作業を変えられる範囲は、指定の内容と社内条件で分かれる

取引先からの指定があっても、関連する作業のすべてが指定されているとは限りません。求められた内容と現在の作業を分け、提案できる範囲を整理します。

  • 指定された範囲を分ける　取引先が求めた内容と、商談先が社内で補った作業を区別します。
  • 変更に必要な確認を絞る　指定の根拠と相談先を調べ、提案で変わる作業について確認が必要な相手を整理します。
  • 提案できる範囲を示す　商談先だけで変えられる作業と、取引先への確認を前提にする作業を示します。

指定が関係する作業は、やり取りの場面から拾うことになる

業務全体を指定の対象にすると、変えられる作業まで見えなくなります。取引先とのやり取りが生じる場面から、指定が関係する作業を絞ります。

  • やり取りの場面を絞る　渡す、受け取る、差し戻される場面をたどり、指定が現れる箇所を探します。
  • 受け渡しの内容を捉える　渡すものと受け取るものを分け、指定がどちらに関係するかを整理します。
  • 作業に名前を付ける　準備から受け渡しまでを一括りにせず、指定が関係する作業を名付けます。

指定が現れる場面を絞る

確かめること方法注意
やり取りの場面取引先との受け渡しが生じる場面をたどります。社内の準備作業も、指定されている場合は含めます。
渡すもの提出物や伝える情報を挙げます。渡す内容への指定と、作成方法への指定を分けます。
受け取るもの依頼内容や確認結果を挙げます。受領後の社内作業も指定されているかを区別します。
作業の名前指定が現れる箇所を作業名で記します。部署名や業務全体の名称だけで済ませないようにします。
表は編集部作成の例です。

現在の作業すべてが取引先の指定とは限らない

取引先の求めに対応するため、社内で補った作業が含まれることもあります。現在の作業をそのまま指定内容とせず、加えられた経緯で分けます。

  • 求められた内容を抜き出す　取引先から求められた内容を、現在の作業手順とは分けて記します。
  • 社内で補った経緯を追う　転記や事前確認などを加えた理由と、社内で決めた範囲を整理します。
  • 分からない点を残す　指定か社内判断か分からない作業は、由来が未確認の作業として残します。

現在の作業を由来で分ける

区分見分け方扱い
取引先の求め取引先から伝えられた内容に対応しているかを調べます。求められた内容と、それを満たす作業方法を分けます。
社内で補う作業社内の都合や確認のために加えた経緯を調べます。変更できるかは、加えた目的も踏まえて判断します。
由来が未確認の作業作業を始めた理由や伝達元が分かるかを調べます。指定とも自由な作業とも決めず、確認する点を記します。
表は編集部作成の例です。

指定の根拠は文書に残っているとは限らない

指定は文書のほか、口頭の伝達や慣習として説明される場合もあります。指定を確かめられる文書の所在や伝えた人を記し、現在も同じ内容かを別に確認します。

  • 文書の該当箇所を探す　文書の名称と該当箇所を記し、対象の作業に当てはまる内容かを確認します。
  • 口頭の伝達経路を追う　伝えた人、受けた人、伝達の場面を整理し、内容をたどれるようにします。
  • 慣習の始まりを調べる　続けている理由と始めた経緯を分け、取引先の求めがあったかを調べます。

根拠の形に応じて情報を集める

根拠聞くこと注意
文書文書の名称、所在、該当箇所、更新の有無を聞き取ります。見つかった記載が現在の作業にも当てはまるかを確認します。
口頭伝えた人、受けた人、場面、伝えられた内容を聞き取ります。伝達された内容と、受けた人の解釈を分けます。
慣習始めた経緯、続ける理由、経緯を知る人を聞き取ります。長く続いていることだけで指定と判断しないようにします。
表は編集部作成の例です。

指定の変更には相談先と手順の確認が必要だ

普段の連絡先が、作業の指定を変更できる相手とは限りません。相談の入口と判断する相手を分け、変更を相談する手順まで把握します。

  • 相談先の役割を分ける　連絡を受ける窓口と、指定の変更を判断する相手を分けて整理します。
  • 相談の順序をたどる　商談先から誰に伝え、どこで判断を受けるかを作業の変更に絞って調べます。
  • 過去の変更経緯を参照する　過去に変えた作業と相談の経緯を調べ、今回にも当てはまる部分を探します。

変更を相談する経路を整理する

聞くこと方法注意
取引先の相談先窓口と、変更を判断する部署や役割を分けます。連絡先が分かるだけで、変更できるとは判断しません。
相談の手順商談先内の確認から取引先の回答までの順序をたどります。相談に必要な作業情報も併せて整理します。
過去の変更例変更した内容、相談先、判断までの経緯を整理します。過去の了承だけを根拠に、今回も了承済みとは判断しません。
表は編集部作成の例です。

変更の確認先は、変わる作業の範囲と相談手順で分かれる

提案によって変わる箇所が違えば、確認が必要な相手も変わります。社内の作業、取引先へ渡すもの、取引先の作業に分けて変更点を整理します。

  • 社内の変更を切り出す　準備や確認の手順がどう変わるかを記し、指定に触れる箇所がないかを見ます。
  • 渡すものの差を捉える　取引先に渡す内容や受け渡し方について、現状から変わる点を記します。
  • 相手側の作業をたどる　受領や確認の作業が変わる場合は、関わる部署や役割まで整理します。

変更が及ぶ範囲と相手を整理する

区分確かめること注意
社内だけの変更社内の変更点と、その作業に関わる人を確認します。社内作業でも方法が指定されていれば確認対象に含めます。
渡すものの変更渡す内容や受け渡し方の差と、受領する相手を確認します。作成側の変更だけで済むと決めないようにします。
取引先作業の変更受領後の手順の差と、その作業に関わる相手を確認します。普段の窓口と実際に作業する相手を区別します。
表は編集部作成の例です。

商談先の変更希望は取引先の了承とは限らない

商談先が変更を望んでいても、取引先への確認が済んでいるとは限りません。変更したい内容と、了承された内容を対応させて整理します。

  • 希望の内容を記す　負担を減らしたい作業と、変えたい方法を商談先の希望として記します。
  • 了承の対象を絞る　取引先が了承した変更内容と、回答した相手を記録します。
  • 未確認を明示する　未相談と回答待ちを区別し、どちらも了承済みの扱いにしないようにします。

希望と確認結果を分けて扱う

区分扱い注意
商談先の希望変えたい作業と希望する変更内容を記します。変更したいという意向を取引先の了承に置き換えません。
取引先の了承済み了承された変更内容と回答元を記します。了承の対象外の作業まで変更可能と扱いません。
未確認未相談か回答待ちかを記します。了承の見込みと、実際に得た回答を区別します。
表は編集部作成の例です。

指定がある作業でも方法まで固定とは限らない

求められる内容が決まっていても、それを満たす方法は選べる場合があります。指定の対象と方法の自由度を分け、商談先だけで判断できる範囲を見極めます。

  • 指定の範囲外を見分ける　指定に含まれない作業でも、変更が指定された作業に及ばないかを確認します。
  • 方法を選べる根拠を探す　方法を選べると分かる記載や回答を押さえ、書かれていないだけの状態と分けます。
  • 指定自体の変更を分ける　求められた内容を変える場合は、取引先への確認が必要な作業として扱います。

商談先だけで判断できる範囲を見極める

区分確かめること注意
指定の範囲外指定との関係と、社内で変更を判断できる相手を確認します。前後の作業を変えても、指定の内容を満たせるかも調べます。
方法は自由指定を満たす方法を選べる根拠と社内の判断先を確認します。方法の記載がないことだけで自由と判断しません。
指定そのもの変更する指定内容と、取引先への確認の要否を確認します。未確認なら商談先だけで変更できる範囲に含めません。
表は編集部作成の例です。

確認待ちの作業には提案の前提の明示が必要だ

取引先への確認が残る作業を含めると、提案どおりに変えられるかが未定になります。確認状況ごとに、提案で扱う範囲と変更の前提を明示します。

  • 確認済みの範囲を示す　変更できると確認した作業を、確認できた内容の範囲で提案に含めます。
  • 確認待ちの前提を示す　取引先の了承を得てから変更する作業と、確認する内容を併記します。
  • 変更しない範囲を示す　今回は変更しない作業を明記し、その変更を提案の効果に含めないようにします。

確認状況を提案上の扱いに反映する

区分扱い注意
確認済み確認できた変更内容を提案の対象として示します。別の作業や変更内容に確認結果を広げません。
取引先への確認待ち了承が得られることを変更の前提として示します。了承されない場合に見直す提案箇所も記します。
変更しない範囲今回の提案では変更せず、現状を続ける範囲として示します。確認が不要だと判断した作業とは区別します。
表は編集部作成の例です。

指定と確認結果を分けて記録すれば、判断の根拠が残る

指定あり、変更可能とだけ記すと、何についての判断かが抜け落ちます。作業場面に指定内容と確認結果を対応させ、根拠をたどれる形で残します。

  • 作業ごとに記録する　作業場面を起点に、指定内容と提案による変更点を同じ記録にまとめます。
  • 情報の出所を残す　文書の所在や伝達元を記し、確認した内容と推測を区別します。
  • 確認の経過を残す　未確認の点、確認する人、回答の内容を記し、状況が変わったら更新します。

判断をたどれる記録を残す

記録項目書くこと理由
場面受け渡しの場面と対象の作業名を書きます。どの作業への指定かを特定できます。
指定の内容と根拠求められた内容と、文書の所在や伝達元を書きます。指定内容を読み直したり確認したりできます。
相談先商談先側の連絡役、取引先の相談先、相談手順を書きます。変更の確認を誰がどこへ進めるかが分かります。
変わる作業変更前後の差と、関わる相手を書きます。確認すべき作業と相手を対応させられます。
確認状況確認した時点、回答元、回答内容、未確認の点を書きます。希望や見込みと確認結果を分けて読めます。
表は編集部作成の例です。

確認表で変更できる範囲と未確認の点が分かる

聞き取った内容を作業場面ごとに記入すると、変更の判断に足りない情報が見えます。空欄で済ませず、未確認の点と次に確認する相手を残します。

  • 作業場面ごとに記入する　取引先が求めた内容と、社内で補った作業を別の欄に記します。
  • 判断の根拠を添える　商談先だけで変えられるかを記し、その判断を支える根拠も添えます。
  • 未確認の点を引き継ぐ　不明な内容、次に確認する相手、回答の記録先を、未確認の点と記録先の欄に記入します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入欄確認項目記入欄
作業場面取引先が求めた内容
商談先が補った作業指定の根拠
変更の相談先と手順提案で変わる作業
関わる相手商談先だけで変えられるか
確認状況未確認の点と記録先
確認表は編集部作成の例です。根拠が不明な欄は未確認と記し、確認後に更新します。