最新版への一本化が合うかは仕事で決まる

前の版を使っていても、切り替えが遅れているとは限りません。この資料で決めることは、次のとおりです。

  • 聞き取る資料を選ぶ　複数の版が使われている資料から、版の違いと使う仕事をたどれる対象を選びます。
  • 並行して使う理由を分ける　前の版を残す目的と、新しい版へ切り替える条件を分けて捉えます。
  • 提案できる範囲を分ける　聞き取った作業から、商品で支援できる範囲と人の判断が残る範囲を分けます。

各版の仕事をたどれる資料が、聞き取りの出発点になる

名前の似た資料が並んでいるだけでは、複数の版を使う理由は分かりません。各版を使う場面と、作った経緯をたどれる資料を選びます。

  • 使っている資料を選ぶ　同じ資料の複数の版が、今の仕事で使われている場面から聞き取りを始めます。
  • 使う仕事をたどる　各版を使う作業と、その作業を行う人を聞き、利用場面を具体的に捉えます。
  • 版を作る人を捉える　誰が何を変えて版を作るのかを聞き、使う人との関わりを確かめます。

聞き取り対象の選び方

確かめること方法注意
並行する場面複数の版を使う場面をたどります。保管されているだけかも分けて聞きます。
各版の仕事使う作業と使う人を聞きます。資料の名前だけで用途を推測しません。
版を作る人作る人と変更のきっかけを聞きます。作る人と使う人が同じとは限りません。
表は編集部作成の例です。

版の内容の違いは、名前だけでは分かるとは限らない

名前が違っても内容が同じ場合があり、同じ名前でも内容が異なる場合があります。相手が版として区別している違いを起点にします。

  • 内容の違いを捉える　説明、条件、対象など、どの箇所が異なると別の版として扱うのかを聞きます。
  • 複製との違いを分ける　同じ内容を別の場所に置いたものか、内容を変えたものかを確かめます。
  • 名前の意味を捉える　版の名前に含める情報と、名前だけでは読み取れない違いを聞きます。

版として扱う違い

区分見分け方扱い
内容の違い異なる箇所と、その意味を聞きます。相手が別の版と扱う境目を捉えます。
同じ内容の複製内容を変えずに置いたものか聞きます。複製も版と呼んでいるか確かめます。
名前の違い名前に含める情報を聞きます。名前と内容の対応を確かめます。
表は編集部作成の例です。

使う版は新しさだけで決まるとは限らない

案件や対象によって、使う版が分かれている可能性があります。新しい版を使う仕事と使わない仕事を、同じ資料の中でたどります。

  • 案件と対象を捉える　各版を使う案件や相手先、作業の段階を聞き、使い分けの境目を捉えます。
  • 選ぶ条件を捉える　仕事を始める際に、何を根拠として適用する版を決めているか聞きます。
  • 使わない仕事を捉える　新しい版を使わない理由を聞き、前の版の内容を使い続ける必要があるかを確かめます。

各版が使われる仕事

区分聞くこと注意
案件や対象各版を使う案件と対象を聞きます。同じ相手先でも仕事による違いを聞きます。
版を選ぶ条件適用する版を決める根拠を聞きます。新しさが選ぶ根拠かは別に確かめます。
使わない仕事新しい版を使わない作業を聞きます。切り替え忘れと決めつけません。
表は編集部作成の例です。

前の版が残る理由は切り替え忘れとは限らない

前の版は、今の作業に使うためにも、経緯を確かめるためにも残ります。残っている事実と、残す目的を分けて聞き取ります。

  • 今の作業で使う理由を聞く　進行中の仕事で前の版の内容を使う場面と、その内容が必要な理由を聞きます。
  • 過去の経緯の確認と分ける　当時の説明や判断を確かめるために見る場合は、今の作業への使用と分けます。
  • 相手先の求めとの関係を聞く　相手先から指定される版や内容を聞き、前の版を使う理由との関係を捉えます。

前の版を残す目的

区分確かめること注意
今の作業で使う前の版の内容が必要な作業を聞きます。見るだけか、作業に使うかを分けます。
経緯を確かめる当時の何を確かめるために見るか聞きます。今も適用する版とは限りません。
相手先に合わせる指定される版と指定の理由を聞きます。同じ版に複数の目的がある場合もあります。
表は編集部作成の例です。

新しい版が完成しても、切り替えられるとは限らない

新しい版ができても、進行中の仕事で使い始められるとは限りません。切り替える条件と、判断する人を組み合わせて聞き取ります。

  • きっかけを捉える　作業の区切りや対象の変化など、切り替えを検討するきっかけを聞きます。
  • 判断する人を捉える　切り替えを決める人と、その判断に必要な情報を持つ人を確かめます。
  • 切り替えない理由を捉える　前の版を続ける条件を聞き、条件が変わった際に誰が再び判断するか捉えます。

切り替えを決める条件

区分聞くこと注意
切り替えの契機検討を始める出来事を聞きます。版の完成と使用の開始を分けて聞きます。
判断する人決める人と判断に使う情報を聞きます。版を作る人が決めるとは限りません。
切り替えない判断前の版を続ける条件を聞きます。判断済みか、判断待ちかも分けます。
表は編集部作成の例です。

版の見分けには、名前以外の印や置き場所が使われることになる

名前のほかに、資料内の印や置き場所を手掛かりにしている場合があります。実際に版を選ぶ場面で、何を見ているか聞き取ります。

  • 見分ける印を捉える　資料名や冒頭の表示など、使う版を見分ける際に確認する箇所を聞きます。
  • 置き場所との関係を捉える　置き場所から版を判断する場合は、場所と用途がどう対応しているか聞きます。
  • 迷う場面を捉える　別の場所で受け取る場合など、普段の手掛かりが使えなくなる場面を聞きます。

版を見分ける手掛かり

区分確かめること注意
見分ける印選ぶ際に見る表示や箇所を聞きます。表示の意味を誰でも知っているとは限りません。
置き場所場所と版の用途の対応を聞きます。別の場所でも見分けられるか聞きます。
迷う場面手掛かりが足りなくなる場面を聞きます。迷った際の確認先も捉えます。
表は編集部作成の例です。

版の取り違えへの対応は、仕事への影響で分かれる

複数の版が使える資料では、古いという理由だけで取り違えとは言えません。その仕事に合わない版を使った場合の扱いを聞き取ります。

  • 気づく手掛かりを捉える　対象や条件の食い違いなど、使う版が違うと気づく場面と確認の根拠を聞きます。
  • 直す人と範囲を捉える　版を選び直す人と、進めた作業を見直す人を聞き、見直しの範囲を捉えます。
  • 連絡の判断を捉える　相手先への連絡が必要になる条件と、連絡する人を決める流れを聞きます。

取り違えに気づいた後の扱い

場面確かめること注意
違いに気づく仕事に合わないと判断する根拠を聞きます。前の版の使用自体を誤りとしません。
作業を見直す直す人と見直す作業の範囲を聞きます。版の選び直しだけで済むかも聞きます。
相手先へ連絡する連絡を判断する条件と連絡する人を聞きます。連絡が要る条件と、連絡を判断する人と連絡する人を確かめます。
表は編集部作成の例です。

版を直す範囲は、各版を残す目的で分かれる

並行して使う版でも、同じ箇所を同じように直すとは限りません。各版を使う仕事と残す目的に沿って、直す範囲と保管の決め方を聞きます。

  • 直す版の範囲を捉える　内容を変える際に、どの版を直すか決める人と、その判断の根拠を聞きます。
  • 他の版の扱いを捉える　変更を他の版にも反映する条件と、用途の違いから反映しない条件を聞きます。
  • 保管の決め方を捉える　各版をいつまで、どこに置くかについて、決める人と、どの用途を根拠にしているかを聞きます。

各版の直し方と保管

区分聞くこと注意
直す版の範囲直す版を決める根拠と人を聞きます。経緯を残す版も直すとは限りません。
他の版への反映反映する条件としない条件を聞きます。用途による内容の違いを誤りとしません。
保管の期間と場所期間と場所を誰が決め、どの用途を根拠にしているかを聞きます。聞き取りの場で保管方法を指示しません。
表は編集部作成の例です。

商品で支援できても、切り替えの判断まで担えるとは限らない

版や用途を記録できても、どの仕事で使うかまで商品で決まるとは限りません。商品の説明で確認できた機能と、聞き取った作業を対応させます。

  • 記録の支援を分ける　版と用途の記録を支援できるか確認し、記録する内容を決める人は別に捉えます。
  • 表示の支援を分ける　版を表示する機能が、相手の見分け方に使えるか、聞き取った場面と照らします。
  • 判断が残る範囲を分ける　切り替えの条件が満たされたかを誰が判断するか捉え、機能だけで決まると説明しません。

商品と人が扱う範囲

区分扱い注意
版と用途の記録必要な内容を記録できるか確認します。記録内容を決める人も捉えます。
版の表示と見分け見分ける手掛かりを表示できるか確認します。版の印を表示できても、その版が仕事に合うかは別に確かめます。
切り替えの判断判断する人と必要な情報を整理します。未確認の機能を支援範囲に含めません。
表は編集部作成の例です。

確認表には版の違いと判断の根拠が必要だ

資料名と版の名前だけでは、並行して使う理由を説明できません。各版の仕事から支援できる範囲までを記入し、未確認の点も残します。

  • 版と仕事を対応させる　各版の違い、使う仕事、残す目的を対応させ、名前だけの一覧にしません。
  • 判断の根拠を記入する　切り替えや取り違えの扱いには、判断する条件と人を含めて記入します。
  • 未確認の点を残す　分からない点は推測で埋めず、次に聞く相手と、聞き取り内容の記録先を書きます。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入欄確認項目記入欄
資料と版対象の資料と各版の名前を記入します。版の違い内容や複製の違いを記入します。
各版の仕事案件、対象、使う作業を記入します。残す目的各版を残す理由を記入します。
切り替えの条件切り替える条件と判断する人を記入します。見分け方印、置き場所、迷う場面を記入します。
取り違えの扱い気づき方、直す人、連絡の条件を記入します。直し方と保管直す範囲と保管の決め方を記入します。
支援できる範囲確認済みの機能と人の判断を記入します。未確認の点と記録先未確認の点、聞く相手、記録先を記入します。
表は編集部作成の例です。