メモと会話を両立するには書く場面を分ける必要がある

聞きながらすべてを書こうとすると、次の話を聞き逃すことがあります。先に書ける情報を準備し、会話中に書く内容と確認する場面を決めます。

  • 先に書く内容を決める　商談前に分かっている情報を書き、会話を聞いて埋める欄を分けます。
  • 会話中の書き方を決める　相手の回答と自分の説明を分け、相手が話した作業と条件、意味を確かめたい言葉を残します。
  • 確認する場面を決める　書き切れないときは会話を区切って確認し、商談後に補う内容も決めます。

聞き逃しの原因は書く速さだけとは限らない

書き終わらないうちに話が進むときは、書く内容や資料を探す動作も見直します。どの場面で聞くことより書くことに意識が向くかを見つけます。

  • 話の進み方を見る　前の話を書いている間に次の話が始まるなら、文章を完成させようとしていないか見直します。
  • 探す動作に気づく　資料を探すことと書くことが重なると、相手が話題を変えたことにも気づきにくくなります。
  • 書き取る癖を見る　相手の発言を一言残らず書こうとしているときは、何を残すために書いているのかを見直します。

書くことに集中する場面

場面起きていること注意
次の話が始まる前の話の文章を完成させようとしています。抜けた部分を考え続けると、続きも聞き逃すことがあります。
資料を探す資料の場所とメモの内容を同時に考えています。探しながら聞いた内容を、理解できたと決めつけません。
すべて書き取る言い回しまで書こうとしています。作業や条件より、言い回しを書くことが優先されやすくなります。
表は編集部作成の例です。

商談前に書ける情報は会話を聞いて書く情報とは違う

すでに分かっている情報は、商談前に書いておけます。確認済みの情報と当日の質問を分ければ、会話を聞いて埋める場所が分かります。

  • 確認済みの情報を書く　商談相手や面談の目的など、分かっている情報を先に書きます。情報の出所も添えます。
  • 当日の確認を分ける　以前に聞いた内容でも、現在の状況が不明なら当日に確かめる欄へ入れます。
  • 不明な欄を空けておく　回答を聞いてから書く欄は空けておきます。予想した答えで埋めないようにします。

商談前に分ける情報

区分書く時機注意
確認済みの情報商談前に、出所とともに書きます。過去の情報が現在も同じとは決めつけません。
当日の確認商談前に、確かめたい内容を書きます。質問と予想した答えを混ぜません。
会話中に書くこと会話中に回答を聞いてから書きます。空欄を、該当なしや回答済みの意味で使いません。
表は編集部作成の例です。

相手の回答と自分の説明は別の欄に分ける必要がある

自分が説明した内容は、相手が認めた内容とは限りません。相手の回答、自分の説明、自分の考えを分けて書きます。

  • 回答を独立させる　相手から聞いた内容は回答欄に書きます。こちらの提案を、相手の希望として書かないようにします。
  • 説明した範囲を残す　自分が説明した内容は説明欄に残します。説明しただけで、了承されたとは扱いません。
  • 考えを別の欄に置く　会話から感じたことや推測は、自分の考えの欄に書きます。相手の発言と区別します。

発言と考えの書き分け

区分書き方混ざると起きること
相手の回答聞いた内容を、条件も含めて回答欄に書きます。こちらの提案が、相手の要望に見えてしまいます。
自分の説明説明した項目を説明欄に残します。説明済みの内容が、合意済みに見えてしまいます。
自分の考え推測や解釈だと分かる欄に書きます。自分の見立てが、確認できた事実に見えてしまいます。
表は編集部作成の例です。

作業の名前だけでは進め方は分かるとは限らない

長い説明では、作業の名前だけを書いても実際の進め方を捉えられません。誰が何を行い、どの条件で進め方が変わるのかを拾います。

  • 誰が行うかを拾う　作業を行う部署や役割を、作業の内容と一緒に書きます。依頼する人と実行する人も区別します。
  • 何を行うかを拾う　扱う対象と行う作業を書きます。背景説明が続いても、実際に何をしているかに注意を向けます。
  • 条件を添える　作業が発生する条件や例外を添えます。条件を聞き取れなかった部分は、推測で埋めず確認します。

説明から拾う内容

拾うこと書き方注意
誰が作業を担う部署や役割を書きます。その場で説明している人が作業者とは限りません。
何を作業の対象と、行う動作を書きます。対象だけを書いて、作業の内容を省きません。
どの条件で作業が始まる条件や例外を添えます。一部の場合の説明を、すべての場合に広げません。
表は編集部作成の例です。

聞き慣れた言葉でも指す範囲は同じとは限らない

聞き慣れた言葉でも、相手が指す範囲は自分の理解と同じとは限りません。意味が分からない言葉は残し、続く自分の説明に影響するなら確認します。

  • 元の言葉を残す　意味が分からない言葉は、聞こえた形で残します。聞き取れなかった場合は、そのことも記します。
  • 推測で置き換えない　似た言葉を知っていても、同じ意味だと決めつけません。思いついた解釈は自分の考えに分けます。
  • 説明への影響を見る　その言葉の意味で自分の提案や説明が変わるなら、先に確認します。不明なまま話の前提にしません。

意味を確認する場面

場面すること注意
意味が分からない言葉を残し、何を指すか確認します。聞き取れたことと、意味を理解したことを分けます。
似た言葉を知る元の言葉を残し、解釈を別に書きます。自分に馴染みのある言葉へ置き換えません。
次の説明に関わる説明を進める前に意味を確認します。未確認の意味を前提に提案を組み立てません。
表は編集部作成の例です。

書き切れなくなったら確認の区切りが要る

抜けた内容を思い出しながら書くと、続く話も聞き逃すことがあります。確認したい箇所を示し、理解を確かめてから会話に戻ります。

  • 確認の必要を伝える　書くことが会話に追いつかなくなったら、内容を確認したいと伝えます。黙って書き続けないようにします。
  • 不明な箇所を示す　どの話のどの部分から分からなくなったかを示します。理解できている部分と分けて確認します。
  • 確認後に会話へ戻る　聞き直した内容を記し、疑問が解けたかを確認します。解けていない部分は、未確認として残します。

会話に戻るまでの手順

手順すること避けること
確認を申し出る内容を確認したいと伝え、会話に区切りを作ります。聞けていないまま相づちを続けます。
箇所を示すどの話題のどこから聞き取れていないかを示します。何が不明かを示さず、説明全体の繰り返しを求めます。
会話へ戻る確認結果を記し、元の話題へ戻ります。疑問が残っているのに、理解できた扱いにします。
表は編集部作成の例です。

自分が説明する間はメモを整えずに相手を見る必要がある

自分が話す間も、相手の表情や質問に注意が必要です。説明中はメモの文章を整えず、説明済みの項目は話の区切りで印を付けます。

  • 説明しながら整えない　自分の説明中は、文章の書き足しや言い換えを控えます。相手が疑問を示していないかを見ます。
  • 説明済みに印を付ける　用意した説明項目には、話の区切りで印を付けます。説明した文章を改めて書き起こしません。
  • 新しい情報を残す　相手から新しい情報が出たら説明を止めます。内容を聞いてから回答欄に書き、説明を再開します。

説明と記入の切り替え

場面すること注意
説明している手を止め、相手の反応を見ながら話します。話しながらメモの文章を整えません。
説明が区切れる説明した項目に印を付けます。印は説明済みを示し、了承を意味しません。
新しい情報が出る説明を止め、聞いてから回答欄に書きます。自分の説明欄に相手の回答を書き足しません。
表は編集部作成の例です。

メモを見せるときは確認する箇所を先に示す必要がある

メモを見せるだけでは、どこを確認してほしいか伝わらないことがあります。確認対象を先に示し、その文章について相手の訂正の有無を確かめます。

  • 確認する箇所を示す　作業の担当や条件など、確認してほしい箇所を先に示します。何について確かめたいかを明確にします。
  • 対象の文章だけ見せる　確認に必要な文章だけを見せます。自分の考えや、別の商談の情報が見える状態を避けます。
  • 訂正をその場で反映する　訂正された内容をその場で直し、修正後の意味を確かめます。見せた範囲すべてが確認済みとは扱いません。

メモを見せる手順

手順すること注意
対象を示す確かめたい文章と、確認したい点を示します。メモ全体を漠然と確認してもらいません。
文章を見せる対象の文章だけが読める状態にします。自分の推測や別の商談の情報を見せません。
訂正を反映する訂正を書き入れ、直した内容を確認します。反応がなかった箇所を、確認済みと決めつけません。
表は編集部作成の例です。

商談後に補えることと相手に聞くことは分かれる

商談後に整えられる表記と、相手への確認が必要な内容は別です。商談が終わる前に、何を補い、何が未確認かをメモ上で分けます。

  • その場の記録を残す　会話中に書いた内容を残し、表記を整えたい箇所に目印を付けます。聞き取れなかった内容とは分けます。
  • 確認した言葉を残す　意味を確認した言葉には、分かった意味を添えます。説明の前提となった条件も一緒に残します。
  • 補う内容を指定する　資料で補える内容と、相手に聞かないと分からない内容を分けます。重要な不明点はその場で確認します。

終了前に区別する内容

記録項目書くこと理由
その場の記録聞いて書いた内容と、表記を整えたい箇所を残します。記録済みの内容と、聞き取れなかった内容を区別できます。
確認した言葉元の言葉と、確認できた意味や条件を書きます。後から自分の解釈に置き換えずに済みます。
補うこと不足内容と、資料で補えるか相手への確認が必要かを書きます。後で書けることと、まだ分からないことを分けられます。
表は編集部作成の例です。

メモのひな型は欄を分けると記入先に迷わずに済む

書く場所を先に決めておくと、会話中に記入先を考える負担を減らせます。事前情報、発言、考え、確認する内容を別の欄に置きます。

  • 事前の欄を埋める　商談の情報と、すでに分かっていることを書きます。当日に確かめることも先に置いておきます。
  • 会話の欄を使い分ける　相手の回答と自分の説明を分けます。思いついた解釈は、自分の考えの欄に書きます。
  • 確認の状態を残す　意味を確かめる言葉、確認した箇所、未確認の点、商談後に補うことを分けます。空欄は確認済みを意味しません。

商談メモのひな型

区分記入欄
商談前商談の日時・相手の会社名・出席者：／事前に分かっている情報：／当日に確かめること：
会話の内容相手の回答：／自分が説明したこと：
自分の考え自分の考え：
確認する内容意味を確かめる言葉：／相手に確認した箇所：／未確認の点：
商談後商談後に補うこと：
表は編集部作成のひな型です。確認した箇所と未確認の点は別の欄に書きます。