材料が変わっても仕事の条件がすべて変わるとは限らない

この資料の条件とは、作業の手順、設備の設定、求める仕上がりなど、材料を使う仕事で決めている事項を指します。材料を変更したという説明だけでは、その後も使える条件は分かりません。続ける仕事の中で、引き継ぐ部分と確かめ直す部分を分けて聞き取ります。

  • 変更の経緯を整理できる　変更する材料と決める人を特定し、きっかけから変更を決めるまでの確認を整理します。
  • 続けるための確認を捉える　引き継ぐ条件と確かめ直す条件を分け、変更後に試す作業と判断する人を整理します。
  • 支援する範囲を分けられる　伝達、記録、想定と違う結果の扱いを聞き、商品で支援する範囲と人が判断する範囲を分けます。

材料の変更を決める人は作業する人とは限らない

材料を使う人と、変更を決める人が同じとは限りません。どの仕事のどの材料を変えるのかを定め、決める人との関係を聞き取ります。

  • 変更する材料を特定する　従来の材料と変更後の材料を区別し、仕事のどの部分で使うものかを記録します。
  • 続ける仕事を捉える　材料を変えても続ける作業を聞き、今回の変更が及ぶ範囲を整理します。
  • 決める人を区別する　材料を使う人、候補を挙げる人、変更を決める人を分け、それぞれの関わりを記録します。

変更の対象と判断の所在

確かめること方法注意
どの材料か従来と変更後を対にして聞き取ります。材料名だけで終えず、使う箇所も記します。
どの仕事か材料を変えて続ける作業を聞き取ります。変更が及ぶ作業と及ばない作業を分けます。
誰が決めるか候補を挙げる人から決める人までをたどります。説明している人を、決める人とみなしません。
表は編集部作成の例です。

変更前に確かめる範囲は、変更の理由と求める状態で分かれる

変更のきっかけと、変更後に求める状態は分けて聞く必要があります。材料を変える事情をたどり、従来どおり残したい条件も聞き取ります。

  • 使えなくなった事情を聞く　従来の材料を使えなくなった事情と、その影響を受ける作業を分けて記録します。
  • 顧客の要望を切り分ける　顧客が変えてほしい部分と、従来どおりを求める部分を分けて聞き取ります。
  • 商談先の判断をたどる　商談先が自ら変更を考えた背景と、変更によって何を変えたいのかを聞き取ります。

きっかけと残したい条件

区分聞くこと注意
従来品が使えない使えなくなった事情と、続けたい作業を聞きます。使えない事情だけで、変更後の条件を決めつけません。
顧客の要望変更を求められた部分と、残したい条件を聞きます。材料への要望と、作業の結果への要望を分けます。
商談先の判断変更を考えた背景と、期待する違いを聞きます。期待している状態と、確認できた状態を分けます。
表は編集部作成の例です。

材料の変更が決まっても条件を確かめ終えたとは限らない

材料を決めた時点でも、作業の中で確かめる項目が残る場合があります。候補を見つけた経緯と、決定前に確かめた範囲を分けて聞き取ります。

  • 候補に至る経緯を聞く　誰がどこから候補の情報を得て、変更を決める人に渡したかをたどります。
  • 確認した項目を聞く　決める前に確かめた項目について、確認した人と、判断に用いた内容を記録します。
  • 未確認の項目を残す　変更を決めた時点で未確認だった項目と、その時点での扱いを聞き、変更後のどの作業で確かめるかを整理します。

材料を決めるまでに行った確認

区分確かめること注意
候補の探し方情報を得た経路と、候補として取り上げた経緯を聞きます。材料の選び方への助言に広げません。
確かめた項目確認した内容と、変更を決める人に渡した結果を聞きます。情報を受け取っただけか、作業でも確かめたかを分けます。
確かめていない項目残した項目と、決めた時点での扱いを聞きます。変更が決まったことを、確認済みの印にしません。
表は編集部作成の例です。

従来の条件は材料を変えても使えるとは限らない

仕事を続けていても、従来の条件をそのまま使う部分と確かめ直す部分があります。条件ごとに、変更後の扱いとそう扱う理由を聞き取ります。

  • そのまま使う条件を聞く　引き継ぐと決めた条件と、その判断をした人を聞き、判断の理由も記録します。
  • 確認を挟む条件を分ける　確かめてから使う条件には、確認する作業と、使ってよいと判断する人を添えます。
  • 新しく決める条件を分ける　従来の条件を引き継がない部分を聞き、新しい条件を誰がどの段階で決めるかを記録します。

変更後の条件の扱い

区分見分け方扱い
そのまま使う従来の条件を引き継ぐ判断が済んでいるかを聞きます。引き継ぐ条件と、判断した人・理由を記録します。
確かめてから使う従来の条件を使う前に、確認を挟むかを聞きます。確認が済むまでの扱いも記録します。
新しく決める従来の条件を使わず、決め直す部分かを聞きます。決める人と、判断に必要な確認を記録します。
表は編集部作成の例です。

新しい材料で試しても、使い続けてよいとは限らない

変更後に作業を試すことと、その結果から仕事を続けると決めることは別です。材料の変更で確かめ直す部分に絞り、試す作業と判断の流れを聞き取ります。

  • 試す範囲を定める　変更後の材料で試す作業と、今回は試さない作業を分けて記録します。
  • 見る項目を条件に結ぶ　試した作業の何を確かめ、その結果からどの条件を満たすと判断するのかを聞き取ります。
  • 続ける判断をたどる　結果を見る人と、仕事を続けてよいと判断する人を分け、結果の渡し方も聞き取ります。

変更後に試す作業から判断まで

区分聞くこと注意
試す範囲変更後の材料で、どこまで作業を試すかを聞きます。試していない作業にも同じ判断が及ぶとみなしません。
見る項目確かめ直す条件と、作業で見る項目を聞きます。作業が終わったことだけを確認結果にしません。
続ける判断結果を渡す相手と、続けてよいと決める人を聞きます。判断が出るまで進めてよい範囲も記録します。
表は編集部作成の例です。

変更の連絡には、相手の作業と判断に要る情報の確認が要る

材料が変わるという連絡だけでは、受け取った側が何を変えるかは分かりません。伝える相手ごとに、必要な内容と伝え方を聞き取ります。

  • 社内の伝達先を聞く　変更後の材料を使う人だけでなく、作業の指示や記録を扱う人への伝達も聞き取ります。
  • 顧客への伝達判断を聞く　顧客に伝えるかを決める人と、判断に用いる条件を聞き、未決定ならそのまま記録します。
  • 内容と伝え方を聞く　変わる条件と引き継ぐ条件を、誰がいつ、どの方法で伝えるかを聞き取ります。

相手ごとの伝達内容

区分確かめること注意
社内の相手変更を知る必要がある人と、知らせる段階を聞きます。材料を直接使う人だけに絞りません。
顧客への伝達伝えるかを決める人と、伝える場合の窓口を聞きます。伝えない場合も、その判断の理由を残します。
内容と伝え方伝える条件、方法、受け取ったことの確認方法を聞きます。連絡したことと、内容が伝わったことを分けます。
表は編集部作成の例です。

変更前後の取り違えを避けるには、材料ごとの条件の記録が要る

変更した事実だけでは、どの材料にどの条件を使ったかを後からたどれません。従来の記録との関係を含め、残す内容と記録する人を聞き取ります。

  • 残す内容を聞く　変更した材料、使った条件、確認結果、判断した人をどこまで残すか聞き取ります。
  • 記録する人を聞く　作業の結果を書く人と、判断を追記する人を聞き、書き込む段階も記録します。
  • 従来の記録と区別する　従来の材料の記録を残す方法と、変更後の記録から参照する方法を聞き取ります。

変更前後をたどれる記録

区分聞くこと注意
記録する内容材料、条件、結果、判断の対応をどう残すか聞きます。どの作業から変更したかも区別できるようにします。
記録する人内容ごとに、誰がどの段階で書くかを聞きます。結果の記録と、続ける判断の記録を分けます。
従来の記録変更前の内容を残し、参照する方法を聞きます。書き換えた後も、変更前の条件をたどれるか聞きます。
表は編集部作成の例です。

想定と違う結果への対応は材料を戻すだけとは限らない

変更後に想定と違う結果が出ても、従来の材料に戻せるとは限りません。違いに気づく場面から、その後の作業を決めるまでの扱いを聞き取ります。

  • 違いに気づく場面を聞く　どの作業で誰が違いに気づき、結果をどこへ伝えるかを聞き取ります。
  • 戻す以外の扱いも聞く　材料を戻す、条件を確かめ直す、作業を止めるといった扱いを、商談先の手順に沿って聞きます。
  • 判断までの扱いを聞く　対応を決める人と、判断が出るまでの作業の扱いを聞き、確認待ちの範囲を記録します。

想定と違う結果が出た後の扱い

場面確かめること注意
違いに気づいた気づく作業と、結果を伝える相手を聞きます。材料の変更が原因と決めつけず、起きたことを残します。
戻すかを考える従来の材料に戻せるかと、戻さない場合の扱いを聞きます。戻した場合に、条件も戻すかを分けて聞きます。
対応を決める判断する人と、判断待ちの作業の扱いを聞きます。決定後に知らせる相手と、追記する記録も聞きます。
表は編集部作成の例です。

支援できる作業を決めるには、機能の確認が要る

記録を残せることと、材料の変更を判断できることは別です。提案する商品の働きを確認し、支援できる作業と人が判断する部分を分けます。

  • 記録への支援を見分ける　条件や確認結果を残す作業について、商品の働きでどこまで扱えるかを確認します。
  • 履歴の参照を確かめる　変更前後の材料と条件をたどる作業について、必要な内容を参照できるか確認します。
  • 人の判断を分けて残す　材料を決めることや仕事を続けることは、誰が何を見て判断するかを別に記録します。

商品の働きと人の判断の分担

区分扱い注意
条件と確認の記録必要な内容を残せると確認できた部分を支援候補にします。記録できても、内容を誰が判断するかは商談先に確かめます。
変更履歴の参照変更前後の対応をたどれるか、商品の働きを確認します。記録が残ることと、必要な記録を探せることを分けます。
材料を決める判断候補や確認結果を見て決める人を明記します。情報を示せるだけで、判断まで任せられると説明しません。
表は編集部作成の例です。

確認済みと未確認を分けるには、変更の過程の記録が要る

聞き取った内容は、材料を変えて仕事を続ける順序に沿って記録します。分からない点には確認する相手と記録先を添え、確認済みの内容と区別します。

  • 変更の経緯を記入する　材料と決める人、きっかけ、決定前の確認を記入し、変更に至る流れをたどれるようにします。
  • 変更後の扱いを記入する　条件、試す作業、判断、伝達、記録、想定と違う結果への対応を記入します。
  • 未確認の点を残す　商品で支援できる範囲と人の判断を分け、不明な点には確認する相手と記録先を記入します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入する内容確認項目記入する内容
材料と決める人変更前後の材料、使う仕事、決める人を記入します。きっかけ変更の理由と、その理由を説明した人を記入します。
決めるまでの確認候補の探し方、確かめた項目、決めた時点で未確認だった項目を記入します。引き継ぐ条件と確かめ直す条件そのまま使う条件、確かめてから使う条件、新しく決める条件を記入します。
試す作業と判断試す範囲、見る項目、続けてよいと判断する人を記入します。伝える相手社内で伝える相手、顧客に伝えるかの判断、伝える内容を記入します。
記録記録する内容、記録する人、従来の材料の記録との関係を記入します。想定と違う結果の扱い気づく場面、戻すかの判断、判断する人を記入します。
支援できる範囲確かめた機能で支える仕事と、人が判断する範囲を記入します。未確認の点と記録先未確認の点、確認する相手、確認後の記録先を記入します。
確認表は編集部作成の例です。未確認の内容を推測で埋めず、確認先を記入します。