営業先への連絡は手段ごとに準備する

リストを作っても、すべての会社に同じ手段で連絡できるとは限りません。着手前の確認と、着手後の記録を分けて考えます。

  • ずれの原因を分ける　連絡先が無い場合、あっても使えない場合、届かない・つながらない場合を区別します。
  • 手段ごとに判断する　電話・フォーム・手紙で何を確認し、どの手段から始めるかを決めます。
  • 確認シートに記録する　連絡先がある会社数と、連絡した結果を記録し、次に試す手段や、外注するときに依頼先へ伝える内容を決めます。

連絡を始められる件数は手段ごとに違う

リストの件数は、選ぶ条件に合った会社の数です。電話・フォーム・手紙では必要な連絡先が違うため、着手できる件数も変わります。

  • リストの件数の中身を確かめる　地域や業種などに合う会社が載っていても、使いたい連絡先まで載っているとは限りません。
  • 必要な連絡先を確認する　電話なら番号、フォームなら送信先のページ、手紙なら住所の記載があるかを確認します。届くかは送った後に分かります。
  • 依頼する範囲を決める　連絡先の確認が必要な会社と、連絡を始められる会社を分けると、外注する作業を決めやすくなります。

着手できる件数を確認する流れ

  1. 条件に合った会社をリストで数える
  2. 手段ごとに必要な連絡先を確認する
  3. 連絡を始められる会社を手段別に数える
連絡を始められることと、相手に届く・つながることは別です。

ずれの原因は、連絡先の有無・使える条件・連絡した結果で分ける

件数が減った理由によって、次に必要な作業は違います。原因を混ぜて「リストが悪い」と一括りにすると、次に必要な作業を誤ります。

  • 連絡先の有無を調べる　リストに連絡先が無い場合は、公開情報から補えるかを確認します。
  • その手段で使えるか見る　連絡先があっても、営業の受付方針や入力条件によって、その手段を使えない場合があります。
  • 試した後の結果を残す　手紙が返送されたことや、電話がつながらなかったことは、連絡先の有無と分けて記録します。

原因と確認時点の整理（編集部作成の例）

原因例確認できる時点
連絡先の記載が無いリストに電話番号が載っていないリストを見るとき
手段が使えないフォームに営業目的の送信を断る表記があるページを見るとき
届かない・つながらない手紙が返送される、電話がつながらない送付・発信した後
リストに載っていないことだけで、連絡先そのものが存在しないとは判断しません。

電話では、番号の有無と受付状況で着手する会社を決める

番号が載っていても、営業の用件で話せるとは限りません。番号の不足、受付の案内、発信した結果を分けて確認します。

  • 番号の不足を確認する　番号が無い会社は、公開されている番号を調べるか、別の手段を使うかを決めます。
  • 受付の案内を確認する　代表番号で営業の用件を受けない案内がある場合は、案内に従って連絡を控えます。
  • 不通と応答なしを分ける　不通・移転・番号変更の案内を記録します。応答が無いだけの場合は、番号が使えないと決めつけません。

電話で連絡を始められない理由と、発信後の結果（編集部作成の例）

減る理由分かる時点記録の区分
番号が無いリスト・公開情報の確認時番号無し
営業を受けないサイトの確認時・発信後営業の受付なし
不通など発信後の案内を確認したとき不通／移転／番号変更
応答が無い発信したとき応答なし
番号の有無、通話の成立、提案への返答は別々に記録します。

フォームでは、有無・受付方針・入力条件で送るかを判断する

会社のサイトがあっても、営業に使えるフォームがあるとは限りません。フォームの存在だけでなく、受付方針と送信に必要な条件を確認します。

  • フォームの場所を調べる　サイトを確認できない場合と、サイトはあるがフォームを見つけられない場合を分けます。
  • 受付方針を読む　営業目的の送信を断る表記がある場合は送信しません。フォームの用途も確認します。
  • 入力条件を確かめる　必須項目・添付・文字数の条件を確認します。条件を満たせない場合は、無理に送信を進めません。

フォームで送信できない理由（編集部作成の例）

減る理由分かる時点記録の区分
サイトを確認できない公開情報を調べたときサイト未確認
フォームを見つけられないサイトを確認したときフォーム未確認
営業を断る表記受付方針を読んだとき営業送信不可
入力条件に合わない入力条件の確認時・入力時必須項目／添付／文字数
見つからない場合は確認した範囲も残します。送信完了だけでは、相手が読んだかは分かりません。

手紙では、住所と宛名を確認したあとも、返送の結果を記録する

所在地が載っているだけでは、郵便が届くかまでは分かりません。住所や宛名の不足を確認し、送った後に返送された場合は別に記録します。

  • 住所の不足を調べる　住所が無い場合や、建物名などが不足している場合は、公開情報で補えるかを確認します。
  • 会社名や部署を確かめる　会社名や部署の表記が、配達先や社内の渡し先を特定するために足りているかを確認します。
  • 返送を記録する　宛先不明などで返送された場合は、その事実と郵便物に付いた表示をそのまま記録します。理由を推測で決めません。

手紙で送れない理由と、送った後の結果（編集部作成の例）

減る理由分かる時点記録の区分
住所が無いリスト・公開情報の確認時住所無し
住所が不足する住所を照合したとき住所の補足が必要
宛名が不足する会社名・部署を確認したとき宛名の確認が必要
手紙が返送される送った手紙が返送されたとき返送／郵便物の表示
表の区分は社内記録用です。返送されていないことだけで、相手が読んだとは判断できません。

同じ会社でも連絡を始められる手段は違う

電話をかけられても、フォームが無い会社はあります。住所はあるが番号が無い会社も、手紙で連絡できるなら営業先に残せます。

  • 手段ごとに判断する　会社を「連絡できる・できない」の一言で決めず、手紙・電話・フォームのどれで着手できるかを分けます。
  • 補う連絡先を決める　使える手段から始めるか、必要な連絡先だけを追加で調べるかを決めます。
  • 断る案内の範囲を読む　別の手段を選ぶ場合も、連絡を断る案内がその手段だけを指すのか、連絡全般を指すのかを確認します。

会社別に着手できる手段を見る（編集部作成の例）

会社（架空）手紙電話フォーム
A社○○×
B社○×○
C社×○○
○は着手前の確認で連絡先が使える状態、×は使えない状態です。未確認は空欄にします。届く・つながる保証ではありません。

営業先を選ぶ条件と連絡手段の条件を分ける

地域・業種・売上などは、営業先を選ぶ条件です。電話番号・住所・フォームの有無は、選んだ会社へ連絡する手段を決める条件です。

  • 営業先を先に選ぶ　どの会社に提案したいかを、地域・業種・売上などの条件で決めます。
  • 手段だけで除外しない　先に電話番号がある会社だけを残すと、手紙やフォームでなら連絡できる会社まで対象から外れることがあります。
  • 会社ごとに使える手段を記録する　営業先として選んだ会社を残したうえで、使える手段と、追加確認が必要な手段を記録します。

営業先を選んでから手段を決める流れ

  1. 営業先を選ぶ条件で絞る
  2. 手段ごとに連絡先を確認する
  3. 会社ごとに使う手段を割り当てる
営業先の一覧と、今回連絡する会社の一覧は、別のものとして管理します。

公開情報での確認と着手後の記録を分ける

公開情報で確認できることにも範囲があります。着手前にすべてを確定させようとせず、試して分かったことを記録に加えます。

  • 法人名と所在地を照合する　法人名・所在地は国税庁の法人番号公表サイトで確認できます。連絡の可否は別に確認します。
  • 受付状況を確かめる　フォームの受付方針はページで読み、電話の受付状況は公開の案内や発信後の応答で確認します。
  • 分かった時点で更新する　連絡先や受付方針は着手前に確認し、確認日と情報源を記録します。着手後に分かった結果を追記します。

確認と記録を分ける項目（編集部作成の例）

項目着手前に確認着手後に記録
法人名・所在地公表情報とリストの記載追加確認が必要になった内容
電話番号と公開されている受付案内不通・応答なし・受付時の案内
フォーム受付方針と入力条件送信完了・送信できない理由
手紙住所と会社名・部署の表記戻りの有無と現物の表示
公開情報の確認だけでは、現在つながるか、届くか、読まれるかまでは確定できません。

連絡の結果と提案への返答を分けて引き渡す

届かない・つながらないことと、提案を断られることは別の問題です。営業先のリストを外注先や社内の実施担当へ渡す前に、会社の識別方法と記録の区分を、渡す側と受ける側で同じにします。

  • 連絡と提案を分ける　不通や返送は連絡の結果として残します。提案を断られた場合は、提案への返答として別に記録します。
  • 重複連絡を防ぐ　試した手段と日付、実施済みの印を残します。次に試す前に、同じ会社への履歴と連絡を控える印を確認します。
  • 引き継ぐ条件を決める　リストに含む会社の条件、結果の区分、法人番号による識別方法を、依頼先と共有します。

引き渡し前に残す記録（編集部作成の例）

記録項目書くこと
会社の識別法人番号と法人名を記入する。
試した手段電話・フォーム・手紙の別と実施日を記入する。
連絡できない理由番号無し・不通・フォーム未確認・返送などを記入する。
次の対応次に試す手段、追加確認、連絡を控える判断を記入する。
重複を防ぐ印手段別に実施済みの印を付け、連絡を控える印も分けて残す。
引き継ぐ条件会社を含める条件と、連絡の結果・提案への返答の区分を記入する。
番号無しと不通、未送信と返送を同じ区分にまとめないようにします。

手段別の件数と次の対応をシートに記入する

同じ条件・確認日で、連絡先がある会社数と、連絡を始められる会社数を手段ごとに記入します。同じ会社が複数の欄に入るため、各欄の件数を足して会社数にしません。

  • 条件と確認日を残す　どの条件で選んだリストを、いつ確認したかを書きます。後で件数が変わった理由を確認しやすくなります。
  • 件数の意味を分ける　連絡先がある件数を記入します。その手段を使えるか、実際に届いた・つながったかは、会社ごとに別途記録します。
  • 理由から次の対応を決める　連絡できなかった理由は会社ごとの記録に残し、別の手段を試すか、連絡先を補うか、連絡を控えるかを決めます。

手段別の確認シート（編集部作成の例）

確認項目記入欄確認項目記入欄
選ぶ条件リストの件数
電話番号がある会社数電話で始められる会社数
住所がある会社数手紙で始められる会社数
フォームがある会社数フォームで始められる会社数
確認日次に確認すること
「始められる会社数」は、受付方針や入力条件を確認して使えると分かった会社の数です。理由は会社ごとの記録に残します。