元になるリストと配る写しを分けないと、内容が食い違う

手元の写しを書き換えても、ほかの人が見る内容までは変わりません。元に戻す情報と配り直す時期を決めると、更新や除外を共有できます。

  • 元と写しを分ける　元の置き場所と写しの作り方を決め、書き込みを元へ反映する手順と人を定めます。
  • 更新と除外の順番を決める　更新する人と時期を決め、連絡停止の希望を先に元と写しへ反映します。
  • 版と見る範囲を決める　版の名前と変更内容を残し、誰がどの写しを見てよいかを決めます。

手元の写しは最新の内容とは限らない

同じ元から配った写しでも、書き込みや更新を重ねると内容が分かれます。写しを増やす前に、元へ戻す情報と配り直す時期を決めます。

  • 新しさを名前だけで決めない　新しそうな名前でも、除外や連絡結果が入っているとは限りません。元の版と変更内容を見ます。
  • 別の写しにも目を向ける　手元で営業対象から外しても、別の写しには残ります。同じ営業先に自社の担当者が二人付いていないかも元で確かめます。
  • 書き込みの行き先を決める　写しに残した連絡結果を元へ戻す人と時期を決めます。戻した内容を次の写しに含めます。

写しの食い違いを防ぐ決まり

起きること原因決めること
最新が分からない元と写しの区別がありません。元の置き場所と配布中の版を決めます。
除外先が残る手元の写しだけを直しています。元への反映と写しの配り直しを決めます。
連絡が重なる自社の担当者の変更が元に戻りません。自社の担当者を元で更新してから配ります。
書き込みが戻らない戻す人と時期が決まっていません。戻す項目と受け取る人を決めます。
表は編集部作成の例です。自社で起きている食い違いに合わせて決まりを選びます。

写しは、手元の写しからではなく更新した元から作る

元になるリストは置き場所を決め、そこから写しを作ります。前に配った写しを使い続けると、元で直した内容が届かなくなります。

  • 元の置き場所を決める　更新のたびに元を探さずに済むよう、置き場所を固定します。移すときは配布先にも知らせます。
  • 写しは元から作る　配る直前に元へ更新を反映し、相手に渡す範囲を取り出します。元の版が分かる名前を付けます。
  • 写しに書く範囲を決める　連絡結果など、写しに書いてよい項目を決めます。元へ戻した後は、新しい写しに切り替えます。

元から配り、書き込みを元へ戻す

  1. 元の置き場所を決める
  2. 元から作った写しを配る
  3. 写しの書き込みを元へ戻す
  4. 更新した元から写しを配り直す
配り直す前に、古い写しに元へ戻していない書き込みがないか確認します。

更新には、担当する人ときっかけの決まりが要る

気づいた人がそれぞれ直すだけでは、元に入る情報がばらつきます。情報を知らせる役割と元を書き換える役割を決め、更新のきっかけを決めます。

  • 元を更新する人を決める　項目ごとに元を更新する人を決めます。不在のときに代わって更新する人も決めておきます。
  • 更新する情報を分ける　会社の情報、連絡結果、除外を分けます。変更を知る人から、元を更新する人へ知らせます。
  • きっかけと時期を結ぶ　連絡後や写しの配布前など、仕事の区切りに更新を組み込みます。連絡停止はその場で共有します。

情報ごとの更新の決まり

更新する情報更新する人きっかけ
会社の情報会社の情報を元へ反映する人を決めます。移転などの変更を確かめたときに更新します。
連絡結果写しから結果を集めて元へ戻す人を決めます。連絡を終えた後に戻します。
連絡する人営業先の割り振りを元へ反映する人を決めます。引き継ぎや割り振りの変更時に更新します。
営業対象外対象から外す会社を元へ反映する人を決めます。対象から外す理由を確かめたときに更新します。
連絡停止停止を聞いた人から知らせを受け、元を直す人を決めます。希望を聞いたら先に連絡を止め、元へ反映します。
表は編集部作成の例です。同じ人が兼ねる場合も、知らせ先と不在時の代わりを決めます。

情報を確かめた日はリストの更新日とは限らない

連絡結果を書き足しても、会社の住所を確かめ直したことにはなりません。情報の確認日、元の更新日、版の日付を分けて残します。

  • 確認日を情報に添える　住所や連絡先を確かめた日を、その情報に添えます。何を見て確かめたかも残します。
  • 更新日は変更を表す　元を書き換えた日を残します。別の項目を直しただけなら、会社の情報の確認日は変えません。
  • 版の日付は内容を決めた日　配る内容をまとめた日を版に添えます。写しを作り直しただけで、情報の確認日を新しくしません。

日付ごとに示すことを分ける

日付の種類意味書く場所
情報の確認日その項目の内容を確かめた日です。確かめた項目のそばに、情報の出どころと一緒に残します。
リストの更新日元に変更を書き入れた日です。元の変更記録に、変えた項目と一緒に残します。
版の日付その版の内容をまとめた日です。版の名前に添え、元と写しの両方に残します。
表は編集部作成の例です。項目ごとに確認日が違うときも、一律の日付に書き換えません。

除外は、元へ反映し古い写しの使用を止めるまでが要る

元から営業対象を外しても、配布済みの写しは変わりません。除外を元へ反映してから写しを配り直し、古い写しからの連絡を止めます。

  • 除外の理由を分ける　連絡停止、営業対象外、同じ会社の重複登録を分けて残します。対象から外した理由を後から見直せます。
  • 元を直してから配る　元に除外する会社と理由を記します。連絡停止を含む場合は、配り直しを待たずに知らせます。
  • 配り直す前に突き合わせる　除外の記録と新しい写しを突き合わせます。配布先には切り替えを知らせ、古い写しの使用を止めます。

除外の理由に応じて元と写しを直す

除外の種類元への反映写しの直し方
連絡停止希望された範囲と、聞いた内容を残します。該当する連絡を先に止め、営業対象から外して配り直します。
営業対象外対象から外す理由と、その範囲を残します。今回配る営業先から外し、配り直します。
同じ会社の重複同じ会社の情報と連絡結果をまとめます。重なった掲載をなくし、連絡する人を確認して配ります。
移転・閉鎖確かめた内容と確認日を残します。使えない連絡先を外し、移転先を確かめた場合は直します。
表は編集部作成の例です。除外の記録は残し、後から写しを作るときにも参照します。

連絡停止の希望には、元の更新を待たない対応が要る

連絡停止の希望を聞いたら、次の更新や配布を待たずに知らせます。元の更新が終わるまでも、配布済みの写しから該当する連絡を止めます。

  • 聞いた内容を知らせる　聞いた人から元を更新する人へ、会社と連絡先、希望の範囲を知らせます。ほかの更新より先に反映します。
  • 反映前も連絡を止める　写しの配布先へ停止を知らせます。元の更新を待たず、予定している連絡も止めます。
  • ほかの手段も確かめる　電話だけか、ほかの連絡も含むかを聞いた内容から確かめます。範囲が読み取れない間は、手段を変えて連絡しません。

連絡停止を聞いてから写しの利用者へ届くまで

場面すること記録
希望を聞いたとき該当する連絡を止め、元を更新する人へ知らせます。会社、連絡先、聞いた日、聞いた人、希望の内容を残します。
元への反映前写しの配布先へ知らせ、予定済みの連絡も止めます。知らせた相手と、停止を確認できた相手を残します。
ほかの手段がある希望が及ぶ手段を確かめ、外注先にも停止を知らせます。停止する手段と知らせた相手を残します。
写しを配り直す停止の記録と新しい写しを突き合わせます。反映した版と、切り替えを確認した配布先を残します。
表は編集部作成の例です。連絡停止の確認のためだけに、止めた手段で再び連絡しません。

写しに残しただけでは共有したとは限らない

写しへの書き込みは、元へ戻して初めて次の配布に入ります。戻す項目、戻す人、受け取る人を決め、戻したことが分かる記録を残します。

  • 戻す項目を決める　連絡結果、会社の情報の訂正、相手からの連絡停止の希望、自社で対象外とした理由を元へ戻します。個人の作業メモは分けておきます。
  • 渡す先と時期を決める　写しに書いた人から、元を更新する人へ渡します。戻す時期と、反映後の知らせ方も決めます。
  • 食い違いを確かめて戻す　元と違う内容は、確認日と根拠を突き合わせてから書き換えます。連絡停止は先に共有して連絡を止めます。

書き込みごとに戻す内容と人を決める

書き込みの種類元へ戻すか戻す人
連絡結果連絡した日と結果を戻します。連絡した人が知らせ、元を更新する人が反映します。
会社情報の訂正確認日と根拠を添えて戻します。変更を確かめた人が知らせ、元を更新する人が反映します。
除外・連絡停止理由と希望の範囲を戻します。連絡停止は先に知らせます。聞いた人が知らせ、元を更新する人が反映します。
自社の担当者の変更引き継ぎ先と変更の時期を戻します。引き継ぐ人が知らせ、割り振りを更新する人が反映します。
個人の作業メモ元へは戻さず、共有する事実と分けます。書いた人が、戻す内容と分けて残します。
表は編集部作成の例です。元を更新する人は反映した項目を知らせた人へ伝え、反映済みの内容が分かるようにします。

配った内容の違いを見るには、版と変更の記録が要る

写しの名前だけでは、何が変わったかまでは分かりません。版の名前、変更内容、配布先を結び付けて残し、問い合わせのあった写しをたどれるようにします。

  • 版の名前を決める　リスト名と版の日付に、同じ日でも版を見分けられる名前を添えます。内容を変えた版には同じ名前を使いません。
  • 変更内容を残す　追加、訂正、除外の内容と変更理由を残します。変えた会社と項目をたどれるようにします。
  • 配った版を残す　配布先と渡した版を記録します。古い版は過去の配布内容として分け、営業には使わないと分かる場所に置きます。

版から変更内容と配布先をたどる

残すこと内容注意
版の名前リスト名、版の日付、版を見分ける名前を残します。内容が違う版に同じ名前を付けません。
変更内容変えた会社、項目、内容、理由を残します。元の更新日と会社の情報の確認日を分けます。
更新した人元を書き換えた人を残します。変更の出どころをたどれるようにします。
配布先と配布日渡した相手、版、渡した日を残します。配り直したときも、前の配布記録を残します。
過去の版以前に配った内容を版ごとに残します。現在使う写しと置き場所を分けます。
表は編集部作成の例です。過去の版を残す期間と、その期間が過ぎた後の対応も決めます。

社外へ渡す写しの範囲は依頼する仕事で決まる

元に集めた情報を、そのまま全員へ渡すとは限りません。社内で見る範囲と外注先へ渡す範囲を元から切り出し、配った版を記録します。

  • 元と写しで見る範囲を分ける　元を見る人と、営業に使う写しを見る人を決めます。元を更新する人は、変更に要る情報を見られるようにします。
  • 外注先へ渡す項目を絞る　外注先に営業を依頼する営業先と、依頼する仕事に要る項目を選びます。連絡停止を反映し、社内向けのメモは外します。
  • 渡した後の更新も決める　渡した版と範囲を残します。訂正や停止の知らせ先、写しの切り替え、仕事を終えた後の返却や使用停止も決めます。

元から切り出す範囲と配布記録

相手渡す範囲記録
元を更新する人更新する項目と、その根拠を見る範囲を決めます。見る範囲と書き換えてよい項目を残します。
社内の営業担当連絡する会社と営業に要る項目を渡します。渡した版、会社の範囲、配布先を残します。
引き継ぐ人引き継ぐ会社の情報と連絡結果を渡します。渡した版と、前の担当が古い写しの使用を止めたことを残します。
外注先依頼する営業先と、仕事に要る項目を渡します。相手、版、渡した範囲、停止の知らせ先を残します。
表は編集部作成の例です。見る範囲が変わったら、配布済みの写しを使い続けてよいかも見直します。

確認表に書き出すと、管理の決まりの抜けが分かる

決めたつもりでも、元へ戻す人や古い写しの止め方が書けないことがあります。自社の置き場所と人の名前を当てはめ、仕事の流れをたどります。

  • 場所と人を書き切る　元の置き場所と更新する人を具体的に書きます。不在時に代わる人まで書くと、知らせ先が分かります。
  • 流れの順に読む　配布、書き込み、元への反映、配り直しの順に読みます。担当する人や時期が未定の箇所を探します。
  • 停止が届く先をたどる　連絡停止を聞いたところから、元と配布先へ届くまでをたどります。書けない箇所は関わる人と決め直します。

営業リストの管理の確認表

確認する項目記入する内容確認する項目記入する内容
元の置き場所を書く。元を置く場所と、場所が変わったときの知らせ方を書きます。写しの作り方を書きます。元から取り出す範囲、作る人、配る相手、写しに書いてよい項目を書きます。
更新の決まりを書く。更新する情報、人、きっかけ、時期と、不在時に代わる人を書きます。日付の分け方を書きます。情報の確認日、元の更新日、版の日付をそれぞれどこに残すかを書きます。
除外の反映を書く。除外の理由、元へ反映する順番、配り直す前の確認、古い写しの止め方を書きます。停止の反映を書きます。連絡停止を聞いた人からの知らせ先、反映前の対応、ほかの手段への反映を書きます。
元へ戻す手順を書く。写しから戻す項目、戻さない項目、戻す人、受け取る人、戻す時期を書きます。版と見る範囲を書きます。版の名前、変更内容の残し方、配布先の記録、社内外で見てよい範囲を書きます。
表は編集部作成の例です。記入した決まりは、元を更新する人と写しを使う人で確認します。