仕事の着手は前の工程の完了だけで決まるとは限らない

前の仕事が終わっても、必要な成果物や連絡が届くまで始められない場合があります。作業どうしの関係をたどり、着手の条件を整理します。

  • 待つ理由を整理する　待っている作業と、その着手に必要な成果物や連絡を整理します。
  • 待つ間の進め方を分ける　先にできる作業と、待ちが長引いたときに判断が必要な場面を分けます。
  • 商品の支援範囲を分ける　聞き取った条件を確認表にまとめ、商品で支援できる範囲と人の判断が残る範囲を分けます。

待ちの理由は、どの作業の結果を待つかで分かれる

部署名だけでは、どの仕事が何を待っているか分かりません。実際に止まっている作業から、着手を左右する前の作業をたどります。

  • 待つ作業を絞る　案件全体ではなく、始められない作業の名前と、工程全体の中での順番を記録します。
  • 前の作業を対応させる　待つ作業ごとに、どの作業の結果を待っているかを記録します。
  • 担当する人を分ける　前後の作業を担う人を分けて記録します。待ちがあるだけで、誰かの落ち度とは判断しません。

待つ作業から前の作業をたどる

確かめること方法注意
待つ側の作業始められない作業を具体的に記録します。案件全体の停止と混同しません。
結果を出す作業着手に必要な結果を出す作業を特定します。直前の作業とは限りません。
担当する人前後それぞれの作業を担う人を記録します。連絡する人と同じとは限りません。
表は編集部作成の例です。結果を出す作業とは、後の着手に必要な結果を出す前の作業を指します。

着手の条件は成果物が届くだけで満たされるとは限らない

受け取る物が届いていても、必要な項目や着手の承認が不足している場合があります。着手に必要な内容と、届く経路を分けて整理します。

  • 必要な内容を絞る　成果物の名前だけでなく、次の作業に必要な項目や確定している必要がある内容を記録します。
  • 受け取り方をたどる　置き場所や連絡の経路を聞き、必要な内容を実際に確認できる状態までたどります。
  • 届ける人を特定する　成果物を届ける人と、着手の承認を知らせる人を記録します。同じ人とは限りません。

着手に必要な物と連絡を分ける

区分聞くこと注意
物や情報必要な成果物と、その中の必須項目を整理します。成果物の名前だけで済ませません。
受け取り方届く場所と、内容を確認する方法を整理します。届いた状態と使える状態を分けます。
届ける人送付する人と承認を知らせる人を整理します。作成した人と同じとは限りません。
表は編集部作成の例です。成果物と着手の承認は、別の条件として扱います。

前の工程の完了と完了が伝わることは違う

前の工程が終わっていても、その事実が伝わるまで待ちが続く場合があります。完了した根拠と、それを知る方法を分けて記録します。

  • 連絡の内容を見分ける　進捗の連絡と完了の連絡を区別します。何が終わったと分かる内容なのかを記録します。
  • 置き場所の意味を聞く　成果物が置かれたことだけで完了と扱えるか、別の表示や承認も必要かを整理します。
  • 後の担当者が自分で確認する場面を聞く　連絡を待たずに確認する場合は、確認先と、完了と判断する根拠を記録します。

完了を知る方法と根拠を対応させる

方法確かめること注意
連絡が来る連絡元と、完了を示す内容を記録します。受領の連絡を完了と扱いません。
置き場所で分かる置かれる場所と、完了を示す状態を記録します。作業途中の物も置かれるかを確認します。
後の担当者が確認する確認先と、確認を始めるきっかけを記録します。確認した事実と完了した事実を分けます。
表は編集部作成の例です。前の工程が完了していても、着手の条件が満たされたとは限りません。

待つ間に進められる範囲は、前の結果が要るかどうかで分かれる

前の結果を待つ作業があっても、すべての作業が止まるとは限りません。結果が必要になる境目を見つけ、先に進められる範囲を分けます。

  • 準備の範囲を区切る　前の結果に左右されない準備を挙げ、どこまでなら進められるかを記録します。
  • 結果が要る位置を示す　前の結果が必要になる作業を特定します。準備から先に進めない境目を明らかにします。
  • 元の作業へ戻る条件を聞く　待つ間に別の仕事をする場合は、成果物の到着を知る方法と、元の作業へ戻る条件を記録します。

前の結果が必要になる境目を見つける

区分見分け方扱い
先にできる準備前の結果がなくても内容を決められます。進められる終点を記録します。
結果が要る作業前の結果によって作業内容が変わります。必要な結果が届くまで待つ範囲を記録します。
別の仕事待っている結果を使わずに進められます。元の作業を再開する条件を記録します。
表は編集部作成の例です。作業の速さではなく、前の結果が必要かどうかで分けます。

一部の受け取りで始められる範囲は、工程の分け方で変わる

前の工程全体が終わる前に、完了した部分だけを受け取れる場合があります。その部分だけで進められる作業と、残りを待つ作業を分けます。

  • 先に届く部分を区切る　先に受け取る範囲と、その範囲で完了している内容を記録します。先に届く部分だけで進められる作業を確かめます。
  • 後から届く部分が要る作業を特定する　残りの部分が必要になる作業を特定し、先に始めた作業のどこに関係するかを記録します。
  • やり直す条件を示す　後から届く部分との組み合わせで修正が必要になる条件と、修正する範囲を整理します。

部分ごとの完了と着手を対応させる

場面聞くこと注意
先に受け取る受け取る範囲と、始められる作業を記録します。受け取った部分の完了を確認します。
後から届く残りの範囲と、それを必要とする作業を記録します。先に届いた部分との関係を省きません。
やり直しが生じる修正が必要になる条件と範囲を記録します。部分ごとの完了だけで全体の整合を判断しません。
表は編集部作成の例です。ここでは、前の工程で完了した部分を分けて受け取る場面を扱います。

待ちが長引いたときは、誰が対応を決めるかを聞くことになる

待ちが長引いた場面では、状況の確認と、その後の進め方の判断が必要です。どの変化を受けて、誰が対応を決めるかを整理します。

  • 確認のきっかけを聞く　予定していた連絡がない場合など、前の工程へ確認するきっかけと確認先を記録します。
  • 予定への影響をたどる　着手できないことで動かす必要がある予定と、変更を判断する人を整理します。
  • 依頼者への連絡を分ける　依頼者に伝える条件と連絡する人を記録します。確定した影響と、まだ分からない見通しを分けます。

待ちの変化と対応を結び付ける

区分確かめること注意
前の工程へ確認確認するきっかけと、確認先を記録します。残作業、完了の見通し、連絡の状況を確かめます。
予定の組み替え影響する予定と、変更を決める人を記録します。前の工程の見通しを確定事項にしません。
依頼者への連絡伝える条件、内容、連絡する人を記録します。未確定の内容は未確定と伝えます。
表は編集部作成の例です。待ちの長さだけでなく、後の作業への影響も確認します。

不足や相違があれば、着手は解消の確認を待つことになる

成果物を受け取っても、不足や内容の相違によって着手できない場合があります。前の工程に戻す内容と、再開できる条件を対応させます。

  • 不足する内容を絞る　着手に必要な項目のうち、欠けている内容を特定します。不足と追加の要望を分けます。
  • 相違の基準を記録する　何と照らして内容が違うと判断したかを記録します。修正が必要な箇所と影響する作業を結びます。
  • 再開の条件を聞く　修正版の受領や確認結果の連絡など、再開に必要な条件と、その条件を確認する人を整理します。

戻す内容と再開の条件を対応させる

場面聞くこと注意
物や情報が足りない欠けた項目と、それが要る作業を記録します。追加の要望を不足と扱いません。
内容が違う照合した基準と、異なる箇所を記録します。成果物を直すのか基準を見直すのかを確かめます。
確認が要る判断を求める内容と、回答する人を記録します。回答だけで再開できるかも確認します。
表は編集部作成の例です。前の工程へ戻す理由を、相手の作業ミスと決めつけません。

待ちの状況は関わる人全員に伝わっているとは限らない

待つ側は停止を知っていても、前の工程では後への影響を知らない場合があります。それぞれが把握している内容と、その記録先を整理します。

  • 待つ側の把握を聞く　止まっている作業と必要な成果物について、把握している内容と記録先を聞き取ります。
  • 前の工程の把握を聞く　残っている作業や完了の見通しに加え、後の作業が待っている事実を知っているかを整理します。
  • 全体を見る人を特定する　工程をまたぐ影響を把握する人と、各工程から状況が伝わる経路を記録します。

把握している内容の違いを整理する

区分確かめること注意
待つ側停止している作業と、足りない条件を記録します。前の工程の進捗も知っているとは限りません。
結果を出す側残作業と、後への影響の把握状況を記録します。後の停止を知っていると決めつけません。
全体を見る人把握する範囲と、状況を知る経路を記録します。全体を見る人が決まっていない場合も記録します。
表は編集部作成の例です。状況を記録する人と、進め方を判断する人は別の場合があります。

工程の状況を共有しても着手の判断が残る

状況の共有や受け渡しの記録を支援できても、成果物が着手の条件を満たすかは別の判断です。商品の機能を確認し、人が担う判断と分けます。

  • 共有できる範囲を照合する　誰に何を知らせる必要があるかを整理し、提案する商品の機能で扱える範囲を照合します。
  • 記録できる内容を照合する　渡した内容や受領の事実を残せるかを確認します。記録があることだけで内容の十分さは判断しません。
  • 人が決める条件を残す　不足したまま進めると判断する場面や例外の承認など、判断する人と根拠が必要な範囲を明記します。

必要な支援と人の判断を分ける

区分扱い注意
工程の状況の共有共有する内容と相手を商品の機能に照合します。共有だけで待ちが解消するとは限りません。
受け渡しの記録渡した内容と受領を記録できるか確認します。受領の記録を内容の承認と扱いません。
着手の判断判断する人と、必要な根拠を記録します。例外を認める判断まで商品に任せると決めません。
表は編集部作成の例です。特定の商品に記載の機能があることを示すものではありません。

工程の待ちの確認表で着手条件の抜けが分かる

聞き取った内容を、待つ作業と前の作業の組み合わせごとにまとめます。分からない欄は推測で埋めず、未確認の点と確認先を残します。

  • 作業ごとに記録する　待つ作業と前の作業を対応させます。前の作業が複数ある場合は、それぞれから何を受け取れば始められるかを分けます。
  • 条件のつながりを読む　必要な物、完了を知る方法、再開の条件を読み合わせ、記録の食い違いや不足を見つけます。
  • 未確認の点を残す　未確認の内容と確認先を記録します。次に得た回答を、どこへ追記するかも明らかにします。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記録欄確認項目記録欄
待つ作業結果を出す作業
着手に要る物や連絡終わったと分かる方法
待つ間にできる作業一部受け取りの扱い
長引いた際の進め方前に戻す場面
状況を把握する人未確認の点と記録先
表は編集部作成の例です。記録欄には、聞き取れた事実と未確認の内容を区別して記入します。