受付印を押すには、位置の指定と返す条件の確認が要る

受付印を押していると聞くだけでは、指定された印が指定された位置に押されたかまでは分かりません。この資料では、押す前から返すまでを分けて聞き取ります。

  • 聞き取る対象を決める　実際に受付印を押した書類を選び、押す理由と提出した人を確かめます。
  • 確認する内容を記す　印と位置の指定、途中の扱い、終えた根拠、返す条件を確認表に記します。
  • 提案する範囲を分ける　自社の商品で支援できる範囲と、商談先で人が判断する範囲を分けます。

聞き取りには、実際に受付印を押した書類の特定が要る

商談先に、実際に受付印を押した書類を選んでもらいます。その書類で起きたことと、普段の説明を分けて記します。

  • 実際の書類を選ぶ　説明に使える書類を選んでもらい、受付印を押した箇所を一緒に見ます。
  • 関わった人を分ける　書類を提出した人と、受付印を押すよう依頼した人を記します。同じかを確かめます。
  • 今回の作業を捉える　選んだ書類の話か、普段の進め方の話かを区別します。見て分からない点は未確認と記します。

聞き取る対象を定める表

確かめること方法注意
選んだ書類実際に受付印を押した箇所を見ます。普段使う見本か、実際に扱った書類かを確かめます。
関わった人提出した人と依頼した人を記します。同じ人かを確かめます。
今回の作業選んだ書類で行ったことを聞きます。普段の説明は、その書類の話と分けて記します。
表は編集部作成の例です。

受付印を押す理由が、提出した人の希望に基づくとは限らない

受付印があることと、何のために押したかは分けて聞きます。提出した人と、その後に書類を使う人の関わりも確かめます。

  • 押す理由を聞く　選んだ書類に受付印を押すことで、誰が何を確かめたいのかを聞きます。
  • 書類を使う場面を聞く　受付印を押した後、誰がどんな場面で書類を見るかを聞きます。提出した人と同じかも確かめます。
  • 理由の出どころを聞く　押す理由を誰から聞いたか、何を見て理解したかを確かめます。他の人から聞いた理由と、作業する人が推測した理由を分けます。

理由と使う場面を分ける表

区分聞くこと注意
押す理由受付印を押して何を伝えるつもりかを聞きます。見た目から理由を補わないようにします。
使う場面押した後に書類を見る人と場面を聞きます。提出した人が使うのか、別の人が使うのかを確かめます。
理由の出どころ説明した人や参照した内容を記します。伝えられた理由か、作業する人の理解かを分けます。
表は編集部作成の例です。

押す印を決めた人と、位置を決めた人は同じとは限らない

押す印の指定と、押す位置の指定を分けて聞きます。指定された内容を実際の書類に当てはめて確かめた人も記します。

  • 印を決めた人を聞く　どの受付印を使うかを決めた人と、その指定が作業する人へ伝わった経緯を聞きます。
  • 位置を決めた人を聞く　押す位置を決めた人と、書類のどこを指して伝えたかを確かめます。
  • 指定と書類を突き合わせる　指定された印と位置が、選んだ書類にどう対応するかを見ます。その対応を確かめた人を記します。

指定と実際の書類を突き合わせる表

区分確かめること注意
印の指定使う受付印を決めた人と伝わり方を聞きます。手元にあった印を使ったのか、指定を受けたのかを分けます。
位置の指定指定が書類のどの箇所を指すかを見ます。位置を決めた人と、作業する人が同じかを確かめます。
書類との対応指定と実際の書類を突き合わせた人を記します。指定の内容と、実際に押した位置を分けて記します。
表は編集部作成の例です。

押す前の確認には、書類と印の状態の把握が要る

押す前に書類と受付印のどこを見るかを分けて聞きます。見た結果から、進めてよいと判断した人を確かめます。

  • 書類で見る箇所を聞く　押す位置の周辺など、作業前に実際に見た箇所と、その箇所で確かめた内容を聞きます。
  • 印で見る箇所を聞く　使う受付印のどこを見て、指定された印か、使える状態かを確かめたのかを聞きます。
  • 判断した人を記す　状態を見た人と、進めてよいと決めた人を記します。判断がつかない場合の相談先も聞きます。

押す前に見た状態を聞く表

区分見分け方扱い
書類の状態見た箇所と、そこで確かめた内容を聞きます。指定された位置に押せると判断した根拠を記します。
印の状態指定された受付印だとどこで確かめ、使える状態だとどう判断したかを聞きます。使うと決めた人と、その判断の根拠を記します。
判断がつかない何が分からず進められなかったかを聞きます。相談した人と、その後の扱いを決めた人を記します。
表は編集部作成の例です。

予定と違う扱いの判断には、決めた人と根拠の確認が要る

途中で何を見ていたかと、予定どおりに押せないと分かった場面を聞きます。その後の扱いを誰が決めたかまで記します。

  • 途中で見た内容を聞く　受付印を押す途中で、書類のどこを見て、指定のどの部分と突き合わせていたかを聞きます。
  • 予定との違いを捉える　どの場面で、何を見て予定どおりに押せないと分かったかを聞きます。
  • 扱いを決めた人を記す　違いに気づいた人、相談した人、扱いを決めた人を記します。実際に行った扱いも確かめます。

途中の確認と扱いを聞く表

区分聞くこと注意
途中の確認見た箇所と、突き合わせた指定を聞きます。押す前や終えた後の確認と分けます。
予定との違い違いが分かった場面と書類の状態を聞きます。実際に起きた話か、想定した話かを記します。
その後の扱い扱いを決めた人と、行った内容を聞きます。気づいた人と決めた人が同じかを確かめます。
表は編集部作成の例です。

受付印が押せても、依頼した人の確認まで済んだとは限らない

受付印を押す動作の終わりと、作業を終えたという判断を分けます。何を見て判断し、依頼した人が何を確認したかを聞きます。

  • 終えた根拠を聞く　押した受付印と位置のどこを見て、指定どおりに終えたと判断したかを聞きます。
  • 判断した人を記す　実際に押した人と、作業を終えたと判断した人を記します。同じかを確かめます。
  • 依頼した人の確認を聞く　依頼した人が書類を確認するかを聞きます。確認する場合は、見る内容と結果の伝わり方を記します。

作業を終えた根拠を聞く表

区分確かめること注意
終えた根拠実際の受付印と位置を、何と突き合わせたかを聞きます。押す動作が終わったことだけで説明を済ませないようにします。
判断する人終えたと判断した人を記します。押した人と同じかを確かめます。
依頼した人確認する内容と結果の伝え方を聞きます。確認していない場合は、その進め方を記します。
表は編集部作成の例です。

違うという申し出には、扱いを決めた人の確認が要る

提出した人から違うと伝えられた場面を聞きます。伝えられた内容と、その後に決まった書類の扱いを分けて記します。

  • 違いの内容を聞く　書類のどこについて、何と違うと伝えられたかを聞きます。元の指定との対応も確かめます。
  • 扱いを決めた人を記す　押した書類に商談先がどのような対応を取れると判断したかを確かめます。その書類をどう扱うと決めたかと、扱いを決めた人を記します。
  • 依頼した人への連絡を聞く　依頼した人へ伝えた内容と、その返答を聞きます。提出した人と同じかも確かめます。

伝えられた違いと扱いを聞く表

場面聞くこと注意
違いを伝えられた指摘された箇所と、違うとされた内容を聞きます。提出した人の説明と、元の指定を分けて記します。
扱いを決めた取れる対応と、決まった扱いを確かめます。扱いを決めた人を記します。
依頼した人へ連絡連絡した内容と返答を聞きます。返答によって扱いが変わったかも確かめます。
表は編集部作成の例です。

返す判断には、記録と書類の対応の確認が要る

記録した内容が、どの書類のどの受付印を指すかを確かめます。作業を終えた根拠とは別に、返してよいと判断する条件を聞きます。

  • 記録する内容を聞く　指定、実際に押した位置、確認した内容、途中で変わった扱いのうち、何を記録するかを聞きます。
  • 記録と書類を突き合わせる　記録を見て対象の書類と受付印の箇所が分かるかを確かめます。対応が分からない点も記します。
  • 返す条件を聞く　返してよいと判断する根拠と、判断する人を記します。返す相手が提出した人と同じかも確かめます。

記録と返す条件を聞く表

区分確かめること注意
記録する内容実際に何を、どこへ記録したかを聞きます。記録で確かめた内容と、口頭の説明だけで把握した内容を分けます。
書類との対応記録が指す書類と受付印の箇所を見ます。後から見ても対応が分かるかを確かめます。
返す条件返してよいと判断した根拠と人を記します。作業を終えた判断だけで返せるかを確かめます。
表は編集部作成の例です。

支援を約束するには、確かめた機能との照合が要る

聞き取った内容を、自社の商品で支援できることと人が判断することに分けます。支援できると説明する前に、実際の商品でできる範囲を確かめます。

  • 指定と確認の記録を確かめる　指定と実際の書類の対応を記録できるか、商品で確かめます。内容を確かめる人も記します。
  • 違う扱いの記録を確かめる　予定と違う扱いを記録できるかを確かめます。扱いを決める人と、商品が支援する部分を分けます。
  • 終えた判断は人に残す　記録できることだけで、商品が作業を終えたと判断できるとは説明しません。判断の根拠と判断する人を記します。

商品の支援と人の判断を分ける表

区分扱い注意
指定と確認書類との対応を商品で記録できるか確かめます。指定を決める人と、対応を確かめる人を記します。
予定と違う扱い決まった扱いと経緯を記録できるか確かめます。扱いを決めることまで商品が担えるとは決めません。
終えた判断判断に使う内容を商品で示せるか確かめます。終えた判断と返してよい判断を分けて記します。
表は編集部作成の例です。

確認表には、書類ごとの未確認の点の記載が要る

選んだ書類について聞いた内容を、確認表に記します。指定、実際の扱い、未確認の点を区別すると、提案の根拠をたどれます。

  • 選んだ書類に沿って記す　どの書類の受付印について聞いたかを明らかにし、理由から返す条件まで記します。
  • 判断と人を記す　印と位置を決めた人、終えた根拠、違うと伝えられた場合の扱いと決めた人を記します。
  • 未確認の点を分ける　支援できる範囲と人の判断を分けます。未確認の点には、次に確かめる内容と記録先を添えます。

書類に受付印を押す仕事の確認表

確認する項目記入する内容確認する項目記入する内容
選んだ書類対象の書類と、受付印を押した箇所を記します。理由と提出した人押す理由と出どころ、提出した人、依頼した人を記します。
印と位置を決めた人指定の内容と決めた人、書類との対応を確かめた人を記します。前の確認書類と印で見た箇所、状態、進めると決めた人を記します。
途中の確認見た内容、予定との違い、扱いを決めた人を記します。終えた根拠突き合わせた指定、判断した人、依頼した人の確認を記します。
違うとの連絡後伝えられた違い、直せるか、扱いを決めた人、連絡内容を記します。記録と返す条件記録と書類の対応、返す根拠、判断する人、返す相手を記します。
支援できる範囲商品でできると確かめたことと、人が判断することを記します。未確認の点と記録先未確認の内容、確かめる相手、確認後の記録先を記します。
表は編集部作成の例です。