入力をまとめられるかは、用途・判断・変更時の扱いで分かれる

同じ内容を入力していても、入力先ごとに役割が違うことがあります。作業の中身から、入力をまとめられる条件を整理します。

  • 重なっている作業を定める　何を、どこに、誰が入力しているかを並べ、二重入力と呼ばれる作業の範囲を定めます。
  • 入力を分ける理由をつかむ　情報の出どころ、項目の意味、使い道、人が加える判断から、入力を分けている理由をつかみます。
  • まとめる条件を書き出す　変更時の扱いも確認し、入力をまとめるために必要な条件と未確認の点を確認表に残します。

二重入力の範囲は情報と入力先と入力者で決まる

二重入力という呼び方だけでは、対象の作業が定まりません。入力する情報、書き込む先、入力する人を対応させます。

  • 情報の中身を絞る　商談情報などの大きなくくりから、相手の名称や商談の状況など、実際に入力する情報へ絞ります。
  • 書き込む先を分ける　入力先の呼び名に加え、どの記録のどの項目へ書き込むかを整理します。
  • 入力する人を対応させる　入力先ごとに入力者を記録します。別の人による入力も、対象の作業に含まれるかを確認します。

作業の範囲を定める整理

確かめること方法注意
入力する情報実際に入力する項目と内容を挙げます。記録全体が重複していると決めつけません。
入力先記録の名称と書き込む項目を対応させます。同じ呼び名でも別の記録なら分けます。
入力する人入力先ごとに入力者と担当範囲を記します。読む人と入力する人を混同しません。
表は編集部作成の例です。対象の作業を特定してから、入力を分けている理由を聞き取ります。

入力先を増やした当初の理由が、今も当てはまるとは限らない

入力先が増えた背景には、用途の追加や記録の指定があります。始まった理由と、現在も分けて入力する理由を分けて聞き取ります。

  • 増えた順序をたどる　元からあった入力先と後から加わった入力先を分け、追加のきっかけと目的を整理します。
  • 別々に持つ理由を探る　部署ごとの役割や相手先の指定から、記録を分ける必要が生じた背景を聞き取ります。
  • 現在の理由と区別する　当初の目的が今も残るかを確認します。経緯が不明なら、必要とも不要とも決めずに残します。

入力先が分かれた経緯の整理

経緯聞くこと注意
後から追加追加前の記録と、新たに必要になった用途を聞き取ります。追加当時と現在の用途を区別します。
部署ごとの記録部署ごとに記録を持つ目的と管理の担当を聞き取ります。部署が違うことだけで必要性を判断しません。
相手先の指定指定された入力先と、求められる内容を聞き取ります。相手先の指定と自社で加えた作業を分けます。
表は編集部作成の例です。経緯の説明と、現在の運用で確認できた事実は分けて記録します。

同じ入力内容でも出どころが同じとは限らない

入力された内容が一致していても、別の情報を参照している場合があります。直接見たものと、その内容の元になった情報を分けてたどります。

  • 直接見た情報を押さえる　入力するときに参照した連絡や記録を特定します。記憶を頼りにした部分も分けて残します。
  • 元になった情報をたどる　自社の記録を写す場合は、その記録の根拠までたどります。途中で内容が変わったかも整理します。
  • 出どころ不明を残す　出どころを確認できない内容は未確認として扱います。入力済みであることを正しさの根拠にしません。

参照した情報と元の情報の整理

出どころ確かめること注意
相手からの連絡どの連絡のどの内容を入力に使ったかを特定します。相手の発言と自社の解釈を分けます。
自社の記録参照した記録と、その記録の元になった情報をたどります。転記先を情報の発生元とみなしません。
人の記憶記憶で補った範囲と、裏付けとなる連絡や記録を整理します。裏付けが見つからない部分は未確認とします。
表は編集部作成の例です。出どころと入力先は、同じ欄にまとめず別々に記録します。

同じ名前の項目が同じ情報を表すとは限らない

項目名の一致だけでは、同じ情報かどうかを判断できません。対象、基準となる時点、含める範囲、単位を比較します。

  • 名前より意味を比べる　同じ項目名でも、対象や基準となる時点が違えば別の情報です。項目ごとの意味を書き出します。
  • 違う名前も対応させる　項目名が違っていても、同じ対象の同じ内容を表すなら、対応する項目として記録します。
  • 表記と判断を分ける　単位や書き方を一定の規則で変えられるかを確認します。解釈が必要な違いは別に残します。

項目同士を対応させる整理

場面見分け方注意
同名で別の内容対象、時点、含める範囲を比べます。項目名だけを根拠に統合しません。
別名で同じ内容名称を外して、それぞれの定義を比べます。似た説明でも対象が違えば分けます。
単位や表記の差内容を失わず一定の規則で変換できるかを調べます。丸めや省略で失われる内容も記録します。
表は編集部作成の例です。意味の一致が未確認の項目は、同じ情報として扱いません。

入力先の必要性は、読む人と使い道と保存目的で分かれる

内容が同じでも、入力先によって支える判断が異なる場合があります。読む人、その情報で行う判断、参照する場面を結び付けます。

  • 読む人を具体化する　部署名だけで終わらせず、どの役割の人が何のために参照するかを記録します。
  • 判断との関係を押さえる　参照した情報が、対応の決定や確認にどう使われるかを整理します。残しておく目的も含めます。
  • 用途不明を区別する　利用者が見つからない場合は用途不明とします。使われていないと判断する前に、管理する人へ確認します。

入力先ごとの使い道の整理

聞くこと方法注意
読む人入力先ごとに参照する役割と場面を挙げます。入力者の把握だけで利用者を確定しません。
支える判断参照する項目と、その内容で決めることを対応させます。閲覧の有無だけで用途を判断しません。
用途が不明な入力先管理する人に、保存目的や条件付きの利用も確認します。用途が不明な状態と、用途がない状態を分けます。
表は編集部作成の例です。今は読まれていなくても、過去の状態を残す目的があるかを確認します。

書き写す作業も、単なる転記とは限らない

元の情報を見ながら入力する作業にも、解釈や取捨選択が含まれます。入力前後の違いと、違いを生む判断の根拠を整理します。

  • 前後の違いを拾う　元の内容と入力後の内容を比べ、言い換えた部分、除いた部分、足した部分を分けます。
  • 変えた根拠を押さえる　読み手の用途や社内の決まりなど、内容を変えた根拠を記録します。個人の判断も区別します。
  • 迷う場合の扱いを残す　決まりだけでは書き方が決まらない場面を整理します。判断する人と確認先も記録します。

入力時に加わる判断の整理

判断の種類確かめること注意
言い換え表現を変える基準と、意味の変化を確認します。定型の置き換えと、解釈による変更を分けます。
省略残す内容と除く内容を選ぶ基準を確認します。短くしただけとみなさず、除いた意味を確認します。
補足付け加えた内容の根拠と、その必要性を確認します。確認済みの事実と推測による補足を分けます。
表は編集部作成の例です。判断を含む場合は、入力をまとめた後にその判断を誰が担うか、または決まりにできるかを確認します。

元の情報が変わっても全入力先を直すとは限らない

最新の内容を使う記録と、その時点の内容を残す記録では、変更後の扱いが違います。直す範囲と、正しい内容を判断する根拠を分けます。

  • 直す対象を分ける　変更に合わせて直す入力先と、過去の状態を残す入力先を分けます。変更する人も記録します。
  • 変更が届く経路をたどる　変更を知る人から修正する人へ、何を通じて伝わるかを整理します。直し終えたことの確認方法も残します。
  • 正しさの判断方法を聞く　内容が食い違った場合に、商談先が何を参照し誰が判断するかを確認します。新しく入力した方が正しいと決めつけません。

元の情報が変わった場合の整理

場面確かめること注意
修正が必要直す入力先、対象項目、修正する人を特定します。過去の状態を残す記録まで書き換えません。
修正が漏れる変更の連絡先と、修正済みを確認する方法をたどります。意図して残した内容と直し忘れを区別します。
内容が食い違う各記録の時点と根拠、正しい内容を判断する人を確認します。更新の新しさだけで正誤を決めません。
表は編集部作成の例です。元の内容の変更と、入力間違いの訂正は分けて記録します。

同じ内容の入力でも同じ役割とは限らない

内容をそのまま写す入力と、判断や確認を担う入力を区別します。記録全体ではなく、項目と作業ごとに入力をまとめる条件を整理します。

  • 転記だけの範囲を分ける　意味が同じで判断を加えず写す部分を、単なる重複の候補とします。確認の役割がないことも確かめます。
  • 書き分けの理由を残す　解釈や取捨選択がある部分は、必要な判断を記録します。入力をまとめる場合も判断の扱いを定めます。
  • 確認の役割を残す　照合や承認のための入力は、何を確認した証拠になるかを整理します。入力内容の一致だけで省くと決めません。

重複と判断を見分ける整理

区分見分け方扱い
そのまま写す意味が一致し、追加の判断や確認を担わない範囲を特定します。用途と変更時の扱いを保てるなら、まとめる候補にします。
判断して書く元の情報を解釈し、選択や補足をしている部分を特定します。判断の基準と担う人を定めてから、まとめる条件を検討します。
確認のために書く照合や承認として何を確認し、何を残すかを特定します。必要な確認と記録を保てる方法が定まるまで、扱いを保留します。
表は編集部作成の例です。同じ入力先に、転記と判断と確認が混在する場合があります。

入力の記録には事実と未確認の点の区別が必要だ

聞き取った内容は、入力する情報を軸に結び付けて記録します。確認できた事実、説明を受けた内容、未確認の点を区別して残します。

  • 作業の関係を残す　情報の出どころから入力先、用途までを対応させます。入力先が増えた経緯も関連付けて記録します。
  • 判断の根拠を添える　判断があるかだけでなく、どの内容を何に基づいて変えるかを書きます。変更後の扱いも添えます。
  • 不明点を空欄にしない　未確認と明記し、確認する相手と結果の追記先を残します。推測で埋めた内容を事実として扱いません。

聞き取り結果に残す内容

記録項目書くこと理由
作業と経緯入力する情報、入力者、作業の範囲、始まった背景を書きます。現在の作業と、始まった理由を区別できます。
出どころ直接参照する情報と、その元になった情報を書きます。入力内容の根拠をたどれます。
入力先と用途書き込む先、読む人、支える判断を書きます。入力先ごとに残す必要がある役割を整理できます。
項目の対応対応する項目と、意味や単位の違いを書きます。名前だけで同じ情報と判断することを防げます。
加える判断変更する内容、判断の基準、判断する人を書きます。転記と判断を伴う入力を区別できます。
変更時の扱い直す先、残す先、修正者、正しさの根拠を書きます。入力をまとめた後に必要な変更の扱いを検討できます。
表は編集部作成の例です。各記録に確認相手と根拠の所在を添え、未確認の点を区別します。

入力をまとめる判断には未確認の点の解消が必要だ

同じ情報について、入力先ごとに行を分けて記入します。項目の意味、用途、判断、変更時の扱いを比較し、まとめる条件を整理します。

  • 入力先ごとに書き分ける　入力する情報を共通の呼び名で記し、入力先ごとの違いを書きます。作業の経緯は関連する記録先に残します。
  • 区分の根拠を記す　転記、判断、確認のどれを担うかを書きます。区分が決められない場合は、判断に足りない情報を記します。
  • 確認後に条件をまとめる　未確認の点に確認相手と追記先を添えます。確認後、用途と判断を保って入力をまとめられる条件を書きます。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

入力する情報出どころ入力先入力する人読む人と用途項目の対応加えている判断変更時の扱い転記・判断・確認の別まとめる条件と未確認の点
表は編集部作成の例です。記入時は、不明な欄に未確認、該当しない欄に該当なしと記します。