商談先の作業を聞いても、他社との調整が分かるとは限らない

同じ現場では、他社の作業によって商談先の作業の進め方が変わることがあります。実際に起きた場面から、変更を決めた人と伝わった内容を聞き取ります。

  • 作業が重なる場面を捉える　会社と作業を並べ、共用する場所や物と、他社の作業で変わる現場の状態を整理します。
  • 変更の判断と伝達を捉える　始める前の確認から、調整相手、変えた作業、決まった内容の記録までを聞き取ります。
  • 提案する範囲を分ける　商品の機能で支援できる範囲と、人が現場で判断する範囲を確認表に分けて残します。

会社名を並べても、作業の関係が分かるとは限らない

会社名を聞けても、作業がどう関わるかまで分かったとは限りません。具体的な現場を取り上げ、商談先が知る範囲で会社と作業を対応させます。

  • 商談先の作業を起点にする　現場で行う作業と、その作業に他社が関わった場面を聞き取ります。
  • 他社の作業を並べる　同じ現場にいた会社ごとに、把握している作業を書き分けます。
  • 不明な関係を残す　会社や作業の関係が分からない部分は、推測で補わず未確認として残します。

会社と作業の整理

確かめること方法注意
商談先の作業現場で行った作業を聞き、会社名に対応させます。業務全体の説明だけで終えず、現場での作業を記します。
他社の作業同じ現場にいた会社と、把握している作業を並べます。他社の作業をすべて知っているとは扱いません。
不明な関係会社名や作業が不明な箇所を分けて記します。分からないことと、関わりがないことを区別します。
表は編集部作成の例です。商談先が把握している範囲を整理します。

他社と共用する場所や物には使い方の確認が必要だ

作業場所が別でも、通路や物を共用している場合があります。他社が使っていた間に、商談先の作業に影響があったかを聞き取ります。

  • 使う場所を対応させる　各社の作業と使う場所を対応させ、同じ場所を使った場面を拾います。
  • 共用する対象を聞く　作業場所のほか、出入りに使う通路や、各社が使う物も聞き取ります。
  • 影響のあった作業を特定する　他社の使用中にできなかった作業があれば、共用する場所や物と対応させます。

共用する対象と作業への影響

区分聞くこと注意
作業場所各社がどこで作業し、どの場所を共用したかを聞きます。現場全体が同じという説明だけでまとめません。
通路や物各社が使う通路や物と、その用途を聞きます。持ち主が違っても、共用している場合を含めます。
使用中の影響他社の使用中にできなかった作業を聞きます。共用しているだけで支障があるとは扱いません。
表は編集部作成の例です。共用の有無と、実際に生じた影響を分けます。

他社の作業後も現場が同じ状態とは限らない

他社の作業によって、物の位置や通れる場所が変わることがあります。変化の前後と、その変化を知らずに始めた作業の有無を聞き取ります。

  • 状態の前後を聞く　他社のどの作業で、物の位置や通行の可否がどう変わったかを聞きます。
  • 知る必要がある人を捉える　変化の影響を受ける作業から、その状態を知る必要がある人を特定します。
  • 知らずに始めた場面を聞く　変化を知った時点と、すでに始めていた作業、その後に変えた内容を聞きます。

他社の作業による状態の変化

区分確かめること注意
状態の変化変化のきっかけとなった作業と、変化前後の状態を確かめます。物の位置だけでなく、通行できるかも含めます。
影響を受ける人変化した場所や物を使って作業する人を確かめます。会社の連絡先と、その場で作業する人を分けます。
気づいた時点変化を知った時点で、どの作業を始めていたかを確かめます。該当する場面がなければ、あったものとして補いません。
表は編集部作成の例です。配置の変更案ではなく、作業に伴う状態の変化を扱います。

始める前の確認は、事前の予定と現場の状態で分かれる

現場に入る前の予定と、作業を始めるときの状態を分けて聞きます。違いがあった場面から、実際に確認した内容と確認先を捉えます。

  • 事前に知る予定を聞く　現場に入る前に、他社の作業や共用する場所について何を知らされるかを聞きます。
  • 現場で見る状態を聞く　作業を始める前に、その場で改めて確かめている内容を聞き取ります。
  • 違ったときの確認先を聞く　予定と実際が違った場面について、誰に何を確認したかを残します。

予定と現場での確認の区別

区分見分け方扱い
事前の予定現場に入る前に受け取った内容かで分けます。共有元と、知らされていた作業や場所を記します。
現場の状態作業を始める前に、その場で確認した内容かで分けます。確認した人と、実際に見た状態を記します。
予定との違い予定と実際を比べ、食い違っていた内容を分けます。確認した相手と、その返答を記します。
表は編集部作成の例です。望ましい確認手順ではなく、実際の確認内容を残します。

変更を伝えるには、作業する人まで届く経路の確認が要る

変更を知らせる相手と、変更に合わせて作業する人が異なる場合があります。何が変わり、誰を経て、現場の人へ届いたかを聞き取ります。

  • 知らせる変更を聞く　場所や作業の順序など、他社へ知らせた変更と、知らせなかった変更を聞きます。
  • 伝わった経路をたどる　変更を伝えた人から受け取った人まで、実際の連絡の順に記します。
  • 作業する人への到達を聞く　現場で作業する人が、どの方法で変更を知ったかを聞き取ります。

変更内容と連絡の経路

区分聞くこと注意
知らせる内容どの変更を他社へ知らせたか、その理由とともに聞きます。すべての変更を同じ相手に知らせるとは扱いません。
連絡の経路誰から誰へ、どの方法で変更が伝わったかを聞きます。途中で別の人を経由した場合も残します。
現場への到達作業する人が変更を知った方法と、伝えた側が届いたことを確かめたかを聞きます。連絡を送った事実だけで、届いたとは判断しません。
表は編集部作成の例です。予定している連絡経路と、実際に伝わった経路を分けます。

両立しない作業の変更を現場の人だけで決められるとは限らない

同じ場所や物を使うために、各社の作業を同時に進められなかった場面を取り上げます。その場の相談相手と、変更を決めた人を分けて聞きます。

  • 両立しなかった場面を聞く　どの会社のどの作業が、何を同時に使おうとしていたかを聞き取ります。
  • 相談した相手を聞く　その場で誰に相談し、誰を経て変更が決まったかを聞きます。
  • その場で決めない点を聞く　各社の現場の人だけでは決められず、別の人へ確認した内容を分けて残します。

作業が両立しなかった場面の整理

区分確かめること注意
両立しない作業同時に進められなかった作業と、重なった場所や物を確かめます。単に予定が同じだっただけの場面と分けます。
相談した相手最初の相談相手と、変更を決めるまでに関わった人を確かめます。相談を受けた人が変更を決めたとは限りません。
別の人への確認その場で決められなかった内容と、確認した相手を確かめます。依頼元や他社という分類だけで終えず、役割も残します。
表は編集部作成の例です。どちらの作業を優先すべきかは判断しません。

その場の作業変更だけで調整の影響が終わるとは限らない

他社との調整で商談先の作業がどう変わったかを、変更前後で聞きます。社内への伝達と、後の作業に生じた影響まで追います。

  • 変えた作業を比較する　場所や進め方について、当初の予定と調整後に行った内容を分けて記します。
  • 社内への伝達を聞く　変更した内容を商談先の社内の誰に伝え、その人のどの作業に関係したかを聞きます。
  • 後の作業への影響を聞く　その場の変更に伴い、後の作業で変わった準備や順序を聞き取ります。

調整前後と後の作業への影響

場面聞くこと注意
作業を変えたどの調整を受け、場所や進め方をどう変えたかを聞きます。話し合った案と、実際に行った変更を分けます。
社内へ伝えた変更を伝えた相手と、伝えた内容を聞きます。他社への連絡と、商談先の社内の伝達を混ぜません。
後の作業が変化後の作業で、準備や順序がどう変わったかを聞きます。その場の調整による影響か、別の要因かを分けます。
表は編集部作成の例です。作業の変え方を提案せず、行われた変更を整理します。

その場で合意しても、後の作業を担う人に届くとは限らない

その場で決まった内容が、誰の記録や記憶に残っているかを聞きます。不在だった人への伝達と、次の作業日に引き継がれた内容を分けて捉えます。

  • 記録する人と場所を聞く　決まった内容を誰がどこに残し、後から誰が見られるかを聞きます。
  • 不在だった人への伝達を聞く　その場にいなかった人へ、誰がどの内容をどう伝えたかを聞き取ります。
  • 次の作業への引継ぎを聞く　次の作業日にも続く変更と、その場だけの変更がどう伝え分けられたかを聞きます。

決まった内容の残り方

区分確かめること注意
記録と記憶記録した人、記録先、記録がない場合に覚えている人を確かめます。記録があることと、関係する人が見られることを分けます。
不在の人へ伝達伝えた人、受け取った人、伝えた内容と方法を確かめます。その場にいた人の理解と、後から伝わった内容を混ぜません。
次の作業日引き継いだ変更と、変更が続く範囲を確かめます。その場だけの変更か不明な場合は、未確認として残します。
表は編集部作成の例です。記録がない場合も、実際の残り方を記します。

支援範囲を定めるには、機能と現場での使い方の確認が要る

予定や連絡を記録できても、各社の作業変更を決められるとは限りません。商品の機能で支援できる部分と、人の判断が残る部分を分けます。

  • 記録できる内容を照合する　聞き取った予定や変更の内容を、提案する商品で実際に記録できるか確認します。
  • 連絡と到達を区別する　連絡の記録で確認できる事実を整理し、作業する人への到達まで分かるかを分けます。
  • 判断する人を残す　作業の両立や変更内容を決める人と、商品だけでは決められない内容を明記します。

商品の支援と人の判断の区別

区分扱い注意
予定と変更必要な内容を記録できると確認した機能を、支援候補に含めます。現場で記録や閲覧をする人も利用できるか確認します。
他社への連絡宛先や連絡内容など、商品で記録できる範囲を記します。連絡の記録から、相手の理解まで推測しません。
調整の判断作業変更を決める人と、判断が必要な内容を残します。記録する機能を、他社との調整を決める機能として扱いません。
表は編集部作成の例です。提案する商品の機能を確認したうえで記入します。

調整の確認表には事実と未確認の点の区別が必要だ

同じ現場の具体的な場面について、会社と作業から調整の記録までを記入します。聞けていない点は空欄で済ませず、未確認の内容として残します。

  • 同じ場面で記入する　別の現場や別の調整を混ぜず、取り上げた場面に対応する内容を記入します。
  • 聞いた事実を記入する　実際に起きたことと、予定していることを分け、誰から聞いた内容かも残します。
  • 未確認の点を明記する　不足する内容、追加で確認する相手、確認後に追記する場所を記します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入する内容確認項目記入する内容
会社と作業各社の作業と、不明な関係を記入します。調整相手相談した相手と、変更を決めた人を記入します。
共用する場所や物共用した対象と、使用中にできなかった作業を記入します。変えた内容変更前後の作業、社内への伝達、後の影響を記入します。
変わる現場の状態他社の作業による変化と、影響を受ける作業を記入します。決まった調整の記録記録する人と場所、不在の人や次の作業日への伝達を記入します。
始める前の確認事前の予定、現場で見る状態、違いがある場合の確認先を記入します。支援できる範囲確認済みの機能で支援できる内容と、人の判断が残る内容を記入します。
変更の知らせ方知らせる変更、伝える人と相手、作業する人に届く方法を記入します。未確認の点と記録先未確認の内容、確認する相手、追記する場所を記入します。
表は編集部作成の例です。該当する場面がない項目と、未確認の項目を分けます。