追加の仕事にも、着手前の確認が要る

完了後の追加依頼でも、前の条件をそのまま使えるとは限りません。届いてから着手するまでの扱いを、前の仕事との関係から整理します。

  • 依頼をたどる　届く経路と受ける人を特定し、前の仕事との結び付け方と記録の探し方を整理します。
  • 条件と扱いを分ける　引き継ぐ条件と確認し直す条件を分け、続きか新規かの判断と担当交代時の扱いを整理します。
  • 確認表を作る　記録の残し方と追加が続く相手への対応をまとめ、商品による支援と人の判断を分けます。

追加依頼の受け手は前の担当者とは限らない

直近の追加依頼を取り上げ、届いた経路から内容を確認する人までをたどります。前の担当者への連絡と、窓口や別の部署への連絡を分けて聞き取ります。

  • 最初の受け手を特定する　最初に届いた経路と受けた人を記録し、前の担当者に直接届いたかを分けます。
  • 内容を渡す先をたどる　受けた人から、前の仕事との関係を確認する人へ、何を伝えるかを整理します。
  • 着手までの担当を分ける　受け付けた人と着手準備を進める人が同じかを聞き、途中で渡す場合の担当を記録します。

追加依頼の入口

確かめること方法注意
前の担当者に直接連絡を受けた後、どこに依頼内容を残すかを聞きます。個人への連絡だけで着手準備が進んでいないかを見ます。
窓口で受ける前の仕事を特定する情報と、その情報を渡す先を聞きます。依頼を受けた時点で前の仕事が分かるとは限りません。
別の部署で受ける受けた部署から着手準備を進める部署までをたどります。部署を移る途中で、相手の説明が省かれていないかを見ます。
表は編集部作成の例です。

追加依頼の扱いは、前の仕事との関係で分かれる

追加という呼び方だけでは、何を増やし、何を変える依頼かは分かりません。前の仕事で完了した範囲と、今回求められた作業を並べて聞き取ります。

  • 対象と作業を分ける　同じ対象でも作業が同じとは限りません。今回加わる作業を、前に終えた範囲と分けます。
  • 前提となる結果を拾う　前の結果が今回の作業にどう影響するかを聞き、着手に必要な情報を特定します。
  • 手直しの範囲を分ける　前の仕事を直す部分と、新たに加える部分を分け、依頼の呼び名だけで分類しません。

前の仕事との結び付け

区分聞くこと注意
同じ対象への追加対象のどの部分に、どの作業を加えるかを聞きます。対象が同じでも、前の作業条件を使えるとは限りません。
前の結果が前提前のどの結果を前提に、今回の作業を始めるかを聞きます。参照する結果と、今回行う作業を混同しません。
前の仕事の手直し完了した範囲のうち、変更する箇所と残す箇所を聞きます。手直しと新たな追加が混在する場合も分けて記録します。
表は編集部作成の例です。

追加作業を始める前には、前の仕事で完了した範囲の特定が要る

前の記録を見つけた後、どこまで完了していたかをどう読み取るかが要点です。過去の経緯全体ではなく、今回の追加作業に使う情報を聞き取ります。

  • 探す手掛かりを聞く　相手名だけでなく、対象や仕事の呼び名など、今回の依頼から記録を探す手掛かりを拾います。
  • 使う箇所を特定する　完了した範囲や作業上の条件など、追加の着手に使う記録の箇所を聞き取ります。
  • 見つからない時を聞く　記録がない場合の確認先を聞き、確かめられた内容と、まだ分からない内容を分けます。

追加作業に使う記録

確かめること方法注意
探す手掛かり追加依頼に含まれる対象や仕事の呼び名から、探す順序を聞きます。同じ相手の別の仕事を選ばないための照合方法も聞きます。
使う記録完了範囲と今回の追加箇所を照らすために、読む箇所を聞きます。作業途中の記録を、完了時の内容として使いません。
見つからない時前の完了範囲を確かめる相手と、確認結果の記録先を聞きます。記憶で補った内容を、記録で確認した内容と分けます。
表は編集部作成の例です。

前の条件は今回も使えるとは限らない

前の条件を参照できても、今回も同じ条件で作業できるとは限りません。そのまま使う条件、変化を確かめる条件、追加で聞く条件に分けます。

  • 継続の根拠を残す　対象や作業方法が同じという説明だけでなく、条件を引き継げると判断した根拠を聞きます。
  • 変化の有無を調べる　対象の状態や作業場所など、前の完了後に変わり得る条件と、その確認先を整理します。
  • 追加特有の条件を拾う　今回加わる範囲や、作業中も使い続ける部分など、前の記録では分からない条件を拾います。

条件の分け方

区分見分け方扱い
そのまま使う条件今回も同じ条件であると確認できた根拠を見ます。引き継ぐ条件と、その根拠を記録します。
変化を確かめる条件前の完了後に、状態や作業環境が変わる余地を見ます。確認先と確認結果を残してから、使う条件を決めます。
新たに聞く条件追加箇所に固有で、前の記録にない条件を探します。今回の作業条件として聞き取り、前の条件と区別します。
表は編集部作成の例です。

続きか新規かの扱いは、商談先の基準で分かれる

同じ相手からの追加でも、前の仕事の続きとして扱うとは限りません。完了の区切りをどう扱い、今回の作業をどこから別に管理するかを聞き取ります。

  • 区切りの基準を聞く　前の仕事に含める場合と別に扱う場合を聞き、作業の範囲を分ける基準を整理します。
  • 扱いの差を聞く　続きか新規かによって、着手の連絡先や進み具合の記録先がどう変わるかを聞き取ります。
  • 決める人を特定する　区分を決める人と、迷った場合の相談先を記録します。依頼を受けた人と同じかも確認します。

仕事の区切り方

区分聞くこと注意
続きとして扱う前の仕事のどの範囲に追加を含め、進み具合をどこで管理するかを聞きます。前の完了範囲と今回の追加範囲が分かる状態を保ちます。
新しい仕事にするどこから別の仕事とし、着手に必要な確認を誰が進めるかを聞きます。別の仕事でも、前の条件を参照する場合があります。
決める人区分を決める人と、判断の根拠を残す場所を聞きます。依頼の呼び名だけで区分が決まると考えません。
表は編集部作成の例です。

担当交代時は記録だけで引き継げるとは限らない

前の仕事と今回で担当者が違う場合、記録のどこまでを使って追加の着手準備を進めるかを聞きます。不足する情報を、前の担当者と相手のどちらに確認するかも分けます。

  • 記録で分かる範囲を分ける　完了範囲や引き継ぐ条件を読み取れるかを聞き、記録だけでは判断できない箇所を残します。
  • 前の担当者への確認を絞る　記録にない作業上の理由など、追加の着手に必要な不足情報を明らかにしてから確認します。
  • 相手への確認を分ける　前の担当者でも分からない現在の状態や今回の希望を分け、相手に聞き直す範囲を整理します。

担当交代時の引き継ぎ

区分確かめること注意
記録から引き継ぐ追加箇所と前の完了範囲を、記録から照合できるかを聞きます。記載がない条件を、前と同じだったと補いません。
前の担当者に聞く追加作業に影響する不足情報と、連絡できない場合の確認先を聞きます。前の事情が分かっても、現在の条件まで分かるとは限りません。
相手に聞き直す現在の状態と今回の希望について、確認し直す範囲を聞きます。社内で分かる内容まで、最初から説明し直してもらいません。
表は編集部作成の例です。

追加の記録では、前に完了した作業と分けられるとは限らない

追加の内容を残すときは、前に終えた作業と今回加わった作業を見分けられるかが要点です。記録を置く場所に加え、条件の変更をどう残すかを聞き取ります。

  • 前の完了状態を残す　追加内容を書いた後も、前に完了した範囲と、その時点の条件を読み取れるかを聞きます。
  • 変更箇所を区別する　引き継いだ条件と今回変えた条件を、記録のどこで見分けるかを聞き取ります。
  • 次の追加依頼で探す　さらに追加が届いた場合に、今回の記録と前の記録をどう探し分けるかを確認します。

記録の残し方

区分聞くこと注意
前の記録に追記追加範囲と条件の変更を、前の内容とどう区別するかを聞きます。追記によって、前の完了状態が分からなくならないかを見ます。
別の記録と結ぶ追加の記録から前の仕事を特定し、参照する方法を聞きます。前の条件を写す場合は、今回変更した箇所も残します。
結び付けない前の仕事を参照せずに扱う理由と、今回の条件の記録先を聞きます。前の仕事を参照しないと判断できない内容がないかを確かめます。
表は編集部作成の例です。

追加が続く相手でもまとめて扱えるとは限らない

同じ相手から追加が続いても、対象や条件まで共通するとは限りません。まとめる範囲、都度分ける範囲、扱いを見直すきっかけを聞き取ります。

  • まとめる境目を聞く　対象や作業内容の何が共通するとまとめるかを聞き、依頼ごとの追加範囲を残す方法も確認します。
  • 都度の確認を残す　繰り返す依頼でも、今回変わった条件と着手前に確認する項目を、どこで見分けるかを聞きます。
  • 見直す合図を聞く　対象や連絡窓口の変更など、今までの扱いを見直すきっかけと、見直す人を記録します。

追加が続く場合の扱い

場面確かめること注意
まとめて扱うまとめる条件と、依頼ごとの範囲や進み具合を見分ける方法を聞きます。完了した作業まで、未完了の追加作業に含めて扱いません。
都度扱う前から引き継ぐ情報と、毎回新たに確認する内容を聞きます。毎回別に扱っても、前の仕事との関係を失わないようにします。
扱いを見直す対象や窓口が変わったとき、誰が扱いを見直すかを聞きます。依頼が続くことだけを理由に、同じ条件で処理し続けません。
表は編集部作成の例です。

記録を参照できても仕事の区分には判断が残る

提案する商品の説明は、聞き取った作業と照らして組み立てます。記録の参照や結び付けを支援できるかと、条件や仕事の区分を誰が判断するかを分けます。

  • 支援する作業を特定する　前の記録を探す、追加依頼から参照するなど、確認できた機能で支援する作業を具体的に示します。
  • 人が判断する箇所を残す　条件を引き継ぐか、続きとして扱うかなど、内容を読んで決める箇所と判断する人を記録します。
  • 未確認の機能を分ける　商品でできるか未確認の作業を明記します。担当交代時や記録がない場合も確認対象に含めます。

商品と人の役割

区分扱い注意
前の記録の参照必要な記録を探し、読む操作を商品で支援できるか確認します。見つかった記録が今回使う内容かは、別に確認します。
追加依頼と結ぶ追加依頼から、該当する前の仕事を参照できるか確認します。対象が同じことと、条件を引き継げることを分けます。
続きか新規か区分を決める人と、その判断を商品に残せるかを確認します。記録を結び付ける機能だけで、区分まで決まると説明しません。
表は編集部作成の例です。

確認表で追加の着手前に残る不明点が分かる

実際の追加依頼に沿って、受け付けから着手までの扱いを記入します。分からない欄を推測で埋めず、確認先と確認結果を残す場所まで書きます。

  • 実際の扱いを書く　決まりがあるだけか、実際にもその扱いかを分けて記入し、例外があれば該当欄に残します。
  • 支援と判断を書き添える　各欄に、商品で支援できる作業と人が判断する箇所を書き添え、機能の未確認事項も残します。
  • 未確認の点を残す　不明点ごとに確認先と記録先を書き、商談先で着手前に確かめる事項と、自社で提案前に確かめる事項を分けます。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入する内容確認項目記入する内容
届く経路と受ける人届く経路、受ける人、着手準備を進める人を書きます。前の仕事との結び付け同じ対象への追加、結果が前提、手直しのうち当てはまるものすべてを書きます。
記録の探し方と使い方探す手掛かり、使う箇所、見つからない時の確認先を書きます。引き継げる条件今回も使う条件と、その根拠を書きます。
確かめ直す条件変化を確かめる条件、新たに聞く条件、確認先を書きます。続きか新規かの判断区分、判断の基準、決める人を書きます。
担当交代時の扱い記録で分かる範囲と、前の担当者や相手に聞く内容を書きます。記録の残し方追加内容の記録先と、前の完了範囲を区別する方法を書きます。
続く相手への対応まとめる範囲、都度扱う範囲、見直すきっかけを書きます。未確認の点と記録先不明点、確認先、確認を進める人、結果の記録先を書きます。
表は編集部作成の例です。