賞状を取り出すには、賞状の指定と渡す条件の確認が要る

筒から取り出した事実だけでは、指定された賞状を渡せるかは分かりません。実際に賞状を筒から取り出した作業を一つ選んでもらい、いつ誰がどの依頼で取り出したかを起点に、指定との対応と渡す条件を分けて聞き取ります。

  • 聞き取る作業を決める　実際に筒から取り出した賞状を選び、理由と受け取る人を起点に、聞き取る作業を決めます。
  • 判断の根拠を分ける　指定した人、途中の確認、終えた根拠、違うと伝えられた場合の対応を分けて確かめます。
  • 提案する範囲を決める　記録と渡す条件を確認表にまとめ、商品で支援できる範囲と人の判断が残る範囲を分けます。

聞き取りには、実際に筒から取り出した賞状の特定が要る

普段の説明だけでは、今回の作業で実際に何を確かめたかが分からない場合があります。同じ賞状でも取り出す作業は繰り返されるので、作業を一つ選んでもらい、対象の賞状と、いつ誰がどの依頼で取り出したかを記します。

  • 相手に選んでもらう　実際に筒から取り出し、作業の経緯を説明できる賞状を相手に選んでもらいます。
  • 関わった人を分ける　受け取る人と依頼した人を分けて記録し、同じ人かどうかも確かめます。
  • 実際と普段を分ける　選んだ賞状で行ったことと、普段行うことを別に残します。普段の説明が出たら今回も同じだったかを確かめ、確かめられなかった内容だけを未確認とします。

聞き取る作業の決め方

確かめること方法注意
選んだ賞状実際に取り出した賞状を相手に選んでもらいます。予定している作業と混ぜません。
関わった人受け取る人と依頼した人を別に記録します。作業した人と同じとは決めません。
今回の作業選んだ賞状について行ったことをたどります。普段の説明に移った箇所を区別します。
表は編集部作成の例です。以降も、ここで選んだ賞状について聞き取ります。

賞状を取り出す理由が、受け取る人の希望に基づくとは限らない

取り出す理由を説明できても、依頼した人の意図を確かめたとは限りません。誰から伝わった理由かと、受け取った後に使う場面を分けて聞きます。

  • 取り出す理由を聞く　その賞状を何のために取り出したかを聞き、作業そのものの説明と分けます。
  • 使う場面を聞く　受け取る人がどんな場面で使うかを聞き、依頼した人から伝わった内容と突き合わせます。
  • 理由の出どころを残す　依頼で示された理由か、作業した人の推測かを区別し、分からない部分を残します。

理由と伝わり方の区別

区分聞くこと注意
取り出す理由その賞状を取り出す目的を聞きます。取り出した事実を理由の代わりにしません。
使う場面誰がどんな場面で使うかを聞きます。受け取る人と使う人が同じかも確かめます。
理由の出どころ誰から、どの依頼で伝わったかを聞きます。推測は依頼で示された内容と分けます。
表は編集部作成の例です。

賞状を決めた人と、場面を決めた人は同じとは限らない

取り出す賞状を決めたことと、実際の賞状が指定に合うと確かめたことは別です。取り出す場面とは、いつどこで取り出すかを指します。場面の指定も含め、誰が何を担ったかを聞き取ります。

  • 賞状の指定をたどる　どの賞状を取り出すか、誰が決めて何を手がかりに伝えたかを確かめます。
  • 場面の指定をたどる　どの場面で取り出すかを決めた人と、その指定が作業する人へ伝わった道筋を聞きます。
  • 対応の確認をたどる　指定された賞状と実際に取り出した賞状を、誰が何と突き合わせて確かめたかを記録します。

指定と確認の分担

区分確かめること注意
賞状の指定取り出す賞状を決めた人と伝え方を確かめます。依頼を伝えた人が決めたとは限りません。
場面の指定取り出す場面を決めた人と指定内容を確かめます。作業した場面だけで指定内容を推測しません。
実際との対応指定と実際の賞状を突き合わせた人と根拠を確かめます。指定があっただけで確認済みとしません。
表は編集部作成の例です。

取り出す前の確認には、筒と賞状の状態の把握が要る

筒の外から分かることと、賞状を見て分かることは異なります。取り出す前に確かめた状態と、その時点では分からなかった状態を分けます。

  • 筒で見た点を聞く　取り出す前に筒のどこを見て、どの状態なら作業を始められると判断したかを聞きます。
  • 賞状の確認範囲を聞く　取り出す前に賞状のどの部分が見えたかと、その部分で何を確かめたかを分けて聞きます。
  • 確認した人を残す　状態を確かめた人と、見えなかった点の対応を決めた人を記録します。

前の確認で分かった範囲

区分見分け方扱い
筒の状態実際に見た箇所と、そこで分かった状態を聞きます。始めてよいとした根拠を残します。
賞状の箇所取り出す前に見えた箇所かを確かめます。見えなかった箇所を確認済みとしません。
賞状で見る点その箇所で何を判断したかを聞きます。後で分かった状態と分けて残します。
確かめる人誰が状態を見て、誰が対応を決めたかを聞きます。分からない状態を誰に確認したかも残します。
表は編集部作成の例です。状態の確認内容を聞き取る表であり、取り出す方法を示すものではありません。

場面を変える判断には、決めた人と根拠の確認が要る

途中で見る内容だけでは、予定どおりに取り出せない場合の対応が抜けます。実際に起きたことと、その後の対応を決めた人を対応させます。

  • 途中で見た内容を聞く　取り出している途中で何を見て、どの状態なら続けられると判断したかを聞きます。
  • 予定との違いを残す　予定どおりに取り出せなかった場面では、気づいた内容と、その後に行ったことを分けます。
  • 対応を決めた人を聞く　続けるか中断するかを決めた人と、依頼した人への確認が要るようになった条件を聞きます。

途中の確認と予定からの変更

区分聞くこと注意
途中の確認何を見て、続けられると判断したかを聞きます。前の確認で済んだことと分けます。
予定との違いどの場面で何が予定と違ったかを聞きます。起きていない場面は想定として記録します。
その後の対応続けたか、中断したか、その根拠を聞きます。結果だけで判断の根拠を推測しません。
決めた人対応を決めた人と確認を求めた相手を聞きます。気づいた人が決めたとは限りません。
表は編集部作成の例です。

取り出し終えても、依頼した人の確認まで済んだとは限らない

賞状が筒から出たことと、依頼された作業を終えたことは分けて聞きます。何を見て判断し、依頼した人が何を確認したかを残します。

  • 終えた根拠を聞く　指定との対応や取り出した後の状態など、何を確かめて終えたとしたかを聞きます。
  • 判断した人を聞く　実際に取り出した人と、作業を終えたと判断した人が同じかどうかを確かめます。
  • 依頼した人の確認を聞く　依頼した人が確認した内容を聞き、報告を受けただけの場合と分けて記録します。

作業を終えた判断の根拠

区分確かめること注意
終えた根拠何を見て作業を終えたと判断したかを確かめます。筒から出た事実だけで説明を終えません。
判断する人終えたと判断した人と、その人が見た内容を確かめます。作業した人の判断と分けて聞きます。
依頼者の確認依頼した人が何を確認したかを確かめます。報告済みと確認済みを分けます。
表は編集部作成の例です。作業を終えた判断と、受け取る人へ渡してよい判断は分けて残します。

違うという申し出には、取り出し直すかを決めた人の確認が要る

受け取る人から違うと伝えられた場合は、取り出した賞状と取り出した場面のどこが、指定と受け取る人の希望のどちらと比べて違うと伝えられたかを聞きます。取り出し直す判断と、依頼した人への連絡を分けて聞きます。

  • 違いの内容を分ける　伝えられた場面と、取り出した賞状、取り出した場面、渡す相手のうち、何が指定や希望と違っていたかを記します。
  • 判断する人を聞く　違いを確かめた人と、同じ賞状を筒に戻して取り出し直すか、別の賞状にするかを決めた人、その根拠を聞きます。
  • 依頼した人への連絡を聞く　作業した人が依頼した人へ伝えた内容と返答を聞き、返答がない場合の対応も確かめます。

違いの連絡後に確かめること

場面聞くこと注意
違いを知った場面どこで何との違いを伝えられたかを聞きます。取り出す賞状の間違いと即断しません。
対応を決める場面誰が何を根拠に取り出し直すか決めたかを聞きます。連絡を受けた人が決めたとは限りません。
依頼者への連絡伝えた内容と返答、その後の対応を聞きます。返答がなければ了承済みとしません。
表は編集部作成の例です。選んだ賞状で起きていない場合は、定めた扱いと未確認の点を分けて残します。

渡す判断には、記録と賞状の対応の確認が要る

記録があっても、目の前の賞状についての記録かは別に確かめます。指定との対応、残った確認、受け取る人を踏まえて渡す条件を聞き取ります。

  • 判断まで記録する　指定、実際の確認、予定と違った場合の対応、終えた判断について、誰が何を根拠に決めたかを残します。
  • 記録との対応を聞く　取り出した賞状と記録が対応すると、何を手がかりに確かめるかを聞きます。
  • 渡す条件を聞く　受け取る人と残った確認を踏まえ、誰が何を確かめれば渡してよいかを記録します。

渡す前に記録から確かめること

区分確かめること注意
記録する内容指定と前・途中・後の確認、判断した人と根拠を確かめます。行ったことだけで判断の根拠を省きません。
賞状との対応その賞状の記録と分かる手がかりを確かめます。別の賞状の記録で判断しません。
受け取る人今回渡す相手が指定された人かを確かめます。依頼した人へ渡すとは決めません。
渡す条件渡してよいとする根拠と判断する人を確かめます。残った確認を誰が何を確かめるかも記録します。
表は編集部作成の例です。

支援を約束するには、確かめた機能との照合が要る

商品の提案では、記録を扱えることと作業の判断を担えることを分けます。実際に支援できると確認した内容だけを、提案する範囲に含めます。

  • 指定と確認を扱う　指定と実際の賞状の対応を記録できるか、必要な内容を示して商品の支援範囲を確かめます。
  • 予定と違う場合の対応を残す　予定との違い、決めた人、判断の根拠を記録できるかを確かめます。記録と判断は分けます。
  • 人の判断を明記する　終えたとする判断や渡してよい判断は、商品で担えると確かめた根拠がなければ、判断する人を明記します。

商品と人が担う範囲

区分扱い注意
指定と確認の記録必要な内容を記録できると確認してから提案します。記録できても実際の賞状との対応確認は別です。
予定と違う場合の対応違いと判断の経緯を残せる範囲を確かめます。記録できることを判断できることに置き換えません。
終えた判断何を見て誰が判断するかを明記します。商品に任せられる根拠がなければ任せません。
渡してよい判断受け取る人と渡す条件を確かめる人を明記します。記録済みだけで渡せる扱いにしません。
表は編集部作成の例です。ここでの商品は商談先に提案する商品を指します。未確認の機能は提案に含めません。

確認表には、賞状ごとの未確認の点の記載が要る

選んだ賞状について、指定から渡す条件までを記入します。実際に確かめた内容と未確認の点を分け、確認する相手と記録先も残します。

  • 選んだ賞状で記入する　各欄を同じ賞状の経緯で埋めます。普段の説明や想定を書く場合は、その区別も記します。
  • 根拠と人を記入する　確認した内容に加え、判断した人と根拠を書きます。分からない欄は未確認と明記します。
  • 次に確かめる点を残す　支援範囲を決められない点について、確かめる内容、相手、確認後の記録先を残します。

賞状を筒から取り出す仕事の確認表

確認する項目記入する内容確認する項目記入する内容
選んだ賞状賞状を見分ける手掛かりと、実際に筒から取り出した場面、依頼した人を記します。理由と受け取る人取り出す理由と誰が伝えたか、受け取る人と受け取る場面を記します。
賞状と場面を決めた人それぞれの指定の内容と決めた人、実際に取り出した賞状が指定どおりだと確かめた人と結果を記します。取り出す前の確認筒と賞状で見た箇所、分かった状態、確かめた人を記します。
途中の確認途中で見た内容、予定どおりに取り出せなかった場面、その後の対応と決めた人を記します。終えた根拠何を見て終えたと判断したか、判断した人、依頼した人の確認を記します。
違うと伝えられた場合伝えられた場面、取り出し直すかを決めた人、依頼した人への連絡を記します。記録と渡す条件記録の内容、賞状との対応、渡してよいと判断する根拠と人を記します。
支援できる範囲商品で扱える記録と、人が判断する内容を記します。未確認の点と記録先未確認の点、次に聞く相手、記録先を記します。
表は編集部作成の例です。