書き起こしの提案には、文字にした後の作業の把握も要る

音声を文字にしても、そのまま業務で使えるとは限りません。省く内容の判断から、聞き取れない箇所の確認、記録の直しまでを聞き取ります。

  • 対象と使い道を確かめる　商談先がどの音声を誰が書き起こし、何の仕事に使っているのかを確かめます。
  • 確認する作業を捉える　文字にする範囲、発言者の確かめ方、聞き取れない箇所を確かめる手順が分かります。
  • 提案の範囲を決める　商品で支援できる作業と人の判断が残る作業を分け、未確認の点を確認表に残します。

書き起こしの作業範囲は、音声と担当する仕事で分かれる

会議の音声という説明だけでは、対象が定まりません。音声を選ぶところから書き起こすところまで、実際の仕事に沿って聞き取ります。

  • 対象の音声を定める　業務で使っている音声を起点に、どこからどこまでを書き起こすのかを聞き取ります。
  • 書き起こす人を分ける　音声を用意する人と書き起こす人が同じかを確かめ、担当する作業を分けて記録します。
  • 前後の仕事をたどる　何を受け取って着手し、何を仕上げて次の仕事へ渡すのかを聞き取ります。

対象と担当の確認表

確かめること方法注意
対象の音声業務名と音声の対象部分を対応させます。同じ会議でも対象外の部分がないか確認します。
書き起こす人音声を用意する人との分担を聞きます。所属だけで済ませず、担当作業を記録します。
仕事との関係着手のきっかけと完成後の渡し先を聞きます。音声を受け取るだけで着手できるとは限りません。
表は編集部作成の例です。

記録に必要な内容は、使う人の仕事で分かれる

同じ音声でも、発言を確かめる用途と決まった内容を読む用途では、必要な記述が違います。記録を読んだ後に進める仕事まで聞き取ります。

  • 読む人を特定する　録音した会議や面談などにいた人が読むのか、参加していない人も読むのかを確かめます。
  • 使う場面をたどる　発言の経緯を確かめるのか、決まった内容を実行するのか、記録を開く目的を聞き取ります。
  • 進まない仕事を探る　記録がないと判断や着手ができない仕事を聞き、欠かせない記述を明らかにします。

使い道の確認表

区分聞くこと注意
使う人録音した場への参加の有無と、読む目的を聞きます。参加していない人には背景の説明が必要な場合があります。
使う場面記録のどの内容を頼りに仕事を進めるか聞きます。閲覧することだけを使い道として終わらせません。
必要な仕事記録がないと止まる判断や作業を聞きます。読む人によって必要な記述が違う場合があります。
表は編集部作成の例です。

省いてよい内容は、記録の用途で分かれる

商談先が全部を書き起こすと説明した場合でも、言い直しや繰り返しを残すかは別の判断です。要点を残す場合も、何を根拠に選ぶのかを聞き取ります。

  • 全部という説明の範囲を分ける　発言の順序や言い直しまで残すのかを聞き、全部という説明の範囲を具体化します。
  • 要点の選び方を聞く　結論に至る理由や条件をどこまで残すのか、使い道と照らして確かめます。
  • 省く判断を特定する　省く内容を誰が決め、判断に迷う部分をどう扱うのかを聞き取ります。

残す範囲の確認表

区分見分け方扱い
全部を残す言い直しや繰り返しを残すか確かめます。発言を整えてよい範囲も記録します。
要点を残す結論に加え、理由や条件を残すか確かめます。残す内容を選ぶ基準と判断する人を記録します。
内容を省く省いてよい内容の決め方を確かめます。判断に迷う部分の確認先を記録します。
表は編集部作成の例です。記録を短くすることと、発言の意味を変えないことは分けて確認します。

発言者の記載には、誰の発言かを確かめる根拠が要る

発言内容が聞き取れても、誰の発言か分かるとは限りません。発言者を判断する根拠と、特定できない場合の記載を分けて聞き取ります。

  • 判断の根拠を聞く　音声のどの情報や参加者の確認を使って、発言者を特定しているのかを聞き取ります。
  • 不明な場合を分ける　候補が分かる状態と特定できない状態を区別し、それぞれの確認先を確かめます。
  • 記載の決まりを聞く　確かめた表記と未確認の表記を、記録上でどう見分けられるようにしているかを聞きます。

発言者の確認表

区分聞くこと注意
特定の根拠名前と発言を結び付ける情報を聞きます。参加者の一覧だけで発言者を決めていないか確認します。
特定できない確認先と、確認できない場合の扱いを聞きます。推測した名前を確認済みとして扱いません。
記録への記載名前の表記と未確認の示し方を聞きます。別の発言者と混同しない記載か確認します。
表は編集部作成の例です。

聞き取れない箇所には、未確認と分かる記載が要る

聞き取れない部分を推測で埋めると、確認が必要な箇所が見えなくなります。聞き取れない箇所をどう示し、その内容をどう確かめているかを聞き取ります。

  • 箇所を示す方法を聞く　聞き取れない部分の示し方と、対応する音声の箇所を探す方法を確かめます。
  • 確認先を特定する　発言した人や同席した人など、内容を確かめられる相手をどう選ぶのかを聞き取ります。
  • 未解決の扱いを聞く　確かめられない部分を残す方法と、その部分が未確認でも記録を使えるかを確かめます。

不明箇所の確認表

確かめること方法注意
印の付け方記録上の印と音声の対応箇所を確認します。内容の不明と発言者の不明を区別します。
確かめる相手不明箇所ごとに確認先の選び方を聞きます。前後の発言も確認できる方法か確かめます。
解消できない未確認の記載と利用の判断を聞きます。空欄にしたり消したりした場合でも、位置と未確認であることが分かるかを確かめます。
表は編集部作成の例です。

書き起こしの正しさを確かめるには、元の音声との照合が要る

文章として読めても、発言の抜けや意味の変化が残る場合があります。音声と照らして何を確認し、どのように直すのかを聞き取ります。

  • 確認の担当を聞く　書き起こした人が確認する範囲と、別の人が音声と照らす範囲を分けて聞き取ります。
  • 確認内容を分ける　発言の抜け、否定や条件の抜け、名前の誤りなど、確認する内容を確かめます。
  • 直した根拠の残し方を聞く　どの記述を何に基づいて直したか、修正前の内容とともにたどれるかを聞き取ります。

確認と直しの確認表

区分聞くこと注意
確認する人書き起こす人との分担と確認範囲を聞きます。誰も確認していない部分がないか確かめます。
確認する内容音声と照らす項目と、直す判断を聞きます。読みやすさの修正で発言の意味が変わらないか確認します。
直した箇所修正前後の内容と根拠の残し方を聞きます。音声による訂正と後からの補足を区別します。
表は編集部作成の例です。

記録を渡すだけでは内容を確認したこととは限らない

書き起こした記録を渡しても、発言内容や名前まで確認されるとは限りません。誰にどの部分を確かめてもらい、指摘をどう反映するかを聞き取ります。

  • 相手と範囲を聞く　発言内容を確かめる人と業務で使う人を分け、それぞれに確認してもらう部分を聞き取ります。
  • 確認の方法を聞く　対象の記述と対応する音声をどう示し、確認した結果をどう受け取るのかを確かめます。
  • 指摘の扱いを聞く　音声に基づく訂正か、後から加える説明かを見分け、意見が違う場合の判断先を聞き取ります。

関係者への確認表

区分確かめること注意
確認する相手発言内容の正しさと、業務に必要な情報の不足を、それぞれ誰に確かめてもらうかを聞きます。記録を受け取る人がすべてを判断できるとは限りません。
確認の方法対象箇所の示し方と、確認結果の受け取り方を聞きます。返答がない状態を確認済みと同じに扱いません。
指摘への対応訂正と補足の区別と、意見が違う場合に判断する人を聞きます。指摘だけを根拠に元の発言を書き換えません。
表は編集部作成の例です。

発言の取り違えを確かめるには、記録と元の音声の照合が要る

記録を読み返す際に、元の発言を確かめる場面があります。記録を残す形と場所に加え、対応する音声へ戻れるかを聞き取ります。

  • 残す形を聞く　確認済みの本文と未確認の箇所、後から加えた説明を見分けられる形かを確かめます。
  • 残す場所を聞く　記録と音声をどこに残し、同じ会議のものとして見つけられるかを確かめます。
  • 使う場面でたどる　記録の一部を使うときに、前後の発言や対応する音声をどう探すのかを聞き取ります。

残し方の確認表

区分聞くこと注意
残す形本文、未確認の箇所、補足の区別を聞きます。読み返す人にも確認の状態が分かるか確かめます。
残す場所記録と元の音声を見つける方法を聞きます。修正後の記録からも元の音声を探せるかを確かめます。
音声との対応引用した記述から音声へ戻る方法を聞きます。抜き出した記述から前後の条件をたどれるかを確かめます。
表は編集部作成の例です。音声を残さない場合は、後から発言を照合できる範囲を確認します。

商品で支援できる範囲は確認できた機能に限られる

聞き取った作業を、そのまま商品の支援範囲にはできません。実際の機能で支援できる作業と、内容を見て判断する作業を分けます。

  • 音声を参照できるか見る　記録から対応する音声を参照する作業について、商品の機能で対応できる条件を確かめます。
  • 直しを残せるか見る　確認した結果や直した箇所を残す作業について、必要な内容を記録できるかを確かめます。
  • 判断する人を明記する　省く内容、発言者、不明箇所の扱いを誰が判断するかを記録し、商品が支援する作業との分担を提案に明記します。

支援範囲の整理表

区分扱い注意
音声の参照対応箇所を参照できる機能と条件を確認します。記録を直した後も対応を保てるか確認します。
確認と直し確認結果と修正内容を残せるか確認します。記録できることと、内容を判断できることを分けます。
内容の判断省く内容や発言者を判断する人を記録します。判断を支える機能の有無も確認し、担当を曖昧にしません。
表は編集部作成の例です。機能を確認できていない作業は、支援できる範囲に含めず未確認として残します。

提案の抜けを確かめるには、支援範囲と判断する人の確認が要る

聞き取った内容は、作業と判断する人を対応させて残します。分からなかった点も記入し、商品で支援できると判断した根拠をたどれるようにします。

  • 実際の作業を記入する　音声から使える記録になるまでの作業を、商談先で行っている内容に沿って記入します。
  • 判断の担当を記入する　省く内容や発言者、不明箇所について、判断する人と確認先を記入します。
  • 未確認の点も残す　未確認の点には確認先と記録先を付け、提案できる範囲を決める前に見直します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認する項目記入する内容確認する項目記入する内容
音声と担当対象の音声、書き起こす人、担当する仕事を記入します。記録の使い道使う人、場面、記録がないと進まない仕事を記入します。
文字にする範囲残す範囲、省く内容、決める人を記入します。発言者の確認特定の根拠、不明な場合の扱い、記載方法を記入します。
聞き取れない箇所印の付け方、確認先、解消できない場合の扱いを記入します。確認と直し確認する人と内容、修正前後の内容の残し方を記入します。
確認を頼む相手確かめてもらう相手、方法、指摘の扱いを記入します。残し方と使う場面形、場所、音声との対応、読み返す場面を記入します。
支援できる範囲確認できた機能と条件、人が判断する作業を記入します。未確認点と記録先未確認の内容、確認先、回答を残す場所を記入します。
表は編集部作成の例です。記入する内容が決まらない場合は、空欄にせず未確認と記載します。