見分ける仕事の提案には、確認の過程と記録の把握が要る

見れば分かるという説明だけでは、結論に至る過程が見えません。実際に扱った品物から、説明・現物・結論の関係をたどります。

  • 聞き取る対象を決める　実際に見分けた品物を選び、結論を求めた目的と、その結論を使う人を明らかにします。
  • 結論までの過程をたどる　持ち込んだ人の説明と現物から分かったことを分け、結論の根拠と伝え方を整理します。
  • 提案する範囲を決める　記録や受け渡しで支援できる範囲と、人の判断が残る範囲を確認表に書きます。

聞き取りには、実際に見分けた品物の特定が要る

普段の進め方だけを聞くと、その品物で判断に迷った点や説明と現物が食い違った点があったかが分かりません。相手に実際の品物を選んでもらい、その例に沿って聞き取ります。

  • 経緯をたどれる品物を選ぶ　受け取ってから結論を伝えるまでの経緯を説明できる品物を、相手に選んでもらいます。
  • 関わった人を分ける　持ち込んだ人と結論を求めた人を区別し、それぞれが伝えた内容を聞き取ります。
  • 実例と普段の説明を分ける　選んだ品物で実際に行ったことと、普段の進め方として説明されたことを分けて残します。

聞き取る対象の整理

確かめること方法注意
選んだ品物結論までの経緯をたどれる品物を選んでもらいます。本物と結論が出た品物だけに絞りません。
関わった人持ち込んだ人と結論を求めた人を分けて書きます。同じ人だったかも確かめます。
説明の範囲実例の話か、普段の進め方の話かを記します。普段行うことを、その例でも行ったと扱いません。
編集部作成の例

結論を受け取る人と、結論を使う人は同じとは限らない

結論を求めた目的が分からないと、何を伝える必要があるかも見えません。受け取る人と、その後に結論を使う人を分けて整理します。

  • 結論を求めた目的を聞く　本物かを知ったうえで何を決めたかったのかを、選んだ品物の経緯から聞き取ります。
  • 受け取る人を押さえる　誰に結論を伝えたかを確認し、持ち込んだ人との関係を書きます。
  • その後の使い道をたどる　伝えた結論が誰に渡り、何を決めるために使われたかを、分かる範囲で残します。

目的と結論の行き先

区分聞くこと注意
求めた目的結論を求めた人と、結論を得て決めたかったことを聞きます。持ち込んだ理由だけで目的を決めつけません。
受け取る人結論を直接伝えた相手を聞きます。結論を求めた人と同じかを確かめます。
使う人結論を使った人と、その後の使い道を聞きます。伝えた後の経緯が不明なら、そのまま記します。
編集部作成の例

由来の説明があっても、現物との照合が要る

持ち込んだ人の説明と、現物から分かったことは分けて扱います。品物と一緒に示された書類や付属品も、選んだ品物との関係までたどります。

  • 由来の説明を分けて残す　どこから誰を経て持ち込まれたという説明だったかを、現物の記録とは分けて残します。
  • 一緒に示された物と対応させる　一緒に示された書類や付属品について、その品物に対応する物だと何を根拠に判断したかを聞き取ります。
  • 食い違いの扱いを聞く　説明と現物に食い違いがあったかを聞き、あった場合は結論にどう影響したかを確かめます。

説明と現物の対応

区分確かめること注意
由来の説明誰から聞いた、どのような由来の説明かを残します。聞いた説明を、現物から分かったことに置き換えません。
一緒に示された物説明のどの部分を支え、現物とどう対応したかを聞きます。添えられているだけで、その品物に関する物と扱いません。
食い違い説明と合わない点と、結論への影響を聞きます。追加の説明で解消した疑問と、残った疑問を分けます。
編集部作成の例

受け取り時と後の発見の区別には、確認の時点が分かる記録が要る

受け取った際に分かっていたことと、見ている途中で分かったことを分けます。最初の記録を起点に、誰が何を確かめたかをたどります。

  • 受け取る際に見た箇所を聞く　品物を受け取った際にどの部分を確かめたかと、その段階で確かめておく必要があった内容を聞き取ります。
  • 最初の状態を押さえる　現物と一緒に受け取った物も含め、どのような状態で受け取ったと記録したかを聞きます。
  • 確かめた人をたどる　受け取った人と最初の状態を確かめた人を区別し、確認していない箇所も残します。

受け取った段階の整理

区分見分け方扱い
最初に見た箇所受け取る際の記録から、見た箇所をたどります。同じ箇所でも、受け取り時の確認と結論のための確認を、時点で分けて記します。
受け取った状態現物と添えられた物の記録を見せてもらいます。後から分かったことを最初の記録に混ぜません。
確かめた人最初の状態を誰が確かめたかを聞きます。未確認の箇所を、確認済みとして扱いません。
表は編集部作成の例です。見分け方の欄は、聞き取りで記録をたどる方法を示しています。

途中の記録には、見た箇所と読み取った内容の区別が要る

見た箇所の記録だけでは、そこから何を読み取ったかが分かりません。別の人に見てもらった場面や、途中で止めた場面までたどります。

  • 箇所と読み取りを分ける　どこを見たか、何が分かったか、その内容を本物かの判断にどう関係付けたかを分けます。
  • 別の人に渡す理由を聞く　別の人に確認を頼んだ場面があったかを聞き、あった場合は何を確かめてもらったかを記します。
  • 止めた段階を残す　途中で止めた場合は、どの段階で何を理由に止めたかを記し、確認済みの内容と未確認の箇所を分けます。

見ている途中の経過

区分聞くこと注意
見た箇所見た箇所と、そこから分かったことを聞きます。現物の特徴と、その特徴からの読み取りを分けます。
別の人への確認見てもらうと決めた理由と、渡した記録を聞きます。依頼しただけか、返答を結論に反映したかを分けます。
途中で止めた場面止めた理由と、再び進める条件を聞きます。見ていない箇所について結論を補いません。
編集部作成の例

特徴の説明だけでは、結論の根拠が分かるとは限らない

特徴を挙げてもらうだけでは、結論に至った理由は聞き取れません。どの特徴や説明を採り、食い違う点をどう扱って結論に至ったかを聞きます。

  • 結論との関係を聞く　本物かどうかの結論を出すうえで重く見た内容と、その内容が結論を支えると考えた理由を聞きます。
  • 結論を出した人を分ける　現物を見た人、意見を述べた人、最終的な結論を出した人を区別します。
  • 分かれた見方を残す　人によって結論が分かれた例では、食い違った根拠と、最後に採った見方を聞き取ります。

根拠から結論への整理

区分確かめること注意
結論の根拠採った特徴や説明と、それを重く見た理由を聞きます。特徴があるという記述だけで聞き取りを終えません。
判断する人最終的な結論を誰が出し、何を参照したかを聞きます。現物を見た人が結論も出したと決めつけません。
見方の相違異なる結論に至った理由と、最後の扱いを聞きます。採らなかった見方が記録に残るかも確かめます。
編集部作成の例

結論が出ないことは、本物ではないという判断とは違う

結論が出せなかった場合と、本物ではないと判断した場合を分けます。出せないと分かった場面から、その後の扱いと伝えた内容をたどります。

  • 出せなかった理由を聞く　何が分からず、どこまでなら言えたのかを聞き、本物ではないと判断した場合と区別します。
  • 次の扱いを決めた人を聞く　追加の説明を待つ、別の人に渡す、返すといった扱いを、誰が何を踏まえて決めたか聞きます。
  • 伝えた範囲を残す　結論が出ない理由と、その後の扱いについて、持ち込んだ人にどこまで伝えたかを残します。

結論が出せなかった場合の扱い

場面聞くこと注意
出せないと分かった結論に足りなかった内容と、分かっていた範囲を聞きます。本物ではないと判断した場合と混ぜません。
次の扱いを決めた誰が、何を踏まえて、その後の扱いを決めたかを聞きます。追加で分かれば進められるのかも確かめます。
持ち込んだ人へ伝達出せない理由と、その後の扱いをどう伝えたか聞きます。伝えた内容を記録でたどれるか確かめます。
編集部作成の例

結論を伝えても、品物を返す条件の確認が要る

結論を伝えた記録と、現物を返した記録を分けてたどります。次の担当者へ渡した場合も、品物と一緒に何を渡したかを聞き取ります。

  • 伝えた結論を記録で追う　結論、根拠、言えなかった範囲、伝えた相手が、どの記録に残っているかを聞きます。
  • 返す際の条件を聞く　返す相手、現物と添えられた物、受け渡しの記録について、返す前に確かめる内容を聞きます。
  • 次へ渡す内容を聞く　次の担当者が受け取る条件と、現物・説明・途中の記録・未確認の点をどう渡すかを聞きます。

結論の記録と品物の行き先

区分確かめること注意
結論の記録伝えた結論と根拠、伝達先をたどれる記録を聞きます。選んだ品物の記録と結び付いているか確かめます。
返す条件返す相手と返す物、返す前の確認内容を聞きます。結論を伝えたことだけで返却済みと扱いません。
次へ渡す条件受け取る人と、品物に添える記録を聞きます。結論が出ていない点も引き継ぐか確かめます。
編集部作成の例

支援を約束するには、確かめた機能との照合が要る

記録を残すことと、本物かを結論づけることは分けて検討します。聞き取った仕事と自社が提案する商品の機能を照らし、支援できる範囲を書きます。

  • 受け取りの記録を分ける　受け取った状態と持ち込んだ人の説明を分けて残せるか、自社が提案する商品の機能で確かめます。
  • 経過と結論の記録を分ける　見た箇所、読み取った内容、結論の根拠を対応させて残せるかを確かめます。
  • 人の判断が残る点を書く　根拠を採る判断や結論を出す判断について、誰が担うかを商品での記録とは別に書きます。

商品で支援する範囲の切り分け

区分扱い注意
状態と説明の記録現物から分かったことと、聞いた説明を分けて扱えるか確認します。記録できることと、説明が正しいと判断することを分けます。
経過と結論の記録見た箇所から結論までをたどれるか確認します。根拠を記録できても、その根拠を採る判断は別に扱います。
本物との結論結論を出す人と、商品が担う範囲を明記します。自社が提案する商品で未確認の機能を、支援できる範囲に含めません。
編集部作成の例

確認表には、確認できた内容と未確認の点の区別が要る

確認表には、選んだ品物で実際に分かったことを書きます。分からなかった欄には、未確認の内容と次に確かめる相手を残します。

  • 選んだ品物に沿って書く　各欄を同じ品物の経緯で埋め、別の例や普段の説明を補う場合は、その区別も書きます。
  • 記録先まで書き残す　聞いた内容に対応する記録の置き場所を書き、記録がない場合はその旨を残します。
  • 未確認の点から次を決める　未確認の点ごとに確かめる相手を記し、提案範囲を決めるために何が足りないか整理します。

見分ける仕事の確認表

確認欄書き残す内容確認欄書き残す内容
選んだ品物対象の品物と、実例として聞いた範囲を書きます。目的と使う人求めた目的、受け取る人、使う人と使い道を書きます。
説明と現物の対応由来の説明、添えられた物との対応、食い違いを書きます。前の確認受け取る際に見た箇所、状態、確かめた人を書きます。
途中の記録見た箇所、読み取り、別の人への確認、止めた理由を書きます。結論の根拠採った根拠、結論を出した人、見方が分かれた点を書きます。
出せなかった場合出せなかった理由、扱いを決めた人、伝えた内容を書きます。記録と返す条件伝達の記録、返す条件、次の担当者へ渡す条件を書きます。
支援できる範囲商品で支援できる内容と、人の判断が残る内容を書きます。未確認の点と記録先未確認の内容、確かめる相手、各記録の置き場所を書きます。
編集部作成の例