連絡を進めるかは約束と変更の有無を確かめられるかで決まる

営業管理の画面が開けない朝も、別の記録で確かめられる約束はあります。連絡を進める条件と、対応を残す方法を決めます。

  • 進める連絡を決める　約束を確かめられる連絡と、履歴を見なければ判断できない連絡を分けます。
  • 対応の残し方を決める　営業管理の画面に入力できない間の対応を仮の記録に残し、置き場と提出先を決めます。
  • 戻った後の担当を決める　仮の記録を履歴と照らす担当と、保留した連絡を再開する担当を決めます。

連絡の判断には画面なしで確かめられる情報の書き出しが要る

宛先が分かっても、前回の回答や今日の約束まで分かるとは限りません。連絡に必要な情報ごとに、画面以外で確かめられるかを書き出します。

  • 情報を分けて書き出す　宛先と連絡先、履歴、予定、記録の保存先を分け、分からない箇所を書きます。
  • 別の記録を挙げる　返信や予定表など、実際に読める記録を挙げます。見られるはず、という見込みは含めません。
  • 未確認を明記する　確かめられない情報には未確認と書きます。記憶だけで連絡の可否を決めません。

画面以外で確認できる情報を探す

確かめたいこと画面なしで確かめられるか代わりに見る記録
宛先と連絡先今回の相手と連絡先を特定できるか相手からの返信や連絡先の記録
これまでの履歴前回の回答や断りの有無が分かるかやり取りや同僚の対応記録
今日の予定日時と用件を確かめられるか約束が残る返信と自分の予定表
記録の保存先対応を書ける場所が分かるか社内の保管の決まりや営業責任者の案内
表は編集部作成の例です。確認できない欄は未確認と記します。

約束に沿う連絡は、別の記録で確かめられる範囲に限られる

相手との約束が別の記録に残っていれば、その範囲で連絡を進められます。宛先・日時・用件に加え、その後に変更や取消の連絡が届いていないかも同じ記録で確認します。

  • 相手の返信を読む　返信に残る日時と用件を読み、今回の連絡先を確かめます。約束にない提案は加えません。
  • 予定表の根拠を見る　自分で入れた予定だけでは、相手の了承は分かりません。約束の根拠となる記録も見ます。
  • 同僚の記録と照らす　同僚が受けた約束は、内容と担当の引き継ぎを確かめます。食い違いがあれば保留します。

記録に残る約束から判断する

約束の種類確かめる記録進めてよい条件
折り返しの約束相手が折り返しを求めた返信宛先・日時・用件が分かり、相手からの変更の連絡がありません。
予定した打合せ自分の予定表と相手の了承の記録参加相手・日時・用件が一致し、取消の連絡がありません。
同僚が受けた約束同僚の対応記録と引き継ぎの記録用件が分かり、連絡する担当が決まっています。
表は編集部作成の例です。記録があっても、内容に矛盾があれば保留します。

履歴が見えなくても新たに連絡してよいとは限らない

連絡先が手元にあっても、すでに連絡していないか、断られていないかは別に確かめる必要があります。履歴が判断に必要な新規の連絡は、理由を残して保留します。

  • 連絡済みか区別する　連絡済み・未連絡・未確認を区別します。連絡した記憶がなくても、他の人が対応した可能性が残るため未連絡とは決めません。
  • 断りの有無を残す　過去の断りを確かめられない場合は、その点を保留理由に書きます。
  • 担当不明を放置しない　担当が分からない連絡も保留に含め、誰が担当を確認するかを決めます。

保留理由を後で確認できる形で残す

連絡の種類保留する理由保留の記録
初回の案内すでに同じ案内をしたか分かりません。会社名・予定した用件・連絡済みか未確認
改めての提案過去に断られた記録があるか分かりません。会社名・提案内容・断りの有無が未確認
担当不明の連絡別の人が対応を続けているか分かりません。会社名・用件・担当の確認をする人
表は編集部作成の例です。保留した連絡は、理由を確認してから再開を判断します。

画面で確かめられない依頼も止まっているとは限らない

発送・架電・送信の依頼は、画面が開けない間も依頼先で進んでいる場合があります。受付の記録と依頼先の回答から、現在の状態を確かめます。

  • 受付の記録を探す　依頼した相手、対象、内容が分かる受付の記録を探します。画面で確かめられないことだけで未受付と決めません。
  • 依頼先の回答を残す　受付や着手、完了について得た回答を、回答者と日時とともに記録します。
  • 不明なまま送り直さない　状態を確かめられない依頼は未確認とします。同じ対象への重複を避けるため、送り直しを保留します。

依頼の状態を表示以外の記録で確認する

依頼の状態確かめること送り直さない理由
受付が未確認受付の記録と依頼先の回答があるかすでに受け付けられている可能性があります。
受付済み着手したか、対象や内容に変更があるか同じ依頼を重ねる可能性があります。
進行中どの対象まで進んでいるか発送・架電・送信が重複する可能性があります。
完了の回答あり完了した対象と結果が分かるか画面に結果がなくても完了している場合があります。
表は編集部作成の例です。状態の確認先は、発送・架電・送信を依頼した相手です。

画面に書けない対応にも、後で照らせる記録が必要だ

連絡を進めたら、何を伝え、どんな回答を得たかを仮の記録に残します。確かめた事実と未確認の事項を分けておくと、画面が戻った後に画面の履歴と照らせます。

  • 対応した事実を残す　会社名、実際に対応した日時、対応者を書きます。相手の名前も分かる範囲で添えます。
  • 回答と約束を分ける　用件への回答と、新たに決まった約束を分けます。約束には次の対応内容と期限を残します。
  • 未確認を事実にしない　履歴を見なければ分からない事項は、未確認と明記します。推測で回答を補いません。

仮の記録に残す項目

項目書くこと後で照らす先
会社名会社名と、分かれば相手の名前画面の営業先と連絡相手
日時・対応者実際の対応日時と対応した人画面の対応日時と担当
用件連絡した目的と伝えた内容画面の予定と過去の用件
回答相手から得た回答画面に残る回答と対応記録
新しい約束誰が何をいつまでに行うか画面の次回予定と約束
未確認分からない事項と必要な確認判断に必要な過去の履歴
表は編集部作成の例です。該当する内容がないと確認できた項目はなし、分からない項目は未確認と記します。

仮の記録の提出漏れは置き場と受領の確認で防げる

仮の記録を各自で持っているだけでは、誰の対応が集まったか分かりません。営業責任者が置き場と提出先を決め、変更の残し方も伝えます。

  • 認められた場所に置く　社内で認めた保管先から、必要な人が参照できる場所を選びます。各自の判断で保管先を増やしません。
  • 提出と受領を記録する　提出先を決め、提出したことと受け取ったことを残します。営業責任者は各担当者に、まだ提出していない記録がないかを確かめます。
  • 訂正前の内容も残す　訂正前の内容を消さずに残し、訂正した箇所、理由、日時、訂正者を添えます。提出後の変更も同じ提出先に知らせます。

仮の記録を集める役割を決める

決めること営業責任者がすること担当者がすること
置き場社内で認めた保管先を指定します。指定された場所に記録を置きます。
参照できる人対応と確認に必要な人を指定します。指定された範囲で記録を共有します。
提出先受け取る人と提出方法を決めます。記録を提出し、提出済みと残します。
受領の確認受領状況を確認し、未提出を把握します。提出した記録が届いているか確認します。
変更の残し方訂正内容と変更履歴の残し方を決めます。訂正前後の内容を残し、提出先へ知らせます。
表は編集部作成の例です。指定した置き場と提出先は、画面以外でも読める形で伝えます。

画面が開けても、履歴を参照できるとは限らない

画面が戻ったら、表示、履歴の参照、記録の保存を分けて確認します。開けたことだけを理由に、保留した連絡をまとめて再開しません。

  • 必要な情報を表示する　営業先や予定など、これから使う情報を開きます。表示できない情報があれば、その項目を未確認として残します。
  • 判断に使う履歴を読む　前回の回答や約束など、判断に必要な履歴を探します。見えない履歴を存在しないと決めません。
  • 保存後に読み直す　仮の記録と画面の履歴を照らし、反映が必要な対応の記録を保存して、開き直して内容を確認します。確認結果を営業責任者に伝えます。

表示・参照・保存を分けて確認する

確認項目確かめ方確認する人
表示対象の営業先と予定を開けるかを見ます。その営業先の担当
履歴の参照判断に必要な回答や約束を読めるかを見ます。過去の対応を確認する人
記録の保存仮の記録と照らした対応の記録を保存し、開き直して読みます。仮の記録を反映する人
確認結果確認済みと未確認の項目を分けて受け取ります。営業責任者
表は編集部作成の例です。確認できた範囲を記録し、残る項目は未確認として扱います。

仮の記録は画面の履歴と照らさなければ重複が残る

仮の記録を入力する前に、同じ対応が画面に残っていないかを確認します。内容が違う場合は、どちらが正しいかを推測で決めずに確認します。

  • 同じ対応を探す　会社名、対応日時、対応者、用件を照らします。同じ対応があれば、足りない内容だけを反映します。
  • 日時を区別する　実際に対応した日時と、画面へ入力した日時を分けて残します。入力した日を、実際に対応した日として記録しません。
  • 違いの確認先を決める　照らしても分からない違いは、確認先とともに残します。確認できるまで既存の内容を上書きしません。

照合した結果に応じて反映する

場面すること記録
同じ対応がある内容まで一致すれば、重ねて入力しません。照合した履歴と反映不要の判断
内容が足りない一致する対応に不足分を反映します。追記した内容と入力日時
履歴にない仮の記録を基に対応を追加します。実際の対応日時と入力日時
内容が食い違う元の記録を残し、対応した人に確認します。違う箇所・確認先・未確認の事項
反映を終えた保存した内容を読み直します。反映した人・反映先・確認結果
表は編集部作成の例です。仮の記録にも反映済みか未確認かを残します。

保留した連絡の再開は理由の解消と担当で決まる

画面が戻っても、保留の理由が解消したとは限りません。履歴と仮の記録から連絡の要否を判断し、再開する連絡に担当を決めます。

  • 保留理由に答えを出す　連絡済みか、断りがあるか、担当は誰かを確認します。連絡が不要と分かれば、その判断を残します。
  • 残る約束を確認する　別の人が交わした新しい約束も含め、残る対応を確認します。連絡の判断に必要な事項が未確認なら、確認が済むまで再開しません。
  • 再開する人を決める　連絡する人と用件を決めます。保留の記録に再開予定を残し、対応後は結果を書きます。

保留理由ごとに再開の担当を決める

保留した連絡確かめること再開の担当
連絡済みか不明同じ用件の対応がなく、連絡が必要か履歴を確認して指定した人
断りの有無が不明過去に断られていないか、断られていれば今回の連絡を進めてよいか連絡の可否を確認して指定した人
担当が不明現在の担当と、別の人の対応がないか営業責任者が指定した人
約束の内容が不明約束の内容と、変更があれば変更後の用件約束の引き継ぎを受けた人
表は編集部作成の例です。理由が解消していない連絡には、次に確認する人を残します。

確認表の空欄で次に決め直す備えが分かる

今回の判断と担当を、自社で使う言葉で書き入れます。埋められない欄は、該当なし・未確認・担当が未決定のどれかを書き、次に決め直す事項として残します。

  • 判断の根拠を書く　進める連絡には確認した記録を、保留する連絡には理由を書きます。外部への依頼も状態を残します。
  • 場所と担当を具体化する　仮の記録の置き場と提出先を明記します。反映と再開には、実際に担う人の名前を書きます。
  • 次に決め直す備えを書く　見られなかった記録や曖昧だった役割から、次に同じ状況になる前に決めておく事項と担当を書きます。

画面が開けない間の対応の確認表

確認すること自社で決めた内容確認すること自社で決めた内容
確かめられないことが分からず、の判断を保留します。進める連絡の記録で確かめた約束に沿って、へ連絡します。
保留する連絡が未確認のため、への連絡を保留します。外部への依頼の状態の受付記録・回答から、の状態と判断します。
仮の記録の置き場に保管し、へ提出します。戻った後の確認表示・履歴の参照・保存をが確認します。
反映の担当が仮の記録と履歴を照らして反映します。再開の担当が保留理由の解消を確認し、連絡します。
表は編集部作成の例です。空欄には該当なし・未確認・未決定のどれかを書き、次に決め直す事項と担当も書き添えます。