空欄の項目が、まだ答えていない項目とは限らない

商談先から戻った確認表は、空欄だけでは回答の状況を判断できません。記入前の決まりと返却後の確認方法を決め、空欄の意味を推測せずに扱います。

  • 回答の状況を書き分ける　未回答・該当なし・確認中・不明を分け、記入時に使う区分を決めます。
  • 空欄の確かめ方を決める　返却後に空欄の理由を確認し、誰がどの欄を補うかを決めます。
  • 回答の経緯を残す　記入者・記入日・版とやり取りを記録し、後から回答の経緯を確認できる形を決めます。

空欄だけでは、答えていない理由が分かるとは限らない

空欄には、まだ答えていない場合と、答えを記入できない場合があります。理由を分けてから、追加の回答が必要かを判断します。

  • 未回答と対象外を分ける　回答していない項目と、今回の条件に当てはまらない項目を分けます。
  • 回答を得られる見込みを分ける　確認先からの回答を待っている場合と、確認しても答えが分からない場合を分けます。
  • 空欄から理由を決めない　空欄の見た目は同じでも、必要な対応は異なります。記入した相手に理由を確認します。

空欄が生まれる理由

理由起きていること注意
まだ答えていない回答が記入されていません。対象外とは判断しません。
当てはまらない今回の条件では回答の対象外です。対象外になる理由を残します。
確認中確認先からの回答などを待っています。確認先と回答の見込み時期を残します。
分からない確認できる人や資料に当たっても答えが分かりません。確認した範囲と分からない理由を残します。
表は編集部作成の例です。

回答の書き分けには、記入前の凡例が必要だ

区分の意味を伝えずに配ると、記入者によって書き方がばらつくことがあります。確認表を送る時点で、使う区分と補足事項を示します。

  • 凡例を確認表に載せる　未回答・該当なし・確認中・不明の意味を、記入欄と一緒に読める位置に載せます。
  • 答えがなくても区分を書く　答えを書けない場合も空欄にせず、区分を記入する決まりにします。
  • 記入を頼む時点で伝える　記入を始める前に凡例を渡し、区分ごとに書いてほしい補足の内容も示します。

先に伝える記入の決まり

すること方法注意
凡例を載せる各区分の意味と補足事項を示します。区分名だけを並べて終えません。
空欄を残さない回答できない欄にも区分を書きます。自分の記入対象の欄に適用します。
記入前に伝える確認表を送るときに決まりを示します。返却後に初めて決まりを伝えません。
表は編集部作成の例です。

該当なしの判断には、対象外と分かる理由が必要だ

未回答は回答がまだない状態で、該当なしは今回の対象外と分かっている状態です。対象外か判断できない項目を、該当なしで埋めないようにします。

  • 対象外なら該当なしと書く　今回の条件に当てはまらないと分かる場合は、空欄を残さず該当なしと記入します。
  • 対象外になる理由を添える　どの条件に当てはまらないのかを短く添え、判断の根拠を確認できるようにします。
  • 未回答を対象外に変えない　回答がないことを理由に該当なしへ変更せず、対象に含まれるかを相手に確認します。

未回答と該当なしの扱い

場面すること注意
回答がまだない未回答と記入します。対象外という意味には使いません。
対象外と分かる該当なしと理由を記入します。今回の条件に基づいて判断します。
対象か判断できない確認中と記入し、判断に必要な条件を確認します。該当なしと決めつけません。
表は編集部作成の例です。

確認中と不明は、確認を続けているかどうかで分かれる

確認中は答えを得るための確認が続いている状態です。不明は、確認できる人や資料に当たっても答えが分からなかった状態として扱います。

  • 確認中には予定を添える　確認先と回答の見込み時期を書きます。時期を決められない場合は、次に状況を確認する時期を残します。
  • 不明には確認範囲を書く　記入者だけでは分からない場合は、まず確認先を探します。不明にする際は、調べた範囲と理由を残します。
  • 不明を残す扱いを決める　答えが分からなくても提案を進められる項目か、別の方法で判断材料を探す項目かを決めます。

確認の見込みに応じた書き方

区分すること注意
確認中確認先と回答の見込み時期を記入します。確認先を決めずに回答待ちにしません。
不明確認した範囲と分からない理由を記入します。未着手の項目には使いません。
不明のまま残す場合提案のどの判断に影響するかと、追加調査の要否を記録します。答えが分かった扱いにはしません。
表は編集部作成の例です。不明は、確認できる範囲を調べたうえで記入します。

記入者と記入日があれば、誰がいつの状況を答えたかが分かる

回答だけでは、誰がいつの状況を記入したかが分かりません。相手の窓口として返送した人と、実際に記入した人を区別して残します。

  • 実際の記入者を残す　実際に記入した人の名前や所属を残し、回答について確認できるようにします。
  • 書いた日を記録する　返却日とは別に、実際の記入日を残します。過去の状況への回答は、対象の時点も添えます。
  • 項目ごとに出所を分ける　複数人で記入する場合は、項目や担当範囲ごとに記入者と記入日を対応させます。

記入者と記入日の残し方

場面すること避けること
同じ人が記入する共通欄に記入者と記入日を残します。返送した窓口の人を記入者として扱いません。
複数人が記入する担当した項目と記入者を対応させます。代表者の名前だけで済ませません。
回答を修正する修正した項目に修正者と修正日を残します。返却日を記入日の代わりにしません。
表は編集部作成の例です。

相手の欄に残った空欄は、相手に確かめる必要がある

凡例を付けても、空欄が残る場合があります。相手が記入する欄のうち空欄の項目を列挙し、理由と補う内容を項目ごとに確認します。

  • 空欄の項目を列挙する　項目名と位置を示し、どの空欄について確認するのかを特定します。
  • 理由を区分で確認する　凡例の区分を使って空欄の理由を確認し、理由に応じた補足情報を求めます。
  • 埋め方まで指定する　自由な表現に任せず、使う区分と補足欄を示します。自社で追記する場合も内容を相手に確認します。

空欄を確認する際の型

場面すること注意
空欄を見つけた項目名・位置・空欄の箇所を列挙します。確認表全体を埋める依頼だけで済ませません。
理由を確認する区分と、その区分に必要な補足を確認します。空欄の理由を推測で記入しません。
回答を補う記入する区分・補足欄・追記する人を指定します。自社の追記を相手の記入と混同しません。
表は編集部作成の例です。

記入欄の分担で、相手が答える項目が分かる

自社と相手のどちらが記入するか決まっていない欄は、互いに相手の回答を待って空欄になり得ます。項目ごとに自社と相手の記入範囲を明示します。

  • 自社の欄を明示する　自社で記入する項目は、自社記入と表示します。相手から戻った際に、相手の未回答として数えません。
  • 相手の欄を明示する　相手に回答を求める項目を示し、その欄では回答か区分を欠かさず記入する決まりにします。
  • 両方の記入欄を分ける　同じ項目に双方が書く場合は欄を分け、記入者と記入内容の対応が分かる形にします。

記入する側に応じた欄の分け方

区分すること注意
自社が書く欄自社記入と表示し、自社内の記入者を決めます。相手の記入漏れとして扱いません。
相手が書く欄相手記入と表示し、回答か区分を求めます。自社の推測で回答を補いません。
両方が書く欄自社用と相手用の欄を分けます。同じ欄に上書きして出所を消しません。
表は編集部作成の例です。

確認表は、後から届いたものが最新版とは限らない

新しい確認表を送っても、古い版に記入して返される場合があります。版の番号と更新日で、どの版への回答かを確認します。

  • 版の番号と更新日を付ける　項目や記入の決まりを変更したら版を更新し、番号と更新日を確認表の見える位置に記載します。
  • 古い版の回答を照合する　現在の版と項目を照合します。変更された項目は、回答を移せるか相手に確認します。
  • 変更箇所を知らせる　追加・除外・変更した項目と、再記入が必要な範囲を示します。

版が混在したときの扱い

場面すること注意
確認表を改訂する版の番号と更新日を変更します。記入日と更新日を混同しません。
古い版が戻る項目と条件の変更点を照合します。同じ位置の欄へ機械的に移しません。
変更箇所を伝える変更内容と再記入する項目を示します。追加した項目を相手の記入漏れと扱いません。
表は編集部作成の例です。

やり取りの記録があれば、空欄の確認経緯が分かる

確認表の現在の内容だけでは、空欄をいつ誰に確認したかが残りません。送付・返却・追加確認を、対象の版と項目に結び付けて記録します。

  • 送付と返却を記録する　送った版と送付日、戻った版と返却日を残し、記入者も記録します。
  • 空欄の確認結果を残す　確認した項目、回答した人、確認日、確定した区分と補足内容を記録します。
  • 残った確認を引き継ぐ　未回答や確認中の項目には、自社で次に確認を担当する人と、問い合わせる相手、時期を残します。記録先を決めて保管します。

確認表と一緒に残す記録

記録項目書くこと理由
送付した内容送付日・送った版・送付先を記録します。どの確認表を渡したかが分かります。
返却された内容返却日・戻った版・記入者を記録します。回答された版と記入の出所が分かります。
空欄の確認結果項目・確認日・回答者・区分・補足を記録します。空欄をどう扱うことになったかが分かります。
残った確認対象項目・自社の担当者・問い合わせ先・次の確認時期を記録します。次に確認すべき内容が分かります。
表は編集部作成の例です。

項目ごとの記入規則を決めると、空欄の意味が分かる

区分の意味に加えて、項目ごとの記入者と補足事項を決めます。記入日・版・記録先も含め、確認表を渡す前に、記入者が読めば書き方が分かる規則にします。

  • 項目と記入者を対応させる　各項目を誰が書くかを決めます。双方が記入する項目は、自社用と相手用の欄を分けます。
  • 区分ごとの補足を決める　該当なしには理由、確認中には確認先と時期、不明には確認範囲と理由を求めます。
  • 記録の残し方を決める　記入日と使用する版を残し、返却後の確認結果を保存する記録先を指定します。

確認表の記入規則を作るシート

項目記入する人未回答の書き方該当なしの書き方確認中の書き方不明の書き方記入日版記録先
各確認項目自社・相手の別と記入者を指定します。未回答と記入します。該当なしと対象外の理由を書きます。確認中と確認先・見込み時期を書きます。不明と確認範囲・理由を書きます。実際に記入した日を残します。版の番号と更新日を残します。やり取りと確認結果の保存先を指定します。
表は編集部作成の例です。実際に使う際は、確認項目ごとに行を設けます。