分担した仕事が終わっても全体が完成するとは限らない

各担当者の仕事が終わっても、全体を仕上げる作業が残る場合があります。受け取った内容が完成物になるまでをたどり、提案に含める範囲を整理します。

  • 取りまとめの範囲を捉える　分担の単位と受け取るものから、取りまとめる人が加える作業を区別します。
  • 判断する人を確かめる　内容の食い違いへの対応と、担当者へ戻す場面、完成を決める人を整理します。
  • 提案に含める範囲を決める　時間がかかる部分を記録し、商品で支援できる範囲と人の判断が残る範囲を分けます。

取りまとめの範囲は、分担と受け渡し後の作業で分かれる

最近仕上げた仕事を対象に、全体を何の単位で分け、何人が関わったかをたどります。各担当者の提出から取りまとめの完了までをたどります。

  • 分けた単位を聞く　章、地域、案件など、完成物のどの部分を分けたかを整理します。関わる人数も記録します。
  • 取りまとめる人を聞く　受け取りの窓口と、全体に手を加える人を区別します。途中で担当が変わる場合も含めます。
  • 着手の時点を聞く　すべて届いてから着手するか、届いた部分から着手するかを整理します。

分担から取りまとめまでの確認

確かめること方法注意
分担の単位完成物の各部分と担当を対応させます。部署名だけで分担を表しません。
関わる人数提出する人と取りまとめる人を数えます。兼務している場合も役割を分けます。
取りまとめる人受け取り後に手を加える人をたどります。窓口と同じ人とは限りません。
まとめる時点着手のきっかけと提出状況を対応させます。全員の提出後に始まると決めつけません。
表は編集部作成の例です。担当の割り振り方ではなく、分担後の受け渡しを扱います。

届いた内容はそのまま全体に使えるとは限らない

提出されたものを見ながら、内容と形式の指定を分けて整理します。指定どおりに届く場合と、受け取り後に整える場合を区別します。

  • 受け取るものを聞く　完成した文章、数値、根拠資料など、提出時に何が含まれるかを整理します。
  • 形式の指定を聞く　項目、順序、単位、記載方法など、共通の指定と担当ごとの違いを記録します。
  • 指定との差を聞く　指定と違うものが届いた際の扱いをたどり、不足の補充と形式の修正を分けます。

提出内容と形式の確認

聞くこと方法注意
受け取るもの実際の提出物で含まれる内容を拾います。完成物にある内容が提出時にもあったとは限りません。
形式の指定提出時の指定と届いた状態を比べます。指定の有無と、守られているかを分けます。
指定との違い不足や形式の違いを受領後の対応に結び付けます。そのまま使える例だけで判断しません。
表は編集部作成の例です。内容の不足と形式の違いを混同せずに記録します。

取りまとめには、配置以外の作業が加わることになる

提出された状態と完成した状態を比べ、取りまとめで変わった部分を拾います。並べる作業から内容の修正までを、同じ作業として扱わずに分けます。

  • 配置と体裁を分ける　掲載順を決める作業と、見出しや表記を統一する作業を分けて記録します。
  • 追加した内容を拾う　全体の説明や部分同士をつなぐ文章など、提出物になかった内容を拾います。
  • 修正の中身を分ける　誤記の訂正と、意味や結論が変わる修正を区別します。修正の根拠も残します。

取りまとめで加える作業の分類

作業確かめること注意
並べる配置の順序と、載せる部分の選び方を捉えます。載せない内容の判断を見落としません。
体裁を揃える見出し、表記、単位の変更を拾います。意味が変わる変更は別に記録します。
内容を足す追加箇所と、その材料の入手先を捉えます。提出内容の転記と区別します。
内容を直す修正箇所、理由、判断した人を記録します。誤記の訂正と、結論が変わる修正を分けて記録します。
表は編集部作成の例です。同じ箇所に複数の作業を加えている場合もあります。

内容が食い違ったときは、採用を決める根拠が要る

担当者同士の記載が違う場合と、全体の説明に合わない場合を分けます。違いの発見から採用する内容の決定までをたどります。

  • 担当者間の違いを拾う　同じ対象について、数値や説明が異なる箇所を拾います。対象範囲や前提の違いも含めます。
  • 全体との違いを拾う　各部分では成立していても、全体の結論や他の部分と両立しない箇所を整理します。
  • 決定の根拠を残す　採用する内容を決める人と、判断に使う資料や条件を対応させて記録します。

食い違いを解消するまでの確認

場面確かめること注意
担当者間で違う対象範囲、前提、根拠を比べる手順を捉えます。表記の違いだけと決めつけません。
全体と合わない両立しない内容と、修正する箇所を捉えます。個別の記載を誤りと決めつけません。
内容を決める決定する人と採用の根拠を記録します。違いを見つけた人と決定する人を区別します。
表は編集部作成の例です。採用しなかった内容についても、理由を残せるか整理します。

修正が必要でも担当者へ戻すとは限らない

取りまとめ中の修正を、担当者へ戻す場合と、その場で直す場合に分けます。戻した内容が再び届いてからの確認も含めてたどります。

  • 戻す対象を聞く　提出物全体を戻すか、該当箇所だけを戻すかを整理し、修正を求める内容を記録します。
  • 戻す理由を聞く　元の資料や判断の経緯を知る人しか直せない場合や、内容の変更に本人の確認が必要な場合を区別します。
  • 戻さない条件を聞く　取りまとめる人が直せる範囲と、修正後の共有や確認が必要になる条件を整理します。

修正を担当者へ戻す条件の確認

場面聞くこと注意
担当者へ戻す戻す範囲、理由、修正を求める内容を捉えます。単なる再提出と内容の再検討を区別します。
戻さずに直す直せる範囲と、認められている条件を捉えます。修正できることと決定できることを分けます。
再提出を受ける修正箇所と他の部分への影響の確認方法を捉えます。受け取りだけで修正完了と扱いません。
表は編集部作成の例です。修正を依頼する文面ではなく、戻す条件を整理します。

取りまとめる人が完成を決めるとは限らない

全体を整え終えた時点と、完成と認められる時点を区別します。取りまとめる人、別の確認者、提出先の関わりを整理します。

  • 整え終わる条件を聞く　取りまとめる人が作業を終える際に、何を確認しているかを記録します。
  • 別の確認者を聞く　内容を確認する人と、完成を認める人を分けます。修正を求められた後の扱いも含めます。
  • 提出先の判断を聞く　提出先の了承まで必要かを整理します。受領の連絡と、内容を認めた連絡を区別します。

完成に関わる判断の確認

区分確かめること注意
取りまとめる人作業を終える条件と残る確認を記録します。作業の終了を完成の承認と混同しません。
別の確認者確認する内容と、完成を認める権限を捉えます。確認者が複数いる場合は役割を分けます。
相手先了承が必要な内容と、その記録方法を捉えます。提出や受領だけで完成と判断しません。
表は編集部作成の例です。相手先の判断が不要な仕事では、その旨を記録します。

取りまとめの遅れは作業量だけが原因とは限らない

取りまとめの開始から完成までを、作業している状態と返答などを待つ状態に分けます。長くかかった場面をたどり、進まなかった理由を整理します。

  • 待ちの理由を聞く　提出物、追加資料、判断の返答など、何が届けば再開できるかを記録します。
  • 整える負担を拾う　項目や表記を合わせる作業について、同じ修正が繰り返される箇所を拾います。
  • 確認の往復を聞く　根拠の不足や修正内容の伝わり方など、確認が終わらない理由を整理します。

取りまとめが進まない部分の確認

部分確かめること注意
待ち待つ対象と、再開できる条件を記録します。待っている間を作業時間に含めて説明しません。
揃える作業変更箇所と、繰り返し修正する理由を捉えます。提出物の量だけで負担を判断しません。
確認のやり取り確認が続いた箇所と、決着に必要な情報を捉えます。返答の遅さだけを原因と決めつけません。
表は編集部作成の例です。所要時間を記録する場合は、作業と待ちを分けます。

商品で支援する範囲は、内容を決める判断とは違う

聞き取った作業と、商品の機能を確かめたうえで対応させます。集めることや形式を整えることと、内容を採用する判断を分けて提案します。

  • 集める範囲を定める　提出物の受け取りや不足の把握について、実際の運用を商品で扱えるか確認します。
  • 整える範囲を定める　明確な規則で処理できる変更を拾い、例外や修正後の確認が必要な箇所を分けます。
  • 判断を残す範囲を定める　食い違う内容の採用や完成の承認について、決める人と判断の根拠を提案にも残します。

商品で扱う作業と人が決める内容

区分扱い注意
集める受け取りと提出状況の把握を支援候補にします。受け取れたことと内容が十分なことを分けます。
揃える規則が明確な項目や表記の変更を候補にします。例外への対応と変更結果の確認を残します。
内容の判断採用、修正、完成を決める人を明記します。商品の処理結果だけで判断を置き換えません。
表は編集部作成の例です。支援候補は、実際の商品仕様を確認するまで確定しません。

記録には提出内容と取りまとめ後の変化が必要だ

聞き取った内容を、受け取りから完成までの流れに沿って残します。提出されたものと取りまとめで加えたものを分け、説明の根拠も記録します。

  • 受け渡しを記録する　分担の単位、提出する人、受け取る人、受け取るものを対応させます。
  • 変更と判断を記録する　追加や修正の箇所に、理由と判断した人を添えます。担当者へ戻した場合も残します。
  • 未確認の点を区別する　確認済みの内容と推測を分けます。時間がかかる部分や商品で扱える範囲も追記します。

取りまとめの記録項目

記録項目書くこと理由
分担分担の単位、関わる人、受け渡しの時点を書きます。誰が何を受け取り、いつ取りまとめを始めるかが分かります。
受け取るもの提出内容、形式の指定、実際の違いを書きます。受領後に必要な処理が分かります。
加える作業配置、体裁の変更、追加、修正を書きます。提出後に加わる作業を区別できます。
食い違いの扱い判断の根拠、決定する人、戻す条件を書きます。誰が何を決めるかが分かります。
完成の判断完成の条件、認める人、確認できる記録を書きます。作業終了と完成を区別できます。
表は編集部作成の例です。確認した資料や説明者を添え、後から根拠をたどれるようにします。

提案の範囲を決めるには未確認の点の区別が必要だ

商談後は、取りまとめの流れを確認表にまとめます。空欄を推測で埋めず、未確認の点と次に確認する相手を記録します。

  • 同じ仕事で記入する　対象の仕事と完成物を明記し、別の仕事の進め方を混ぜずに記入します。
  • 根拠のある内容を残す　説明や提出物で確認できた内容を記入し、判断できない部分には未確認と記します。
  • 提案前に範囲を分ける　商品で扱う作業と人が決める内容を照らし合わせ、仕様の確認が要る作業を未確認として残します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入する内容確認項目記入する内容
分担の単位分けた対象と関わる人数を書きます。担当者へ戻す場面戻す対象、理由、戻さずに直す条件を書きます。
まとめる人と時点取りまとめる人と着手の条件を書きます。完成の判断完成の条件と認める人を書きます。
受領内容と形式受け取るもの、指定、指定との差を書きます。時間がかかる部分待ち、整える作業、確認の往復を書きます。
加える作業並べる、体裁を揃える、足す、直す作業を書きます。商品の支援範囲仕様を確認した機能と人に残る判断を書きます。
食い違いの扱い違いの内容、判断の根拠、決定する人を書きます。未確認点と記録先未確認の点、確認する相手、記録先を書きます。
表は編集部作成の例です。対象の仕事と完成物を添えて記入します。