受け取った材料をそのまま使えるとは限らない

顧客から届いた材料でも、仕事に使う前には確認が必要です。用意する側の分担から使用の判断までを聞き取り、商品の機能を確かめたうえで、支援できる作業を検討します。

  • 材料と分担を捉える　支給される材料と受け取る人を特定し、顧客と商談先がそれぞれ用意する範囲を整理します。
  • 使用までの確認を捉える　取り決めや届き方をたどり、受け取り後に使えると判断する条件と、例外への対応を整理します。
  • 提案の範囲を捉える　保管・使用・残りの記録を確認し、商品で支援できる作業と人の判断が残る範囲を分けます。

支給材料の確認先は受け取る人だけとは限らない

受け取りを担当していても、材料の用途まで把握しているとは限りません。何を誰から受け取り、どの仕事に使うかを結び付けて聞き取ります。

  • 材料を仕事に結び付ける　材料の呼び名に加え、支給元の顧客と使う仕事を記録します。呼び名だけで同じ材料と判断しません。
  • 受け取る役割を分ける　実際に受け取る人と、支給について顧客とやり取りする人を区別します。
  • 次の確認先を記す　受け取る人が分からない内容について、用途や支給の経緯を確認できる相手を記録します。

材料と関係者の整理

確かめること方法注意
何を受け取るか材料の呼び名と使う仕事を対応させます。顧客と商談先で呼び名が違う場合を確認します。
誰から受け取るか支給元の顧客と実際の送り元を確認します。送り元だけで支給元の顧客を決めません。
誰が受け取るか受取担当と顧客への確認窓口を分けて記します。受取担当が用途も把握していると決め付けません。
表は編集部作成の例です。材料の呼び名だけでなく、使う仕事との関係を記録します。

仕事に使う材料がすべて顧客支給とは限らない

顧客の材料を使う仕事でも、商談先が用意する材料が含まれる場合があります。仕事全体を支給扱いにせず、材料ごとに用意する側を分けます。

  • 顧客の用意分を示す　顧客が用意すると確認できた材料を記録し、その根拠を参照できる場所も残します。
  • 商談先の用意分を示す　同じ仕事で商談先が用意する材料を分けます。支給材料と組み合わせる作業も把握します。
  • 未定の材料を残す　分担が決まっていない材料と、まだ確かめていない材料を分け、それぞれの確認先を記します。

材料ごとの分担

区分見分け方扱い
顧客が用意顧客が用意することを示す記録を確認します。支給される範囲と根拠の記録先を記します。
商談先が用意商談先が用意すると確認できる材料を分けます。支給材料と組み合わせる部分も記します。
分担が未定分担が決まっていないか、説明と記録が食い違っています。推測で振り分けず、確認先と未確認の内容を残します。
表は編集部作成の例です。分担の内容を決めるのではなく、現在の分担を聞き取ります。

材料の到着予定だけでは、支給の取り決めまで分かるとは限らない

届く予定が分かっていても、どの取り決めに基づく支給かは別に確認が必要です。現在の内容を参照する先と、届き方の情報を得る流れを聞き取ります。

  • 取り決めの参照先を記す　支給について確認する記録と相手を把握します。変更された内容をどこで確かめるかも聞き取ります。
  • 届く経路をたどる　顧客から直接届くか、別の送り元を経由するかを確認し、支給元と使う仕事を見分ける方法を記します。
  • 予定の知り方を記す　届く時期を誰から知り、予定が変わった情報を誰が受け取るかを整理します。

支給情報を確認する流れ

区分聞くこと注意
取り決めの確認先現在の取り決めを確認する相手と記録先を把握します。以前の説明が現在も同じかを確認します。
届く方法送り元から受取担当へ届く流れをたどります。送り元が違っても支給元を識別できるかを聞きます。
届く時期到着予定と変更の連絡を受ける人を確認します。到着予定を受け取る人と、その人から材料を使う人へ予定を伝える方法を聞きます。
表は編集部作成の例です。取り決めの内容は指南せず、確認先と情報の伝わり方を扱います。

受け取りの記録があっても、届いた材料が予定どおりとは限らない

受け取った事実と、予定された支給内容に合っていることは別です。数・種類・状態を何と照らし合わせ、その結果を使用判断へどう渡すかを聞き取ります。

  • 照合する情報を特定する　数と種類を確認するときに参照する支給内容を特定し、差が出た場合の記録先も把握します。
  • 状態の確認範囲を聞く　受け取り時に確認する状態と、その場では分からず使用判断に持ち越す内容を分けます。
  • 確認結果の渡し先を記す　届いた記録に確認結果をどう残し、材料を使えるか判断する人へどう伝えるかを記します。

支給内容と受取結果の対応

確かめること方法注意
数と種類予定された支給内容と届いた材料を照合する流れを聞きます。照合に使う情報と差の記録先を確認します。
状態受取時に見る内容と判断を持ち越す内容を分けます。見た目の確認だけで使用可能と扱うかを確認します。
届いた記録支給元・使う仕事・確認結果の結び付き方を聞きます。受取済みと使用可能を記録上で区別できるかを確認します。
表は編集部作成の例です。受取作業全般ではなく、支給内容との照合と使用判断への伝達を扱います。

支給材料を使えるかは、仕事ごとの条件で分かれる

支給内容と一致していても、予定する仕事で使えるかは別の判断です。条件の参照先と判断する人を特定し、判断がつかない材料の扱いまで聞き取ります。

  • 条件の根拠をたどる　使う仕事に必要な条件をどこで確認し、届いた材料の何と照らし合わせるかを記します。
  • 判断する人を特定する　確認結果を集める人と、使用の可否を決める人を分け、判断結果の記録先を把握します。
  • 判断待ちの扱いを聞く　情報が足りない場合の確認先と、使えるかが決まるまで商談先が材料をどう扱うかを確認します。

使用判断の条件と役割

区分聞くこと注意
判断の条件仕事に必要な条件と、その参照先を確認します。受取時の確認項目だけで条件を満たすと考えません。
判断する人使用の可否を決める人と、結果を伝える相手を把握します。受取担当と判断する人が同じとは限りません。
判断できない不足する情報の確認先と判断待ちの扱いを聞きます。判断待ちの材料が使用可能な材料と混ざらないかを確認します。
表は編集部作成の例です。使える条件を提案側で決めず、商談先の判断の流れを聞き取ります。

支給材料の不足や不一致には、使用範囲の確認が要る

材料が足りない場合と、仕事の条件に合わない場合では、影響する作業が変わります。それぞれについて、対応を決める人と、顧客への確認が必要になる条件を聞き取ります。

  • 不足の影響を分ける　不足している材料と影響する作業を対応させ、使える分を先に使うかの判断者を把握します。
  • 合わない理由を記す　満たしていない条件と判断の根拠を記録し、別の材料を使う場合の確認先を聞き取ります。
  • 顧客への連絡をたどる　連絡する人、伝える内容、返答の記録先を確認し、その返答が使用判断へ届く流れを記します。

例外が起きた後の確認

場面確かめること注意
足りない不足する材料と、作業を進める範囲の判断者を確認します。商談先の材料で補うと決め付けません。
合わない満たさない条件と、その後の対応を決める人を確認します。別の材料を使う判断と、材料を見つける作業を分けます。
顧客への連絡連絡内容・返答・使用判断の記録をたどります。返答待ちと対応決定済みをどう区別するかを聞きます。
表は編集部作成の例です。対応内容を指南せず、現状の連絡と判断の流れを整理します。

取り違えを防げるかは、支給元と使用可否の見分け方で分かれる

置き場所が分かっても、別の顧客向けや判断待ちの材料を使うおそれは残ります。保管中も支給元・使う仕事・使用判断を見分けられるかを聞き取ります。

  • 置き場所と判断を結ぶ　保管場所で使用可能か判断待ちかをどう見分け、移動後もその情報を保つかを確認します。
  • 商談先が用意した材料と区別する　商談先が用意した材料や、別の顧客から支給された材料と区別する方法を把握します。
  • 使う順番の根拠を聞く　使う仕事と使用判断を踏まえ、どの材料から使うかを誰が決め、現場へ伝えるかを記します。

使用直前まで保つ識別情報

区分聞くこと注意
置き場所保管場所で支給元・使う仕事・使用判断を見分ける方法を聞きます。移動後も判断待ちと分かるかを確認します。
用意した側の区別用意した側が違う材料を区別する方法を把握します。外見が似ていても使える仕事が同じとは限りません。
使う順番使用する材料を選ぶ根拠と指示する人を確認します。届いた順に使うと決め付けません。
表は編集部作成の例です。保管場所の管理全般ではなく、使う材料を選ぶ際の取り違えを扱います。

残った支給材料を別の仕事に使えるとは限らない

作業が終わって材料が残っても、その後の使い道が決まっているとは限りません。使った仕事との対応を残し、残りの扱いと顧客への報告を聞き取ります。

  • 使った仕事を残す　どの支給材料をどの仕事で使ったかを記録し、使った量と残った量をどう確認するかを把握します。
  • 残りの扱いを分ける　返す・保管する・別の仕事に使うなど、残った材料の扱いを確認する相手と記録先を聞き取ります。
  • 報告の根拠をたどる　顧客へ報告する内容が、使用記録や残りの確認結果のどこから作られるかを記します。

使用記録から顧客への報告まで

区分確かめること注意
記録する内容支給材料・使った仕事・使用量・残量の記録方法を聞きます。記録上の残量と実際の残量が一致しない場合の確認先も把握します。
残った材料その後の扱いを確認する相手と、結果の記録先を聞きます。残っているだけで別の仕事に使えると考えません。
顧客への報告報告内容と根拠になる作業記録を対応させます。顧客からの返答で扱いが変わる場合の伝達先を確認します。
表は編集部作成の例です。残量の把握だけでなく、支給された仕事との対応と報告の根拠を扱います。

記録を支援する商品を使っても、使えるかの判断は人に残る

記録や参照を助けられても、材料を使えるかまで商品で決められるとは限りません。確認できた商品機能を作業に対応させ、人が判断する境目を示します。

  • 機能を作業に対応させる　支給情報の記録や参照について、商品で支援できる操作を確認し、提案に含める範囲を明記します。
  • 入力する人を確かめる　受取結果や使用結果を誰が確かめ、誰が入力するかを分けます。記録の機能だけで作業が済むと考えません。
  • 判断の境目を示す　条件との照合を助ける範囲と、使用の可否や例外への対応を人が決める範囲を分けます。

提案に含める作業の切り分け

区分扱い注意
支給の記録と参照記録・検索・参照を支援できるか、商品の機能を確認します。取り決めの内容を誰が確認して登録するかは別に残します。
受取と使用の記録確認結果と使用結果を仕事に対応させられるかを確認します。実物の確認と入力を行う人を明記します。
使えるかの判断判断に必要な情報を示せる範囲を確認します。使用の可否と例外への対応を決める人を確認表に明記します。
表は編集部作成の例です。商品の機能は個別に確認し、未確認の機能を提案の前提にしません。

支給材料の確認表には、未確認の点と記録先が要る

説明を聞いただけでは、確認できた事実と推測が混ざることがあります。使う仕事を明記し、根拠を参照できる内容と未確認の点を分けて残します。

  • 対象の仕事を明記する　確認表に対象の顧客と仕事を記します。同じ材料でも仕事によって分担や使用条件が違う場合を分けます。
  • 根拠と確認先を添える　聞き取った内容には参照した記録先を添えます。未確認の点には、次に確認する相手を記します。
  • 支援範囲まで書き分ける　確認済みの商品機能で支援する作業と、人が決める内容を記し、未確認の機能を区別します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入する内容確認項目記入する内容
支給される材料と受け取る人材料、支給する顧客、受け取る人を記入します。顧客と商談先の分担顧客が用意する材料と、商談先が用意する材料を記入します。
取り決めと届く方法取り決めの確認先と、材料が届く方法を記入します。受け取り時の確認数と種類、状態、届いた記録の確認内容を記入します。
使えると判断する条件判断の条件と判断する人、判断できないときの扱いを記入します。足りない・合わない場合の扱い不足や不一致のときの作業と、顧客への連絡を記入します。
保管と区別置き場所、商談先が用意した材料との区別、使う順番を記入します。記録と報告使った材料と残った材料の記録、顧客への報告を記入します。
支援できる範囲商品で支援できる作業と、人の判断が残る作業を記入します。未確認の点と記録先未確認の内容、確認先、追記先を記入します。
表は編集部作成の例です。空欄を推測で埋めず、未確認と記して確認先を残します。