商談の予定がない相手に届ける内容を決める

配信を希望する読者がいても、お知らせ以外の題材が浮かばず、配信が止まることがあります。読者の仕事に役立つ題材を見つけ、次の配信内容を決めます。

  • 誰に何を届けるか決める　商談の予定がない読者が担当する業務と、その業務に役立つ情報を決めます。
  • 題材と文章の形を決める　身近な質問や業務の手順から題材を拾い、件名と本文に書くことを決めます。
  • 続けるための役割を決める　配信の間隔、配信停止と返信に対応する人、反応の記録先をメモに残します。

メールマガジンは今すぐ買わない相手との接点を保つ

商談の予定がなくても、読者の仕事に役立つ情報は届けられます。メールマガジンは、その接点を保つために配信します。

  • 検討前の読者にも届ける　購入の予定がない時期にも使える、確認事項や仕事の進め方を扱います。
  • 営業の連絡と分ける　個別の提案や日程調整は営業の連絡で行い、メールマガジンの本文で商談への返事を求めません。
  • お知らせだけにしない　自社のお知らせだけでは、検討前の読者が読む理由を見つけにくくなります。

営業の連絡とメールマガジンの違い

比べる項目営業の連絡メールマガジン
目的個別の相談や検討を進めます。商談の予定がない時期も接点を保ちます。
内容相手の相談に応じて提案します。読者の仕事に役立つ情報を届けます。
相手個別に相談や提案を進める相手に連絡します。配信に同意した読者に送ります。
表は編集部作成の例です。

読者の仕事に役立つことを先に書く

冒頭には、読者が仕事で使えることを書きます。自社の案内が補足に当たるときは、後ろへ短く添えます。

  • 明日使えることを選ぶ　確認する項目や判断の手がかりなど、読んだあとに仕事で使える内容を選びます。
  • お知らせは後ろに置く　商品や催しの案内を載せる場合も、読者の疑問への答えを先に書きます。
  • 商品に触れない回も作る　題材と商品の関係が薄ければ、無理に紹介を加えず、解説だけで終えて構いません。

読者が使う情報から書き始める

扱う題材先に書くこと後に書くこと
よくある質問疑問への答えと確認事項を書きます。関連する相談窓口を短く案内します。
業務の手順進め方と間違えやすい箇所を書きます。必要なら関連する商品を紹介します。
提供条件の変更利用している読者の業務に何が変わるかを書きます。自社の変更内容と詳細の確認先を案内します。
表は編集部作成の例です。

題材は社内の記録や公開情報から拾う

新しい企画を考える前に、日々の質問や業務の記録を見直します。公開情報や取材した事例も、読者の疑問に答える題材になります。

  • 質問と更新を見直す　繰り返し届く質問や商品・提供条件の更新から、説明が必要なことを拾います。
  • 手順と掲載範囲を確かめる　業務の手順は実際の進め方を確認します。事例は取材し、掲載できる範囲を確かめます。
  • 公開情報に説明を添える　公的統計や制度の変更は、出典と更新日を確認し、読者の仕事との関係を説明します。

身近な情報から題材を拾う

題材の出どころ例（架空）
顧客からの質問見積もりを依頼するときに必要な情報を整理します。
商品の更新提供条件の変更に伴い、利用前に確認する点を説明します。
業務の手順引き継ぎで伝え忘れやすい項目を整理します。
公開情報公的統計の対象範囲や、制度変更の対象業務を解説します。
取材した事例業務の進め方を変えた理由と、変更した手順を紹介します。
表は編集部作成の例です。題材は架空で、実際の事例ではありません。

件名は本文で分かることを示す

件名には、本文を読むと何が分かるかを示します。号数や配信のお知らせだけで終えず、読者の疑問を伝えやすければ問いの形にします。

  • 本文の答えから考える　本文で伝える答えを決めてから、その答えが分かると伝わる件名にします。
  • 必要以上にあおらない　不安を強める表現や、本文で説明できない効果の約束を入れません。
  • 件名に本文が答えているか読む　件名で示したことに本文が答えているか確認し、答えがなければ件名か本文を直します。

避ける件名と直した件名を比べる

避ける件名直した件名
号数だけ「見積もりを依頼する前に、何を準備しますか」のように、本文で分かることを示します。
更新の告知だけ「申込手順の変更で、月末の処理はどう変わるか」のように、変更の対象と影響を示します。
不安をあおる表現「請求書の記載が合わないとき、どこから確かめるか」のように、場面と対処を示します。
表は編集部作成の例です。件名は架空です。

本文はひとつの話題に絞る

伝えたいことが多いときほど、今回答える問いを絞ります。結論、理由、補足の順に書き、最後に次の行動を示します。

  • 別の話題は次回以降に回す　今回の問いに答えるために必要な情報だけを書き、別の話題は題材の候補へ戻します。
  • 答えを先に書く　結論を先に伝え、その理由と補足を続けます。会社の紹介から書き始める必要はありません。
  • 次の行動を絞る　読者が次にすることをひとつ書きます。リンクを置く場合は、本文で案内した情報がリンク先にあるか確認します。

本文に必要な要素を並べる

要素書くこと
結論件名の問いに対する答えを書きます。
理由その答えになる理由や根拠を説明します。
補足当てはまる条件や注意する点を添えます。
次の行動確認する項目など、読後にすることを示します。
リンクの案内移動先で何を確認できるかを書きます。
表は編集部作成の例です。

配信の間隔は続けられる範囲で決めて守る

題材を集め、書き、確認する時間を含めて配信の間隔を決めます。予定どおりに続けられるかを基準にします。

  • 準備に使える時間で決める　通常の業務と並行して、題材集めから確認まで終えられる間隔を選びます。
  • 止まる前に間隔を広げる　準備が追いつかない場合は、配信の間隔を広げ、以後の予定を決め直します。
  • 臨時の回は理由で決める　季節や制度の変更など、次の予定を待つと読者の準備が間に合わない題材は臨時で扱います。

無理なく守れる予定を決める

決めること考え方
配信の間隔通常の業務の中で、執筆と確認の時間を確保できるか考えます。
準備の締切配信予定から逆算し、原稿と確認の締切を置きます。
間隔の見直し準備の遅れが続く場合は、間隔を広げます。
臨時の配信次の予定まで待てる情報か、読者の準備に照らして判断します。
表は編集部作成の例です。

配信停止の方法と返信の窓口を毎回書く

メールマガジンは、配信に同意した相手にだけ送ります。停止したいときと返信したいときの連絡方法を、毎回分かる場所に書きます。

  • 送信前に同意を確認する　配信への同意を確認できる相手を送信対象にし、同意の記録先も決めます。
  • 停止を確認したら外す　停止の申し出を確認したら配信対象から外します。次の配信前に、送信対象へ残っていないことも確認します。
  • 返信後の対応も決める　返信を受ける窓口と確認する人を決め、回答や社内への引き継ぎまで扱いを定めます。

毎回の記載と対応を決める

項目書くこと
配信への同意同意の記録先と、送信前に確認する人を運用メモに書きます。
停止の方法配信停止を申し込む方法を、本文の見つけやすい場所に書きます。
返信の窓口返信できる宛先、または問い合わせ先を本文に書きます。
返信後の扱い確認する人と、内容に応じた引き継ぎ先を運用メモに書きます。
停止の反映申し出を確認したら配信対象から外す手順を書きます。
表は編集部作成の例です。

読者の反応を記録し営業の連絡と分ける

返信や問い合わせの内容を記録すると、読者が示した質問や希望を確認できます。配信停止の申し出は、配信対象の管理に反映します。個別の相談への対応は、メールマガジンの配信と分けて管理します。

  • 返信の内容と対応を残す　届いた内容と対応状況を記録します。繰り返し届く質問は、次の題材を考える手がかりにします。
  • 問い合わせを引き継ぐ　商品への質問や個別の相談は営業管理表にも記録し、希望する対応と連絡方法を確かめます。
  • 全員に営業電話をしない　配信への同意だけを理由に、読者全員へ営業の電話をしません。個別の連絡は相談内容に応じて行います。

反応に応じて記録先と対応を分ける

反応記録先次の対応
感想の返信配信の反応記録に残します。内容を確認し、必要に応じて返信します。
内容への質問反応記録と題材候補に残します。質問に答え、今後の解説にも生かします。
商品への相談反応記録と営業管理表に残します。希望する対応を確かめて引き継ぎます。
配信停止配信対象の管理記録に残します。確認したら配信対象から外し、次の配信前に残っていないことを確かめます。
表は編集部作成の例です。

題材の保管先と書く人・確認する人を決める

毎回ゼロから題材を探さずに済むよう、候補をためる場所を決めます。執筆と確認の役割を決めて、配信までの手順を残します。

  • 題材を見つけたら残す　質問や更新に気づいた時点で、題材の候補と出典、読者に伝えたいことを同じ場所に記録します。
  • 執筆と確認を割り当てる　書く人と確認する人を決めます。兼任する場合も、原稿を書いたあとに確認する時間を設けます。
  • 配信を再開するときは題材を絞る　止まった理由を確かめ、間隔や役割を見直します。候補から扱いやすい題材を選び、次の配信日を決めます。

配信までの手順をメモに残す

決めること書くこと
題材の保管先候補と出典を残す場所を書きます。
書く人執筆する人と原稿の締切を書きます。
確認する人確認する人と確認の締切を書きます。
配信前の確認件名に本文が答えているか、リンク先の内容、停止方法の記載を確認項目として書きます。
再開の手順止まった理由、見直す点、次の題材と配信日を書きます。
表は編集部作成の例です。

次の配信内容と運用をメモに書く

次に送るメールマガジンを想定して、空欄を埋めます。未定の項目は、確認する相手や決める期限まで書き添えます。

  • 読者の疑問から埋める　誰のどんな疑問に答えるかを決め、その答えを用意できる題材の出どころを書きます。
  • 文章は要素で整理する　件名の案と、本文の結論・理由・補足・次の行動を短く書きます。
  • 送ったあとの対応も書く　停止と返信の窓口、反応の記録先まで埋め、配信後に誰が確認するかを決めます。

配信内容を決めるメモ

決める項目記入欄決める項目記入欄
読者と目的題材の出どころ
件名の案本文の結論と理由
配信の間隔停止と返信の窓口
反応の記録先書く人と確認する人
記入シートは編集部作成の例です。