浮かんだ質問のすべてを尋ねる必要はない

商談の途中で浮かんだ疑問は、その後の説明で解消することもあります。質問を書き留め、残った疑問をいつ、どう扱うかを決めます。

  • 控える内容を決める　何についての疑問か、どの発言から浮かんだか、聞く目的を書き留めます。
  • 尋ねる時点を決める　説明で解消した疑問を外し、残った質問を話の区切りや商談の終わりに扱います。
  • 残った質問の扱いを決める　その場で聞かない質問は、自社で確かめる・相手に改めて聞く・聞かなくてよい、に分けて記録します。

質問の控えは、説明の記録と分けて置くことができる

説明の記録に疑問が混ざると、後で尋ねる内容を探しにくくなります。質問専用の欄を決め、話の途中では短く控えます。

  • 文を整えずに短く書く　疑問が浮かんだら、対象が分かる短い語句で控えます。文章を整えるのは話の区切りにします。
  • 書く場所を固定する　質問欄を説明の記録と分けておきます。浮かぶたびに書く場所を探さずに済みます。
  • 見せる範囲を決める　控えは自分用にします。相手と確認するときは、確認したい項目だけを示します。

浮かんだときの扱い

場面すること注意
相手の話の途中疑問の対象を短く控えます。書き終えるために説明を止めません。
書き留める位置決めた質問欄に追記します。相手の発言として記録しません。
相手に見せる時確認したい項目だけを示します。未確認の推測を事実として見せません。
表は編集部作成の例です。

控えには、きっかけの発言と聞く目的も添える必要がある

疑問の対象だけでは、後で見たときに何を知りたかったか迷うことがあります。きっかけになった発言と、聞く目的も短く残します。

  • 疑問の対象を書く　何について分からないのかを書きます。広い話題名だけで終えず、不明な部分まで絞ります。
  • 発言との関係を残す　疑問が浮かんだ発言の要旨を添えます。自分の推測は、相手が述べた内容と分けます。
  • 聞く目的を添える　答えを何の判断に使うかを書きます。目的が見当たらない疑問は、尋ねる必要を見直します。

質問欄に残す内容

書くこと方法注意
何について対象と不明な部分を記します。話題名だけで済ませません。
元になった発言発言の要旨や記録の位置を添えます。発言と推測を混ぜません。
聞く目的答えを何の判断に使うかを記します。単なる関心と商談上の必要を分けます。
表は編集部作成の例です。

答えが出ても、聞く目的まで満たしたとは限らない

関連する説明が出ても、疑問がすべて解消したとは限りません。控えた目的に必要な答えが得られたかで、質問を残すか決めます。

  • 解消した質問を外す　必要な答えが出たら解消済みの印を付け、尋ねる一覧から外します。根拠となる説明は残します。
  • 未解消の部分だけ残す　一部だけ答えが出たら、答えが出た範囲を記します。質問は残った不明点に絞り直します。
  • 推測で消さない　説明から推測できるだけなら、解消済みにはしません。事実の確認が必要かを見直します。

説明後の質問の見直し

場面すること注意
答えが出た解消済みにして尋ねる一覧から外します。根拠となる説明を残します。
一部だけ分かった未解消の部分を書き直します。元の質問をそのまま尋ねません。
解消か迷う聞く目的に必要な答えが説明に含まれていたかを確かめます。推測だけで解消と決めません。
表は編集部作成の例です。

尋ねる時点は、答えが必要になる場面から選べる

思い付いた順に尋ねると、後の説明で答えが出る質問も挟みがちです。答えが必要になる場面を考え、尋ねる時点を控えに付けます。

  • 区切りで聞く対象を選ぶ　この先の説明を理解するために必要な疑問は、話の区切りで尋ねる候補にします。
  • 説明の完了を待つ　説明の全体を聞いてから尋ねる必要があるかを判断できる疑問は、相手が話し終えた後に見直します。
  • 終わりに残す対象を選ぶ　話の理解を妨げない疑問は、商談の終わりに扱えます。次の行動に必要なものを優先します。

答えが必要な場面と尋ねる時点

場面すること避けること
話の区切り続きの理解に必要な疑問を尋ねます。浮かんだ質問をまとめて挟みません。
説明が終わった後全体を聞いて残った疑問を選びます。答えが出た質問を、確認と示さずにそのまま尋ねません。
商談の終わり次の行動に必要な疑問を優先します。残り時間を超えて質問を並べません。
表は編集部作成の例です。

尋ねる前に説明と照らすと、聞く範囲を絞ることができる

控えた質問は、尋ねる直前にも相手の説明と照らします。新たな疑問、理解の確認、聞き逃しを分けると、必要な範囲に絞れます。

  • 控えと説明を照らす　尋ねたい内容への答えが、すでに出ていないか見直します。答えが足りない部分だけを残します。
  • 理解の確認だと示す　説明を聞いたうえでの確認だと伝え、自分がどう理解したかと確認したい点を分けて示します。
  • 聞き逃した範囲を示す　聞き取れなかったことと、その範囲を伝えます。説明全体を最初から求めない形にします。

尋ねる内容を絞る型

場面すること注意
答えが見つかった説明と聞く目的を照らします。目的を満たせば質問を外します。
理解を確認したい説明された内容、自分の理解、確認したい点の順に伝えます。未説明の内容として扱いません。
聞き逃した聞き取れなかった箇所を伝え、その部分だけを改めて聞きます。相手の説明不足と決めつけません。
表は編集部作成の例です。

商談の終わりには、自分と相手の残った質問を確かめる必要がある

自分の質問を終えても、相手に疑問が残っていることがあります。双方の未解消の質問を確認し、その場で扱うものと後に残すものを分けます。

  • 残った項目を読み上げる　未解消の項目名を短く読み上げます。解消済みの質問は含めず、残っている範囲を共有します。
  • 今聞くか後にするか決める　残り時間と回答の準備状況を見て決めます。後にする場合は、確認する人と時期を記します。
  • 相手の疑問も確認する　相手からの未解消の質問も確認します。すぐ答えられない内容は、返答する人と時期を決めます。

終了前に確認する順序

すること方法注意
残った項目を示す未解消の項目名を読み上げます。この時点で回答をまとめて求めません。
扱う時点を決める今扱う項目と後で扱う項目に分けます。後で扱う項目にも、確認する担当者と時期を付けます。
相手の疑問を確認回答が必要な内容が残っているか確認します。未回答の内容と返答予定を記します。
表は編集部作成の例です。

保留した質問は、自社で確かめるか相手に聞くかで分かれる

その場で聞かなかった質問を、すべて次回へ持ち越す必要はありません。社内で確認できるか、相手に聞く必要があるか、確認自体が不要かを分けます。

  • 社内で確認する　自社の記録を見るか自社の関係者に聞けば分かる内容は、確認先と期限を決めます。推測で相手の事情を補いません。
  • 相手に改めて聞く　相手の回答が必要な内容は、次回の商談や電話・メールなど、次に確認する機会を記します。予定が未定なら調整する人を決めます。
  • 確認不要の理由を残す　前提が変わり、答えを使わなくなった質問は外します。解消済みと区別して理由を残します。

その場で聞かない質問の分類

区分すること注意
社内で確かめる確認先・確認する人・期限を記します。社内で分からなければ扱いを見直します。
相手に改めて聞く確認する機会と尋ねる範囲を記します。確認の機会が未定のまま放置しません。
聞かなくてよい確認不要とした理由を記します。未確認の内容を解消済みにしません。
表は編集部作成の例です。

電話では、疑問と聞き取れなかった箇所を分けて控える必要がある

電話では、内容への疑問と、声が聞き取れなかった箇所が、控えの中で混ざることがあります。通話中の控えを分け、終了後に説明内容と照らします。

  • 短く書き足す　通話前に質問欄を用意し、浮かんだ対象だけを短く書き足します。書くことより聞くことを優先し、清書は通話後に行います。
  • 疑問と聞き取り不足を分ける　内容への疑問は話の区切りに扱います。聞き取れず続きが理解できない場合は、その場で聞き返します。
  • 通話後すぐに整理する　控えを説明と照らし、解消済みか未解消かを記します。思い出せない箇所は推測で埋めません。

電話で疑問を控える場面

場面すること注意
疑問が浮かんだ用意した欄へ短い語句で追記します。書くことで聞き取りを妨げません。
聞き返すかどうか疑問か聞き取り不足かを分けます。続きの理解に必要な聞き返しは、その場で行います。
通話が終わった後説明と照合し、質問の扱いを追記します。記憶が曖昧な部分には未確認と記します。
表は編集部作成の例です。

解消の根拠と未解消の扱いを記すと、次に聞くことが分かる

質問だけを残しても、すでに答えが出たのか、これから聞くのかが分かりません。解消の経緯と未解消の質問の扱いを、同じ記録で確認できる形にします。

  • 疑問の出発点を残す　浮かんだ質問と、きっかけになった発言、聞く目的を残します。後から判断の経緯を確認できます。
  • 解消の根拠を記す　どの説明や回答で解消したかを記します。自分の推測と、相手から得た回答を分けます。
  • 未解消の質問の扱いを記す　未解消の質問には、確認する人・確認先・時期を記します。回答を得たら状態を更新します。

後から扱いを追える記録

記録項目書くこと理由
浮かんだ質問対象・きっかけ・聞く目的を記します。何を知りたかったか分かります。
解消の経緯根拠となった説明や回答を記します。解消済みとした理由が分かります。
残った質問の扱い状態・確認する人・確認先・時期を記します。次に必要な対応が分かります。
表は編集部作成の例です。

質問ごとに経緯を追える控えなら、未確認の質問が分かる

商談中は疑問の対象を短く控え、説明を聞いた後に解消状況を更新します。商談の終わりと終了後に、該当する欄を埋めると、質問の扱いを追えます。

  • 商談中に控える　質問ごとに欄を使い、対象から書き始めます。きっかけの発言と聞く目的は、区切りで補います。
  • 説明後に更新する　解消状況と根拠を記します。尋ねた場合はその時点を、尋ねなかった場合はその理由を残します。
  • 終わりに扱いを決める　残った質問の扱いと次回に聞く内容を記します。記録先を決め、次の商談前に見直します。

質問ごとに使う記入シート

記入項目記入欄記入項目記入欄
商談日と相手浮かんだ質問対象と不明点：
きっかけになった発言発言の要旨：聞く目的何の判断に使うか：
尋ねた時点時点／尋ねなかった理由：相手の説明で解消したか解消状況と根拠：
残った質問の扱い区分・確認する人・確認先・時期：次回に聞く質問未解消の範囲：
記録先保存する場所：
シートは編集部作成の例です。商談中にすべての欄を埋める必要はありません。