法人向け手紙DMを送る前に決めること

法人向け手紙DMは送る前に方針を決める

この資料では、宛先・提案・返信の受け方を送る前に決めます。記入シートとチェックリストを使い、送った後の対応まで具体的に決めます。

送る先と宛名を決める　提案が役立つ会社の条件と、宛名の種類・差出人を決めます。
提案と行動を決める　提案を一つに絞り、相手にしてほしいことと返信の受け方を決めます。
送付後の動きを決める　送った後の対応と記録項目を決め、準備の抜けを確認します。

送る先は読む人を想定して決める

会社に届いた手紙は、受付や総務で仕分けられることがあります。相手の会社の誰に読んでほしいかを想定してから、送る先を決めます。

届く会社と読む人を分けて考える　会社に届いても、提案を検討する人が読むとは限りません。
役割から宛先を考える　提案の検討に関わる部署や役職を想定し、確認できる情報を調べます。
宛名の情報を確かめる　確認できた部署名・役職名・担当者名のうち、宛名に使う情報を決めます。

読む人から送付先を決める

提案を検討してほしい人の役割を決める
その人がいる会社の条件を決める
部署・役職・担当者名を確認する
宛名に使う情報を確認できた会社を送る先に選ぶ

送る先は提案が役立つ条件で選ぶ

送る先の条件は、提案が役立つ理由から決めます。対象にする会社と送らない会社を分け、候補一覧に反映します。

役立つ理由を決める　どのような会社の、どのような課題に提案が役立つと考えられるかを整理します。
条件を具体化する　地域・業種・規模・状況について、対象に含める条件を記録します。
除外先を先に確認する　既存の取引・商談・断りの履歴を確認し、送らない会社を除きます。

対象条件と除外条件を決める

条件	決め方
地域	サービスを提供できる地域を選びます。
業種	提案が役立つ業務のある業種を選びます。
規模	売上や従業員数など、提案に関係する条件を選びます。
状況	新設・移転など確認できた事実を条件にし、想像した課題は条件にしません。
取引・商談	新規開拓に限るため、既存顧客と商談中の会社を除きます。
断りの履歴	営業連絡を断られた会社と、営業目的の郵送を断っている会社を除きます。

宛名と差出人は、返信を受ける人まで決める

宛名の種類によって、手紙を受け取る人の想定が変わります。確認できた情報で宛名を決め、差出人と返信を受ける担当者を決めます。

宛名の種類を選ぶ　会社宛・部署宛・役職宛・担当者名宛のうち、読む人を指定できる種類を選びます。
担当者の名前を出す　差出人には会社名と担当者名を書き、相手が誰に返事をすればよいかを示します。
差出人の担当者が返信を受ける　差出人として名前を出した担当者が返信を受け、不在時に代わって受ける人も決めます。

宛名の種類ごとに届く先を想定する

宛名の種類	届く先の想定	向く場合
会社宛	受付や総務などが仕分けます。	部署や担当者を特定できない場合に使います。
部署宛	該当部署の人が受け取ることが多くなります。	担当部署を確認できている場合に使います。
役職宛	該当する役職の人に回されることが多くなります。	役職を確認でき、個人名が分からない場合に使います。
担当者名宛	名前で指定した人に回されることが多くなります。	氏名と現在の所属を確認できている場合に使います。

実際の仕分けや受け取り方は、送付先の会社によって異なります。

提案は一つに絞り、相手に頼む行動を決める

提案が複数あると、相手に求める判断も増えます。一通で扱う提案を一つに絞り、関心を持った相手にしてほしいことを決めます。

提案を一つ選ぶ　対象企業に役立つ提案を一つ選び、ほかの提案は今回の対象から外します。
頼む行動を選ぶ　電話・メール・返信用の用紙のうち、主に使ってほしい返信方法を選びます。
判断を急がせない　期限や特典で返信を急がせず、相手が検討してから返せる頼み方にします。

提案と求める行動を決める

決めること	決め方	注意すること
提案	対象企業の課題に合う提案を一つ選びます。	ほかの提案は今回の手紙に入れません。
頼む行動	電話・メール・返信用の用紙から、相手の手間と自社が受けられる方法で選びます。	選んだ方法の連絡先を手紙に書きます。
返信で受ける内容	質問、相談、詳しい案内の希望のうち、何を受け付けるかを決めます。	受けた内容ごとの対応をP7で決めます。
検討の余地	検討後の返信も、今回の見送りも選べるようにします。	期限や特典で急がせません。

返信先は担当者が受けられる方法で決める

返信先を書くだけでは、返信を受ける準備は終わりません。受ける時間帯と不在時の対応を決め、手紙に載せる返信先が使えるか事前に確かめます。

受ける人を決める　返信を受ける担当者と、不在時に代わって受ける人を決めます。
確認する時間を決める　電話の受付時間と、メール・用紙・フォームを確認する時間を決めます。
返信経路を試す　案内する連絡先を使って試し、受信から担当者への引き継ぎまで確かめます。

返信方法ごとの受け方を決める

返信方法	決めること	事前に確かめること
電話	受付時間と不在時の折り返し方法を決めます。	番号の接続先と取り次ぎ先を確かめます。
メール	受信箱の確認時間と代理の担当者を決めます。	受信と返信ができるかを確かめます。
返信用の用紙	返送先と到着した用紙を確認する人を決めます。	返送先の表記と社内の受け渡し先を確かめます。
サイトのフォーム	通知先と内容を確認する時間を決めます。	案内先から送信し、通知が届くかを確かめます。

送付後の対応は反応ごとに決める

送った後の対応を決めていないと、追加で連絡するかどうかが担当者任せになります。電話する場合の条件と、反応がない場合や断られた場合の扱いを決めます。

電話する条件を決める　届いた頃に電話するかを決め、電話する場合は目的と担当者を決めます。
無反応の扱いを決める　反応がない先に追加で連絡しないか、期間を置いて見直すかを決めます。
断りと再送を管理する　断りを除外一覧に反映し、送付履歴を確認して短期間の再送を防ぎます。

相手の反応と自社の予定ごとに次の対応を決める

状況	次の対応
相談が来た	相談内容と希望する連絡方法を確認します。
質問が来た	質問に回答し、追加の連絡を希望するか確かめます。
返信がない	事前に決めた方針に従い、追加で連絡しないか、見直す時期を記録します。
自社から電話する日が来た	決めた条件に当てはまる会社に連絡し、相手が話せるかを確認します。
断られた	断りの内容を記録し、会社を除外一覧に反映します。
再送を検討する	過去の送付日と断りの履歴を確認し、短期間での再送を避けます。

返信がないことを、関心の有無や次の連絡の希望と読まないようにします。

記録は次の対応を判断できる項目にする

送付と返信の記録は、次の対応を決める材料になります。どの会社に何を依頼し、相手がどう反応したかを同じ記録で確認できるようにします。

送った内容を残す　送付日・宛先・宛名の種類・提案・相手に頼んだ行動を記録します。
反応を事実で残す　相手の発言や返信内容を事実として記録し、自分の推測は分けて書きます。
次の担当を決める　次の対応と実施する人を記録し、対応する時期も決めます。

対応の判断に必要な情報を残す

項目	記録する理由
送付日・宛先	いつ、どの会社のどこへ送ったかを確認するためです。
宛名の種類	会社・部署・役職・担当者名の違いで反応を比べるためです。
提案・依頼	提案と相手にしてほしいことを返信内容と照合するためです。
反応の有無と内容	相談・質問・断り・返信なしを区別するためです。
次の対応	次に何をいつ行うか、または追わないかを判断するためです。
担当者	社内で返信や次の対応を誰に引き継ぐか確認するためです。

送付前の方針を記入する

ここまでに決めた内容を記入します。判断に迷う欄は、対象や対応を具体的に決めてから埋めます。

対象と除外を記入する　対象企業の条件と送らない先を、候補一覧で送る・送らないを分けられる形で記入します。
提案と依頼を記入する　提案を一つ記入し、相手にしてほしい行動を具体的に記入します。
対応する人も記入する　返信先の欄には受付時間と不在時の対応を書きます。送った後の欄には担当者と記録先を書きます。

各欄に今回の方針を記入する

項目	記入欄	項目	記入欄
送る先の条件		送らない先
宛名の種類		差出人
提案		してほしいこと
返信先		送った後の対応

空欄が残った場合は、その項目を決めてから送るかどうかを判断します。

送付前に準備の抜けを確認する

記入シートの内容と、実際の送付対象や返信先が合っているかを確認します。確認できた項目にチェックを入れ、未確認の項目を解消します。

対象一覧で確認する　送る条件だけでなく、除外一覧の会社が今回の送付対象から外れているか確かめます。
返信先を実際に試す　予定した連絡先を使い、返信を受ける人まで情報が届くか確かめます。
確認できない項目を残さない　確認できない項目は、誰がいつ確かめるかを決め、確認後に再チェックします。

各項目を確認できたらチェックを付ける

区分	チェック項目
送る先	□ 送付対象が地域・業種・規模・状況の条件に合うことを確認した。 □ 既存顧客・商談中・過去の断り・営業郵送の拒否に該当する会社を除いた。
宛名と差出人	□ 宛先の所在地と、選んだ宛名の種類に必要な情報を確認した。 □ 差出人の会社名と担当者名を決め、返信を受ける担当者を決めた。
提案と返信	□ 提案を一つに絞り、相手に頼む行動を決めた。 □ 返信先を試し、受付時間と不在時の対応を確認した。
送った後	□ 電話の有無、無反応時の扱い、断りの反映方法、短期間の再送を避ける方針を決めた。 □ 送付内容・反応・次の対応・対応時期・担当者を残す記録先を用意した。

反応の共通点から条件を見直す

送った後は、反応の内容を次の送る先の選び方に使います。反応があった会社の共通点と宛名の種類を確認し、次回に変える条件があるか判断します。

反応の内容を分ける　相談・質問・断りを分け、どのような会社から何の反応があったかを確認します。
宛名の種類を比べる　送付対象や提案の違いも確かめ、宛名の種類ごとの反応を比べます。
変更する条件を決める　反応の共通点から次回の条件を見直し、変える場合は理由を記録します。

運用例：週の中で記録と見直しを進める

いつ	すること
週の始め	送付済みの会社と未対応の返信を確認します。
返信を受けた都度	反応の内容と次の対応を記録し、断りを除外一覧に反映します。
週の半ば	予定した対応の進み具合と引き継ぎ漏れを確認します。
週の終わり	反応があった会社の条件と宛名の種類を比べます。
次回の送付前	変更する条件を記入シートに反映し、除外先と送付履歴を確認します。

反応の違いが宛名だけによるとは限りません。返信がない理由を決めつけずに見直します。