日程変更への対応を事前に決める

商談直前の変更連絡には、返信と再調整に加えて、自社の準備の見直しも必要です。変更が続く場合の判断まで、社内で使えるメモにまとめます。

  • 返信の内容と確かめることを決める　返信に書くことと、変更の理由・希望日について確かめることを決めます。
  • 再調整の進め方を決める　連絡が商談当日に届いた場合と前日までに届いた場合に分け、相手の都合を聞いて、自社の参加者や資料を調整します。
  • 判断と記録の方法を決める　変更が続くときの判断基準と、変更の履歴や次の予定を残す場所を決めます。

日程変更への返信に何を書くかを決める

変更の連絡を受けたら、受け取った旨と再調整の意向を伝えます。商談自体を取りやめる連絡か、日程だけを変える連絡かも確認します。

  • 受け取った旨を伝える　連絡を確認したことを伝えます。再調整に必要な確認が残っていても、受領の連絡は分けて行えます。
  • 再調整の意向を伝える　自社が商談の再調整を希望していることを伝えます。相手が取りやめを希望している場合は、その意向を確かめて今回の日程調整を終えます。
  • 希望の聞き方と連絡先を示す　相手に希望する日時と商談形式を尋ね、自社の調整窓口と連絡方法を伝えます。

返信に入れる内容

内容伝えること足りないと相手が迷いやすいこと
受領の連絡変更連絡を確認したことを伝えます。連絡が届いたか分からなくなります。
再調整の意向商談を再調整したい意向を伝えます。次の日程を相談してよいか迷います。
候補の聞き方都合のよい日時や形式を尋ねます。何を返せばよいか分からなくなります。
自社の連絡先調整窓口と連絡方法を示します。追加の変更を誰に伝えるか迷います。
表は編集部作成の例です。返信の文面例ではありません。

変更の理由と希望日を確かめる

理由の確認は、再調整に必要な範囲にとどめます。話せる事情と希望する日時・形式、参加者の変更を分けて確認します。

  • 理由を深く聞きすぎない　詳しい事情の説明を求めず、日程の組み直しに関係することだけを確認します。
  • 希望日と形式を確かめる　都合のよい日時と、訪問・オンラインなどの希望を聞きます。未定なら、決められる時期を確認します。
  • 参加者の変更を確かめる　相手側の参加者が変わる場合は、新たに参加する人の役割と、自社からその人に事前に共有する内容を確かめます。

再調整に必要な確認

確かめること聞き方の方針記録すること
変更の理由話せる範囲で、調整に関係する事情を聞きます。共有された理由だけを残します。
希望日都合のよい日時や時間帯を聞きます。候補と、まだ決まっていない点を残します。
希望する形式訪問やオンラインの希望を聞きます。希望する形式と制約を残します。
参加者の変更参加予定者と役割の変更を聞きます。参加者と事前共有の要否を残します。
表は編集部作成の例です。理由が不明な場合は、推測で補いません。

再調整は相手の希望を聞いてから候補を合わせる

再調整では、相手の希望を聞いてから自社の予定を確かめます。相手が候補を出しにくい場合は、自社が対応できる曜日や時間帯の幅を示します。

  • 相手の候補から調整する　希望する日時を聞き、自社の参加者が対応できるか確認します。難しい場合は、近い条件の候補を返します。
  • 候補が出なければ自社の幅を示す　自社が対応できる曜日や午前・午後などの幅を示します。予定自体が立たない場合は、次に相談する時期を決めます。
  • 確定した情報を伝える　日時が合意できたら、形式と接続先または場所を伝えます。相手への連絡では、候補の段階か確定した予定かを分かるようにします。

候補の出方に応じた進め方

場面進め方
候補が出た自社の予定を確認し、対応できる日時を返します。
都合が合わない相手の希望に近い候補を示し、再度相談します。
候補が出ない曜日や時間帯の幅を示して、都合を聞きます。
予定が立たない次に相談する時期と、どちらから連絡するかを決めます。
日時が確定した日時・形式・接続先または場所をまとめて伝えます。
表は編集部作成の例です。

当日と前日までで対応の順序を変える

商談当日に変更の連絡を受けたら、移動や会場準備への影響を先に確かめます。前日までの変更では再調整を優先し、元の予定の予約や手配も取り消します。

  • 当日は手配を先に止める　連絡を受けた旨を返し、自社の参加者にその日の商談を行わないことを共有します。移動や会場など、止められる手配を止めます。
  • 前日までは再調整を進める　相手の希望日を聞き、自社の予定を確かめます。元の予定の予約を変更または取り消し、自社の参加者に予定の変更を連絡します。
  • 時期と内容を分けて残す　連絡が当日か前日までかを記録します。日程の変更か商談自体の取りやめかも、営業管理表の別の欄に残します。

当日と事前の対応順序

連絡の時期先にすること記録
当日に届いた受領を伝え、自社の参加者と手配先にその日の商談を行わないことを連絡します。受信日時・手配の状況・再調整の意向を残します。
前日までに届いた希望日を聞き、再調整と元の予定の取り消しを進めます。受信日時・変更前の予定・調整状況を残します。
取りやめの意向がある意向を確かめ、今回の日程調整を終えます。取りやめの連絡と、再開の条件があればその内容を残します。
表は編集部作成の例です。前日までに届いても、参加者の出発や会場準備の開始が近い場合は、再調整より先に手配を止めます。

変更後の商談に合わせて準備を組み直す

日時を変更したら、参加者・資料・接続先や訪問の手配も見直します。相手の参加者が変わる場合は、説明する内容も確認します。

  • 参加者の予定を確認する　変更後に参加できる人と役割を確認します。代わりに参加する人には、商談の目的と経緯を共有します。
  • 使う資料の版を決める　前回の準備後に情報が変わっていないか確認します。使う版を決め、古い資料との取り違えを防ぎます。
  • 場所と説明内容を見直す　接続先や訪問先、予約を確かめます。相手の参加者が変わる場合は、自社からその人に経緯の説明が要るかを確かめます。

変更後に見直す準備

準備の項目組み直すこと
自社の参加者参加可否と役割を確認し、変更後の予定を共有します。
資料の版記載情報を見直し、当日使う版を共有します。
接続先変更後も使えるか確認し、案内する接続先を決めます。
訪問の手配訪問先・入館方法・移動・会場予約を確認します。
相手の参加者役割と事前共有の状況を確かめ、説明内容を見直します。
表は編集部作成の例です。

変更が続くときは状況で判断する

変更の回数だけで、商談を続けるかは決めません。相手の意向と予定の見通しに加え、自社が準備をやり直す負担も確かめて判断します。

  • 今の状況を確かめる　商談の意向が残っているか、予定を決められる状況かを確認します。変更の理由だけで関心を推測しません。
  • 続行と休止と終了を選ぶ　具体的に調整できるなら続け、見通しが立たなければ間を置きます。取りやめの意向があれば調整を終えます。
  • 判断する人を決める　対応を決める人と、社内で相談が必要な条件を定めます。判断した理由と次の行動を記録します。

続ける・間を置く・止めるの判断

状況考えられること判断
候補を相談できる予定を調整できる状況です。自社の対応可否を確かめて続けます。
時期が見えない予定を決められない状況です。関心の有無は別に確かめます。間を置き、再開の条件を相談します。
準備の負担が重い参加者や手配の見直しが負担になっています。形式の変更や休止を判断する人に相談します。
取りやめの意向現在の商談を希望していありません。今回の再調整を止め、意向を記録します。
表は編集部作成の例です。休止する場合は、再開の条件と連絡する側も決めます。

連絡がないときの確認手順を決める

商談前の確認連絡に返事がないことと、当日に参加がないことは分けて扱います。確認の方法と、その後の扱いを社内で決めます。

  • 商談前に予定を確認する　合意した日時・形式・接続先や場所を確認します。連絡する時期と方法は、相手との約束に合わせます。
  • 返事がないだけで中止にしない　確認連絡への返事がないことだけを理由に商談を中止せず、合意済みの予定と連絡履歴を確かめて、追加の確認が要るか、移動や会場の手配を続けるかを判断します。
  • 不参加の事実を残す　相手が参加せず、連絡も取れないまま予定の終了時刻を過ぎた場合は、確認した経緯を残します。理由は推測せず、後から分かれば追記します。

返事がない場合の対応

状況対応記録
商談前の確認合意した予定を示し、変更の有無を確認します。連絡した日時・方法・返答を残します。
返事がない連絡履歴を確認し、社内の手順に沿って追加確認します。確認の経緯と、手配の判断を残します。
当日に参加がない接続や場所の行き違いを確認し、合意した方法で連絡します。参加状況と連絡の結果を残します。
連絡なく終了した連絡なしの不参加として扱い、再確認の要否を判断します。連絡のない不参加の区分と確認の経緯を残します。
表は編集部作成の例です。連絡がないまま不参加となった理由は、確認できるまで不明とします。

再調整後は変化を確かめて内容を絞る

再調整後の商談では、前回のやり取り以降に状況が変わっていないか確かめます。現在の関心と使える時間に合わせて、扱う内容を決め直します。

  • 前回以降の変化を確かめる　前回のやり取り以降に、検討の状況や参加者、使える時間に変化がないか確かめます。変更理由を改めて詳しく聞く必要はありません。
  • 今の関心を確かめる　以前に聞いた課題について、相手が今回も相談したいかを確かめます。関心が移っていれば、現在の相談内容を聞きます。
  • 扱う内容を決め直す　確認した関心と時間に合わせて、当日扱う内容を絞ります。残る論点は、次に扱う必要があるか相談します。

再調整後の冒頭で確認すること

確かめること進め方
検討状況の変化前回の予定時点から、検討の進み方が変わったか確認します。
参加者と時間参加者の役割と、当日使える時間を確認します。
現在の関心以前の課題と、今話したい内容に違いがあるか確認します。
扱う内容当日優先する内容を相談し、説明する範囲を決めます。
表は編集部作成の例です。

営業管理表に変更の経緯と判断を残す

最新の日程だけでは、変更の経緯や対応の理由が分かりません。過去の予定を残しながら、連絡の内容と判断、次の行動を記録します。

  • 変更前の予定も残す　連絡を受けた日時と、変更前後の予定を記録します。変更前の予定を新しい日程で上書きしないようにします。
  • 事実と判断を分ける　伝えられた理由や返答と、自社の判断を分けて書きます。未確認の事情を理由として記録しません。
  • 次の行動まで記録する　誰が、いつ、何をするかを残します。時期が未定なら、再開の条件と連絡する側を記録します。

営業管理表に残す項目

記録項目書くこと
連絡を受けた日時と区分変更連絡を受けた日時と、当日か前日までか、日程変更か取りやめかを記します。
予定と理由変更前の予定と、伝えられた理由を記します。不明なら不明と残します。
再調整の結果変更後の日時、形式、参加者、または未定であることを記します。
自社の対応返信、参加者への共有、資料や手配の変更を記します。
判断の記録続行・休止・終了の判断と、その理由、判断した人を記します。
次の予定次の行動、担当する人、連絡する時期または再開の条件を記します。
表は編集部作成の例です。変更のたびに履歴を追加し、経緯を確認できるようにします。

日程変更への対応を自社のメモに書く

ここまでの内容を、自社で使う対応メモにまとめます。判断する人と記録先まで書いて、対応を引き継げるか確認します。

  • 返信から再調整まで書く　返す要素と確かめることを書きます。相手の候補が出る場合と出ない場合で、進め方を決めます。
  • 変更や不参加の場合も書く　当日と前日までの扱い、準備の見直し、変更が続く場合と連絡がない場合の判断基準を書きます。
  • 判断と記録の責任を決める　判断する人、相談する条件、履歴の記録先を書きます。次の行動を誰が担うかも確認します。

日程変更への対応を決めるメモ

決める項目自社の方針決める項目自社の方針
返信に書くこと記入：確かめること記入：
再調整の進め方記入：当日と事前の扱い記入：
準備の組み直し記入：変更が続くときの判断判断する人も記入：
連絡がないときの扱い記入：記録先記録する人も記入：
シートは編集部作成の例です。自社の商談や手配の事情に合わせて記入します。