定例の仕事の始まりには、人と条件の確認が要る

定例の仕事でも、毎回の依頼を受けて始めるのか、あらかじめ決めた条件に従って始めるのかは仕事ごとに違います。始める人と条件、前回から引き継ぐ内容をたどります。

  • 始まりを捉える　誰がどの仕事を始め、何をきっかけに着手するのかを聞き取ります。
  • 前回との関係を分ける　引き継ぐ内容と決め直す内容を分け、回ごとの違いや見送る場合を整理します。
  • 支援の範囲を見定める　記録の使い方を捉え、商品で支援できる作業と人が判断する部分を確認表に残します。

定例という説明だけでは、始める人が分かるとは限らない

定例という呼び名だけでは、仕事の範囲も着手の役割も分かりません。実際に行った回を取り上げ、最初の作業とそれを始めた人をたどります。

  • 対象の仕事を区切る　仕事の名称だけでなく、何を始めて何を届ける仕事なのかを聞き取ります。
  • 着手する人を特定する　仕事全体を受け持つ人と、実際に最初の作業へ着手する人を区別します。
  • 誰のためかを捉える　成果を使う相手と用途を押さえ、毎回の依頼を受けて始めるのか、依頼がなくても始めるのかを聞き取ります。

仕事と始める人の整理

確かめること方法注意
どの仕事か実際の回の最初の作業と成果をたどります。同じ名称でも作業範囲が違う場合を分けます。
誰が始めるか最初に着手した人と役割を特定します。仕事全体を受け持つ人が着手するとは限りません。
誰のためか成果を使う相手と用途を聞き取ります。利用する相手と依頼する人を混同しません。
表は編集部作成の例です。

次の回の開始は、予定の日時を迎えただけでは決まるとは限らない

決まった時点が来ても、それだけで始める仕事とは限りません。前の回の完了や外からの合図との関係を、開始の条件として聞き分けます。

  • 予定の日時を分ける　予定の日時を迎えたら始めるのか、ほかの条件がそろうまで待つのかを整理します。
  • 前の回との関係を見る　前回の完了をきっかけに次回の予定が決まるのか、前回の完了とは関係なく予定が決まるのかを分けます。
  • 合図の意味を捉える　外から届く合図が開始を決めるのか、すでに決まった開始を知らせるだけなのかを聞き取ります。

次の回が始まる条件の整理

区分聞くこと注意
予定の日時予定の日時のほかに、何がそろえば始めるのかを聞きます。予定と実際の開始を同じものとしません。
前の回の完了完了によって次の回が始まるか前回が未完了の場合も聞き分けます。
外からの合図何を受け取ると開始が決まるか条件を満たす合図と単なる連絡を分けます。
表は編集部作成の例です。

開始条件を満たしても始める人が知るとは限らない

開始条件が満たされることと、その事実を知ることは別です。始める人に情報が届くまでをたどると、知らせる役割の有無が分かります。

  • 自分で気づく根拠を見る　何を見て開始条件が満たされたと分かるのか、実際の行動に沿って聞き取ります。
  • 知らせる役割を捉える　誰が何を受けて知らせるのかと、その知らせを誰が受け取るのかを押さえます。
  • 記録を見る場面を捉える　開始を示す記録の所在だけでなく、始める人がそれを見るきっかけまで聞き取ります。

始まりを知る経路の整理

区分確かめること注意
自分で気づく何を見て開始を知るか覚えているだけの場合はその旨を残します。
誰かが知らせる誰が誰に、何をきっかけに開始の条件がそろったと知らせるのかを聞きます。連絡する人と開始を決める人を分けます。
記録で分かる着手する人が、開始を示す記録をどの場面で見るのかを聞きます。記録があっても読まれるとは限りません。
表は編集部作成の例です。

前回と同じ内容でもそのまま使えるとは限らない

今回の内容が前回と同じでも、決め方まで同じとは限りません。そのまま引き継いだのか、確認や判断を経て同じ内容になったのかを分けて聞きます。

  • そのまま使う内容を分ける　前回から引き継ぐ項目と、引き継いでよいとされる条件を聞き取ります。
  • 決め直す内容を分ける　毎回新しく決める項目と、その判断に使う今回の情報を押さえます。
  • 確認後に使う内容を分ける　前回の内容を見直してから使う項目は、無条件に引き継ぐ項目と分けて記録します。

前回の内容の扱いの整理

区分見分け方扱い
引き継ぐ今回の判断を挟まず前回の内容を使います。引き継ぐ項目と適用条件を記録します。
新しく決める今回の情報を基に内容を決めます。必要な情報と決める人を記録します。
確認して決める前回の内容が今回も使えるか見直します。見直す箇所と判断の根拠を記録します。
表は編集部作成の例です。

回ごとに内容が変わる場合は、決める人と根拠の確認が要る

同じ定例の仕事でも、対象や作業内容が回ごとに変わることがあります。変わった箇所から判断の根拠と伝わり方をたどり、決め方を捉えます。

  • 変わる箇所を絞る　内容が異なる回を比べ、何が変わり、その違いがどの情報から生じたのかを聞き取ります。
  • 決める役割を捉える　決まった基準で選ぶ部分と、その場で人が判断する部分を分けます。
  • 決定の伝わり方を見る　決めた内容が始める人にどう届き、どの内容を採用したと分かるのかをたどります。

回ごとに変わる内容の決め方

区分聞くこと注意
違いが出る箇所どの項目が、何の情報に基づいて変わるのかを聞きます。違いがない回だけで決め方を推測しません。
決める人誰が何を根拠に変更を決めるのかを聞きます。提案する人と決定する人を分けます。
内容の伝え方誰にどの経路で伝え、決めた内容をどう見分けるのかを聞きます。変更前の内容との区別も聞き取ります。
表は編集部作成の例です。

今回を飛ばしても次の回まで止めるとは限らない

今回だけ見送る場合と、定例の仕事そのものを止める場合では、次の開始の扱いが違います。実施しない判断に加え、その後をどう扱うかまで聞き取ります。

  • 今回だけの見送りを分ける　飛ばす条件と判断する人を押さえ、見送った内容を次の回へ持ち越すかも聞き取ります。
  • 継続を止める判断を見る　今回の中止なのか、以後の開始も止めるのかを分け、判断が伝わる相手を押さえます。
  • 再開の扱いを捉える　何をもって再開し、誰が始めるのかを聞き取ります。停止前の内容を使うかも分けます。

飛ばす場合と止める場合の整理

場面確かめること注意
今回を飛ばす誰がどの条件で今回を見送り、何を次回へ持ち越すのかを聞きます。次の回も見送るとは限りません。
継続を止める誰がどの範囲で止めると決め、誰に伝えるのかを聞きます。今回だけの中止と区別します。
再開する誰がどの条件で再開し、停止前のどの内容を使うのかを聞きます。停止前の内容を使えると決めつけません。
表は編集部作成の例です。

開始予定があっても未着手に気づけるとは限らない

始まるはずの回が始まらなかった場合に絞って、気づき方を聞き取ります。意図した見送りとの区別と、気づいた後の着手判断までをたどります。

  • 気づく人を特定する　始まっていないと最初に分かる人を押さえます。始める人自身とは限りません。
  • 気づく場面をたどる　開始予定と何を照らして未着手と分かるのか、見送りの記録も含めて聞き取ります。
  • 気づいた後を追う　その回を始めるのか見送るのか、誰が判断し、始める人へどう伝えるのかを捉えます。

始まらなかった回の把握と扱い

区分聞くこと注意
気づく人誰がどの業務の中で、未着手に気づくのかを聞きます。始める人と同じとは限りません。
気づく場面開始の予定と、どの事実や記録を照らして気づくのかを聞きます。意図した見送りと区別します。
気づいた後誰が着手か見送りかを決め、誰に伝えるのかを聞きます。気づいた人が決めるとは限りません。
表は編集部作成の例です。

前回の記録があっても次回に使えるとは限らない

記録の有無だけでは、次の回で何を参照できるかは分かりません。どの回の記録かを見分ける方法と、次の開始時に使う内容を聞き取ります。

  • 残している内容を見る　開始の判断、今回の変更、見送りの理由など、実際に残している内容を押さえます。
  • 前回との対応をたどる　今回がどの回を引き継いだのか、参照した記録と今回の記録の関係を聞き取ります。
  • 次回で使う場面を見る　次の開始時に誰が何を読み、引継ぎや判断に使っているのかを捉えます。

次の回で使う記録の整理

区分確かめること注意
記録する内容開始の判断、変更、見送りについて何を記録するのかを聞きます。残していない内容も区別します。
前回との対応どの回の記録かをどう見分け、参照元をどうたどるのかを聞きます。飛ばした回と実施した回を混同しません。
次回で使う場面誰が、どの場面で、記録のどの内容を使うのかを聞きます。保管しているだけか実際に使うかを分けます。
表は編集部作成の例です。

開始を支援する商品でも、着手の判断まで扱えるとは限らない

予定や記録を扱えることと、始めるべきかを判断できることは別です。聞き取った作業を商品の確認済みの機能と照らし、人に残る判断を分けます。

  • 参照する作業を照らす　開始時に見る予定と前回の記録について、必要な情報を商品で参照できるか確認します。
  • 記録する作業を照らす　回の見分け方や残す内容を、商品の記録機能で扱えるか確認します。
  • 人が決める部分を残す　着手、見送り、内容変更の判断は、商品が担うと推測せず、判断する人を明記します。

商品の機能と人の判断の整理

区分扱い注意
予定と記録の参照必要な情報と確認済みの機能を照らします。情報を見られるだけで着手できるとは限りません。
回ごとの記録残す内容と回の区別を扱えるか見ます。未確認の機能を支援範囲に含めません。
始める判断判断する人と必要な根拠を残します。見送りや変更の判断も分けて記します。
表は編集部作成の例です。特定商品の機能を示すものではありません。

確認表には、開始の根拠と未確認の点が要る

聞き取った内容を、対象の仕事ごとに確認表へ記入します。説明で分かったことと記録で確認できたことを区別し、不明な点は未確認として残します。

  • 開始までを記入する　仕事、始める人、開始条件、始まりを知る方法を記し、着手までの関係を整理します。
  • 回をまたぐ扱いを記す　引継ぎ、変更、見送り、未着手の扱いと、次の回で使う記録を記入します。
  • 未確認を分けて残す　支援できる作業と人の判断を分け、未確認の点には確認相手と記録先を添えます。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入欄確認項目記入欄
仕事と始める人仕事：／始める人：／誰のため：始まる条件条件：／組合せ：
始まりを知る方法知る方法：／知らせる人：引き継ぐ内容と新しく決める内容引き継ぐ：／新しく決める：／確認して決める：
回ごとの違い変わる箇所：／決める人：／伝え方：飛ばす・止める場合の扱い条件：／判断する人：／再開の扱い：
未着手の気づき方気づく人：／場面：／気づいた後：記録の残し方内容：／前回との対応：／次回の用途：
支援できる範囲商品で支援：／人が判断：未確認の点と記録先未確認：／確認相手：／記録先：
確認表は編集部作成の例です。記入内容は聞き取った事実に限ります。