条件の並びだけでは選べる範囲は分からない

必要な物や使える方法を並べても、その関係まで伝わるとは限りません。提供内容を根拠に、必要な準備と選べる範囲を分けて示します。

  • 条件の関係を言い分ける　両方が必要な条件と、どちらかを選べる条件の伝え分け方が分かります。
  • 選べる範囲を示す　誰が選ぶかと、両方を使えるかを説明に入れる位置が分かります。
  • 選んだ後に確認する　選んだ組み合わせで必要な物や作業を確かめ、記録する項目が分かります。

条件どうしの関係は、自社の提供条件から確かめる必要がある

説明を整理する前に、必要な物や作業、使える方法を一つずつ取り出します。案内文の並び方から関係を決めず、自社の提供条件に照らします。

  • 項目を取り出す　用意する物、済ませる作業、利用する方法を分けて書き出します。まとめられた項目も分けます。
  • 準備と方法を分ける　利用に必要な準備なのか、選べる方法なのかを確かめます。方法に付く条件も取り出します。
  • 根拠に戻る　自社の提供条件と照合します。関係を判断できない箇所は、未確認として残します。

条件を取り出す手順

すること方法注意
項目を分ける物・作業・方法を別々に書きます。まとめられた項目を見落としません。
役割を分ける必要な準備か、選べる方法かを確かめます。並んでいるだけで選択肢と決めません。
条件を拾う各方法に付く条件を取り出します。条件がどの方法に付くかを残します。
根拠を照合する自社の提供条件と照らします。不明な関係を推測で補いません。
表は編集部作成の例です。以降の表は説明を整理するための型であり、特定サービスの利用条件を示すものではありません。

両方が必要なら片方だけでは準備が終わらない

必要な項目を列挙するだけでは、片方を選べると読まれる余地が残ります。両方が必要な関係と、それぞれの準備の状況を分けて伝えます。

  • 両方が必要だと示す　項目名に加え、両方が必要な条件であることを示します。どちらかを選べる並べ方にしません。
  • 不足する準備を示す　片方を用意しても、もう片方の準備が残ることを伝えます。各項目の完了を別々に確認します。
  • 用意する人を確かめる　それぞれを誰が用意するかを確かめます。担当が違っても、両方が必要だという説明は変えません。

両方が必要な関係の示し方

場面すること注意
項目を並べる両方が必要なまとまりとして示します。列挙だけで説明を終えません。
片方を用意済み残る項目と準備の状況を示します。全体の準備が終わったと扱いません。
担当が異なる項目ごとに用意する人を確認します。相手がすべて用意するとは決めません。
表は編集部作成の例です。

選べる方法でも必要な準備は同じとは限らない

どちらかを選べる場合は、使える方法と選ぶ範囲を示します。方法ごとに必要な準備も添えると、違いを踏まえて選べます。

  • 使える方法を示す　実際に選べる方法を並べます。提供内容で確認できない方法は、選べるものとして載せません。
  • どちらかでよいと示す　どちらかを選べばよい関係を明示します。両方の準備が必要だと読まれないかを見直します。
  • 方法の条件を添える　各方法に必要な物や作業を、その方法の近くに示します。選択と準備の完了は分けて扱います。

選べる方法の示し方

場面すること注意
方法を示す利用できる方法を並べます。利用できる範囲を広げて書きません。
選び方を示すどちらかを選べばよいと明示します。両方が必要な条件と混ぜません。
条件が異なる方法ごとに必要な準備を添えます。方法を選ぶ前に違いが読めるようにします。
表は編集部作成の例です。

どちらかを選べても両方を使えるとは限らない

どちらかを選べるという説明だけでは、両方を使えるかは分かりません。片方に決める必要があるのか、両方も使えるのかを別に確認します。

  • 片方に決めるか　片方だけを選ぶ必要があるかを調べます。選べる方法の一覧だけでは判断しません。
  • 両方も使えるか　両方を使うことが認められているかを確かめます。条件付きなら、その条件も取り出します。
  • 確認済みの範囲を示す　片方のみ、両方も可能、未確認を区別します。未確認の場合は、選び方の確定を保留します。

選び方の確認と表示

場面すること避けること
片方だけを選ぶ片方を選ぶ必要があると示します。両方も使えるようには並べません。
両方も使える片方でも両方でも使えると示します。片方に決める必要があるとは伝えません。
条件付きで使える両方を使うための条件を添えます。条件を省いて利用できるとは伝えません。
可否が未確認確認先と未確認の範囲を残します。記載がないことを理由に使えるとは判断しません。
表は編集部作成の例です。

方法が並んでいても相手が選べるとは限らない

使える方法の説明には、誰が選ぶかも必要です。相手の希望を聞くことと、相手が利用方法を決められることを分けて伝えます。

  • 選ぶ人を明示する　相手が選ぶのか、提供側が決めるのかを示します。希望を伝える人と、決める人も区別します。
  • 決め方を添える　提供側が決める場合は、何をもとに決めるかを説明します。実際の運用で確認できた決め方を伝えます。
  • 説明の表現を直す　相手が自由に選べるように読める説明を見直します。選ぶ人が未確認なら、確認してから案内します。

選ぶ人の示し方

場面すること注意
相手が選ぶ相手が選べる範囲を示します。範囲外の方法まで選べるようにしません。
提供側が決める決める人と、何をもとに決めるかを示します。相手の希望だけで確定すると伝えません。
希望を聞く希望の確認後に誰が決めるかを示します。希望を聞くことを選択の確定と扱いません。
表は編集部作成の例です。

必要な準備は、共通の条件と方法ごとの条件に分かれる

どの方法でも必要な条件と、方法ごとに必要な条件を分けます。相手が自分の利用方法に沿って、必要な準備を拾える形にします。

  • 共通の条件をまとめる　どの方法でも必要な物や作業をまとめます。すべての方法で必要かを、元の提供内容で確かめます。
  • 方法別の条件を置く　方法ごとに必要な条件を、その方法の下に置きます。別の方法の条件を混ぜません。
  • 自分の準備を拾える形　共通の条件と選んだ方法の条件を続けて確認できる形にします。両方を使う場合に条件が加わるなら、それも添えます。

共通条件と方法別条件の整理

確かめること方法注意
共通の条件どの方法でも必要な条件をまとめます。一部の方法だけの条件を入れません。
方法別の条件該当する方法の下に置きます。どの方法に付く条件かを明示します。
両方使う条件併用時に加わる条件を分けて示します。方法別の条件だけで足りると決めません。
必要な準備共通条件と選択に応じた条件を拾います。選ばなかった方法の準備を含めません。
表は編集部作成の例です。

使える方法どうしでも併用できるとは限らない

各方法を使えることと、組み合わせて使えることは別の確認事項です。併用できない組み合わせがある場合は、対象を特定して示します。

  • 対象の組み合わせ　どの方法とどの方法を併用できないのかを示します。すべての併用ができないようには書きません。
  • 制限の範囲を示す　併用できない範囲を提供条件で確認します。同時の利用と、方法を切り替える利用も分けて調べます。
  • 使い方を聞いて照合　組み合わせたい方法と使い方を確認します。その組み合わせが使えるか、条件が加わるかを提供条件と照らします。

併用できない範囲の示し方

場面すること注意
併用できない対象となる方法の組み合わせを示します。対象外の組み合わせまで制限しません。
使い方で異なる同時利用と切り替えを分けて確認します。切り替えもできると推測しません。
併用を希望する希望する組み合わせと使い方を聞きます。方法名だけで可否を決めません。
根拠が見つからない提供側へ対象を絞って確認します。記載がないことを許可と扱いません。
表は編集部作成の例です。

条件の整理には元の関係との照合が必要だ

両方が必要な部分と、どちらかを選べる部分を別のまとまりにします。整理した後は、選べる範囲や必要な準備が元の提供内容と一致するかを見直します。

  • 必要な部分をまとめる　両方が必要な条件をまとめます。共通の条件か、特定の方法に付く条件かも残します。
  • 選べる部分をまとめる　どちらかを選べる方法をまとめます。方法ごとの条件、選ぶ人、両方を使えるかを添えます。
  • 整理前後を照合する　各方法を選んだ場合の準備を拾い、元の条件と照合します。抜けた条件や、別の方法に付いてしまった条件を直します。

整理前後の照合項目

確かめること方法ずれていたとき
両方が必要な部分必要な項目がすべて残っているかを見ます。抜けた項目を元のまとまりへ戻します。
選べる部分選べる方法の範囲を元の条件と比べます。増えた方法や抜けた方法の記載を直します。
条件の適用先各条件が付く方法を照合します。条件を該当する方法の下へ戻します。
選ぶ人と併用決定する人と併用の可否を照合します。省いた説明や広げた範囲を直します。
必要な準備方法ごとに物や作業を拾って比べます。不足や不要な準備が生じる箇所を直します。
表は編集部作成の例です。

利用を始められるかは、選んだ方法の準備で分かれる

説明を理解してもらえても、選んだ方法で必要な準備まで確認できたとは限りません。実際に使う組み合わせを起点に、必要な物や作業と未確認の箇所を記録します。

  • 使いたい方法を残す　相手が使いたい方法と、決定した方法を分けて残します。両方を使う場合は使い方も記録します。
  • 準備の状況を残す　共通条件と選んだ方法の条件を拾います。必要な物や作業ごとに、準備の状況と用意する人を残します。
  • 利用開始の判断を残す　必要な準備と併用の可否から、利用を始められるかを確認します。未確認があれば確認先とともに記録します。

選択後に残す記録

記録項目書くこと理由
希望と決定使いたい方法・決定した方法・選んだ人希望と確定した内容を区別できます。
組み合わせ併用する方法・使い方・併用の可否組み合わせに応じた条件を確かめられます。
必要な物や作業共通条件・方法別条件・併用時の条件選択後の準備の抜けを見つけられます。
準備の状況用意する人・完了した項目・残る項目誰に何を確認するかが分かります。
利用開始の判断利用を始められるか・判断の根拠・未確認の箇所未確認のまま利用開始を決めずに済みます。
確認の担当残る項目の確認先・確認する人確認する作業を引き継げます。
表は編集部作成の例です。

条件説明の確認表で関係と未確認の箇所が分かる

説明する内容ごとに、取り出した条件とその関係を記入します。確認した根拠と記録先まで残すと、説明の見直しや選択後の確認に使えます。

  • 関係ごとに記入する　両方が必要な条件のまとまりと、どちらかを選べる方法のまとまりごとに行を分けて記入します。共通の条件と方法ごとの条件も書き分けます。
  • 併用の範囲まで残す　両方を使えるかに加え、併用できない組み合わせを書きます。未確認は空欄にせず明記します。
  • 確認記録と結び付ける　根拠の資料や確認先を残します。選んだ方法と準備の状況を記録した場所も記入します。

条件説明の確認表

説明する内容取り出した条件両方が必要かどちらかでよいか選ぶ人両方を使えるか併用できない組み合わせ確認した根拠未確認の箇所記録先
記入欄です。説明を変更したときは根拠と未確認の箇所も見直します。