残した物と戻す作業を確かめれば、元に戻せる範囲が分かる

元に戻せるという説明だけでは、変更前の仕事を再開できるかは分かりません。残している物と、戻す途中に必要な作業を分けて聞き取ります。

  • この資料で決めること　戻す備えの対象となる変更と、備えを決めた人・担う人を特定します。
  • 戻せる範囲を見定める　残している物、戻す条件、途中の作業から、戻せる部分と戻せない部分を分けます。
  • 提案の範囲を定める　商品で支援できる作業と人の判断が残る範囲を分け、未確認の点を確認表に残します。

戻す備えがあるかどうかは、変更ごとに分かれる

業務の変更全体に、同じ備えがあるとは限りません。変更した箇所と、備えを決めた人・実際に担う人を対応させます。

  • 変更を区切る　手順、扱う情報、役割などの変更箇所を分け、どの変更に戻す備えがあるかを記録します。
  • 決定の所在を押さえる　備えを設けると決めた人と、その対象範囲を残します。説明した人が決めた人とは限りません。
  • 担う仕事を分ける　物を残す仕事と、戻すときに動く仕事を分けます。それぞれを担う人まで確認します。

変更と備えの対応

確かめること方法注意
どの変更か変更前後で異なる箇所を挙げ、備えの対象を記します。同じ業務でも、備えのない変更が混ざる場合があります。
誰が決めたか備えを設けると決めた人と、その決定内容を記します。変更を決めた人と、備えを決めた人を区別します。
誰が担うか保管と戻す作業を担う人を、それぞれ記します。担当の名前だけでなく、引き受けている作業を残します。
表は編集部作成の例です。表は聞き取り内容を整理するためのものです。

変更前の物があっても、仕事を戻せるとは限らない

変更前の状態として何を残しているかを、手順書・書式・記録・道具などの具体物で確かめます。存在することに加え、戻すときに使える状態かを確認します。

  • 手順と書式を押さえる　変更前の進め方と、記入に使う書式を確認します。説明だけでは再現できない手作業も記録します。
  • 記録の時点を押さえる　残した記録がいつの状態かを明らかにします。変更直前の仕事と食い違う箇所を分けて残します。
  • 使える状態を押さえる　道具や場所を再び使えるかを確認します。保管先が分かっても、使用の手配が必要な場合があります。

残している物の確かめ方

区分聞くこと注意
手順や書式残している手順や書式と、使う際の補足を記します。残した物だけで、以前の仕事を進められるかを分けます。
記録や情報残した時点、含む範囲、取り出せる人を記します。不足する情報や、読んでも意味が分からない部分を残します。
道具や場所道具の保管先と再び使う場所、利用に必要な手配を記します。置いてあることと、使えることを区別します。
表は編集部作成の例です。実際に残している物に合わせて記入します。

残した物は、保管中でも使えるとは限らない

残す期限は、日付だけでなく出来事を区切りに決める場合もあります。保管を終える条件と、使える状態を保つ仕事を分けて確認します。

  • 期限の根拠を残す　いつまで残すかに加え、その区切りを決めた理由を記録します。期限を延ばせる人も確認します。
  • 未決定を明らかにする　期限が未決定なら、決める人と決めるきっかけを残します。無期限に使える備えとは扱いません。
  • 保管中の変化を拾う　残した物を使えなくする変化を確認します。保管の継続と、使える状態の維持を分けて記録します。

残す期限と使用できる状態

区分確かめること注意
決めている期限となる日付や出来事と、延長を決める人を記します。期限が来た際の廃棄や返却を、自動的に行うかも確認します。
決めていない期限を決める人と、判断するきっかけを記します。決まるまでの保管を誰が担うかを残します。
残したまま今も使えるかを確かめる人と、必要な手入れを記します。保管場所や利用条件の変化で、使えなくなる場合があります。
表は編集部作成の例です。残す期限と、使用できる期限は分けて扱います。

支障が出ても、すぐに戻すと決めるとは限らない

支障や申し出は、戻す判断のきっかけになります。実際に戻すと決める条件、判断に使う情報、決める人を分けて聞き取ります。

  • きっかけと条件を分ける　起きた出来事と、戻すと決める条件を区別します。出来事が起きたら戻す決まりなのか、その都度判断するのかも確認します。
  • 決める人を特定する　申し出を受ける人と、戻すと決める人を分けます。決定前に確認が必要な相手も記録します。
  • 判断待ちの扱いを残す　決定までの仕事の進め方を確認します。待っている間に、戻す作業が増える部分を残します。

きっかけと決定条件の区別

区分聞くこと注意
支障が出た支障の内容、判断に使う記録、決める人を記します。支障を見つけた人が、その場で戻せるとは限りません。
使う人の申し出申し出の内容と、戻す決定に必要な確認を記します。申し出を受けたことと、戻す承認を分けます。
期限が来た期限到来で戻すのか、判断を行うのかを記します。判断が終わらない場合の仕事の扱いも残します。
表は編集部作成の例です。変更をやめる結論を前提にせず整理します。

元に戻す仕事は、残した物を戻すだけとは限らない

残した物を使える場所へ戻しても、すぐに以前の仕事を再開できるとは限りません。再開までの作業と、その順序を具体的に記録します。

  • 再開までの作業を順に聞く　取り出す、置き直す、使えるか確認する作業を分けます。先に終える必要がある作業も残します。
  • 切り替える時点を聞く　いつからどの仕事を以前の進め方に戻すかと、関係者への伝え方を確かめます。連絡を受ける前の仕事も確認します。
  • 途中の仕事を割り当てる　変更後の進め方で始めた仕事を、どちらの進め方で終えるかを記録します。引き継ぐ作業と担う人を残します。

再開までに必要な作業

作業確かめること注意
残した物を戻す取り出し、配置、使用確認を担う人と順序を記します。物が戻った時点と、仕事を再開できる時点を区別します。
関係者に知らせる戻す範囲、切り替える時点、連絡を担う人を記します。連絡前後で進め方が混ざる仕事を残します。
変更中の分を扱う未完了の仕事を終える方法と、引き継ぐ相手を記します。同じ仕事の重複や、引き受ける人のいない仕事を確認します。
表は編集部作成の例です。各作業には、終わったと判断する目印も記録します。

仕事を元に戻しても、変更後の進め方で作った記録の扱いは残る

仕事の進め方を戻しても、変更中に生じた記録や結果は残ります。形を直す物、そのまま使う物、区別して残す物に分けます。

  • 直す際の欠落を見つける　変更前の書式や項目に直したとき、移せない内容を確認します。意味が変わる部分は判断事項として残します。
  • そのまま使う条件を残す　変更後の進め方で作った記録をそのまま使える仕事を確認します。以前の手順でも読み取れるかを確かめます。
  • 分けた後の参照を決める　別に残す記録は、探す場所と参照する場面を記します。新旧の記録が同じ出来事を指すと分かる識別と、二重処理を防ぐ確認方法も残します。

記録や結果を残す方法

区分聞くこと注意
変更前の形に直す直す項目、直す人、内容を確認する人を記します。変更前の形に入らない内容を、消さずに区別します。
そのまま残す使用する場面と、読み取りに必要な説明を記します。以前の記録と意味や扱いが異なる箇所を明らかにします。
分けて残す保管先、探し方、以前の記録との対応を記します。どちらを使うか迷う場面と、判断する人を残します。
表は編集部作成の例です。記録の形と、記録された結果の扱いを区別します。

元に戻せる範囲は、変更した範囲全体とは限らない

外部へ渡った物や、すでに終えた仕事の結果は、以前の形に戻せない場合があります。戻せない部分と、戻す範囲を選べる部分を区別します。

  • 戻せない結果を分ける　以前の手順に戻しても残る結果を挙げます。残る結果への対応と、手順を戻す作業を分けます。
  • 部分的に戻す境目を記す　一部だけ戻す場合は、どの仕事や取引先への対応を戻すかを区切ります。異なる進め方が接する箇所も記録します。
  • 戻さず直す範囲を残す　変更後の進め方を保って直す箇所を記します。元に戻した箇所と混同しないように区別します。

戻す範囲の分け方

区分見分け方扱い
戻せない部分以前の物や手順に戻しても、結果が残るかを見ます。残る結果と、必要な対応を決める人を記します。
一部だけ戻す対象を分けても、仕事を受け渡せるかを見ます。対象の境目と、境目をまたぐ仕事の扱いを記します。
戻さずに直す変更後の進め方を保ったまま直せるかを見ます。直す箇所と、以前の状態には戻らない箇所を記します。
表は編集部作成の例です。戻せない部分があっても、変更全体の中止とは結び付けません。

再び変更できる条件は、戻した後の状態で変わる

元に戻す過程で、残した物や記録の状態が変わる場合があります。再び変更する判断には、戻した後に残る仕事と備えの確認が必要です。

  • 戻した後の差を残す　元の状態と同じになった部分と、追加の作業が残った部分を分けます。再変更前に終える仕事も記録します。
  • 再び使える備えを見る　戻す際に使った物を、次の変更でも残せるかを確認します。作り直しや手配が必要な物を挙げます。
  • 再判断の条件を残す　再び変更するために必要な条件と、決める人を記します。当面変えない場合も、判断を見直す契機を残します。

戻した後から再変更を考える

区分確かめること注意
条件を変えて再び変更する変える条件と、再び変更する前に終える必要がある作業を記します。以前に備えた物を、再び使えると決めつけません。
別の方法で変更する次の方法でも使う備えと、新たに必要な備えを記します。前の方法で戻せた範囲が、そのまま通用するとは限りません。
当面変えない維持する状態と、再び変更を判断する契機を記します。備えの保管を続けるかは、別に判断します。
表は編集部作成の例です。再変更の判断は、戻した後の実際の状態を基にします。

商品で支援できると示せる範囲は、確認できた作業に限られる

商品に備わる機能を、聞き取った作業と対応させます。保管や記録の区別ができても、戻す決定まで商品が担うとは限りません。

  • 作業ごとに対応させる　残す、取り出す、区別する作業ごとに、確認済みの機能を記します。対応が不明な作業は未確認とします。
  • 利用条件を具体化する　支援できる範囲には、対象となる物や利用条件を添えます。商品以外で必要な手配も記録します。
  • 人の判断を残す　戻す条件の解釈、戻す範囲の決定、結果の扱いは、判断する人を明記します。機能の説明と分けて伝えます。

支援できる作業と残る判断

区分扱い注意
変更前の状態の保管保管と取り出しに対応する機能を、確認して記します。保管できることだけで、以前の仕事を再開できるとは説明しません。
変更後の進め方で作った記録の区別変更前後を区別できる範囲と、必要な入力を記します。記録の意味や、どちらを使うかの判断は別に残します。
戻すかどうかの判断判断する人と、商品で用意できる判断材料を記します。判断材料の提示と、戻す決定を混同しません。
表は編集部作成の例です。特定商品の機能を示す表ではありません。

残した物で作業ができるかを確かめれば、追加の手配が分かる

聞き取った内容を、変更ごとに確認表へ記入します。残した物で進められる作業と、追加の手配や判断が必要な作業を見分けます。

  • 変更ごとに記入する　対象の異なる変更を混ぜずに記録します。備えを決めた人、保管する人、戻す人を区別します。
  • 説明の根拠を残す　確認した物や記録の所在を添えます。説明で聞いた内容と、実際の状態を確認できた内容を分けます。
  • 空欄の理由を残す　未確認と未決定を区別し、確認先を記します。商品で支援する範囲と、人が判断する範囲も追記します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入欄確認項目記入欄
備えをしている変更変更箇所：／備えの対象：戻す途中の作業作業と順序：／担う人：／完了の目印：
決めた人と担う人備えを決めた人：／保管する人：／戻す人：変更後の進め方で作った記録の扱い形を直す物：／そのまま使う物：／分けて残す物：
残している物物と保管先：／残した時点：／使用に必要な手配：戻せない部分残る結果：／一部だけ戻す範囲：／戻さず直す箇所：
残す期限期限や区切り：／延長を決める人：／維持に必要な仕事：再び変更する判断戻した後の状態：／必要な条件：／決める人：
戻すと決める条件きっかけ：／決定条件：／決める人：／判断待ちの扱い：未確認の点と記録先未確認・未決定の内容：／確認先：／記録先：／商品の支援範囲：／人の判断：
表は編集部作成の例です。記入欄の項目に沿って、確認できた内容を記録します。