明してから本題に入ります。
決裁者が不在今回判断できる範囲と、社内で相談する相手を聞きます。確認できる事項を扱い、次の相談方法を決めます。
途中から参加それまでの説明を把握しているかを聞きます。必要に応じて要点を補足してから、これから扱う内容を伝えます。
表は編集部作成の例です。

当日の行き違いを記録して次回の準備に反映する

商談後は、起きたことと対応を営業管理表に残します。確認できた原因と推測を分け、次回から変える案内の送り方や接続の確認方法まで記録します。

  • 事実と推測を分ける　起きたこと、確認できた原因、実施した対応を書き、原因が分からない部分は未確認と残します。
  • 相手の希望を記録する　希望する連絡手段と接続方法を残し、次の案内を作る際に確認します。
  • 次回の変更点を決める　次回から変える案内の送り方や接続の確認方法と、その準備をする担当者を記録します。

営業管理表に残す情報

記録項目書くこと
起きたことどの操作や連絡で行き違いが起きたかを書きます。
原因確認できた原因を書き、不明な点は未確認と記します。
対応と結果行った対応と、その後に商談をどう進めたかを書きます。
相手の希望希望する連絡手段・接続方法と、当日の窓口を書きます。
未完了の内容扱えなかった議題と、次に説明・確認する方法を書きます。
次回の準備次回から変える送り方や確認方法、その担当者、確認が要る事項を書きます。
表は編集部作成の例です。

商談当日の準備と対応を自社のメモに書く

ここまでの内容を、自社の商談で使うメモに書き込みます。まだ決まっていない項目には確認先を記し、商談の前に確認します。

  • 相手と決める事項を書く　接続先の送り先、確認の連絡、当日の連絡手段について、合意した内容を書きます。
  • 自社で行う準備を書く　接続と共有の確認方法、担当する役割、不具合や参加者変更への対応を書きます。
  • 当日に見て商談後に追記する　当日はメモを見ながら対応し、商談後は当日に起きたことと次回の変更点を追記します。

オンライン商談の当日に備えるメモ

項目記入欄
接続先の送り方日時と接続先の記載：／送り先：／転送時の共有先：
確認の連絡要否・手段：／含める要素：／未返信時の扱い：
当日の連絡手段相手の連絡先：／自社の連絡先：／連絡する側と応答がないときの手段：
準備と参加者変更接続・資料共有の試し方：／自社の役割：／参加者が変わったときの確認：
入室できない場合別の接続先・電話・日程変更を選ぶ条件：／相談する人：
遅れへの対応と記録優先する議題：／未説明の内容の扱い：／記録先と記録する人：
シートは編集部作成の例です。自社の商談に合わせて記入します。