本社と支店のどちらに連絡するかは、確かめて決める

本社に送っても使う人に届かず、支店に電話しても判断する人が分からないことがあります。拠点の役割と連絡先を確かめ、宛先を決めるメモを作ります。

  • 連絡する拠点を決める　提供内容を使う拠点と、導入を判断する拠点を分けて考えます。
  • 手段ごとに宛先を決める　手紙・電話・フォームで、拠点や部署をどう指定するかを決めます。
  • 記録する内容を決める　拠点ごとの連絡履歴と確認日を残し、次に確かめることを決めます。

本社と支店の役割は、会社ごとに違う

同じ「支店」という名称でも、判断できる範囲は会社ごとに違います。本社と支店の名称だけで連絡先を決めず、担当する業務を確かめます。

  • 名称で役割を決めない　本社でまとめて判断する場合も、支店で判断する場合もあります。
  • 担当する業務を聞く　「利用する部署には取り次げない」「この拠点では判断できない」と言われたら、どの拠点や部署に確認すればよいかを尋ねます。
  • 公式の拠点一覧を見る　公式サイトで本社・支店・営業所などの構成を調べ、連絡先の候補を探します。

拠点名から決めつけた場合に起こり得ること

決めつけの例実際にはこういう場合がある
本社なら決められるその業務の導入判断を、支店に任せている場合があります。
支店なら使っている提供内容を使う業務が、別の拠点にある場合があります。
支店はどこも同じ支店ごとに担当業務や判断できる範囲が異なる場合があります。
編集部作成の例。拠点の名称だけでは役割を判断できません。

登記上の本店と支店の住所を分けて確認する

法人番号は法人ごとに付され、支店を識別する番号ではありません。法人番号とともに公表される所在地は登記上の本店の情報で、支店の住所は別に確認します。

  • 法人単位で確認する　同じ法人の支店ごとに、別の法人番号が付くわけではありません。
  • 本店と本社を区別する　登記上の本店と、実際に本社機能がある拠点は異なる場合があります。
  • 支店の住所を調べる　公式サイトなどで支店の住所を確認します。本店の移転は法人番号公表サイトで確認できます。

法人の情報と拠点の情報で確認できること

情報分かること分からないこと
法人番号どの法人かを識別できます。担当する支店や部署は分かりません。
登記上の所在地登記上の本店の住所を確認できます。支店の住所や、どの拠点が導入を判断するかは分かりません。
本店の変更履歴公表された本店の移転を確認できます。支店の移転をまとめて確認することはできません。
公式の拠点一覧掲載された支店名や住所を確認できます。判断できる範囲は、別途確認が必要です。
編集部作成の例。登記上の本店を、そのまま営業の宛先にするとは限りません。

使う拠点と判断する拠点を分けて考える

提供内容を日々使う場所と、導入を判断する場所を分けて考えます。両方が同じ拠点にある場合もあるため、分かっていることと未確認のことを記録します。

  • 使う業務から考える　どの業務で使うものかを具体的にし、その業務がある拠点を探します。
  • 判断する場所を聞く　導入の可否を、どの拠点のどの部署で判断するかを確かめます。
  • 未確認なら明記する　推測だけで宛先を確定せず、未確認と記して次の電話などで確かめます。

提供内容から使う拠点と確認事項を考える

提供内容の例使う拠点判断する拠点の確かめ方
店舗の予約管理予約を受け付ける店舗を確認します。店舗ごとに導入できるか、本社の確認が必要かを聞きます。
倉庫の作業支援対象の作業がある倉庫を確認します。倉庫で判断するか、別拠点の管理部署で判断するかを聞きます。
経費の申請支援申請する拠点と処理する拠点を確認します。導入を取りまとめる部署と、その所在拠点を聞きます。
編集部作成の例。提供内容と利用場面は架空で、判断する拠点は未確認の想定です。

手紙は、宛先の拠点と部署を明記する

会社名だけでは、届けたい拠点や部署を特定できないことがあります。確認できた拠点名と部署名を宛先に明記し、その拠点の住所と一致しているかを確認します。

  • 届けたい拠点を選ぶ　使う人と判断する人のどちらに連絡するかを決め、宛先の拠点を選びます。
  • 部署名まで確認する　会社名に加え、正式な拠点名と部署名を確認します。部署名を推測で補いません。
  • 担当者名は未確認と記録する　担当者名が分からなければ「未確認」と記録し、確かめる方法も残します。宛名の書き方は別資料で扱います。

宛先に使う情報を確認する

宛先の要素書くこと
会社名正式な法人名を記載します。
住所届けたい拠点の郵便番号と住所を記載します。
拠点名確認した本社・支店・営業所などの名称を記載します。
部署名連絡したい業務を担当する部署の正式名称を記載します。
担当者名確認できている場合に記載します。
編集部作成の例。手紙本文ではなく、宛先として確認する情報を示しています。

電話は、代表番号から担当する拠点を確かめる

担当する拠点が分からないときは、本社の代表番号で用件を伝えて確認します。支店へ直接かける場合も、その拠点で判断できる範囲を確かめます。

  • 用件から担当を聞く　何の業務についての連絡かを短く伝え、担当する拠点と部署を聞きます。
  • 支店での判断範囲を聞く　支店で検討できる内容と、別の拠点への確認が必要な内容を聞きます。
  • 回答をその場で記録する　案内された拠点・部署・連絡先と、確認した日を記録します。

かける先に合わせて確認する

かける先確かめること
本社の代表番号用件を担当する拠点と部署を聞きます。
支店の代表番号対象業務があるか、その支店で導入を判断できるかを聞きます。
案内された番号担当する業務と、今回の連絡先として合っているかを確認します。
編集部作成の例。代表番号への連絡だけで、判断する人が特定できるとは限りません。

フォームは、拠点の指定方法を確認する

会社共通のフォームが設けられ、本社で受け付ける場合があります。拠点別の窓口や指定欄を確認し、連絡したい拠点と部署を伝えます。

  • 窓口の対象を確認する　会社共通か拠点別かを確認し、営業の連絡を受け付ける窓口かを確かめます。
  • 指定欄があれば使う　拠点や部署の選択欄があれば、今回の宛先に合う項目を選びます。
  • 指定欄がなければ本文に書く　本文に宛先の拠点と部署を明記します。届く先を確認できていなければ、記録に残します。

フォームの表示に合わせて宛先を指定する

確認項目対応
窓口の対象会社共通か拠点別か、案内を確認します。
営業の受付案内営業を受け付けない旨の表示があれば、送信を控えます。
拠点・部署の欄該当する選択肢があれば指定します。
指定欄がない場合本文に宛先の拠点名と部署名を記載します。
受付先が不明対象の拠点へ届くと決めつけず、未確認として記録します。
編集部作成の例。フォームの受付先や社内での扱いは会社ごとに異なります。

支店への連絡では、判断する人への説明を用意する

支店で話が進んでも、導入の判断に別の拠点が関わる場合があります。本社などへの説明が必要なら、誰に何を伝えるかを確認して資料を用意します。

  • 判断する相手を確かめる　本社への確認が必要か、必要ならどの部署の誰が判断するかを聞きます。
  • 短く説明できる形にする　使う支店、対象業務、費用や導入条件を、判断に必要な範囲で整理します。
  • 説明の進め方を決める　支店から説明するか、紹介を受けて直接説明するかを相談します。

支店から判断する人へ伝える準備をする

場面用意するもの
判断先が不明判断する拠点・部署・人を確認するための質問を用意します。
支店から説明する対象業務と、導入の可否など相手に判断してほしい事項を短くまとめた説明と資料を用意します。
本社が条件を見る費用、導入に必要な作業、利用範囲が分かる資料を用意します。
直接説明を求める支店で確認した内容と、本社に確認したい事項をまとめます。
編集部作成の例。本社への説明が必要な場面を想定しています。

本社への連絡では、使う拠点の情報を添える

本社に連絡するときは、どの拠点のどの業務で使う提案かを伝えます。利用する拠点への確認が必要なら、情報の共有や担当窓口の案内をお願いします。

  • 使う場所を具体的にする　対象の拠点名と業務を伝えます。公開情報からの推測は、確認済みの情報と区別します。
  • 共有先と用件を伝える　転送をお願いする場合は、届けたい拠点・部署と、その拠点に確認したいことを伝えます。
  • 紹介された先を記録する　案内された拠点の担当窓口と連絡先を記録し、次に連絡する先を決めます。

本社の担当者に、拠点への共有や窓口の案内を頼む

場面伝えること
本社へ説明するどの拠点の、どの業務で使う提案かを伝えます。
利用拠点が未確認候補の拠点と、その拠点を想定した理由を伝えて確認します。
転送をお願いする対象の拠点・部署への共有をお願いし、確認してほしい用件を伝えます。
窓口を案内された案内された窓口へ連絡してよいか、連絡方法とあわせて確認します。
編集部作成の例。転送や担当窓口の案内を受けられるかは、連絡先で確認します。

拠点ごとに連絡履歴を分け、確認日を残す

同じ会社でも、連絡した内容や次の対応は拠点ごとに異なります。法人番号で同じ会社の情報を結び、拠点ごとの履歴と情報の確認日を残します。

  • 拠点を区別して記録する　拠点ごとに行を分け、拠点名の列を設けます。連絡履歴には対象の拠点を記録します。
  • 法人番号で同じ会社と分かるようにする　同じ法人の拠点には同じ法人番号を記録し、他の拠点への連絡状況も一緒に確認できるようにします。
  • 確認日と出典を残す　移転や統廃合に備え、住所や窓口の確認日と確認元を残します。再連絡前に変更を確かめます。

拠点ごとの管理表に記録する

管理表の項目書くこと
法人番号・会社名法人番号と正式な法人名を記録します。
拠点名・所在地拠点の正式名称と、その拠点の住所を記録します。
役割・判断範囲使う業務と判断できる範囲を記録し、不明な点には未確認と記します。
部署・連絡先部署、担当者、電話番号、フォームなどの連絡先を記録します。
履歴・次の対応連絡日、手段、回答と、次に連絡する拠点や確認事項を記録します。
確認日・確認元住所や窓口など、確認した項目ごとに確認日と情報源を記録します。
編集部作成の例。連絡した日と、住所や窓口の情報を確認した日を区別して残します。

確かめた内容をメモに整理し、拠点ごとの宛先を決める

連絡する会社と対象の拠点を決め、下の欄に記入します。分からない欄には「未確認」と、次に確かめる方法を書きます。

  • 使う場所から記入する　提供内容を使う拠点を書き、導入を判断する拠点の確認方法を決めます。
  • 手段ごとの宛先を書く　手紙は拠点・部署、電話は番号、フォームは指定欄や本文に記す宛先を記入します。
  • 連絡後の対応も決める　別の拠点への説明や共有を頼む方法と、情報を確認した日を記入します。

拠点ごとの宛先を決めるメモ

記入項目記入欄記入項目記入欄
提供内容を使う拠点判断する拠点の確かめ方
手紙の宛先（拠点・部署）電話のかけ先
フォームの宛先表記支店から本社への伝え方
本社に共有を頼む方法確認日
編集部作成の例。対象の会社名と拠点名を添え、拠点ごとにメモを作成してください。