説明の分け方は、内容どうしの関係で変わる

商品の説明は、文を短くするだけで伝わるとは限りません。一文に含まれる内容の関係を整理し、必要な意味を残して分けます。

  • 文を分ける場所が決まる　誰が何をするかを書き出し、人が変わる箇所と、途中に挟んだ補足から区切りを決めます。
  • 残すべき関係が分かる　条件と結論、理由と結果を対応させ、文を分けても残すべき関係を整理します。
  • 話すときの区切りが決まる　元の説明と照らして意味の抜けを直し、話すときの区切りを書き直し表に残します。

文を分ける前に、一文の内容を書き出す必要がある

文の途中で話が広がるときは、一文に別々の内容が入っていないかを見ます。まず普段の説明を文字にし、含まれる動作や状態を拾います。

  • 普段の説明を文字にする　普段使っている説明を、途中の補足も含めて書きます。この段階では言葉を削りません。
  • 動作や状態を拾う　何をするのか、どのような状態なのかが分かる部分に印を付け、内容ごとに書き出します。
  • 混ざっている内容を探す　別々に説明できる内容が、どこで同じ文に入ったかを見ます。区切る場所はまだ決めません。

一文に含まれる内容の整理

すること方法注意
説明を書き写す普段話している順番で文字にします。整った説明に直してから書かないようにします。
内容を拾う動作や状態を表す部分ごとに書き出します。対象や条件も一緒に残します。
混在箇所を探す説明する内容が切り替わる場所に印を付けます。内容どうしに関係があれば、その関係も書き添えます。
表は編集部作成の例です。

誰が何をするかが分かれば、分ける場所が分かる

文の前半と後半で、説明の対象となる人や商品が変わることがあります。途中の補足をいったん外し、誰について何を伝えているかを見ます。

  • 説明する対象を拾う　誰について、何についての説明なのかを書きます。人の動作と商品の働きを区別します。
  • 動作や状態を対応させる　拾った人や商品ごとに、何をするのか、どのような状態なのかを結び付けます。
  • 補足を外して読む　補足を一時的に脇へ移し、残った部分だけで誰が何をするかを読めるか確認します。

説明する対象と内容の対応

確かめること方法注意
誰についてか説明に登場する人や商品を拾います。書かれていない人を推測で決めません。
何をするか動作や状態を、該当する人や商品に対応させます。対応が不明な箇所は確認事項として残します。
補足なしの意味補足を外した部分を続けて読みます。外した補足は捨てず、後で戻せるようにします。
表は編集部作成の例です。

動作を行う人が切り替わる箇所は区切りの候補になる

自社・相手・依頼先の動作を同じ文に入れると、誰の行動かを追いにくくなります。別の人の動作が始まる箇所を、文を分ける候補にします。

  • 動作を人ごとに分ける　自社・相手・依頼先のそれぞれが行うことを分けて書きます。行動の順番も残します。
  • 人が変わる場所を探す　別の人の動作が始まる直前に印を付けます。前の動作を言い終えられるかも見ます。
  • 分けた文に動作を行う人を残す　分けた文にも動作を行う人を書きます。別の人の行動として読めないか確認します。

動作を行う人に沿った分け方

すること方法注意
人ごとに分ける各動作を、自社・相手・依頼先に対応させます。商品の自動的な働きは、人の動作と分けます。
切り替わりを探す別の人の動作が始まる直前を区切りの候補にします。前の動作に必要な対象や条件を切り離しません。
行う人を書き足す分けた文に、動作を行う人を書きます。元の説明と行動の順番が同じかも見ます。
表は編集部作成の例です。人が変わる箇所でも、意味が途中になる場合は区切りを見直します。

途中の補足を分ければ、本筋の中断を防げる

伝えたい動作の途中に補足が入ると、何をする話だったかを追いにくくなります。補足を別の文にし、何についての補足かも残します。

  • 本筋を先に取り出す　最初に伝えたい動作や状態を見つけます。その説明を途中で止めている補足を探します。
  • 補足を別の文にする　補足だけでも意味が分かるように、説明する対象と、その対象について伝える内容を書きます。
  • 本筋の近くに置く　何についての補足かが分かる位置に置きます。対象の説明と補足の間に別の話を挟みません。

途中に挟んだ補足の扱い

場面すること注意
動作の途中補足を脇へ移し、動作の説明を最後まで書きます。動作が成り立つ条件まで外さないようにします。
補足だけでは意味が通らない何について何を伝えるかを書き足します。元の説明にない内容は加えません。
何の補足かが分からない対象の説明の近くに補足を置きます。別の対象についての補足に見えないか読みます。
表は編集部作成の例です。条件を含む補足は、結論とのつながりも確認します。

条件を別の文にしても、対応する結論が要る

条件だけを別の文にすると、どの結論に当てはまるのかが曖昧になることがあります。条件と、その条件で成り立つ結論を続けて読める形にします。

  • 条件と結論の対応を確かめる　元の説明で、各条件がどの結論に当てはまるかを確かめます。条件が当てはまる結論の範囲も記します。
  • 条件と結論を近くに置く　文を分けても、条件の直後に対応する結論を置きます。間に別の商品の説明を挟みません。
  • 無条件に読めないか見る　分けた結論だけが無条件に成り立つようなら、必要な条件をその文にも書きます。

条件と結論の関係を残す分け方

場面すること避けること
条件で結論が変わる条件と該当する結論を近くに置きます。条件を離れた文に置いたままにしません。
結論が並ぶ条件が当てはまる結論を個別に確認します。すべての結論に同じ条件が付くと決めつけません。
結論を独立させるその文に必要な条件を書き添えます。条件を省いて、常に成り立つ説明にしません。
表は編集部作成の例です。条件との対応が不明になる場合は、同じ文に戻して整理します。

並んだ事実が、理由と結果とは限らない

同じ文に書かれていても、前の内容が後の内容の理由とは限りません。元の説明にある関係を見分け、文を分けた後にも残します。

  • 元の関係を見分ける　理由と結果なのか、順番なのか、別々の事実なのかを分けます。並び方だけでは判断しません。
  • 何の結果の理由かを残す　何が理由で、どの結果につながる説明なのかを対応させます。分けた後もその関係を書きます。
  • 新しい理由を足さない　文を滑らかにつなぐためだけに理由を加えません。元の関係が不明なら、説明の根拠を確認します。

元の文にある関係の扱い

場面すること避けること
理由を述べている何の結果を説明する理由かが分かるように書きます。理由と結果を、無関係な事実として並べません。
順番を述べている出来事の前後関係を残します。先に起きたことを、後の出来事の理由にしません。
事実を並べているそれぞれを独立した内容として分けます。読みやすさのためだけに理由の関係を足しません。
表は編集部作成の例です。元の説明に理由が書かれていても、その根拠が正しいとは限りません。

項目を並べるなら、内容の種類をそろえる必要がある

同じ並びに動作と感想が混ざると、何を比べる説明なのかが分かりにくくなります。並べる内容の種類を決め、各項目を同じ順番で書きます。

  • 並べる内容の種類を決める　できることを並べるのか、利用の条件を並べるのかを決めます。違う種類の内容は別にします。
  • 動作と感想を分ける　何をするかの説明に、使った人の感想が混ざっていないかを見ます。感想は別の説明に移します。
  • 各項目の中の順番を決める　誰が、何を、どの条件で行うかを同じ順番で書きます。欠けた内容は確認して補います。

並べた項目の形の確認

確かめること方法注意
内容の種類各項目が何について説明しているかを書きます。別の種類の内容を、同じ並びに残しません。
動作と感想実際に行うことと、感想を分けて拾います。感想を商品の働きとして書き直しません。
説明の順番各項目で誰が何をするかを同じ順番にします。形を合わせるために条件を削りません。
表は編集部作成の例です。項目の違いを消すのではなく、同じ種類の内容を比べられる形にします。

短くなった説明が、元と同じ意味とは限らない

文を分ける途中で対象や条件を省くと、元より広い範囲に当てはまる説明になることがあります。元の一文と分けた文を照らし、必要な意味を戻します。

  • 説明の対象を照らす　誰や何について述べているかを元の文と比べます。対象が変わったり、広がったりしていないか見ます。
  • 条件と例外を照らす　成り立つ条件と、当てはまらない場合が残っているかを見ます。理由と結果の対応も確認します。
  • 欠けた意味を戻す　元の内容が分けた文のどこに残ったかを対応させます。見つからない内容は、必要な場所に戻します。

元の文と分けた文の照合

確かめること方法ずれていたとき
説明の対象人・商品・当てはまる範囲を比べます。元の対象が分かる言葉を戻します。
条件と例外成り立つ場合と当てはまらない場合を比べます。該当する結論の近くに戻します。
理由と結果何が何の理由になっているかを比べます。元の関係が読み取れる形に直します。
内容の抜け書き出した内容と、分けた文を対応させます。対応先のない内容を確認して補います。
表は編集部作成の例です。文を分けた際に、元になかった意味を加えていないかも確認します。

話すときの区切りも、意味のまとまりで決める必要がある

書き直した文を話すときは、どこまで言ってから間を取るかを決めます。対象や条件が途中で切れない位置に印を付け、説明文と一緒に記録します。

  • 間を取る位置を決める　誰が何をするかを言い終えた位置に印を付けます。条件の直後で区切るときは、結論との対応を保ちます。
  • 区切りで反応を見る　決めた位置で間を取り、質問が出るかを見ます。質問が出た箇所は、対応する説明とともに記録します。
  • 書き直した文を残す　分けた文と区切りの印を同じ場所に保存します。説明を直したら、区切りの位置も見直します。

説明と区切りを残す記録

記録項目書くこと理由
分けた文意味の抜けを確認した説明を残します。次に話すときに、確認済みの説明を使えます。
話す区切り間を取る位置に印を付けます。話すときにも内容のまとまりを保てます。
相手の反応質問の内容と、直前に話した箇所を記します。説明を見直す箇所を探せます。
記録先説明文を保存した場所を書きます。次に話す前に、書き直した文を確認できます。
表は編集部作成の例です。反応の記録では、観察したことと推測を分けて書きます。

書き直し表には、元の内容と残した関係を残す必要がある

書き直した文だけでは、何を残すために分けたのかを振り返れません。元の内容、残した条件や理由、話すときの区切りを同じ表に記録します。

  • 元の内容から記入する　説明する項目を決め、元の一文に含まれた内容と、誰が何をするかを書きます。
  • 残した関係を記入する　残した条件と理由・結果を記します。意味の抜けを確認した結果も、照合した内容とともに書きます。
  • 使う文の記録先を記す　分けた後の文の数と、話す区切りを記します。書き直した全文は、記録先から確認できるようにします。

説明の書き直し表

商品の説明の項目元の一文に入っていた内容誰が何をするか分けた後の文の数残した条件残した理由と結果の関係意味の抜けの確認話すときの区切り記録先
記入欄です。文の数は書き直しの記録に使い、少なくすることを目指しません。