指定された時期の再連絡を記録で管理する

この資料では、再連絡の前に確認する内容、記録の方法、再連絡後の対応を整理します。相手が指定した時期に、前回の話を踏まえて連絡できるようにします。

  • 指定の意味を確かめる　指定された時期と理由、そのとき何が変わる見込みかを確かめます。再連絡を望んでいるかも確認します。
  • 予定と前回の話を残す　連絡する時期と方法を営業管理表に記入し、前回伝えた内容や相手の反応も残します。
  • 再連絡後の対応を決める　記録を確認してから連絡し、状況や担当者の変更に応じて、次の連絡予定を決めるか、再連絡を取りやめます。

再連絡の予定と前回の話を一緒に残す

時期だけを覚えていても、再連絡の理由までは思い出せないことがあります。予定と会話の内容を同じ営業管理表で確認できるようにします。

  • 記憶に頼らず記録する　再連絡を求められたら、指定された時期を記録します。日々の予定確認で見つけられる場所に残します。
  • 前回の話を添える　なぜその時期なのか、何を確認するために連絡するのかも書きます。予定だけの記録にしないようにします。
  • 指定より早く連絡しない　準備を終える日と、相手が指定した連絡時期を別々に管理します。準備が済んでも、指定された時期までは連絡を待ちます。

予定の残し方で防げる行き違い

取りがちな対応起きること防ぎ方
記憶に頼る再連絡の予定を忘れることがあります。営業管理表に予定を残します。
時期だけ残す前回の話が分からなくなることがあります。指定の理由と会話の内容も残します。
準備後すぐ連絡する指定より早い連絡になることがあります。準備と連絡の予定を分けます。
表は編集部作成の例です。

指定された時期とそのとき変わる状況を確かめる

同じ来月という表現でも、月初か月末か、年度の区切りかで意味が違います。指定の理由と、その時期に相手の状況がどう変わる見込みかを確かめます。

  • 時期の意味を確かめる　月初か月末か、年度の区切りかを確認します。日付が決まっていなければ、無理に確定させず幅を残します。
  • 変わる見込みを聞く　忙しさが落ち着くのか、検討できる条件が変わるのかを聞きます。まだ決まっていないことも区別します。
  • 判断する人を確かめる　その時期に誰が検討や判断をするのかを確認します。名前が分からなければ、部署や役割を記録します。

再連絡を求められた場での確認

確かめること聞き方の方針記録
時期の意味月初・月末や年度の区切りを確かめます。指定された表現と確認した範囲を残します。
指定の理由今は話を進められない事情を確かめます。説明された理由を残します。
変わる見込みその時期に変わることと未定のことを分けます。予定と未確定事項を残します。
判断する人検討や判断をする人の役割を確かめます。名前・部署・役割の分かる範囲を残します。
表は編集部作成の例です。

時期の指定だけで再連絡の意向を決めつけない

具体的な理由があっても、検討する意思があるとは限りません。時期だけの返答でも、断りだと決めつけずに、再連絡の希望と連絡方法を確かめます。

  • 理由だけで期待しない　その時期に何が変わるかと、改めて連絡してよいかを分けて確認します。理由が具体的でも、それだけで検討を望んでいるとは判断しません。
  • 曖昧な返答を決めつけない　時期以外が分からなければ、再連絡の意向は未確認と記録します。関心があると読み替えないようにします。
  • 連絡の希望を優先する　希望する方法や連絡不要の意思を確かめます。連絡を望まないことが分かったら、再連絡の予定を取り消します。

発言と確認できた意向を分ける

発言の型確かめること扱い
具体的な理由がある変わる見込みと再連絡の希望を確かめます。確認できた条件で予定を残します。
時期だけを言うその時期の再連絡を望むか確かめます。不明なら意向未確認として扱います。
方法を指定する希望する方法と連絡先を確かめます。指定された方法を予定に残します。
連絡不要を示す再連絡を望まない意思を確認します。再連絡の予定を取り消します。
表は編集部作成の例です。

再連絡の予定を営業管理表に残す

再連絡の予定には、時期だけでなく方法と確認する内容も必要です。指定された内容と、自社で管理するために決めた予定を区別して残します。

  • 指定と社内予定を分ける　相手が指定した時期をそのまま残します。日付に幅がある場合は、その範囲内で連絡予定を決めます。
  • 方法と相手を記録する　希望された連絡方法と、前回話した人の名前・部署を記録します。連絡先が未確認なら、その旨も書きます。
  • 確認する内容を決める　再連絡時に確かめる変化や未確定事項を書きます。社内で誰が連絡するかも決めて記録します。

再連絡の予定に必要な項目

記録項目書くこと注意
連絡予定の時期指定された時期と社内の連絡予定を書きます。相手と合意していない日を約束済みとして扱いません。
連絡方法希望された方法と連絡先を書きます。未確認の内容を推測で埋めません。
前回の担当者話した人の名前と部署を書きます。判断する人と同じかを区別します。
確認する内容変わる見込みと再確認する事項を書きます。今回の連絡の目的を具体的にします。
社内の連絡担当再連絡を行う人を書きます。担当が変わるときは予定も引き継ぎます。
表は編集部作成の例です。

前回の説明と相手の反応を分けて残す

何を伝えたかと、どう返答されたかを分けると、再連絡時に話を続けやすくなります。未回答の質問や送付済みの資料も、予定と一緒に確認できるようにします。

  • 伝えた範囲を残す　説明した内容と、まだ説明していない内容を区別します。前回どこまで話したかが分かるように書きます。
  • 反応と推測を分ける　相手の返答と、自分の見立てを分けて記録します。再連絡の了承を、提案への賛同として扱わないようにします。
  • 質問と資料を残す　誰からの質問で、誰の回答を待っているかを書きます。送った資料は、名称や内容を確認できる形で残します。

再連絡前に読み返す会話の記録

記録項目書くこと
伝えた内容説明した内容と、説明が済んでいない内容を書きます。
相手の反応返答や質問を残し、自分の推測は分けて書きます。
未回答の質問質問の内容と、誰の回答を待っているかを書きます。
送った資料資料名・送付日・送付先と、内容の参照先を書きます。
表は編集部作成の例です。

前回の記録を読み返して伝える内容を更新する

連絡前に、指定の理由と前回のやり取りを読み返します。公開情報の変化も確認し、今回伝える内容と相手に確かめる内容を整理します。

  • 指定の理由を読み返す　時期と理由、連絡方法、未回答の質問を確認します。今回の連絡で何を伝え、何を確かめるのかを明確にします。
  • 公開情報の変化を調べる　事業や組織に関する公開情報を確認します。情報源と確認日を残し、相手の説明と区別して扱います。
  • 今回伝える内容を選ぶ　未回答の質問への回答や、前回から変わった説明を準備します。公開情報だけで検討状況を決めつけません。

指定された時期までに行う準備

準備内容注意
記録を確認する指定の理由と前回の話を読みます。連絡してよい時期と方法も確認します。
公開情報を調べる事業や組織の変化を確認します。情報源と確認日を残します。
伝える内容を更新回答や説明の変更点を準備します。相手の状況は連絡時に確かめます。
表は編集部作成の例です。

前回の話を踏まえて現在の状況を確認する

指定された時期が来たら、記録を確認して希望された方法で連絡します。前回の話を簡潔に伝え、予定されていた変化が実際にあったかを確かめます。

  • 記録を開いて連絡する　前回話した相手と、指定された時期・理由を確認してから連絡します。希望された連絡方法を守ります。
  • 予定された変化を聞く　その時期に変わる見込みだったことを確認します。時期が来たことだけを理由に、提案の説明を始めないようにします。
  • 現在の担当を確認する　今も同じ人が担当しているかを確認します。担当が変わっていれば、引き継がれている範囲を確かめます。

再連絡時に確認する順序

場面することしないこと
連絡を始める記録を確認し、指定された方法で連絡します。都合のよい別の方法に変えません。
前回の話を伝える時期を指定された経緯を簡潔に伝えます。相手が覚えているのに最初から説明し直しません。
現在の状況を聞く予定されていた変化があったか確かめます。検討を始められると決めつけません。
担当を確認する現在の担当と引き継ぎの有無を確かめます。前任者の再連絡の了承が新しい担当にも通じるとは考えません。
表は編集部作成の例です。

変わった状況に応じて次の対応を決める

再連絡しても、前回の予定どおりに検討が始まるとは限りません。延期、中止、担当変更を分けて確認し、現在の意向に合わせて対応を決めます。

  • 延期の条件を確かめる　何が延びたのかと、検討を始められそうな時期や条件を聞きます。再連絡の希望を確かめ、合意した時期と方法を残します。
  • 検討中止で連絡不要なら予定を取り消す　検討をやめたことが分かったら、再連絡の希望も確認します。希望がなければ予定を取り消し、理由を残します。
  • 新しい担当の意向を聞く　新しい担当と引き継ぎの範囲を確認します。前回の了承を前提にせず、連絡してよいかを改めて確かめます。

変更内容ごとの対応

場面すること記録
時期が延びた延期の理由と再連絡の希望を確かめます。延期の理由と、合意した次の予定を書きます。
次の時期が未定連絡の希望と、予定を決められる条件を聞きます。未定の理由を残し、約束済みの予定にしません。
検討をやめた再連絡を望むか確認し、不要なら予定を取り消します。中止の理由と取り消しの判断を書きます。
別の人が担当担当と引き継ぎの範囲、連絡の意向を確かめます。新しい担当と確認できた連絡条件を書きます。
表は編集部作成の例です。

再連絡の結果と次の予定を営業管理表に残す

連絡した事実だけでは、その後に何をするかが分かりません。相手の現在の状況と、次の連絡予定が決まったか、未定か、再連絡を取りやめたかを記録します。

  • 今回の結果を残す　連絡した日と方法、話した相手、確認できた状況を書きます。前回から何が変わったかも残します。
  • 次の予定を更新する　合意した時期・方法・確認事項を記録します。時期が未定なら、未定の理由を残して確定した予定と分けます。
  • 取りやめの理由を残す　連絡不要など、再連絡を取りやめた根拠を書きます。古い予定を残したままにせず、今回の結果に合わせて更新します。

再連絡後に更新する項目

記録項目書くこと
連絡した日連絡日・方法・話した相手を書きます。
相手の状況変わったことと、まだ決まっていないことを書きます。
次の予定合意した時期・方法・確認事項を書きます。
時期が未定の理由予定が決まらない理由と、確認できた連絡の意向を書きます。
取りやめの判断取りやめた理由を残し、残っている再連絡の予定を取り消します。
表は編集部作成の例です。

再連絡の確認表に予定と判断の根拠を記入する

時期を指定された営業先について、確認できた内容を記入します。分からない項目は未確認と書き、相手の発言と自分の判断を区別します。

  • 指定と意向を記入する　指定された時期と理由、変わる見込みを書きます。再連絡を望んでいるかの判断には、確認できた根拠を添えます。
  • 予定と準備を確認する　連絡の予定と前回のやり取りを記入します。連絡前に確認する情報と、今回確かめる内容も書きます。
  • 変更への対応を書き込む　延期・中止・担当変更があった場合の対応を決めます。連絡後に結果を書き、次の予定か取りやめの判断を残します。

時期を指定された再連絡の確認表

確認項目確かめて書くこと記入欄
時期と理由指定の時期・理由・変わる見込み・判断する人を書きます。
再連絡の意向再連絡を望んでいるかと、その根拠を書きます。不明なら未確認とします。
予定と前回の話連絡時期・方法・相手と、説明・反応・未回答・送付資料を書きます。
準備と連絡時の確認公開情報と説明の更新点、担当や状況の確認事項を書きます。
状況が変わった場合延期・中止・担当変更があった場合の対応を書きます。
結果の記録連絡日・現在の状況と、次の予定・未定・取りやめの判断を書きます。
確認表は編集部作成の例です。