過去の記録と残っている約束を確かめて切り替える

営業管理表を切り替えるときは、過去の記録から次の対応を判断できることが大切です。移す範囲から使い始める条件まで、自社で決めた内容を書き出します。

  • 移す対象を決める　記録の保管場所を洗い出し、対応が終わっていない約束を含めて、移す対象を決めます。
  • 意味を保って移す　元の項目と新しい項目の対応を決め、実際の記録で履歴や約束を読み取れるか確かめます。
  • 使い始める条件を決める　作業中に増えた記録を反映し、元の記録との照合と保管方法を確認して、使い始める条件を決めます。

記録を引き継がないと、次の対応を判断しにくくなる

新しい表に会社名だけを移すと、これまでのやり取りや残っている約束が見えなくなります。何を確認できなくなると困るかを、切り替え前に整理します。

  • 残っている約束を探す　折り返しや資料送付の約束が古い表に残ると、新しい表を見ても対応が必要だと分かりません。
  • 会社ごとに履歴をたどる　手紙・電話・フォームの記録が分かれていると、同じ会社への前回の連絡を見落とすおそれがあります。
  • 最新の記録先を決める　古い表と新しい表の両方に書き続け、どちらが最新かを決めていないと、最新の情報がどちらにあるか判断できなくなります。

記録を引き継がないと困る場面

起きること困ること防ぎ方
約束が見えなくなるまだ回答や折り返しが必要なことを見落とします。未対応の約束を移す対象に含めます。
会社の履歴が分かれる別の手段で連絡した内容を見落とします。同じ会社の記録をたどれるようにします。
正しい表が分からない最新の連絡や対応状況を判断できません。切り替え後に書く場所を決めます。
表は編集部作成の例です。

移す範囲と切り替え後に書く場所を先に決める

作業を始める前に、誰の、どの営業手段の記録を切り替えるか決めます。対象外の記録をどこで参照するかも、併せて書き残します。

  • 担当の範囲を決める　現在の担当だけでなく、退職や担当変更で引き継いだ記録も対象に含めるか決めます。
  • 営業手段の範囲を決める　手紙・電話・フォームのどこまでを移すか決めます。対象外の記録に約束が残っていないかも確認します。
  • 新しい記録先を決める　切り替え後の連絡を書く場所を決めます。対象に含めない記録の参照先も明記します。

作業前に決める範囲

決めること選択肢注意
担当の範囲全担当の記録を移す／担当を指定して移します。引き継いだ記録も確認します。
営業手段の範囲全手段を含める／手段を指定します。別の手段に残る約束も探します。
過去の記録の扱い新しい表へ移す／元の記録を参照します。移さない履歴の参照先を残します。
新しい記録先担当や営業手段ごとに順に切り替える／全体を同時に切り替えます。どの記録をどこへ書くかを明記します。
表は編集部作成の例です。

記録の保管場所と内容を確認できる人を書き出す

移す対象が決まったら、会社情報や履歴が実際にどこにあるかを一覧にします。表の外にあるメモや外注先からの報告も確認します。

  • 記録の種類から探す　会社情報、連絡履歴、商談メモ、外注先からの報告に分けて、保管場所を探します。
  • 開ける場所を記す　共有の表という書き方だけで済ませず、ファイル名や保存先など、元の記録を開ける情報を書きます。
  • 確認できる人を記す　略語や更新状況を説明できる人を記します。内容を確認できる人がいない記録も一覧に残します。

記録の所在を書き出す表

記録の種類保管場所確認できる人
会社情報会社一覧の保存先とファイル名を書きます。会社情報を更新している人を書きます。
連絡履歴担当別・手段別の表の保存先を書きます。連絡内容を説明できる人を書きます。
商談メモ個別のメモや添付資料の保存先を書きます。商談に参加した人を書きます。
外注先からの報告報告書や受信したメールの場所を書きます。依頼窓口になった人を書きます。
表は編集部作成の例です。

対応が終わっていない約束を移す対象に含める

過去の連絡でも、回答や資料送付が残っていれば今後の対応に必要です。約束の内容と元の記録を結び付け、移す対象に含めます。

  • 未対応の約束を探す　回答、資料送付、折り返し、再連絡の約束を探します。完了した記録があるかも確かめます。
  • 元の記録と結び付ける　約束だけを抜き出さず、会社、連絡日、用件、対応する人と、元の記録の場所を残します。
  • 曖昧な内容を確認する　後で連絡するという内容だけの曖昧な約束は、移す前に確認します。確認できない場合は、不明な点を書いて未確認と記録します。

残っている約束の拾い方

場面すること記録
回答が残っている質問内容と回答済みかどうかを確認します。質問の内容、回答期限、対応する人、元の記録の場所を書きます。
資料送付が残る送る資料と送付済みかどうかを確認します。資料名、約束した時期、対応する人、元の記録の場所を書きます。
再連絡を約束した連絡する用件と約束した時期を確かめます。用件、連絡時期、対応する人、元の記録の場所を書きます。
約束の内容が曖昧やり取りを知る人に内容を確認します。不明な点、確認先、確認結果を書きます。
表は編集部作成の例です。約束した期限が分からない場合は、日付を推測で補わず期限不明と記録します。

元の項目を新しい管理表のどこへ移すか決める

元の項目ごとに、新しい管理表の移し先を決めます。項目名だけで判断せず、中に書かれた情報の意味を確認します。

  • 項目ごとに移し先を記す　元の表ごとに項目と移し先を書きます。同じ名前の項目でも、表によって使い方が違う場合があります。
  • 名前より意味を確かめる　担当という項目が自社の担当か相手の窓口かを確認します。日付も、連絡日か入力日かを確かめます。
  • 移し先がない情報を残す　移し先の項目がない情報は、備考に書くか、元の記録の参照先を書くかを決めます。置き場がないという理由で捨てません。

元の項目と新しい項目の対応

元の項目新しい項目注意
会社会社名へ移します。略称だけで会社を判断しません。
担当自社担当または相手の窓口へ移します。誰を指しているか確かめます。
日付連絡日または入力日へ移します。何が起きた日か確かめます。
結果・メモ連絡結果と対応内容へ分けて移します。分ける際に約束や補足を落としません。
添付先資料の参照先へ移します。対応項目がなければ備考などに置き場を決めます。
表は編集部作成の例です。自社で使う項目名に置き換えて使います。

意味が違う記録を同じ表現にまとめない

同じ言葉でも、記録した人や営業手段によって意味が違うことがあります。区分や略語を置き換える前に、何を表しているか確かめます。

  • 区分や略語の意味を聞く　済・不在・見込みありなどの区分がどの状態を表すのか、元の記録を読み、記録した人に確認します。
  • 違う状態を分けて残す　送付済みと回答済みを同じ完了という区分にまとめると、その区分だけでは残る対応が分かりません。状態の違いを残して移します。
  • 意味を確かめられない記録は元の表現を残す　意味を確かめられない記録は未確認とし、元の表現も残します。都合のよい区分に当てはめません。

同じ表現にまとめる前の確認

元の記録混ざりやすい意味扱い
済連絡済み／資料送付済み／回答済み何が済んだかを確認して書き分けます。
不在会社への電話がつながらない／相手の窓口が不在確認できた状態を具体的に残します。
見込みあり資料を希望した／商談を希望した実際の反応を確かめて残します。
不可今回の提案を断った／今後の連絡を断った断られた範囲を確認して残します。
意味を確認できない略語記録した人に確認しても意味が分かりません。意味未確認と記し、元の表現を残します。
表は編集部作成の例です。元の記録で確認できない意味は補いません。

実際の記録を移して次の対応を判断できるか確かめる

決めた移し方で実際の記録を移し、新しい管理表から履歴と約束を読んでみます。長いメモや添付資料がある記録も使って確認します。

  • 長いメモや参照先を開く　メモの末尾まで読めるか、改行で意味が変わらないか、添付資料の参照先を開けるか確かめます。
  • 履歴の組み合わせを見る　会社、連絡日、担当者、用件が元の記録と同じ組み合わせで読めるか確認します。
  • 次の対応を読み取る　何を、いつ、誰が対応するか判断できるか確かめます。判断できなければ、移し替えで情報が抜けたのか、元の記録にも情報がないのかを確かめて移し方を直します。

移し替え後も履歴と次の対応を確認できるか確かめる表

確かめること確かめ方崩れていたとき
メモの全文元の文章と末尾まで読み比べます。全文を残せる置き場や移し方を見直します。
添付資料の参照新しい表から参照先を開きます。参照先の記載や保管場所を直します。
会社と履歴会社・連絡日・担当者・用件を照合します。対応関係を直し、同じ移し方の記録も確認します。
次の対応約束の内容・時期・対応する人を読み取ります。不足情報を確認し、元の記録の参照先を残します。
表は編集部作成の例です。移し方を直した後は、同じ記録でもう一度確認します。

切り替え中に増えた記録と変更の行き先を決める

移し替えの作業中も、新しい連絡や約束の変更が発生します。追加や修正を書く場所と、新しい表への反映を確認する方法を決めます。

  • 作業中に書く場所を決める　作業中の連絡を書く場所を指定します。担当者が別のメモを作らないよう、切り替え前に共有します。
  • 追加や変更を区別する　どこまで移したかを記し、その後の追加や修正を区別します。移した履歴の約束が変わった場合も含めます。
  • 反映を確かめて印を残す　新しい表で追加や変更を確認してから、反映済みの印を付けます。反映先と確認した人も残します。

作業中に増えた記録と変更の扱い

場面すること記録
移し替えを始める移す元の記録と作業開始時点を特定します。対象の保存先、作業開始日時、作業中の記録先を書きます。
新しい連絡を受ける指定した場所へ連絡内容を書きます。会社、連絡日時、用件を書き、追加分であることを示す印を付けます。
約束の内容が変わる変更前の約束を特定して変更内容を書きます。元の約束の参照先、変更内容、変更日時を書きます。
追加や変更を反映する新しい表で内容を確認して印を付けます。反映先と確認した人を書き、確認後に反映済みの印を付けます。
表は編集部作成の例です。反映済みの印は、内容を確認してから付けます。

会社と履歴を照合し、元の記録の保管を決めるまで消さない

新しい表の会社と履歴を元の記録と照合し、別の会社の情報が混ざっていないか確かめます。照合が終わるまで元の記録を消さず、終わった後の保管方法も決めます。

  • 会社と履歴の対応を見る　会社名に加え、所在地など元の記録にある識別情報を確かめます。似た名前だけで同じ会社と決めつけません。
  • 約束と担当を照合する　残っている約束の内容、時期、対応する人を照合します。作業中に追加や変更があった記録も確認します。
  • 元の記録の保管を決める　照合結果と修正内容を残します。照合後も確認に使えるよう、元の記録の保管先と保管期限を決めます。期限が未定なら、決める人と時期を書きます。

会社と履歴を照合する表

照合する項目確かめ方結果の記録
会社の対応会社名と識別情報を元の記録と比べます。一致したか、要確認かと、確認に使った情報を書きます。
履歴の対応連絡日・担当者・用件が同じ会社に属するか比べます。一致したか、修正したかと、元の記録の場所を書きます。
残っている約束内容・時期・対応する人を比べます。一致したか、未確認の点があるかと、確認する人を書きます。
追加や変更作業中の記録と反映先を比べます。反映を確認したか、未反映の内容があるかを書きます。
元の記録の保管照合後に元の記録を参照する方法を確認します。保管先、管理する人、保管期限を書きます。
表は編集部作成の例です。不一致を直した場合は、修正後の内容も照合します。

確認表に自社の決定を書いてから使い始める

ここまでに決めた内容を、切り替えの確認表に書き込みます。空欄があれば確認する人を決め、確認できなかった点は未確認と明記したうえで、使い始めてよいかを判断します。

  • 自社の言葉で記入する　確認済みという記入だけで済ませず、対象、保管先、対応表の場所など、後から確認できる内容を書きます。
  • 未確認の点を明記する　読み取れない履歴や約束、未反映の追加分が残っていないか確かめます。確認できなかった点は、確認先と結果を書いて未確認と明記します。
  • 使い始めの判断を残す　誰が何を確認して開始を決めたかを記します。使い始める時点と、その後の記録先を関係者に共有します。

切り替えの完了を判断する確認表

確認項目自社で決めた内容確認項目自社で決めた内容
切り替える範囲対象の担当・営業手段・過去の記録を書く：記録の所在保管場所の一覧と確認できる人を書く：
項目の対応対応表の場所・意味の確認結果・試した記録を書く：残っている約束移した約束を確認できる記録の場所と、対応する人を書く：
追加分の反映追加・変更の記録先と反映の確認結果を書く：照合の結果会社と履歴の照合結果・修正後の確認を書く：
元の記録の保管保管先・管理する人・保管期限を書く：使い始めの判断判断した人・確認した内容・開始時点・以後の記録先を書く：
確認表は編集部作成の例です。別紙に記入する場合は、その保管場所を書きます。