説明の言い換えには、範囲と条件の確認が必要だ

否定を重ねた説明は、何かを言い切れずにいる場合があります。言葉を置き換える前に、その理由と説明できる範囲を整理します。

  • 言い切れる範囲を決める　確認できた事実と未確認の内容を分け、説明で言い切れる範囲を決めます。
  • 残す条件と例外を確かめる　言い換えても消してはいけない条件と、対応できない場合を確かめます。
  • 確認と記録の項目を決める　意味の変化を確かめる項目と、言い換えの前後を残す記録欄を決めます。

否定を重ねた説明は、結論が伝わるとは限らない

否定が重なる箇所は、可能性や必要性をはっきり示せていない部分から探します。相手が結論を聞き返した箇所も点検の対象です。

  • 可能性を残す型を探す　対応できる余地だけを示している箇所で、対応できる条件まで示しているかを読み取ります。
  • 不要と言い切らない型を探す　不要と決められない状態と、必要だと確認できている状態を分けて読みます。
  • 聞き返された箇所を探す　説明後に結論を聞き返されたら、可能性・必要性・条件のどれが伝わっていないかを探します。

点検する場面

場面起きていること注意
可能性の説明対応できる余地だけが示されています。対応を約束した説明と区別します。
必要性の説明不要とは決められない状態が示されています。必要だと確定した説明と区別します。
結論の聞き返し相手が結論を判断できずにいます。同じ説明を繰り返す前に原因を探します。
表は編集部作成の例です。

言い換えの方向は、否定を重ねた理由によって変わる

同じように否定が重なっていても、言い切れない理由は異なります。条件があるのか、未確認なのか、例外があるのかを分けます。

  • 条件の有無を調べる　条件を満たせば対応できると確認済みなら、その条件が説明から抜けていないかを調べます。
  • 確認の状況を調べる　判断に必要な情報が不足しているなら、可能だと扱わず、何が未確認かを整理します。
  • 例外の有無を調べる　通常は対応できても対象外になる場合があるなら、その範囲を特定します。理由が重なる場合もあります。

理由による対応の違い

理由見分け方対応
条件があります条件を満たせば対応できると確認済みです。対応内容と条件を別に整理します。
未確認です判断に必要な情報や社内確認が欠けています。確認先と確認事項を決めます。
例外があります対応の対象外になる場合が確認済みです。対象外の範囲と該当条件を整理します。
表は編集部作成の例です。

可能だと言い換える前には、根拠の確認が必要だ

否定を取り除くだけでは、未確認の内容まで可能だと伝わるおそれがあります。社内資料と担当部署の確認で、説明できる範囲を定めます。

  • 資料の対象範囲を読む　社内資料で対象の商品・機能・利用条件を確認し、今回の説明にも当てはまるかを調べます。
  • 不明な点を照会する　資料にない対応や条件は担当部署へ確認します。過去に対応した事実だけで、今回も可能とは決めません。
  • 確認中の内容を分ける　確認済みの内容と確認中の内容を分けて示します。回答が得られるまでは、未確認の範囲を言い切りません。

言い換えの根拠を集める手順

すること方法注意
資料を確認する適用対象と条件を読みます。更新状況も調べます。
不明点を照会する今回の対象と利用条件を添えて確認します。異なる条件での対応を根拠にしません。
確認中と伝える未確認の項目と確認先を示します。見込みを確定した事実として扱いません。
表は編集部作成の例です。

条件があるなら、できることと一緒に示す必要がある

できることを先に示しても、条件が抜けると、対応範囲を実際より広く受け取られます。できることと条件を分け、同じ説明の中で示します。

  • できることを先に示す　確認できた対応内容を具体的に示します。条件がある場合は、その存在も冒頭で分かるようにします。
  • 必要な条件を添える　対応の成立に必要な条件を、対応内容とは別の項目で示します。単なる推奨事項と区別します。
  • 条件外の扱いを示す　条件を満たさない場合の扱いを確認し、対応不可か、別途確認が必要かを分けて示します。

できることと条件を示す型

場面すること避けること
対応内容を示す確認済みの内容と条件の存在を示します。無条件に対応できると読める説明を避けます。
条件を示す成立に必要な条件を別の項目で示します。必要な条件を推奨事項のように扱いません。
条件外を示す条件を満たさない場合の扱いを示します。未確認の代替対応を約束しません。
表は編集部作成の例です。

例外を省いた言い換えには、対応範囲の誤解が残る

通常は対応できる内容でも、特定の場合には対応できないことがあります。例外は説明を短くするために削らず、対応内容と併せて示します。

  • できない場合を残す　元の説明と社内資料を照らし、対応できない場合を特定します。対応できる範囲を示す際にも、できない場合を残します。
  • 例外が及ぶ範囲を示す　対象外になる商品・機能・利用状況を示します。一部の例外を、商品全体で対応できない説明に広げません。
  • 相手が判断する前に示す　利用の判断に関わる例外は、対応内容の近くに示します。説明の最後だけに付け足す扱いを避けます。

例外を残すための点検

場面すること注意
例外を洗い出す対象外となる場合を資料で確認します。説明の短縮を理由に削りません。
範囲を示す例外が当てはまる対象を明記します。対応できる部分まで対象外にしません。
提示位置を決める対応内容と併せて読める位置に置きます。判断後に初めて分かる説明にしません。
表は編集部作成の例です。

言い切ってよい内容は、確認済みの範囲に限られる

条件付きで確認できた内容と、まだ確認できていない内容は扱いが異なります。確認の状況を分けてから、どこまで言い切るかを決めます。

  • 確認済みの範囲を示す　今回の対象と利用条件に当てはまると確認できた内容だけを、確定した内容として示します。
  • 条件との関係を残す　条件付きで可能な内容は、条件と対応内容を併せて示します。条件だけを落として言い切りません。
  • 未確認の範囲を示す　未確認の内容は、可能とも不可能とも確定しません。何が確認できれば判断できるかを示します。

確認状況に応じた伝え方

区分伝え方注意
対応できると確認済み対象を絞って対応内容を示します。別の商品や用途へ範囲を広げません。
条件付きで対応できると確認済み成立する条件と対応内容を併せて示します。相手が条件を満たすかどうかが未確認なら、その点も伝えます。
未確認未確認の項目と必要な確認を示します。未確認であることを不可能と同一視しません。
表は編集部作成の例です。

言い換えで補う内容は、相手が判断したい点で決まる

否定を重ねた説明への質問には、対応できると期待している場合と、対応できないと受け取っている場合があります。質問が指す対象と条件に合わせて、説明を補います。

  • 可能性への質問に答える　対応できるかを問われたら、確認済みの対応内容と成立条件を示します。余地があるだけの内容と区別します。
  • 不可能との理解を点検する　対応できないと受け取られていたら、それが説明全体なのか例外だけなのかを確かめ、該当する範囲を示します。
  • 判断できない理由を示す　結論を求められたら、確認済みの範囲を先に示し、条件付きなのか未確認なのかを質問の対象に即して伝えます。

質問に応じて説明を補う型

質問の型答え方注意
可能かを問う対応内容と成立条件を示します。対応の余地を対応の確約に変えません。
不可能かを問うできない範囲とできる範囲を区別します。相手の理解を確認せず全面的に打ち消しません。
結論を求める確認済みの内容と、判断に必要な条件や未確認の点を示します。未確認の内容を言い切りません。
表は編集部作成の例です。

言い換えの前後を照らすと、範囲の広がりが分かる

読みやすくなっても、元の説明より広く対応を約束していたら修正が必要です。元の説明と確認した事実を基準に、意味の変化を点検します。

  • 元の意味を書き出す　元の説明が示す対象・可能性・必要性・条件・例外を分けます。読み取れない内容は確認事項として残します。
  • 言い換え後と比べる　対象が広がっていないか、可能性を確約にしていないか、根拠なしに必要だと断定していないかを比べます。
  • 変わった箇所を直す　確認済みの範囲に戻し、消えた条件や例外を補います。対応できる内容まで狭めていた場合も修正します。

言い換え前後の比較項目

確かめること方法ずれていたとき
対象の範囲商品・機能・用途が一致するか比べます。確認済みの対象に書き直します。
確かさの程度対応の余地を確約に変えていないか、必要だと断定していないかを比べます。確認済みの範囲の表現に戻します。
条件と例外元の説明と確認結果から抜けを探します。抜けた条件と例外を補います。
表は編集部作成の例です。

言い換えの記録には、前後の説明と確認結果が要る

言い換え後の説明だけでは、条件や例外を残した理由が分からなくなります。元の説明と確認結果を併せて記録し、後から変更の根拠をたどれるようにします。

  • 元の説明を残す　否定を重ねていた説明を、そのまま記録します。否定を重ねた理由も添えて、修正の出発点を残します。
  • 確認した範囲を残す　確認した資料や部署、確認時点を記録します。可能な範囲・必要な条件・例外を分けて残します。
  • 修正後の説明を残す　言い換え後の説明と意味の照合結果を記録します。未確認の内容がある場合は、残っている確認事項も示します。

変更理由をたどるための記録

記録項目書くこと理由
元の説明元の表現と否定を重ねた理由を書きます。何を直そうとしたかが分かります。
確認した範囲確認結果・確認先・確認時点を書きます。説明の根拠と見直しの要否が分かります。
言い換え後の説明修正後の説明と照合結果を書きます。意味を保って変更したかが分かります。
表は編集部作成の例です。

言い換え表に記入すると、未確認の項目が分かる

商品の説明の項目ごとに、元の説明から確認結果、言い換え後の説明までを記入します。条件や例外がない場合と、未確認の場合も区別して残します。

  • 項目ごとに記入する　対象の商品と説明項目を特定してから記入します。対象や条件が異なる説明は、行を分けます。
  • 空欄の理由を明らかにする　条件や例外が見つからない場合も、確認済みか未確認かを記入します。空欄のまま完成扱いにしません。
  • 照合後に記録先を残す　元の説明の範囲を広げていないかを確認してから、説明を使います。確認資料の名称と保存先を記録先の欄に記入します。

説明の言い換え表

商品の説明の項目否定を重ねていた説明否定を重ねた理由確認した可能な範囲必要な条件できない場合言い換え後の説明範囲を広げていないかの確認記録先
記入欄です。項目ごとに行を増やして使います。