依頼先探しの負担は作業と判断で違う

依頼先を探す大変さには、情報を集める手間と候補を選ぶ難しさが含まれます。実際の選定をたどり、どこで進まなくなるかを分けて聞き取ります。

  • 探す作業の確認範囲　探し始めるきっかけから候補の情報収集まで、誰にどの作業について聞くかを決めます。
  • 選ぶ判断の確認範囲　比較の基準、決める人、選べないときの対応を、確認表に残します。
  • 商品で支援する範囲　確認できた機能をもとに、商品で扱える作業と人に残る判断を分けます。

探し始める人と依頼先を決める人は、同じとは限らない

依頼先探しの始まりを、実際に外部へ依頼した仕事からたどります。探す人と決める人を分け、着手時に分かっていた依頼内容を押さえます。

  • きっかけを特定する　どの仕事で外部の依頼先が必要になり、何をきっかけに探し始めたかを聞き取ります。
  • 探す人を特定する　最初に候補を集めた人と、途中で探索を引き継いだ人を記録します。
  • 着手時点に戻る　後から決まった内容を混ぜず、探し始めた時点の依頼内容と未定の部分を分けます。

探索の出発点を整理する表

確かめること方法注意
対象の仕事外部の依頼先が必要になった仕事と出来事をたどります。普段の説明だけで終えず、実際の選定に沿って聞きます。
探し始めた人探索を始めた人と引き継いだ人を記録します。依頼先を決めた人と同じとは扱いません。
当初の依頼内容着手時に分かっていた内容と未定部分を分けます。依頼内容の決め方には話を広げません。
表は編集部作成の例です。依頼内容は、探索の前提として分かっていた範囲を記録します。

候補の集まり方で探す作業の負担が違う

候補名が手元にあっても、集まるまでの経路は同じとは限りません。過去に頼んだ先、紹介、自分で探した先を分けてたどります。

  • 過去の依頼先をたどる　過去に頼んだ先を、何の記録や誰の記憶から候補に戻したかを聞き取ります。
  • 紹介の経路をたどる　誰を通じて候補を知り、どの情報まで受け取っていたかを記録します。
  • 自分で探す範囲を聞く　調べた媒体と検索に使った言葉や絞り込みの条件を押さえ、候補に加えた理由を聞き取ります。

候補が集まる経路を整理する表

区分聞くこと注意
過去に頼んだ先候補名を取り出した記録や、情報を持つ人を聞きます。以前頼んだことだけで今回も選べるとは扱いません。
紹介候補を知った経路と、受け取った情報を聞きます。紹介された事実と、選ぶ理由を分けます。
自分で探す調べた媒体、検索に使った言葉や絞り込みの条件、候補に加えた理由を聞きます。候補名を見つけた段階と、情報を調べた段階を分けます。
表は編集部作成の例です。紹介を依頼する方法ではなく、候補が集まった経路を扱います。

情報がない候補が依頼に合わないとは限らない

候補について分からないことが残っても、それだけで依頼に合わないとは判断できません。調べた項目と調べた先を記録し、確認済み・回答待ち・調べても不明・未調査に分けます。

  • 公開情報の範囲を聞く　対応する仕事の範囲や地域など、公開情報から何を読み取ったかを聞き取ります。
  • 問い合わせを分ける　公開情報では分からず、候補へ直接確認した内容と回答の有無を記録します。
  • 不明な点を残す　調べていない点と、調べても分からなかった点を分け、選定への影響を聞き取ります。

情報の確認状態を整理する表

区分確かめること注意
公開情報確認した項目と、その情報が載っていた場所を記録します。読み取った内容と推測した内容を混ぜません。
問い合わせ直接確認した項目と、得られた回答を記録します。回答待ちを、対応できないという回答と混同しません。
分からないまま未調査か、調査しても不明かを分けて残します。情報不足だけで候補から外したかを確認します。
表は編集部作成の例です。確認できた内容には、その情報を調べた先も添えます。

情報を集めるだけでは依頼先が決まるとは限らない

候補の情報が集まっても、優先する条件が決まらず選定が進まない場合があります。外せない条件、比較する項目、決める人を分けて整理します。

  • 外せない条件を分ける　満たさなければ候補から外す条件と、比較するときに重視する項目を区別します。
  • 比較の基準を聞く　何を比べ、項目ごとに優劣が分かれたときに何を優先したかを聞き取ります。
  • 決める人を押さえる　比較をまとめた人と、依頼先を決めた人を分け、判断に使った情報を記録します。

比較と決定の役割を整理する表

区分聞くこと注意
外せない条件対応する仕事の範囲など、候補に残すための条件を聞きます。望ましいだけの項目と区別します。
比べる項目比較した項目と、項目ごとに候補の優劣が違ったときにどれを優先したかを聞きます。情報が多いこと自体を選ぶ理由とみなしません。
決める人比較をまとめる人、決める人、判断に使う情報を聞きます。候補を集めた人に決定権があると決めつけません。
表は編集部作成の例です。候補を探すための条件と、候補を選ぶための基準を区別します。

候補不足と判断の停滞では進め方が違う

候補が見つからない状態と、候補はあるのに選べない状態では、止まっている場所が違います。実際に取った対応と、その対応を決めた人を聞き取ります。

  • 止まった場所を分ける　候補自体がないのか、比較情報が足りないのか、優先する基準が決まらないのかを分けます。
  • 変更した内容を聞く　探す範囲や候補に求める条件を変えた場合は、変更点と決めた人を記録します。
  • 見合わせた後を聞く　依頼を見合わせた場合は、その理由と、探索や選定を再開するきっかけを聞き取ります。

停滞した場面と対応を整理する表

場面聞くこと注意
候補がない探す地域や経路を広げたか、その範囲を聞きます。見つからない原因を探索範囲だけに決めつけません。
情報が足りない追加で調べた項目と調べた先を聞きます。候補を増やす対応と情報を補う対応を分けます。
候補を選べない基準の優先順や、候補に求める条件を変えたかを聞きます。変えた内容と、その変更を決めた人を残します。
依頼を見合わせる見合わせた理由と、再開を判断するきっかけを聞きます。探索を終えたのか、一時的に止めたのかを分けます。
表は編集部作成の例です。対応策を勧める前に、実際に止まった場所と取った対応を記録します。

依頼先名の記録だけでは、選んだ理由が分かるとは限らない

決めた依頼先の名前だけでは、何を比べて選んだかを後からたどれません。比較した結果、決め手、選ばなかった候補の扱いを聞き取ります。

  • 比較した結果を残す　どの候補をどの項目で比べたかと、その結果を残している場所を聞き取ります。
  • 決め手を区別する　候補について調べた情報と、最終的に選ぶ理由になった情報を分けて記録します。
  • 選ばなかった先も残す　候補から外した理由を残すか、次の探索で再び候補にできるかを聞き取ります。

選定の記録を確認する表

区分確かめること注意
比較した結果候補と比較項目、比較結果の記録先を確認します。結果が残らず、選んだ人の記憶だけになっていないかを聞きます。
決めた理由決めた依頼先と、判断の決め手の残し方を確認します。後から加えた説明と、当時の判断理由を区別します。
外した候補外した理由と、次回候補に戻す際の扱いを確認します。情報不足で保留した候補と、条件に合わなかった候補を分けます。
表は編集部作成の例です。記録の有無に加え、次に探す人が参照できる場所かを確認します。

同じ依頼先の継続が再比較の結果とは限らない

同じ依頼先に続けて頼む場合も、毎回候補を比べているとは限りません。継続の理由と、候補を探し直すきっかけを分けて聞き取ります。

  • 継続の理由を聞く　今回も選び直したのか、以前の判断を引き継いだのかを分け、続けて頼む理由を残します。
  • 見直す場面を聞く　頼みたい仕事や必要な対応範囲が変わったときに、探索を再開するかを聞き取ります。
  • 候補を足す方法を聞く　新しい候補を加える経路と、継続中の依頼先も含めて比べ直す範囲を記録します。

継続と再探索の扱いを整理する表

区分聞くこと注意
継続する理由選び直したか、以前の判断を引き継いだかを聞きます。続けて頼んでいる事実だけで、その理由を推測しません。
見直すきっかけ仕事や対応範囲の変化など、再探索を始める場面を聞きます。自動的に継続する場面と、確認を挟む場面を分けます。
候補を足す方法新しい候補を集める経路と、比べ直す項目を聞きます。継続中の依頼先について再確認する情報も押さえます。
表は編集部作成の例です。継続の理由と、改めて候補を探す判断を分けて記録します。

依頼先の決定は依頼の開始とは限らない

依頼先を決めた後にも、社内確認や連絡、次の担当への受け渡しが残る場合があります。選定が終わる地点と、その後の仕事を区別します。

  • 社内の確認を聞く　依頼先が決まった後に必要な確認と、確認が済んだことを記録する場所を押さえます。
  • 連絡の担当を聞く　決めた依頼先へ誰が連絡し、その連絡が済んだことを社内でどう共有するかを聞き取ります。
  • 次の仕事への引き継ぎを聞く　依頼内容の確定を担う人へ、選定結果と未確認事項を誰がいつどの方法で引き継ぐかを記録します。

選定後の受け渡しを整理する表

区分確かめること注意
社内の確認決定後に確認する人と、確認済みの記録先を押さえます。依頼先の決定と、その後の社内確認を区別します。
依頼先への連絡連絡する人と、連絡済みであることの共有方法を確認します。候補を調べた際の問い合わせと混同しません。
次の担当へ渡す選定結果と未確認事項を、誰にいつどの方法で引き継ぐかと、記録の保存先を確認します。依頼内容そのものを決める手順には踏み込みません。
表は編集部作成の例です。選定結果を渡すところまでを扱い、依頼内容の決め方は扱いません。

支援できると示せる範囲は、確認できた機能に限られる

聞き取った負担のすべてを、商品で解消できるとは限りません。情報を扱う作業と依頼先を選ぶ判断を分け、実際の機能と照らし合わせます。

  • 情報を扱う作業を分ける　候補の一覧作成や情報の記録について、商品で扱える項目と操作を確認します。
  • 比較結果の記録を分ける　比較した結果を残せることと、比較の基準や優先順を決められることを区別します。
  • 人に残る判断を明記する　どこに頼むかを決める人と判断内容を残し、商品で支援する範囲を具体的に示します。

商品と人が担う範囲を分ける表

区分扱い注意
候補と情報の記録一覧の作成や情報の記録を、確認済みの機能と照合します。扱える項目や残せる情報を推測しません。
比較結果の記録比較した結果と判断理由を、残せる範囲で記録します。記録できることを、比較や選定を代行できることと混同しません。
依頼先の判断どこに頼むかを決める人と、判断に必要な情報を明記します。情報の整理を支援できても、人の判断が残る範囲を示します。
表は編集部作成の例です。特定商品の機能を示す表ではありません。

作業と判断を分けて記録すれば、次に聞く項目が分かる

聞き取った内容を確認表にまとめると、分かったことと未確認の点を見渡せます。実際の選定に沿って記入し、情報を集める作業と選ぶ判断を分けて残します。

  • 実際の選定で埋める　探し始めた場面から選定後の受け渡しまでをたどり、該当する欄へ記入します。
  • 作業と判断を書き分ける　情報を集めた人と決めた人を区別し、商品で支援できる作業と人に残る判断を記録します。
  • 空欄の理由を残す　未確認と該当なしを区別し、追加で確認する相手と結果を残す場所を記入します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入する内容確認項目記入する内容
探し始めるきっかけと探す人どの仕事で、誰が探し始めたかを記します。見つからないとき・選べないときの進め方範囲を広げる、条件を変える、見合わせるなどの対応を記します。
分かっている依頼内容探し始めた時点で決まっている内容を記します。記録の残し方比べた結果、決めた理由、落とした候補の扱いを記します。
候補の集め方過去の依頼先、紹介、自分で探すなどの経路を記します。続けて頼む場面と見直すきっかけ続ける理由と、見直しのきっかけを記します。
候補ごとに調べる情報調べる項目と、調べる先を記します。支援できる範囲確認できた機能で支援できる作業と、人の判断を記します。
比べる基準と決める人外せない条件、比べる項目、決める人を記します。未確認の点と記録先未確認事項、確認する相手、記録先を記します。
表は編集部作成の例です。選定後の社内確認や連絡、受け渡しの記録先も記入します。