予定を書き込むには、位置の指定と引き渡す条件の確認が要る

書き込んでいるという説明だけでは、指定との対応や引き渡す条件は分かりません。実際に予定を書き込んだ作業を一つ選んでもらい、いつ誰がどの依頼で書き込んだかを起点に、判断の根拠を聞き取ります。引き渡すとは、書き込んだホワイトボードを見る人に確かめてもらうことか、使う場を次の人に引き継ぐことかも先に確かめます。

  • 聞き取る対象を決める　実際のホワイトボードを選び、書き込む理由、見る人、予定と位置を決めた人を明らかにします。
  • 確認と判断を区別する　書き込む前から引き渡すまでに確かめることと、予定と違う場合に誰が対応を決めるかを整理します。
  • 提案する範囲を決める　聞き取った事実を確認表に残し、商品で支援できる範囲と人の判断が残る範囲を分けます。

聞き取りには、実際に書き込んだホワイトボードの特定が要る

普段の説明と今回実際に行った作業を分けて聞きます。同じホワイトボードでも予定は書き換わるので、実際に予定を書き込んだ作業を一つ選んでもらい、対象のホワイトボードと、いつ誰がどの依頼で書き込んだかを記します。

  • 相手に対象を選んでもらう　書き込んだ経緯を説明できるホワイトボードを選んでもらい、今回聞く対象を明らかにします。
  • 関わる人を分けて聞く　そのホワイトボードを見る人と依頼した人を聞き、同じ人かどうかも確かめます。
  • 今回の事実を区別する　普段の決まりが説明された場合も、選んだホワイトボードで実際にどう扱ったかを聞きます。

聞き取る対象の選び方

確かめること方法注意
対象実際に予定を書き込んだホワイトボードを相手に選んでもらいます。これから書き込む想定と混ぜません。
関わる人見る人と依頼した人をそれぞれ聞きます。同じ人だと決めつけません。
今回の作業選んだホワイトボードで行った作業を聞きます。普段の決まりを今回の事実として記録しません。
表は編集部作成の例です。

予定を書き込む理由が、見る人の希望に基づくとは限らない

書き込む理由と、見る人がそのホワイトボードを使う場面を聞きます。説明された理由が誰の意図なのかも確かめます。

  • 書き込む理由を聞く　予定を書き込むことで何を可能にしたいのかを聞き、書き込むこと自体を目的として扱わないようにします。
  • 見る場面を聞く　誰がどんな場面でホワイトボードを見て、何を確かめるために使うのかを聞きます。
  • 理由の出どころを聞く　依頼した人から伝えられた理由と、作業する人が考えた理由を分けて記録します。

目的を捉えるための区分

区分聞くこと注意
書き込む理由何のために予定を書き込むのかを聞きます。作業の説明だけで理由が分かったとしません。
見る人と場面誰がどんな場面で見て、何を確かめるのかを聞きます。書き込む人の使い方だけで説明を終えません。
理由の出どころ誰から伝えられた理由なのかを聞きます。伝えられた理由と推測を区別します。
表は編集部作成の例です。

予定を決めた人と、位置を決めた人は同じとは限らない

書き込む予定と書き込む位置は、分けて確かめる要ります。それぞれを決めた人と、実際のホワイトボードとの対応を確かめた人を聞きます。

  • 予定を決めた人を聞く　書き込む予定を誰が指定し、その指定を何で確かめられるのかを聞きます。
  • 位置を決めた人を聞く　書き込む位置を誰が決めたのかを聞きます。作業する人に任されていた範囲も区別します。
  • 対応を確かめた人を聞く　指定された予定が指定された位置にあることを、誰が何と突き合わせて確かめたのかを聞きます。

指定と実際のホワイトボードの対応

区分確かめること注意
予定の指定書き込む予定を決めた人と、その指定を誰から何で伝えられたかを聞きます。依頼を伝えた人が決めたとは限りません。
位置の指定書き込む位置を決めた人と、任された範囲を聞きます。予定の指定に位置の指定も含まれると考えません。
対応の確認指定と実際のホワイトボードを突き合わせた人と結果を聞きます。予定と位置のどちらを確かめたかを区別します。
表は編集部作成の例です。

書き込む前の確認には、ホワイトボードとペンの状態の把握が要る

書き込む前の確認は、ホワイトボードとペンに分けて聞き取ります。何を見て使えると判断し、問題があれば誰に確認するのかを整理します。

  • 見る箇所を聞く　指定された位置を使えるかなど、ホワイトボードのどこを見て、どんな状態を確かめたかを聞きます。
  • ペンの状態を聞く　ペンを使えると判断した根拠と、使えないと判断した場合の対応を聞きます。
  • 確かめる人を聞く　ホワイトボードとペンをそれぞれ誰が確かめ、判断できない場合は誰に確認するのかを聞きます。

書き込む前の状態と扱い

区分見分け方扱い
ホワイトボード指定された位置に書き込める状態かを、何を見て確かめたかを聞きます。予定どおりに使えない場合の確認先を聞きます。
ペン使える状態だと判断した根拠を聞きます。使えない場合に誰が対応を決めるかを聞きます。
確認する人それぞれを実際に確かめた人を聞きます。判断できない状態で進めてよいかを誰に確認するか聞きます。
表は編集部作成の例です。

位置を変える判断には、決めた人と根拠の確認が要る

途中で何を確かめるかと、予定どおりに書き込めない場合の対応を聞きます。実際に起きたことと、その後の対応、対応を決めた人を分けます。

  • 途中で見る内容を聞く　指定された予定と位置に対して、途中で何を見て、どこまで確認したのかを聞きます。
  • 進められない場面を聞く　指定された位置を使えない場合や、指定を確かめられない場合に、実際にどう扱ったかを聞きます。
  • 対応を決めた人を聞く　続ける、止める、指定を変えるという対応を誰が決め、その判断を何で確かめられるかを聞きます。

途中の確認と判断の分け方

区分聞くこと注意
途中の確認予定と位置について、途中で見た内容を聞きます。最後の確認と同じだったと決めつけません。
進められない場面何が予定どおりに扱えず、どう対応したかを聞きます。経験した場面と想定上の対応を分けます。
対応を決めた人誰が対応を決め、何を根拠に進めたかを聞きます。実際に書き込んだ人が決めたとは限りません。
表は編集部作成の例です。

書き終えても、依頼した人の確認まで済んだとは限らない

書き込む動作が終わったことと、仕事を終えたという判断を分けます。指定との対応を何で確かめ、誰が終えたと判断したのかを聞きます。

  • 終えた根拠を聞く　実際のホワイトボードの何を見て、指定された予定と位置に対応していると判断したのかを聞きます。
  • 判断した人を聞く　書き込んだ人と終えたと判断した人を区別し、判断に使った確認結果を聞きます。
  • 依頼した人の確認を聞く　依頼した人の確認が必要かを聞きます。必要な場合は、何を確認し、結果をどう伝えたかを確かめます。

作業を終えたと判断する根拠

区分確かめること注意
判断の根拠指定と実際の予定・位置を突き合わせた結果を聞きます。書き込んだという報告だけで一致したとしません。
判断する人誰が何を根拠に終えたと判断したかを聞きます。書き込んだ人の自己判断かどうかを区別します。
依頼した人の確認確認の要否と、要る確認の結果を聞きます。連絡がないことを確認済みの根拠にしません。
表は編集部作成の例です。

違うという申し出には、書き直すかを決めた人の確認が要る

見る人から違うと伝えられた場合は、書き込んだ予定と位置のどこが、指定と見る人の希望のどちらと比べて違うと伝えられたかを聞きます。書き直すかを決めた人と、依頼した人への連絡も確かめます。

  • 伝えられた場面を聞く　誰がどのホワイトボードを見て、予定と位置のどちらについて違うと伝えたのかを聞きます。
  • 書き直す判断を聞く　元の指定と突き合わせた結果を聞き、書き直すかどうかを誰が決めるのかを確かめます。
  • 依頼した人への連絡を聞く　依頼した人へ何を伝え、その返答をどう扱ったかを聞きます。返答がない場合の対応も区別します。

違うとの連絡から判断までの確認

場面聞くこと注意
連絡を受けた場面誰が何を見て、どこが違うと伝えたかを聞きます。連絡の内容だけで指定との相違を断定しません。
書き直しの判断元の指定との対応と、判断した人を聞きます。指定との相違と指定を変える依頼を混ぜません。
依頼した人へ連絡伝えた内容と返答、その後の対応を聞きます。返答を待つ場合に誰が対応を決めるかも聞きます。
表は編集部作成の例です。

引き渡す判断には、記録とホワイトボードの対応の確認が要る

記録があっても、どのホワイトボードのいつの書き込みを示すかが分からなければ、今回の作業の確認には使えません。記録との対応と、引き渡してよいとする条件を聞きます。引き渡す相手が見る人と違う場合は、誰にどう伝えるかも聞きます。

  • 残す内容を聞く　指定、実際の予定と位置、確認結果、予定と違う場合の対応について、何を記録に残すかを聞きます。
  • 記録との対応を聞く　記録がどのホワイトボードのどの状態を示すかを確かめます。書き直した場合の記録の対応も聞きます。
  • 引き渡す条件を聞く　要る確認と、未確認の点がある場合の対応を聞き、誰が何を根拠に引き渡してよいと決めるかを確かめます。

記録と引き渡す条件の対応

区分確かめること注意
記録する内容指定、実際の状態、確認結果の記録範囲を聞きます。予定と違う場合の対応の理由と判断した人も確かめます。
記録との対応どのホワイトボードのどの状態に対応する記録かを聞きます。書き直す前の記録を現在の状態の記録とはしません。
引き渡す条件要る確認と、引き渡しを判断する人・根拠を聞きます。終えたとの判断だけで引き渡せると決めつけません。
表は編集部作成の例です。

支援を約束するには、確かめた機能との照合が要る

聞き取った作業を、そのまま商品で支援できるとは限りません。記録を助ける機能と、予定や位置の妥当さを人が判断することを分けます。

  • 記録の支援範囲を確かめる　指定と確認結果を残し、対象のホワイトボードとの対応をたどれるかを、商品の実際の機能で確かめます。
  • 予定と違う場合の記録を確かめる　予定と違う場合の対応について、理由と判断した人を記録できるかを確かめます。対応を決めることとは分けます。
  • 人が判断する範囲を残す　指定を変えることや、終えたと判断することについて、誰の判断が残るかを提案に明記します。

商品で支援することと人が判断すること

区分扱い注意
指定と確認の記録予定・位置の指定と確認結果を記録できるかを確かめます。記録できることを、実際の状態の確認と同じにしません。
予定と違う場合の記録理由、判断した人、決まった対応を残せるかを確かめます。記録の支援だけで対応も決まるとは説明しません。
終えたとの判断要る確認結果と、人が判断する範囲を分けます。確認していない機能を提案の前提にしません。
表は編集部作成の例です。

確認表には、ホワイトボードごとの未確認の点の記載が要る

選んだホワイトボードについて、聞き取った事実と判断の根拠を記入します。分からない点は未確認とし、確かめる相手と記録先を残します。

  • 今回の事実を記入する　普段の決まりではなく、選んだホワイトボードで実際に行った確認と判断を記入します。
  • 根拠と記録先を残す　誰の説明か、何を見れば確かめられるかを残し、確認結果を見返せる記録先を記入します。
  • 未確認の点を明記する　支援できると確かめた範囲と未確認の範囲を分け、次に確かめる相手を記入します。

ホワイトボードに予定を書き込む仕事の確認表

確認する項目記入する内容確認する項目記入する内容
選んだホワイトボードホワイトボードを見分ける手掛かりと、実際に予定を書き込んだ場面、依頼した人を記します。理由と見る人書き込む理由と誰が伝えたか、見る人と見る場面を記します。
予定と位置を決めた人それぞれの指定の内容と決めた人、実際の書き込みが指定どおりだと確かめた人と結果を記します。書き込む前の確認ホワイトボードとペンで見た箇所、分かった状態、確かめた人を記します。
途中の確認途中で見た内容、予定どおりに書き込めなかった場面、その後の対応と決めた人を記します。終えた根拠何を見て終えたと判断したか、判断した人、依頼した人の確認を記します。
違うと伝えられた場合伝えられた場面、書き直すかを決めた人、依頼した人への連絡を記します。記録と引き渡す条件記録の内容、ホワイトボードとの対応、引き渡してよいと判断する根拠と人を記します。
支援できる範囲商品で扱える記録と、人が判断する内容を記します。未確認の点と記録先未確認の点、次に聞く相手、記録先を記します。
表は編集部作成の例です。