他の拠点への広がりは、伝えた内容だけでは分かるとは限らない

他の拠点にも広げているという説明だけでは、何を引き継ぎ、どこを変えたかは分かりません。伝える前から広げた後までを分けて聞き取ります。

  • 聞き取る対象を決める　広げるやり方と関わる拠点を特定し、広げると決めた理由と決めた人を整理します。
  • 内容と条件を分けて聞く　元の拠点から伝える内容と、受け入れる拠点で確かめ直す条件を分けて聞きます。
  • 支援の範囲を分ける　広げた後の違いと記録を捉え、商品で支援できる範囲と人の判断が残る範囲を分けます。

聞き取りの範囲はやり方と関わる拠点で決まる

同じ仕事の名称でも、広げている部分まで同じとは限りません。広げる作業がどこから始まりどこで終わるかを確かめ、元の拠点と受け入れる拠点を対応させます。

  • やり方の範囲を切り出す　仕事全体の名称で終えず、どの場面からどの場面までのやり方を広げているかを聞き取ります。
  • 元の拠点を特定する　現在伝えている内容が、どの拠点のやり方をもとにしているかを確かめます。
  • 受け入れる拠点を分ける　すでに使っている拠点と、受け入れを検討している拠点を分けて記録します。

広げる対象の整理

確かめること方法注意
やり方の範囲対象となる仕事の始まりと終わりを聞きます。仕事の名称だけで範囲を決めません。
元の拠点伝える内容のもとになった拠点を聞きます。伝達を取りまとめる拠点と混同しません。
受け入れる拠点拠点名と受け入れの段階を聞きます。検討中の拠点を使用中として扱いません。
表は編集部作成の例です。異なるやり方の説明が混ざる場合は、対象を分けて記録します。

元の拠点で得た結果だけが広げる理由とは限らない

元の拠点で得た結果と、それを他の拠点へ広げる判断は分けて聞きます。決めた人に加え、受け入れる拠点の意向がどう扱われたかを捉えます。

  • 結果と理由を分ける　元の拠点で何が変わったかと、その変化を他の拠点でも求めた理由を分けて記録します。
  • 提案と決定を分ける　広げることを提案した人と、広げる範囲を決めた人が同じかを聞き取ります。
  • 受け入れ側の意向を聞く　受け入れる拠点から出た希望や懸念と、それらが決定にどう反映されたかを聞きます。

広げると決めた背景

区分聞くこと注意
元の拠点の結果何が変わり、何を根拠に変化を捉えたかを聞きます。元の拠点の結果だけを根拠に、他の拠点でも同じ結果が出るとは判断しません。
決めた人提案した人と、対象の拠点を決めた人を聞きます。説明している人を決めた人とみなしません。
受け入れの意向希望や懸念を伝えた人と、決定への反映を聞きます。受け入れの決定だけで賛同があったと捉えません。
表は編集部作成の例です。結果の説明と、広げる判断に使った根拠を対応させます。

手順を伝えただけでは前提まで伝わるとは限らない

手順が同じでも、その順序にした理由や成り立つ条件が伝わっているとは限りません。元の拠点から渡す内容と、説明に含まれていない前提を分けます。

  • 手順の中身を捉える　作業の順序に加え、途中で進め方が分かれる箇所も伝える内容に含まれるかを聞きます。
  • 理由の伝達を分ける　その順序や分け方を選んだ理由を、手順とともに伝えているかを確かめます。
  • 伝えていない前提を拾う　元の拠点では説明せずに通じる条件のうち、受け入れる拠点へ伝えていないものを聞きます。

手順・理由・前提の切り分け

区分確かめること注意
手順順序と、進め方が分かれる箇所を確認します。元の拠点から伝えた手順と、受け入れる拠点が今使っている手順を分けます。
理由順序や分け方を選んだ理由も伝えるかを聞きます。手順の記載だけで理由も伝わると考えません。
未伝達の前提説明から省かれている条件を聞きます。元の拠点で通じる条件を共通の前提にしません。
表は編集部作成の例です。商談中に推測した前提は、聞き取れた事実と分けます。

説明が終わっても、受け入れる側が理解したとは限らない

伝達が済んだという説明だけでは、受け入れる拠点がどう理解したかまでは分かりません。伝える方法と人を捉え、理解を誰がどう確かめるかまで聞き取ります。

  • 内容と方法を対応させる　手順と理由をそれぞれどのように伝え、補足が必要な内容をどう扱っているかを聞きます。
  • 伝える人の関わりを聞く　伝える人が元のやり方のどの部分を知り、誰から補足を得ているかを確かめます。
  • 届いた中身を確かめる　受け入れる拠点で理解された内容を、何によって把握しているかを聞き取ります。

内容が伝わるまでの確認

区分聞くこと注意
伝える方法内容ごとの伝え方と、補足の届け方を聞きます。伝達手段の名称だけで聞き取りを終えません。
伝える人説明する人と、不明点を補う人を聞きます。連絡を取り次ぐ人と説明する人を分けます。
伝わった内容相手の理解した内容を何で確かめるかを聞きます。受領の連絡だけで内容も伝わったと扱いません。
表は編集部作成の例です。伝達の完了と、伝わった内容の確認を分けて記録します。

同じやり方を使えるかは、受け入れる拠点の人と設備で分かれる

元の拠点で成り立つやり方も、人や設備、取引の条件が変われば同じように使えるとは限りません。何を誰が確かめ直しているかを聞き取ります。

  • 人や設備との関係を聞く　担当できる仕事や使える設備の違いが、伝えられた手順のどこに関わるかを聞きます。
  • 取引の条件を分ける　顧客や取引先との取り決めによって、元のやり方を確かめ直す箇所を捉えます。
  • 確かめ直す人を捉える　条件を調べる人と、その条件でやり方を使えるか判断する人を分けて聞き取ります。

受け入れる拠点での確認条件

区分見分け方扱い
人や設備手順が前提とする人の関わりや設備を聞きます。受け入れ先で確かめ直す箇所を記録します。
顧客や取引先手順に関わる取引上の取り決めを聞きます。元の拠点と異なる条件を対応させて記録します。
確かめ直す人条件を調べる人と、判断する人を聞きます。確認中の条件と判断済みの条件を分けます。
表は編集部作成の例です。拠点の違い全般ではなく、広げるやり方に関わる条件を扱います。

合わない箇所を見つけても自由に変えられるとは限らない

拠点の条件に合わない箇所を見つけることと、変更を決めることは別です。見つけた後に誰が何を判断し、元の拠点へ何を相談するかを聞きます。

  • 見つかった場面を聞く　合わないと分かった場面と、その判断に使った条件を対応させて聞き取ります。
  • 変更できる範囲を聞く　受け入れる拠点で決められる変更と、別の人への確認が必要な変更を分けます。
  • 相談から決定までを聞く　元の拠点への相談内容と回答に加え、最終的に使うやり方を誰が決めたかを聞きます。

条件に合わない箇所の扱い

場面確かめること注意
合わないと判明見つけた人と、合わないと判断した条件を聞きます。単なる好みの違いと同じ扱いにしません。
変更を検討拠点内で変えてよい範囲と判断する人を聞きます。変更できた事例だけで許される範囲を決めません。
元の拠点へ相談相談内容、回答、最終的な決定を聞きます。回答を得たことと変更の決定を混同しません。
表は編集部作成の例です。変更の可否が分からない箇所は、未確認として残します。

拠点ごとの違いはすべて揃える対象とは限らない

広げた後に残る違いには、拠点の条件に合わせて認めたものと、意図せず生じたものがあります。違いを知る方法と、その後の判断を分けて聞きます。

  • 違いを知る方法を聞く　元のやり方と各拠点で使うやり方の違いを、どの情報から把握しているかを聞きます。
  • 違いを認めた理由を聞く　違いを残すと決めた条件と、そう判断した人を対応させて記録します。
  • 同じにする判断を聞く　違いをなくすと決めた場合は、その理由と、どのやり方に合わせると決めたかを聞きます。

広げた後の違いと判断

区分聞くこと注意
違いの把握何を比べ、誰が違いを把握するかを聞きます。伝えた内容だけで使用中のやり方を捉えません。
違いを認める違いを残す条件と判断した人を聞きます。放置されている違いを認めた違いと扱いません。
やり方を揃える同じにする理由と、どの手順を共通にすると決めたかを聞きます。元の拠点のやり方に戻すと決めつけません。
表は編集部作成の例です。違いを把握した時点と、扱いが決まった時点を分けます。

変更の経緯を次に伝えるには、前後の内容と理由の記録が要る

現在の手順だけでは、広げる途中で何を確かめ、なぜ変えたかをたどれません。残している内容と記録する人、次に広げる際の参照方法を聞き取ります。

  • 変更前後と理由を聞く　伝えた内容、確かめ直した条件、変更した箇所と理由が結び付けて残っているかを聞きます。
  • 記録する人を捉える　どの出来事を誰が記録し、その後に決まった内容を誰が追記するかを聞き取ります。
  • 次の参照方法を聞く　次に受け入れる拠点が、過去の変更とその条件をどこで参照できるかを確かめます。

広げた過程をたどる記録

区分確かめること注意
記録する内容伝えた内容と、変更前後・条件・理由の残し方を聞きます。現在の手順だけで過程も残っていると扱いません。
記録する人記録する人と、決定後に追記する人を聞きます。記録する人と判断した人を混同しません。
次への参照次に広げる際の参照先と、参照する内容を聞きます。記録の存在だけで参照されていると考えません。
表は編集部作成の例です。記録がない内容も、聞き取れた範囲と出所を残します。

違いを記録できても、変更の可否を決められるとは限らない

記録を残せることと、拠点ごとの変更を決められることは別です。聞き取った仕事を自社商品の確認済みの機能と照らし、人の判断が残る箇所を分けます。

  • 違いの記録と照らす　やり方と拠点ごとの違いを、どこまで記録・参照できるかを自社商品の機能と照らします。
  • 伝達の記録と照らす　何を誰に伝えたかを残せる範囲と、伝わった内容を人が確かめる範囲を分けます。
  • 変更の判断を切り分ける　変えてよい範囲を記録できても、その可否を商品で決められるとは扱いません。

商品で扱える情報と残る判断

区分扱い注意
やり方と違い記録・参照を支援できる範囲を整理します。未確認の機能を使えるものとして扱いません。
伝えた内容内容と伝達先を残せる範囲を整理します。記録があることを理解の確認とみなしません。
変更の可否判断に使う情報と、判断する人を分けます。記録の機能だけで変更の可否まで決めません。
表は編集部作成の例です。商談先で判断する人が不明な場合は、未確認として残します。

確認項目と聞いた内容の照合が、聞き漏らしの手掛かりになる

聞き取った内容を、広げる対象から記録と支援範囲まで同じ確認表にまとめます。分からない点は推測で埋めず、次の確認先と記録先を残します。

  • 対象ごとに整理する　やり方と関わる拠点の組み合わせごとに、決定から広げた後までの内容を記入します。
  • 出所と判断を残す　聞いた相手や参照した記録を添え、実際に起きたことと、そのときの判断の内容や理由を分けます。
  • 未確認の点を残す　未確認の内容、次に確かめる相手、追記する場所を記し、商品で扱える範囲も見直します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入する内容確認項目記入する内容
やり方と拠点対象のやり方、元の拠点、受け入れる拠点を記します。決めた理由と人元の結果、決定理由、決めた人、受け入れの意向を記します。
伝える内容手順、理由、伝えていない前提を記します。伝え方伝える方法と人、伝わった内容の確かめ方を記します。
確かめ直す条件人・設備・取引の条件と、確かめ直す人を記します。合わない箇所の扱い発見の経緯、変更できる範囲、相談先と決定を記します。
違いの把握違いを知る方法と、残す・同じにする判断を記します。記録残す内容、記録する人、次に参照する場所を記します。
支援できる範囲確認済みの機能で扱える情報と、人の判断を記します。未確認の点と記録先未確認の内容、確認する相手、追記する場所を記します。
表は編集部作成の例です。該当しない項目と、まだ聞けていない項目を区別して記入します。