複数人で商談に臨むとき、役割をどう分ける？

商談で誰が何をするかを先に決める

進行・説明・記録を分担し、相手の質問に誰が答えるかを先に決めます。次の商談を思い浮かべながら、同席する目的と各自の担当を書き出します。

同席する目的を決める　当日に確認する内容から、同席する人と受け持つ役割を決めます。
話す場面と範囲を決める　これまで相手に伝えた内容を共有し、各自が話す場面と答えてよい範囲を決めます。
記録と回答の担当を決める　相手の発言と自社の解釈を分けて記録し、持ち帰る質問に誰が答えるかを決めます。

同席者は、当日に確認する内容から決める

商談で何を確かめるかを、相手側と自社側に分けて書き出します。その内容に答えられる人、必要な質問ができる人を同席者に選びます。

相手の確認事項を聞く　商品や条件について、当日に確かめたいことを事前に聞きます。事前に聞けなかったことは、商談の冒頭で尋ねます。
自社の確認事項を書く　利用場面や導入の判断手順など、提案を進めるために聞きたいことを書き出します。
同席の目的を説明する　何を説明し、何を確認するための同席かを言葉にします。目的がはっきりしない人は、受け持つ内容を見直して同席が要るか判断します。

確認事項から同席者を選ぶ（編集部作成の例）

当日に確認する内容	同席する人の条件
商品の使い方	利用場面に沿って、できることとできないことを説明できる
導入までの準備	必要な作業と相手にお願いする準備を説明できる
費用と契約条件	提示済みの条件を説明し、変更の相談先を判断できる
相手の業務	現在の手順や困っていることを具体的に質問できる
導入の判断手順	判断に関わる人や必要な資料を確認できる

同席する理由は、役職ではなく当日に受け持つ内容で説明します。

進行・説明・記録の役割を決める

進行・説明・記録について、誰が担当するかを商談前に決めます。兼任する場合は、仕事が重なったときに優先することも決めておきます。

話題と時間を管理する　進行役は、確認事項と残り時間を見ながら話題を進めます。話題に合う担当者を指名し、説明や回答を促します。
説明する内容を分ける　商品や条件など、説明を受け持つ内容を決めます。進行の合図に合わせて話し、質問にも答えます。
兼任するときの優先を決める　説明と記録を兼ねる人は、説明中は説明を優先します。その間の記録を誰に頼むかを先に決めます。

役割と兼任時の対応（編集部作成の例）

役割	することの例	兼任の注意
進行	話題と時間を管理し、担当者に説明や回答を促す	説明も担う場合は、区切りで時間と未確認事項を確認する
説明	商品や条件を説明し、質問に答える	記録も担う場合は、説明を優先し、その間の記録を頼む
記録	相手の発言と合意した内容を残す	進行も担う場合は、話題の区切りで記録を確認する

役割名だけでなく、担当者の名前まで決めておきます。

相手に伝えている内容を同席者で確認する

これまでの連絡内容を確認し、相手に何を伝えたかを同席者で共有します。伝えたこと、聞いたこと、まだ伝えていないことを分けて残します。

伝えた内容を確認する　送った資料や連絡の履歴から、説明済みの商品内容、条件、約束したことを確認します。
聞いた内容を共有する　相手から聞いた要望や懸念を、発言の内容に沿って共有します。自社の推測は別に記します。
共有する場所を決める　未説明の内容も含め、同席者が商談前に確認する場所を決めます。変更があれば、更新箇所を知らせます。

商談前に確認する情報（編集部作成の例）

そろえること	共有の方法
伝えたこと	送付済みの資料と連絡履歴を示し、説明した条件を記す
聞いたこと	発言した人と聞いた場面を添えて、要望や懸念を記す
約束したこと	回答や資料提出など、相手と約束した対応を記す
未説明のこと	今回初めて伝える内容と、まだ提示しない内容を分ける
共有する場所	資料とメモの保存先を知らせ、商談前に読む箇所を示す

過去の説明と今回の説明で条件が変わる場合は、変更点を事前に確認します。

各自が担当する場面と回答の範囲を決める

話題ごとに、説明する人と答えてよい範囲を決めます。確認が必要な条件や例外は、持ち帰る範囲として書いておきます。

話題ごとに担当を決める　商談で扱う話題ごとに担当者を決め、氏名を書きます。資料の説明だけでなく、相手への質問を受け持つ場面も決めます。
その場で答える範囲を決める　確認済みの仕様や提示済みの条件など、その場で答えられる範囲を具体的に書きます。
範囲外の質問の扱いを決める　回答範囲を超える質問は進行役に伝えます。進行役が、別の同席者に答えてもらうか、確認して商談後に回答するかを決めます。

話題と回答範囲の割り当て（編集部作成の例）

話題	担当	答えてよい範囲
利用場面	佐藤	聞き取り済みの業務で商品をどう使えるかを説明し、新たな要望は内容を聞いて持ち帰る
商品の機能	田中	確認済みの機能を説明し、未確認の動作は持ち帰る
費用と条件	佐藤	提示済みの条件を説明し、条件変更の可否は持ち帰る
導入時期	田中	確認済みの準備手順を説明し、希望日に開始できるかは社内で確認してから回答する

氏名と担当内容は架空です。実際の商談に合わせて書き換えます。

冒頭で相手に同席者の役割を伝える

商談の冒頭で、名前と受け持つ内容を簡潔に伝えます。相手側の役割も聞き、誰に何を確認すればよいかを把握します。

名前と役割を伝える　名前に続けて、進行・商品説明・記録などの担当を伝えます。役職の紹介だけで終えないようにします。
質問の宛先を示す　どの話題を誰に聞けるかを示します。宛先に迷う質問は、進行役が受けると伝えます。
相手側の役割も聞く　業務での利用や導入の検討に、どう関わっているかを聞きます。当日に確認したい内容も尋ねます。

冒頭で伝えることと確かめること（編集部作成の例）

項目	伝えること・聞くこと
名前と役割	名前を名乗り、この商談で受け持つ内容を添える
質問の宛先	話題ごとの回答担当を示し、迷う場合の宛先も伝える
相手側の役割	利用や検討への関わりと、確認したい内容を聞く
当日の進め方	確認する話題と順番を伝え、追加したい内容がないか聞く

紹介では、相手が質問先を判断できる情報を優先します。

進行役は、話題に合わせて担当者を指名する

話題が切り替わるときに、次に説明する内容と担当者の名前を示します。発言の重なりや沈黙が起きたら、質問の内容に戻って順番を整理します。

話題と名前を示す　説明に入る前に、何を説明するかを短く示してから担当を指名します。説明後は、相手の疑問を確認します。
重なった発言を整理する　発言が重なったら、先に答える内容と人を指定します。補足は、その回答が終わってから頼みます。
沈黙した理由を確認する　質問の意味と回答できる人を確認します。その場で答えられなければ、確認して商談後に回答すると伝えます。

場面に応じた進行役の対応（編集部作成の例）

場面	進行役の対応
説明に入る	相手の確認事項を示し、その話題の説明担当を指名する
発言が重なる	回答する順番を示し、補足が必要かは回答後に確認する
誰も答えない	質問の意味と回答できる人を確認し、その場で答えられなければ持ち帰ると伝える
話題が広がる	今の確認事項に戻り、追加の話題をいつ扱うか決める
説明が終わる	疑問が残っていないか聞き、次の話題へ進む

担当者を指名するときは、名前だけでなく答えてほしい内容も示します。

相手の質問には答える人を明確にする

質問を受けたら、内容を確認して回答する人を決めます。話題がまたがる場合は質問を分け、それぞれの担当に順番に答えてもらいます。

質問の内容で担当を選ぶ　事前に決めた担当と回答範囲に照らして、答える人を示します。不明な点は、質問の意図を聞いてから判断します。
持ち帰る内容を示す　進行役は、その場で答えられない内容を明示します。確認が必要な点と、商談後の回答方法を伝えます。
補足する前に断る　担当者の回答が終わってから「補足します」と伝え、足りない情報を加えます。回答済みの説明は繰り返しません。

質問を受けてから記録するまで

質問を受ける：何を確かめたいかを確認する
担当を決める：質問の内容と回答範囲で指名する
答える／持ち帰る：回答するか、確認が必要な点を伝える
記録する：質問、回答、未回答の内容を残す

質問の宛先が指定されていても、回答範囲を超える場合は進行役に知らせます。

記録役は相手の発言と自社の解釈を分ける

相手が実際に話したことと、自社で考えた意味を別の欄に残します。決まったことと未確定のことも分け、商談後に同席者で確認します。

発言をそのまま残す　判断に関わる発言は、発言者とともに実際の言葉で残します。聞き取れなかった箇所は、推測で埋めずに確認します。
解釈を別の欄に書く　発言から推測した懸念や期待は、自社の解釈として書きます。相手にその解釈を確認できるまでは、事実として扱いません。
決定と未確定を分ける　合意した内容と、まだ答えが出ていない内容を分けます。商談後に記録を読み、認識の違いを確認します。

発言と解釈を分けた記録（編集部作成の例）

記録の欄	書くこと
相手の発言	利用部門の担当者：「入力作業が増えるかを確認したい」
自社の解釈	作業の負担を懸念している可能性がある。相手への確認はまだしていない
決まったこと	利用開始後の入力手順を資料で案内することで合意した
未確定のこと	現在の業務と比べて入力作業が増えるかは、まだ確認できていない
商談後の確認	発言の記録と資料で回答する範囲に、同席者間の認識の違いがないか確認する

発言と状況は架空です。要約した場合は、その旨が分かるように記します。

食い違いに気づいたら確認する箇所を示す

同席者の説明が食い違ったら、違いがある箇所をその場で示します。訂正できるかを判断し、持ち帰る場合も商談の終わりに回答担当者を決めます。

違いがある箇所を示す　条件や仕様のどこが先ほどの説明と違うかを示します。正しい内容が未確認でも、食い違いがあることは伝えます。
訂正か持ち帰りか決める　進行役は、根拠を確認できれば訂正を促します。判断できない場合は、その内容を未確定として持ち帰ります。
回答担当者を確定する　商談の終わりに、未回答の内容ごとに自社側の回答担当者を決めます。回答期限と連絡方法も相手と確認します。

食い違いへの対応と終了時の確認（編集部作成の例）

場面	対応
説明が食い違う	先ほどの説明と異なる条件や仕様を具体的に示す
根拠を確認できる	誤った箇所を訂正し、正しい内容と根拠を伝える
根拠が未確認	どちらかを推測で採用せず、確認が必要な内容として持ち帰る
他の説明に影響	費用や導入時期など、関連して確認が必要な箇所も示す
商談を終える	未回答事項、回答担当者、回答期限、連絡方法を確認する

回答期限を決められない場合は、回答時期の見通しをいつ連絡するか決めます。

次の商談の役割分担をメモに書く

次の商談を対象に、確認事項と各自の役割を書き込みます。商談前に同席者で読み、未定の担当や回答範囲を決めて追記してから当日に臨みます。

確認事項から書き始める　相手と自社が確かめたいことを書き、その内容に応じて同席者を選びます。進行・説明・記録の担当も記入します。
回答範囲まで書き込む　各自の話題と答えてよい範囲、持ち帰る範囲を書きます。相手への説明履歴を確認できる資料やメモの保存場所も記入します。
商談後の確認を決める　記録を確認する日時と場所を決めます。持ち帰る質問が出たら、終了時に回答担当者と期限を追記します。

次の商談の役割分担メモ（編集部作成の例）

項目	記入欄
商談と確認事項	商談の相手：／日時：／相手が確かめたいこと：／自社が確かめたいこと：
同席者と役割	氏名・同席の目的：／進行：／説明：／記録：／兼任時に優先すること：
話題と回答範囲	話題・担当者：／答えてよい範囲：／持ち帰る範囲：／範囲外の質問の渡し先：
共有先と記録	相手に伝えている内容の保存場所：／相手の発言：／自社の解釈：／決定事項：／未確定事項：
持ち帰りの担当	質問・確認事項：／回答担当者：／回答期限：／相手への連絡方法：
商談後の確認	同席者で確認する日時・場所：／記録の食い違い・修正箇所：

話題や持ち帰り事項が複数ある場合は、項目ごとに担当者を書き添えます。