一部点検の聞き取りは、選ぶ作業と残りを判断する作業に分かれる

一部を点検する仕事では、選ぶ作業と、残りについて判断する作業を分けて聞きます。それぞれを商品の機能と照らし、支援する範囲を考えます。

  • この資料で決めること　一部だけ点検すると決める人と、対象を選ぶ決まりを整理します。
  • 残りの扱いを整理する　選ばなかった物の扱いと、問題が見つかったときに点検を広げる範囲を整理します。
  • 提案する範囲を分ける　商品で支援できる作業と人が判断する作業を分け、商談で使う確認表を作れます。

対象を選ぶ人が、一部点検を決める人とは限らない

まず、どのまとまりから一部を選ぶ仕事なのかを押さえます。一部にすると決める役割、実際に選ぶ役割、点検する役割を分けて聞きます。

  • 選ぶ前の範囲を押さえる　書類、成果物、商品など、選ぶ候補に含める物と含めない物の境目を聞き取ります。
  • 決める役割を分ける　一部にすると決める人と、選び方を決める人を特定します。同じ人かどうかも整理します。
  • 作業の受け渡しを見る　選ぶ人から点検する人へ、対象の指定がどう伝わるかをたどります。

対象と役割の整理

確かめること方法注意
対象のまとまり選ぶ前に候補とする範囲をたどります。点検した物だけで範囲を捉えません。
一部に決める人全部を見ない運用の決定者を特定します。実際に選ぶ人と分けて記録します。
選ぶ人対象を取り出す作業の担い手を特定します。選び方を決める権限も持つとは限りません。
点検する人選ばれた物を受け取る人と、実際に点検する人を特定します。対象を追加できるかも押さえます。
表は編集部作成の例です。

全部を見ない理由が、作業の負担とは限らない

一部にしている理由を、作業上の制約と判断上の理由に分けます。理由が重なる場合も、どの理由で現在の運用を決めたかを聞き取ります。

  • 見切れない事情を聞く　対象が多い場合は、選ぶ作業と点検する作業のどこに負担があるかを整理します。
  • 点検で分からない事柄を聞く　点検では確認できない事柄を特定し、点検で確認できる事柄について一部にとどめる理由と分けます。
  • 足りるとする理由を聞く　一部で足りると判断している場合は、その判断をした人と、判断が成り立つ条件を記録します。

一部にする理由の整理

区分聞くこと注意
対象が多い全部を点検するうえで制約となる作業を聞きます。負担の軽減だけで残りを判断できるとは考えません。
点検では分からない全部を見ても分からない内容を聞きます。対象を増やせば解決するとは考えません。
一部で足りる足りるとした理由と条件を聞きます。条件が変わっても同じ扱いを続けるとは考えません。
表は編集部作成の例です。

対象を選ぶ理由は、手順とは別に聞くことになる

選ぶ手順を聞いた後に、その手順を採った理由を聞き取ります。通常の選び方と、対象を選び直す条件や手順をそれぞれ整理します。

  • 順番の起点を押さえる　決まった順番で選ぶ場合は、並べ方と選び始める位置、その順番を使う理由を記録します。
  • 任せる範囲を押さえる　人に任せる場合は、自由に選べる範囲と守る必要のある決まりを分けます。
  • 気になる理由を残す　気になった物を選ぶ場合は、目に留まった特徴と、追加で選ぶ条件を聞き取ります。

選び方と理由の整理

区分確かめること注意
決まった順番並べ方、起点、順番を採った理由を確認します。途中で並びが変わる場合の扱いも聞きます。
担当者が選ぶ任される範囲と選ぶ際の手掛かりを確認します。説明できる決まりと個人の判断を分けます。
気になった物選ぶきっかけとなった特徴を確認します。目に留まらなかった物の扱いも聞きます。
表は編集部作成の例です。

選んだ記録だけでは、残りの扱いが分かるとは限らない

選んだ物を後から特定できるかと、選ばなかった物をどう扱うかを分けて聞きます。選び直す場合は、当初の選択との関係も記録します。

  • 選択をたどれるようにする　対象のまとまり、選んだ物、選んだ時点を結び付けて記録しているかを聞き取ります。
  • 選ばなかった物の扱いを聞く　選ばなかった物をそのまま次へ進めるのか、保留するのか、別に点検するのかを分けます。
  • 選び直しの履歴を聞く　追加と入れ替えを区別し、最初に選んだ物の記録をどう残すかを押さえます。

選択の記録と対象の扱い

区分聞くこと注意
選んだ物の記録元のまとまりと選んだ物の識別方法を聞きます。結果だけでは、選んだ経緯をたどれません。
選ばない物点検対象から外れた後の進め方を聞きます。選ばなかったことを点検済みと混同しません。
後から選び直す追加か入れ替えかと、その記録方法を聞きます。最初の選択と後の選択を区別して残します。
表は編集部作成の例です。

点検を広げる範囲は、見つかった問題の種類で分かれる

問題が見つかった後に、どこまで点検を広げる運用かを聞き取ります。同じ種類や前後といった言葉を、対象を指定できる条件に置き換えます。

  • 同じ種類の境目を聞く　何を共通点として同じ種類に含めるかを整理し、その種類を全部見るのか一部を足すのかを確かめます。
  • 前後の基準を聞く　作業した順番や並べた順番など、前後を決める基準と、広げる範囲の決定者を記録します。
  • 広げない理由を聞く　点検を広げない場合は、その理由と、追加の点検に切り替える条件を分けて聞き取ります。

問題発見後の広げ方

区分確かめること注意
同じ種類を全部共通点と、その種類に含める範囲を確認します。種類の呼び名だけで対象を決めません。
前後を見る前後の基準と、どこで追加を止めるかを確認します。並び順が変わる場合の扱いも聞きます。
広げない広げない理由と、その決定者を確認します。残りに問題がないと判断したのかは別に聞きます。
表は編集部作成の例です。

直接確かめた事実と、残りについての推定とは違う

点検していない物についての判断には、点検結果とは別に理由が必要です。同じとみなす、分からないとする、別の方法で確かめる扱いを分けます。

  • 同じとする条件を聞く　点検した物の判断を残りにも当てはめる条件を聞き、その判断を使う範囲と決める人を記録します。
  • 分からない範囲を残す　点検していないため判断を保留する内容を、問題が見つからなかった内容と区別します。
  • 別の確認と分ける　別の方法で確かめる場合は、その方法で分かる範囲と、なお分からない範囲を整理します。

点検していない物の判断

区分見分け方扱い
残りにも当てはめる共通するとした条件と判断者を確認します。直接点検した結果とは分けて記録します。
分からない判断を保留している内容を確認します。未点検であることを記録に残します。
別の方法で確認別の確認方法と、その対象範囲を確認します。方法ごとに分かった内容を記録します。
表は編集部作成の例です。

選び方の見直しには、きっかけと決める人が要る

選び方を変えた場面から、見直しのきっかけを聞き取ります。その場だけの変更か、以後も使う決まりの変更かを分けて記録します。

  • 問題の続き方を聞く　問題の繰り返しをどこで把握し、誰の判断で選ぶ対象や順番を変えるかを整理します。
  • 対象の変化を聞く　種類や作られ方が変わったときに、従来の選び方を使い続ける条件を聞き取ります。
  • 求めによる変更を聞く　顧客や後工程から選び方の変更を求められた場合は、変更する範囲と元に戻す条件を押さえます。

選び方を変えるきっかけ

場面確かめること注意
問題が続いた見直しを始める条件と決定者を確認します。点検範囲の追加と選び方の変更を分けます。
対象が変わった以前の選び方を使える条件を確認します。呼び名が同じでも変化した内容を聞きます。
顧客や後工程からの求め求められた範囲と実際の変更内容を確認します。その場の対応か、継続する決まりかを分けます。
表は編集部作成の例です。

点検の結果は、点検範囲を添えて伝えることになる

結果を伝える相手ごとに、点検した範囲がどう伝わるかを聞き取ります。点検していない物の扱いも、結果と一緒に伝える運用かを押さえます。

  • 作業した人への伝達　点検した人が作業した人に、点検した物と再点検を求める範囲をどう伝えているかを確認します。
  • 次の工程への伝達　点検した物と残りを区別して伝え、保留や追加点検の対象を指定する方法を聞き取ります。
  • 相手先への伝達　一部を点検した結果であることと、残りについて判断した範囲をどう説明するかを整理します。

伝える相手と点検範囲

区分聞くこと注意
作業した人対象の指定と再点検の範囲の伝え方を聞きます。問題の説明だけで対象を省略しません。
次の工程未点検や保留の対象を伝える方法を聞きます。点検結果だけで全部を進めてよいと解釈させません。
相手先点検範囲と残りの判断の伝え方を聞きます。直接見た結果と、条件に基づく判断を分けます。
表は編集部作成の例です。

記録を商品で支援しても、選び方の妥当性の判断は残る

聞き取った作業を、商品で支援できる作業と人が判断する作業に分けます。提案する商品の機能を確認し、対応できると説明する範囲を決めます。

  • 対象と選択の記録を分ける　対象の一覧と選んだ記録を結び付けられるかを、商品の機能で確認します。
  • 結果の記録を確かめる　点検した物の結果と、点検していない物についての判断を分けて残せるかを確認します。
  • 判断する人を残す　選び方の採用、例外の扱い、見直しの決定を誰が担うかまで提案に明記します。

商品と人が担う範囲

区分扱い注意
一覧と選択記録対象と選択の記録を結び付ける機能を確認します。選び直した経緯も残せるかを確認します。
結果の記録点検結果と未点検の物の判断を分けて扱います。未点検の物まで点検済みとして扱いません。
選ぶ判断選び方を採用する理由と決定者を明記します。操作を自動にしても判断の担い手を省略しません。
表は編集部作成の例です。

一部点検の確認表で、提案前の未確認事項が分かる

聞き取れた内容を、選ぶ前から結果を伝えるまでの流れで記入します。分からない点には確認する相手と記録先を添え、推測で埋めないようにします。

  • 決まりと実際を分ける　決まりの説明と、実際に選んだときの記録を区別して書きます。違いの理由が分からなければ未確認の点に残します。
  • 未点検の範囲を残す　選ばなかった物の扱いと、その物について判断できる範囲を別々に記入します。
  • 提案前に不足を埋める　未確認の点を確認する相手に結び付け、商品の対応範囲を説明する前に確認します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入欄確認項目記入欄
対象と決める人対象、決める人、選ぶ人、点検する人を記します。一部にする理由全部ではなく一部にする理由と条件を記します。
選び方の決まり選ぶ手順と、その手順を採る理由を記します。選んだ物の記録選んだ物を特定する方法と選び直しの履歴を記します。
選ばない物の扱い次へ進める、保留する、別に点検する扱いを記します。問題後の広げ方広げる条件、対象範囲、決定者を記します。
判断できる範囲未点検の物について判断する内容と理由を記します。変更のきっかけ選び方を変える条件と決定者を記します。
結果を伝える相手伝える相手と、結果に添える点検範囲を記します。未確認点と記録先未確認の点、確認する相手、記録先を記します。
表は編集部作成の例です。未確認の点が残る場合は、その点に関わる商品の対応範囲を断定しません。