資料の希望と商談の希望は別で、案内の可否はそこで決まる

資料のダウンロードだけでは、商談を希望しているとは判断できません。申し込み内容を確かめ、送る連絡と控える連絡を決めます。

  • 申し込み内容を確かめる　資料の受け取りに加え、説明や商談も希望しているかを確認します。
  • 送る連絡を決める　資料の送付、質問への回答、商談の案内を分け、希望された範囲で連絡します。
  • 返答への対応と記録を決める　相手の返答にどう対応し、営業管理表に何を残すかを決め、確認表に書き込みます。

資料の申し込みだけでは商談の希望とは限らない

資料を申し込んだ理由は、内容を読みたいだけかもしれません。商談の希望まであると決めつけると、求められていない案内を送ったり、受領のお礼を商談への返事と取り違えたりします。

  • 希望を決めつけない　資料を受け取るための申し込みに商談の案内を重ねると、相手が求めていない連絡になることがあります。
  • 資料との関係を確かめる　資料のテーマに関心があっても、別の商品やサービスの案内まで求めているとは限りません。
  • 返答の対象を分ける　資料の送付と商談の案内を混ぜると、営業担当者が受領のお礼を商談への返事と取り違えやすくなります。

申し込みと連絡がずれる場面

取りがちな対応起きること防ぎ方
すぐ日程を尋ねる望んでいない商談の調整を求めてしまいます。商談の希望が示されているか確認します。
別の商品を案内する資料のテーマと関係のない案内が届くことがあります。申し込んだ資料と案内の対象を確認します。
お礼を希望と見なす受領の返事を商談の希望と誤認します。何に対する返答かを確かめます。
編集部作成の例

資料を読む意思は、商談を希望する意思とは違う

資料を読みたい、説明を聞きたい、導入を検討したいという意思は別です。申し込みで示された内容に合わせて対応を選びます。

  • 資料を届ける　資料だけを希望している場合は、資料の提供と受け取りに必要な対応を行います。
  • 説明の範囲を確かめる　説明を希望している場合は、聞きたい内容と希望する連絡方法を確認します。
  • 商談の希望を確かめる　導入を検討しているという記載だけで日程調整を始めず、商談も希望しているかを確かめます。

申し込みで示された意思と対応

申し込みの型相手が示した意思示された意思に応じてすること
資料の受け取りまず資料を読んで確認したい。資料を届け、受け取れなかった場合に対応します。
説明の依頼指定した内容について説明を聞きたい。希望された内容を、指定の方法で説明します。
導入検討の相談導入について相談したい。相談したい内容を確認し、商談も希望していれば日程を調整します。
編集部作成の例

商談を案内できるかは申し込み時の選択と記入で決まる

連絡先が入力されているだけでは、商談の案内を希望したかは分かりません。申し込み時の画面と、実際の選択・記入内容を確認します。

  • 当時の項目を確認する　現在の画面ではなく、申し込み時に表示した説明と選択項目を確かめます。
  • 記入欄の言葉を確かめる　自由記入欄の具体的な依頼や制限を確かめます。空欄から商談の希望を推測しません。
  • 連絡の条件を確認する　連絡の目的、方法、希望時期を確かめます。選択と記述が食い違う場合は、商談の案内を保留します。

連絡を決める前に見る場所

確かめること見るところ扱い
案内の了承当時の説明文と選択の記録を見ます。どの商品や連絡についての了承かが分かるか確認します。
具体的な依頼自由記入欄の内容を読みます。依頼された内容と、連絡への制限を確認します。
連絡の希望希望する方法・時期と連絡不要の指定を見ます。指定に従い、不明な部分は希望があるものとして扱いません。
編集部作成の例

資料を送る連絡に商談の案内を混ぜると返答の意味が分かれる

資料を届ける連絡と、商談を案内する連絡では目的が違います。商談の希望が確認できていない段階では、送付に必要な案内に日程調整を混ぜません。

  • 受け取りを案内する　資料の確認先や、開けない場合の連絡先など、受け取りに必要な情報を伝えます。
  • 質問の窓口を示す　資料に関する質問先を示します。質問の受付を理由に、相手が望んでいない連絡を重ねません。
  • 商談の案内を判断する　商談の案内は、希望や了承を確認できた場合に行います。資料の送付とは別に判断します。

目的ごとに分ける連絡

連絡の型内容注意
資料を送る連絡申し込んだ資料と受け取りに必要な情報を届けます。商談の希望が確認できるまで日程調整を加えません。
質問の受付資料に関する質問の窓口を示します。質問を送るかどうかは相手に委ねます。
商談の案内希望や了承の範囲で商談を案内します。資料を送った事実だけを商談を案内する根拠にしません。
編集部作成の例

商談の案内は相手が示した希望と了承の範囲に限られる

商談を案内する根拠は、申し込みや返答で示された希望、または申し込み画面での了承です。連絡の希望や資料への質問があっても、その内容を確かめてから判断します。

  • 希望された目的を確かめる　連絡を希望していても、目的が資料の再送なら再送に対応します。商談の希望とは分けて扱います。
  • 質問には回答する　資料への質問には、まず質問の範囲で回答します。質問があるだけで商談を案内しません。
  • 了承の対象を確かめる　商談の案内を了承している場合は、その対象と方法を守ります。案内の了承だけで日程は確定しません。

希望や了承がある場合の判断

場面すること注意
連絡を希望した商談についての連絡希望なら、案内します。再送や質問への回答だけの希望と分けます。
資料に質問がある質問に回答し、商談の希望もあれば案内します。商談に参加しなければ回答しない、という形にしません。
案内を了承した申し込み画面や返答で了承された商談を案内します。希望する方法を守り、参加を決めつけません。
編集部作成の例

案内の根拠がなければ資料への対応にとどめるしかない

資料だけの希望や連絡不要の指定がある場合は、商談を案内しません。資料と関係のない記入や意味の取れない記入も、内容を確かめない限り商談の希望とは扱いません。

  • 資料だけの希望を守る　希望された資料を届けます。資料の感想を尋ねる連絡についても、相手が望んでいるかを確かめてから判断します。
  • 連絡不要の指定を守る　指定された範囲の連絡を止めます。別の連絡手段に変えて商談を案内しません。
  • 無関係な記入を分ける　資料と関係のない記入は、内容を確かめない限り商談の希望として扱いません。申込処理に必要な確認だけを行います。

商談を案内しない場面

場面することしないこと
資料だけを希望資料の提供と、受け取れなかった場合の対応をします。希望のない商談や感想確認の連絡を送りません。
連絡不要を指定指定の範囲を確認し、対象の連絡を止めます。電話など別の手段で案内を続けません。
無関係な内容申込処理に確認が必要かを判断します。記入があることだけで商談を案内しません。
編集部作成の例

返答への対応は、相手が求めた内容で決まる

返答が届いたら、相手が何を求めているかを確かめてから次の対応を決めます。受領のお礼や質問を、商談の希望へ読み替えないようにします。

  • 質問の範囲で答える　尋ねられた内容に回答します。回答のための確認と、商談の案内は分けて扱います。
  • 商談の希望に応じる　商談を希望する返答には、話したい内容と希望する方法を確認し、日程調整へ進みます。
  • 希望の変化を記録する　連絡不要の返答があれば、以前の了承があっても対象の連絡を止め、記録を更新します。

返答に応じた対応と記録

返答の型すること記録
資料への質問質問に回答し、不明点があれば必要な範囲で確認します。質問の内容と回答した内容を残します。
商談の希望希望する内容と方法を確認し、日程を調整します。商談の希望が分かる返答と調整状況を残します。
連絡不要指定された範囲の連絡を止めます。停止の対象と、対応した日時を残します。
受領のお礼受領の返事として扱います。商談の希望は示されていないことを残します。
表は編集部作成の例です。返答がないことを、新たな案内への了承とは扱いません。

連絡不要の意思は予定済みの連絡にも効く

連絡を望まない意思が示されたら、対象の連絡を止めます。予約済みの送信や別の担当からの連絡にも、停止の指定を反映します。

  • 停止する範囲を確かめる　電話だけか、営業の連絡全体かを確かめます。曖昧な場合は、営業の連絡をいったん止めます。
  • 予定済みの連絡を止める　送信予約や架電予定を確認し、停止の対象を予定から取り消します。担当が変わっても指定が分かるようにします。
  • 新しい意思を優先する　途中で連絡不要と示されたら、以前の了承を根拠に営業の連絡を続けません。過去の記録を残して更新します。

連絡不要が示された時点ごとの対応

場面すること営業管理表の扱い
申し込み時指定に従い、希望された資料の提供と営業の連絡を分けます。申し込み時の指定と停止対象を記録します。
返答で示された対象の連絡と、予約済みの送信・架電を止めます。返答の内容と停止処理の完了を記録します。
やり取りの途中進行中の案内を止め、関係する担当へ共有します。最新の指定を目立つ位置に残し、履歴も保持します。
表は編集部作成の例です。停止後の再開は、新たに示された希望を確認して判断します。

連絡の根拠と経過が営業管理表に残れば次の対応が決まる

連絡した事実だけでは、次に何をしてよいか判断できません。申し込みから返答までをたどり、案内する理由や控える理由が分かるように残します。

  • 連絡の判断に使った申し込み内容を残す　資料名と、申し込み時の選択・記入内容を残します。案内を了承した対象も確認できるようにします。
  • 連絡と返答を対応させる　何をいつ送ったかと、それに対する返答を記録します。資料への返答か商談への返答かを分けます。
  • 次の対応を明記する　案内するか控えるか、その理由と次の対応を書きます。連絡停止の指定も同じ記録から確認できるようにします。

営業管理表に残す項目

記録項目書くこと
申し込んだ資料資料名、申し込み日時、申し込み記録の参照先を書きます。
示された意思選択内容、自由記入、希望する方法と時期、当時の説明文の参照先を書きます。
送った連絡送付・回答・商談案内の別と、日時、手段、内容を書きます。
相手からの返答返答の日時、対象の連絡、質問や希望の内容を書きます。
連絡停止の指定申し出の内容、停止範囲、処理日時、共有先を書きます。
判断と次の対応案内の可否、その根拠、次に行う対応と対応する人を書きます。
編集部作成の例

確認表に根拠を書いてから送る連絡が決まる

実際の申し込みを見ながら、確認できた内容を書き込みます。希望や了承の根拠が見つからない場合は、商談の案内を保留します。

  • 記録と照らして記入する　申し込み画面の説明と選択・記入内容を照らし合わせます。推測は、確認できた事実と分けて書きます。
  • 連絡の目的を決める　資料の送付、質問への回答、商談の案内から必要な対応を選び、希望する方法も確認します。
  • 返答後に更新する　返答で希望が変わったら確認表を更新します。連絡不要の指定があれば、予定済みの送信や架電も止めます。

資料を申し込んだ相手への連絡確認表

確認項目記入欄
申し込んだ資料資料名・申し込み日時：
相手が示した意思選択・記入内容／希望する連絡方法／連絡不要の指定：
商談を案内してよいか案内する・案内しない・確認できるまで保留する／判断の根拠：
送る連絡目的・内容・方法・時期／送らない場合はその理由：
返答の扱い質問への対応／商談希望への対応／連絡停止の対応：
記録保存先・更新する人／次の対応／返答後に更新した内容：
表は編集部作成の例です。返答がない場合も、案内の範囲を自動で広げません。