作業の負担だけでは、続ける要否が分かるとは限らない

作業を楽にしたいという相談には、仕事を続ける理由の確認が必要です。目的と利用者を起点に、商談先の判断に必要な材料と商品の提案範囲を整理します。

  • 続ける理由を見分ける　始めた目的と現在の使い道から、続ける理由が残る部分と未確認の部分を区別します。
  • 判断を委ねる範囲を決める　やめた場合の影響と判断する人を確認し、商談先で検討する範囲を明らかにします。
  • 商品で支援する仕事を絞る　継続が決まった仕事から提案対象を選び、確認表に根拠と未確認の点を残します。

始めた目的だけでは今も必要とは限らない

仕事が始まった背景と、現在も続ける理由は分けて聞き取ります。当時の求めと、その後の状況の変化をたどると、確認すべき点が分かります。

  • 求めた人をたどる　仕事を求めた人や部署と、開始を決めた人を分けて記録します。
  • 当初の目的を捉える　作成するものの名前だけでなく、何を判断し、何に対応するために始めたかを捉えます。
  • 始まった経緯を追う　開始時の出来事と、その後に変わった事情を確認します。当初の説明を現在にも当てはめないようにします。

開始の背景を整理する型

聞くこと方法注意
誰の求めか依頼元と開始を決めた人をたどります。現在の担当者の意向と混同しません。
何のためか当時解決したかった問題を聞き取ります。作業の手順だけで目的を説明しません。
いつからか始まった時期と契機になった出来事を結びます。続けてきた長さを必要性の根拠にしません。
表は編集部作成の例です。

受け取る人がいても利用されているとは限らない

届け先があることと、仕事の結果が使われていることは別です。現在の利用者と、その後の判断や作業での使い道まで確認します。

  • 受け手と利用者を分ける　受け取るだけの人と、内容を使って判断や作業をする人を区別します。
  • 使われる場面を捉える　誰がどの部分を何に使うかを記録します。作成した資料や情報の全部が使われていると決めつけないようにします。
  • 未確認を未利用にしない　使い道が見えない場合は、利用者への確認が済んだかを記録します。確認できない状態は保留にします。

利用の実態を整理する型

確かめること方法注意
誰が使うか受け手から実際の利用者までたどります。担当者が把握している範囲を明らかにします。
何に使うか使う部分と、その後の判断や作業を結びます。目を通す目的と、その後の判断や作業に使う場面を分けて聞きます。
未利用の状況利用者への確認結果と利用する場面の有無を残します。普段は使わなくても、特定の場面で使う可能性を確認します。
表は編集部作成の例です。

作業がなくなっても負担が消えるとは限らない

仕事をやめた場合の影響は、その作業を担う人だけでは把握しきれない場合があります。困る人と、代わりに必要になる作業を含めて確認します。

  • 困る場面を具体化する　誰のどの判断や作業が難しくなるかを聞き取ります。困るという感想だけでは終えないようにします。
  • 代わりの負担を捉える　別の人による調査や確認が必要になる場合は、その内容と引き受ける部署を記録します。
  • 影響なしの根拠を残す　影響がないという説明には、確認した相手と範囲を添えます。未確認の相手がいれば判断材料に残します。

影響を整理する型

区分聞くこと注意
困る人誰の作業にどんな支障が出るかと、支障が出る場面を聞きます。作業する部署の内側だけで確認を終えません。
代わりの作業新たに必要になる調査や確認を聞きます。別の部署へ移る負担も含めます。
影響がない場合影響がないと判断した根拠を聞きます。不満の申し出がないことだけを根拠にしません。
表は編集部作成の例です。

作業を担う人がやめる判断をできるとは限らない

作業を知る人と、継続を決める人は一致するとは限りません。担当者、管理する人、利用者の役割を分け、商談先の判断の進め方を確認します。

  • 作業の説明者を捉える　日々の作業を説明できる範囲と、継続について判断できる範囲を分けます。
  • 決定できる範囲を捉える　管理する人が仕事全体を決められるのか、他の部署との相談が必要なのかを確認します。
  • 利用者の関わりを捉える　利用者の意見が必要な場面と、最終的に判断する人を区別して記録します。

判断への関わりを整理する型

区分確かめること注意
担当者作業の実態を説明できる範囲を確認します。負担の訴えを廃止の決定として扱いません。
管理する人決定できる範囲と相談が必要な相手を確認します。役職名だけで判断できる範囲を推測しません。
利用者影響の確認や判断にどう関わるかを確認します。意見を述べる役割と決定する役割を分けます。
表は編集部作成の例です。

過去にやめた経緯から、判断の進め方が分かる

過去に不要と判断した仕事の経緯には、社内で検討を進める手掛かりがあります。今回も同じ結論になるとは考えず、判断の過程を聞き取ります。

  • やめた範囲を捉える　仕事全体をやめたのか、一部を残したのかを確認し、そのときの理由を記録します。
  • 決めるまでの経緯を追う　検討を始めた契機、確認した材料、判断に関わった人をたどります。
  • 判断後の確認を捉える　想定外の支障があったかと、その結果を誰が確認したかを聞き取ります。

過去の判断をたどる型

聞くこと方法注意
何をやめたかやめた範囲と残した範囲を分けて聞きます。仕事の名前が似ていても同じ条件と考えません。
どう決めたか検討の契機から判断までの経緯をたどります。過去の決定者が今も判断するとは限りません。
やめた後の扱い支障の確認結果と判断を見直した経緯を聞きます。過去に支障がなかった事実は、条件の共通点と違いを確かめてから根拠にします。
表は編集部作成の例です。

理由が分からないだけでは不要とは限らない

続ける理由は、仕事全体にまとめず、使われる部分や決まりが及ぶ部分ごとに確認します。理由が残らない状態と、まだ分からない状態を区別します。

  • 利用される部分を分ける　実際の使い道がある部分を特定します。使われていない部分まで同じ理由で続けるとは考えません。
  • 決まりの対象を捉える　継続の根拠となる決まりと、その対象範囲を確認します。不明な点は、その決まりを管理する部署や担当者への確認を求めます。
  • 不明と理由なしを分ける　理由が残らないとの整理は、商談先で確認した範囲に限ります。未確認の部分は保留にします。

継続理由を見分ける型

区分見分け方扱い
利用者がいる現在の利用者と使う部分が確認できます。利用される部分に続ける理由を記録します。
決まりで続く継続を求める決まりと対象範囲が確認できます。対象となる部分と見直しを判断する人を記録します。
理由が不明利用や決まりについて確認が済んでいません。不要とせず、未確認の点を残します。
理由が残らない商談先が確認し、継続理由が残らないと整理しています。整理した根拠を残し、継続の判断は商談先に委ねます。
表は編集部作成の例です。

仕事をやめるかどうかは、商談先の検討に委ねることになる

聞き取った内容は、商談先が判断するための材料です。営業側が説明する範囲と、商談先が検討して結論を出す範囲を分けます。

  • 判断を代わりにしない　営業側は、仕事の廃止や社内の役割変更を決めません。商談先の判断する人と検討範囲を記録します。
  • 材料と推測を分ける　聞き取った事実には確認元を付け、分からない点は未確認として示します。
  • 判断待ちの扱いを決める　結論を待つ仕事と、継続が決まり提案できる仕事を区別します。商品で解決できる範囲も明示します。

営業の関わりを整理する型

区分扱い注意
営業側が決めない廃止の決定や社内の調整は商談先に委ねます。判断材料の整理までは行います。一部の人の意見を商談先全体の結論にしません。
材料だけ示す目的、利用、影響、未確認の点を示します。商品の説明から仕事の要不要を結論づけません。
判断を待つ判断する人と、結論待ちの範囲を記録します。結論が出たものとして提案を進めません。
表は編集部作成の例です。

商品の提案対象は、続ける仕事と支援できる内容で絞ることになる

継続が決まった仕事でも、商品が支援できる内容の確認が必要です。仕事の要不要についての検討状況を踏まえ、提案する部分を絞ります。

  • 続く仕事の負担を捉える　継続が決まった部分について、困っている作業と商品が支援できる内容を対応させます。
  • 見直し中は前提を残す　提案対象を確定せず、商談先の判断によって変わる範囲を記録します。
  • 継続を前提にしない　やめる可能性がある仕事は、継続を前提とした提案を保留します。必要な確認結果を商談先と共有します。

提案対象を絞る型

区分扱い注意
続く仕事継続する範囲と商品で支援できる作業を対応させます。継続が決まっただけで商品が必要と考えません。
見直し中の仕事判断によって変わる部分を提案の前提として残します。仕事全体の継続を前提にしません。
やめる可能性あり継続を前提とする提案は判断が出るまで保留します。商品の導入を継続の理由に置き換えません。
表は編集部作成の例です。

確認元と判断の状態を残せば、見解と決定の区別が分かる

記録には内容だけでなく、誰に確認し、何が未確認かも残します。商談で聞いた説明と、商談先で決まったことを分けて読み返せる形にします。

  • 説明の出所を残す　確認した相手と確認時点を添えます。伝聞の場合は、実際の確認が必要な相手も記録します。
  • 判断の状態を残す　確認済みの事実、担当者の見解、商談先の決定を区別します。判断待ちの内容も明示します。
  • 未確認の点を残す　不足している情報と確認する相手を記録します。記録先を共有し、提案の前提を読み返せるようにします。

聞き取りを記録する型

記録項目書くこと理由
目的と経緯依頼元、当初の目的、開始の契機と変化を書きます。当初の事情と現在の理由を区別できます。
利用者現在の利用者、使う部分、使い道を書きます。誰の何を支える仕事かが分かります。
影響困る人、代わりの作業、確認した範囲を書きます。影響の説明と未確認の範囲を区別できます。
判断する人決定する人、相談する相手、判断の状態を書きます。誰の判断を待つかが分かります。
続ける理由理由が残る部分、残らない部分、不明な部分を書きます。提案対象にした根拠を読み返せます。
表は編集部作成の例です。

確認表の未確認の点を見直せば、確かめる相手が分かる

仕事の要不要は、空欄の多さや印象で決めるものではありません。確認した内容と商談先の判断を記入し、未確認の点を提案前に見直します。

  • 仕事の範囲を定める　名前だけでなく、対象となる作業の範囲も記入します。部分によって理由が違う場合は分けて記録します。
  • 判断と根拠を対応させる　続ける理由の有無には確認元を添えます。理由が不明な場合は、未確認と記入します。
  • 提案前に読み返す　商談先に委ねた判断が済んだかを確認し、商品で支援する仕事と未確認の点を更新します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入する内容確認項目記入する内容
仕事の名前対象範囲も書く。始めた目的と経緯依頼元と開始の契機を書きます。
現在の利用者と使い道誰がどの部分を何に使うかを書きます。やめた場合の影響困る人と代わりの作業を書きます。
判断する人決定者と相談相手を書きます。過去にやめた例判断の経緯と確認結果を書きます。
続ける理由の有無有無と不明を分け、根拠を書きます。商談先に委ねる範囲判断を待つ内容を書きます。
商品で支援する仕事継続が決まり支援できる作業を書きます。未確認の点と記録先不足情報、確認相手、記録先を書きます。
表は編集部作成の例です。記入内容は廃止の結論を出すための採点には使わず、商談先の判断と提案範囲の確認に使います。