代案の判断には作業と結果の比較が必要だ

商品の用途が合っていても、指定された方法を使えず商談が止まることがあります。代案を提案できるかは、相手の目的と、変わる作業や残る制約から判断します。

  • 使えない理由を整理する　指定された方法を使えない理由と、その方法で実現したいことを明らかにします。
  • 代案との差を示す　提供できる条件を確かめ、代案で変わる相手の作業、結果、満たせない点を示します。
  • 判断後の対応を決める　試せる範囲と社内説明の材料を用意し、断られた場合の対応と比較の記録先を決めます。

方法が使えない理由によって次の確認先が違う

使えないという結論だけでは、代案を探す出発点が定まりません。提供しているか、利用条件があるか、相手の環境で使えるかの順に確かめると、何を誰に確認すべきかが分かります。

  • 提供しているかを確かめる　指定された方法そのものを提供しているか、提供条件を確認できる窓口で確かめます。
  • 必要な条件を調べる　条件付きで使える場合は、必要な条件と、現状で満たせていない条件を書き出します。
  • 相手の環境を調べる　提供は可能でも、相手の設備や利用権限、社内手順によって使えない場合があります。

理由による確認先の違い

場面確かめること注意
提供していない提供条件を確認できる窓口で、対応の有無を確認します。似た方法の提供を、指定方法への対応と扱いません。
条件がある利用に必要な条件と、その条件を相手が満たせるかを確認します。条件を満たせると確認するまでは、使えると伝えません。
環境が合わない実際に使う人に、どの作業で止まるかを確認します。相手が環境を変更できるとは限りません。
表は編集部作成の例です。

方法の指定だけでは、実現したいことが分かるとは限らない

方法の指定には、作業を減らしたい、結果を確認しやすくしたいなどの理由がある場合があります。方法を置き換える前に、求める結果と、その方法でなければならない理由があるかを分けて確かめます。

  • 実現したいことを聞く　その方法を使うと、どの作業がどう変わり、どのような結果を得られるのかを確かめます。
  • 方法の変更可否を聞く　結果が同じなら別の方法でもよいのか、指定方法を使うこと自体が必要なのかを分けます。
  • 指定者と利用者を知る　指定した人の理由と、実際に使う人の事情を確かめます。説明が食い違う点は未確認として残します。

目的を確認する型

確かめること方法注意
求める結果方法を使う前後で、何が変わるかを聞きます。方法の名前だけで目的を推測しません。
指定の必須性同じ結果なら別の方法でもよいか、方法自体が必要かを聞きます。方法自体が必須なら、置き換えられない場合があります。
関係者の事情指定した人と使う人、それぞれに確認する内容を分けます。窓口の説明だけで、全員が変更を承諾したと扱いません。
表は編集部作成の例です。

代案の候補は実際に提供できる方法に限られる

目的を満たせそうでも、提供できる条件が未確認なら、相手に示す候補にはできません。利用条件と相手の環境を照合し、使える根拠がある方法を残します。

  • 目的から候補を探す　指定方法と手順が似ているかではなく、相手が必要とする結果を得られるかで候補を探します。
  • 条件を照合する　提供条件と相手の環境を照合します。条件付きの方法には、利用前に必要な対応を添えます。
  • 未確認の案を分ける　提供の可否や必要条件が分からない方法は、相手が選べる候補として提示しません。

候補として扱う基準

区分すること注意
別の方法目的と提供条件の両方を満たすか確認します。結果が近くても、相手の作業は変わる場合があります。
条件付きの方法必要な準備と、準備を担える人を確認します。相手が対応できない条件があれば、利用できません。
候補にできない提供できない理由や未確認の条件を記録します。今後対応するという見込みだけで候補に含めません。
表は編集部作成の例です。

代案を比べるには、相手の作業と結果を並べる必要がある

同じ目的に向かう方法でも、入力、確認、受け渡しなどの作業は変わります。元の方法なら不要だった作業と、得られる結果の差を同じ項目で比べます。

  • 相手の作業を並べる　準備から結果の利用までをたどり、増える作業、減る作業、担当が変わる作業を書きます。
  • 結果の差を並べる　受け取れる内容と、受け取った後にできることを比べます。確認できない結果は断定しません。
  • 元の方法を基準にする　指定方法との差を各案に添えます。作業の負担を相手が受け入れられるかは、別に確認します。

作業と結果の比較項目

比べること方法注意
相手側の作業準備・入力・確認・受け渡しの変更点を書きます。営業側で減る作業だけを説明しません。
得られる結果受け取れる内容と、その後に使える範囲を書きます。作業を終えられることと、必要な結果を得られることを分けます。
元の方法との差追加作業、不要になる作業、結果の不足を書きます。元の方法でできることも、確認した内容を基準にします。
表は編集部作成の例です。

代案でも、元の方法で得られたことがすべて得られるとは限らない

目的の一部を満たせても、指定方法でできたことのすべてが、代案でもできるとは限りません。満たせない点を先に示し、回避できるか、業務にどんな影響があるかを伝えます。

  • 満たせない点を先に示す　代案の利点を説明する前に、できない作業や得られない結果を具体的に示します。
  • 回避策の有無を示す　別の作業で補える場合は、必要な作業と担う人を示します。補えない場合は、そのまま伝えます。
  • 業務への影響を示す　満たせない点によって、相手のどの作業や判断が止まるかを確かめます。

制約を伝える順序

場面すること避けること
結果が不足する得られない内容と、使えなくなる場面を示します。近い結果が出ることだけを強調しません。
補う作業が必要追加作業と、それを誰が担うかの取り決めが必要だと示します。相手が補うことを前提に、解決済みと扱いません。
回避できない残る制約と、目的への影響を示します。試せば解消するという期待を持たせません。
表は編集部作成の例です。

試行で分かることは試した条件と範囲に限られる

代案を試せる場合でも、試行だけで日常の業務すべてを確認できるとは限りません。実施できる範囲と必要な準備を示し、何を判断する試行なのかを決めます。

  • 試せる内容を区切る　提供条件を確認したうえで、対象の作業と使える機能を示します。試せない範囲も併記します。
  • 準備と担当を決める　試行に必要な情報、利用権限、参加する人を確認し、誰が準備するかを決めます。
  • 判断する項目を決める　作業を実行できるか、必要な結果を得られるかを確認します。試せなかった項目は判断を保留します。

試行範囲の示し方

場面すること注意
試行できる対象の作業、条件、確認する結果を示します。実際の業務と条件が異なる点も示します。
準備が必要必要な情報や権限と、準備する人を決めます。準備が済むまでは、試行できる状態と扱いません。
試行できない実施できない理由と、別に確認できる内容を示します。説明で確認した内容を、試行結果として記録しません。
表は編集部作成の例です。

相手の社内の判断には、指定理由への答えと変更点が要る

商談の窓口が理解しても、方法を指定した人や作業を担う人が判断できるとは限りません。指定の理由に対する説明と、担当ごとの作業の変更点を、窓口を通して指定した人と作業を担う人に渡します。

  • 指定の理由に答える　元の指定理由に対して、代案で満たせる点と満たせない点を対応させて示します。
  • 作業を担う人を示す　変わる作業ごとに担当と必要な準備を示します。未確認の担当は、決定済みと扱いません。
  • 比較表で説明を支える　作業、結果、制約、試行範囲を比較表にまとめます。口頭説明なしでも違いが読める形にします。

社内説明に必要な内容

場面すること注意
指定者への説明指定理由ごとに、代案で満たせるかを記載します。指定を変更できる人が誰かも確認します。
担当者への説明変更する作業と、必要な準備を記載します。窓口の了承だけで、作業担当の了承と扱いません。
比較表の共有確認済みの内容と未確認の内容を区別して渡します。代案の利点だけを抜き出した資料にしません。
表は編集部作成の例です。

代案を断られた理由によって、次の対応は分かれる

代案を断られても、商品そのものが不要と判断されたとは限りません。追加作業、結果の不足、指定方法の必須性など、受け入れられなかった点から次の対応を決めます。

  • 受け入れられない点を知る　どの作業や制約が理由だったかを記録します。理由が分からない場合は、推測で別案を出しません。
  • 別案の根拠を調べる　断られた理由を避けられる方法があるか、提供条件から調べます。断られた理由と同じ制約が残る案は提案しません。
  • 継続の条件を決める　提示できる候補がなければ継続を前提にしません。保留する場合は、再検討できる条件を確認します。

拒否理由による対応

場面すること注意
理由が不明受け入れられなかった作業や結果を確認します。説明不足が原因だと決めつけません。
別案がある拒否理由を避けられる根拠と、別に残る制約を示します。条件を確認してから再提案します。
候補がない終了するか、条件の変化を待って保留するかを確認します。再検討の条件がないまま提案を繰り返しません。
表は編集部作成の例です。

比較の記録を残すと、見送った理由が分かる

採用した案だけを残すと、元の指定理由や見送った理由が分からなくなります。比較した条件と相手の判断を残し、引き継ぎや再検討で同じ確認を繰り返さないようにします。

  • 指定の背景を残す　指定方法、使えない理由、実現したいことを記録します。確認した相手と未確認の点も添えます。
  • 案ごとの差を残す　代案ごとに提供条件、相手の作業、結果の差、残る制約を記録します。試行結果も区別して残します。
  • 判断と理由を残す　採用、見送り、保留の判断と理由を記録します。再検討する場合の条件と次の対応も添えます。

比較の記録項目

記録項目書くこと理由
指定方法と理由方法、使えない理由、目的、確認した相手を書きます。代案を検討した背景が分かります。
代案と違い提供条件、作業、結果、制約、試行で分かったことを書きます。何を根拠に比べたかを確認できます。
相手の判断判断した人、判断の内容と理由、次の対応を書きます。見送った案と保留の条件を、後から確かめられます。
表は編集部作成の例です。

同じ項目で記入すれば代案ごとの差が分かる

代案ごとに同じ欄を埋めて並べると、作業と結果の差を比較できます。未確認の欄は未確認と記し、確認済みの内容と区別して使います。

  • 共通の前提を記入する　指定方法、使えない理由、相手の目的を先に記入します。各案で比較の前提が変わらないようにします。
  • 候補ごとに記入する　代案の欄に方法と提供条件を書き、相手の作業、結果の差、満たせない点を具体的に記入します。
  • 試せる範囲と記録先を記す　試せる範囲と、試して確かめる項目を記入します。記録先には、相手の判断と理由を残す場所を記します。

代案の比較表

確認項目記入欄確認項目記入欄
相手が指定した方法使えない理由
相手の目的代案
代案での相手の作業指定方法と比べた結果の差
満たせない点試せる範囲
記録先
記入欄です。代案ごとに記入して並べます。比較表の記入だけで、提供や利用が決まるわけではありません。