仕分ける仕事を知るには、書類と配布先の対応の確認が要る

配布先ごとに分けるという説明だけでは、対応を決める人や、配布先の判断に迷った書類の扱いまでは分かりません。実際に仕分けた書類をたどり、提案の前に聞く内容を整理します。

  • 書類と配布先を結び付ける　選んだ書類について、仕分ける理由と受け取る人、配布先との対応を決めた人を整理します。
  • 決まらない書類をたどる　配布先が決まらないと分かった場面から、その後の扱いと判断した人を整理します。
  • 自社の商品の範囲を分ける　終えた根拠と渡す条件まで聞き、自社の商品で支援できる範囲と人が判断する範囲を分けます。

聞き取りの範囲を定めるには、実際に仕分けた書類の特定が要る

商談先に、実際に仕分けた書類を選んでもらいます。その書類で行った作業と、普段の仕分けについての説明を分けて聞きます。

  • 実際の書類を選んでもらう　仕分けた経緯を説明できる書類を選んでもらい、今回聞く作業の始まりと終わりを決めます。
  • 関わった人を分けて聞く　依頼した人と配布先で受け取る人を分けます。仕分けた人が両方を把握しているかも聞きます。
  • 今回の作業に戻して聞く　普段の説明が出たら、選んだ書類でも同じだったかを聞き、違った部分を記録します。

聞き取りの対象を決める

確かめること方法注意
選んだ書類商談先に、仕分けた経緯をたどれる書類を選んでもらいます。扱っていない書類まで話を広げません。
関わった人依頼した人と、配布先で受け取る人を分けて聞きます。同じ人か別の人かを推測で埋めません。
聞く作業選んだ書類について、どの作業からどの作業までを今回聞くかを決めます。普段の説明と今回の作業を混ぜません。
表は編集部作成の例です。選んだ書類について聞いた内容を記録します。

配布先の名前だけでは、仕分ける理由が分かるとは限らない

配布先の名前が分かっても、なぜ書類を分けるのかは別に聞きます。受け取る人が書類を何に使うかを聞き、仕分ける理由との関係を確かめます。理由を誰が説明したかも記します。

  • 分ける理由を聞く　配布先ごとに分けることで、受け取る人が何をできるようにするのかを聞きます。
  • 受け取った後を聞く　受け取る人が、その書類のどの内容を使うかを聞きます。分ける理由との関係を確かめます。
  • 理由の出どころを聞く　依頼した人から聞いた理由と、仕分ける人が考えた理由を分けて記録します。

理由と書類の使い方を結び付ける

区分聞くこと注意
仕分ける理由配布先ごとに分ける目的を聞きます。配布先の名前だけで理由を補いません。
受け取る人書類のどの内容を何に使うかを聞きます。仕分ける人の想像か、聞いた話かを分けます。
理由の出どころ誰がその理由を伝えたかを聞きます。分からない理由は、分からないまま記録します。
表は編集部作成の例です。受け取る人の使い方を推測で書き足しません。

仕分ける人が、書類と配布先の対応を決めたとは限らない

書類を分けた人と、書類の種類に応じた配布先を決めた人を分けて聞きます。指定された対応が実際の書類に当てはまるかを、誰が確かめたかもたどります。

  • 対応を決めた人を聞く　どの種類の書類をどの配布先へ渡すかについて、誰が決め、どう伝えたかを聞きます。
  • その場の判断を分ける　指定どおりに分けた部分と、仕分ける人が配布先を選んだ部分を分けます。
  • 対応を確かめた人を聞く　指定と実際の書類を見比べ、対応が合っているとした人と、その根拠を聞きます。

指定と仕分ける人の判断を分ける

区分確かめること注意
対応の指定書類の種類と配布先の対応を、誰が決めたかを聞きます。指定を伝えた人と決めた人を混同しません。
仕分ける人の判断指定だけでは決まらず、自分で選んだ部分を聞きます。選んだ結果だけでなく、選んだ理由も残します。
実際の書類指定が書類に当てはまると確かめた人を聞きます。指定があることだけで、対応が合うと扱いません。
表は編集部作成の例です。指定した人、伝えた人、確かめた人を区別します。

仕分ける前には、読めたかと配布先を判断できたかの区別が要る

指定された配布先との対応を読み取れる状態だったかを聞きます。書類で見た箇所と、読み取れなかった書類の扱いを分けて記録します。

  • 書類で見た箇所を聞く　仕分ける前に書類のどこを見て、種類や配布先との対応を読み取ったかを聞きます。
  • 読めない書類の扱いを聞く　読めない内容があった場合に、誰に何を確かめ、書類をどう扱ったかを聞きます。
  • 確かめた人を聞く　書類の状態を見た人と、そのまま仕分けを始めてよいと判断した人を区別します。

仕分ける前の書類の状態をたどる

区分見分け方扱い
対応を読めた書類どの箇所から種類と配布先を読み取ったかを聞きます。仕分けを始める前に確かめた内容を残します。
読めなかった書類どの内容を読み取れなかったかを聞きます。誰に確かめ、その書類をどうしたかを残します。
始める判断誰が何を見て始めてよいとしたかを聞きます。書類を見た人と判断した人を分けて残します。
表は編集部作成の例です。見分け方は商談先が実際に行った内容を聞きます。

途中で書類を見ても、配布先が決まるとは限らない

途中で見た内容と、配布先が決まらないと分かった場面を聞きます。その書類とほかの書類について、作業を止めたか続けたかを分けてたどります。

  • 途中で見た内容を聞く　仕分けながら何を見て、指定された配布先との対応を確かめていたかを聞きます。
  • 決まらない場面をたどる　どの書類の何を見たところで配布先が決まらなくなったかを、作業の流れに沿って聞きます。
  • 続ける判断を分ける　その書類とほかの書類をどう扱ったか、誰が決めたか、何を待って再び進めたかを聞きます。

配布先が決まらなくなった場面をたどる

区分聞くこと注意
途中の確認書類のどの内容と配布先を確かめていたかを聞きます。仕分ける前の確認と分けて記録します。
決まらない場面何が分からず、配布先を決められなかったかを聞きます。書類を読めない場合と、指定で決まらない場合を分けます。
止めるか続けるかどの書類の作業を止め、どれを続けたかを聞きます。決めた人と、再び進めた根拠を残します。
表は編集部作成の例です。該当する場面がなければ、経験した話と想定を分けます。

書類が配布先ごとに分かれても、要る確認が済んだとは限らない

配布先ごとに書類が分かれた状態と、作業を終えたという判断を分けます。終えたとする根拠、判断した人、依頼した人の確認を聞きます。

  • 終えた根拠を聞く　どの書類の何を見て、配布先との対応を確かめ終えたとしたかを聞きます。
  • 終えたとした人を聞く　仕分けた人と、作業を終えたと判断した人を分け、判断までの流れをたどります。
  • 依頼した人の確認を聞く　依頼した人も確かめたか、何を見たかを聞きます。確認がない場合は、そのまま記録します。

分け終えた状態と終えた判断を分ける

区分確かめること注意
終えた根拠何を見て、仕分けを終えたとしたかを聞きます。配布先が決まらない書類が残ったかも聞きます。
判断した人誰が、どの確認を受けて終えたとしたかを聞きます。仕分けた人が判断したと決め付けません。
依頼した人の確認依頼した人が何を確かめたかを聞きます。終えたという連絡だけか、書類も見たかを分けます。
表は編集部作成の例です。配布先へ渡してよいという判断は別に聞きます。

配布先が違うという指摘の扱いには、決めた人の確認が要る

受け取る人から違うと伝えられた場面を選び、何が違ったのかを聞きます。元の指定を確かめた経緯と、仕分け直すかを決めた人をたどります。

  • 違いの内容を聞く　どの書類について、配布先や書類の種類の何が違うと伝えられたかを聞きます。
  • 仕分け直す判断を聞く　元の指定と伝えられた内容を誰が確かめ、仕分け直すかを決めたかを聞きます。
  • 依頼した人への連絡を聞く　依頼した人へ何を伝え、どんな返答があり、その後の扱いをどう決めたかを聞きます。

伝えられた違いから扱いの決定までをたどる

場面聞くこと注意
違いが伝わった誰から、どの書類の何が違うと伝わったかを聞きます。元の指定との違いと、受け取る人の希望を分けます。
扱いを決めた何を確かめ、仕分け直すかどうかを誰が決めたかを聞きます。受け取る人の指摘だけで決まったと考えません。
依頼した人へ連絡伝えた内容と返答、その後の扱いを聞きます。連絡したことと、扱いが決まったことを分けます。
表は編集部作成の例です。経験がない場合は、想定した扱いとして記録します。

配布先へ渡す判断には、渡す条件と判断する人の確認が要る

仕分けについて何を記録し、どの書類の記録かをどうたどるかを聞きます。そのうえで、配布先へ渡してよいと判断した根拠を確かめます。

  • 残した内容を聞く　配布先との対応、途中で迷った内容、その扱いについて、実際に何を記録したかを聞きます。
  • 書類との対応を聞く　記録を見たときに、どの書類をどう扱った話かが分かるか、商談先の説明でたどります。
  • 渡す条件を聞く　誰が何を確かめて渡してよいとしたかを聞きます。渡さない書類があれば、その扱いも残します。

記録と配布先へ渡す判断を結び付ける

区分確かめること注意
記録した内容対応、迷った内容、決めた扱いのうち何を残したかを聞きます。記録した内容と、口頭で伝えた内容を分けます。
書類との対応記録がどの書類についてのものかを聞きます。書類の区別の付け方を推測で補いません。
渡す条件誰が何を見て、配布先へ渡してよいとしたかを聞きます。仕分けを終えた判断だけで渡せると考えません。
表は編集部作成の例です。記録がない部分も、記録していないと残します。

支援を約束するには、確かめた機能との照合が要る

聞き取った作業と、自社の商品で実際に扱える内容を照らし合わせます。記録を支援できることから、配布先や作業の終わりまで決められるとは考えません。

  • 対応と確認の記録を分ける　書類と配布先の対応や確認した内容を、自社の商品でどこまで残せるかを確かめます。
  • 決まらなかった理由の記録を分ける　決まらない理由を残すことと、配布先を決めることを分け、人に確かめる部分を示します。
  • 終えた判断を分ける　記録を見られることと、終えたと判断することを分けます。判断する人と渡す条件も残します。

自社の商品で支援する内容と人の判断を分ける

区分扱い注意
対応と確認の記録自社の商品で記録できる内容を確かめ、支援する範囲を書きます。記録できることと、対応を決められることを分けます。
決まらなかった理由決まらない理由と、その後の扱いを残せるかを確かめます。配布先を誰が決めるかは別に残します。
終えた判断判断に使う記録を、自社の商品で扱えるかを確かめます。終えたとする人と、渡してよいとする人を明らかにします。
表は編集部作成の例です。自社の商品の機能を確かめてから支援する範囲を書きます。

確認表には、書類と配布先の対応の記載が要る

選んだ書類について、仕分ける理由から渡す条件までを記録します。聞けていない点には未確認と書き、次に誰へ確かめるかも残します。

  • 選んだ書類に沿って書く　普段の説明と混ぜず、選んだ書類で行ったことを書きます。想定の話には想定と添えます。
  • 判断する人を残す　配布先を決めた人、終えたとした人、渡してよいとした人を、それぞれ書きます。
  • 未確認の点を残す　分からない内容を推測で埋めず、確かめる相手と記録先を書きます。支援する範囲にも反映します。

書類を仕分ける仕事の確認表

確認する項目記入する内容確認する項目記入する内容
選んだ書類対象の書類と、今回聞く作業を書きます。理由と受け取る人仕分ける理由、受け取る人、使い方、理由の出どころを書きます。
対応を決めた人指定した人、仕分ける人が決めた部分、対応を確かめた人を書きます。前の確認見た箇所、読めない書類の扱い、確かめた人を書きます。
途中の確認見た内容、決まらなくなった場面、その後の判断を書きます。終えた根拠判断した人、見た内容、依頼した人の確認を書きます。
記録と渡す条件記録先、書類との対応、渡してよいとした根拠と人を書きます。違うと伝えられた場合の扱い違いの内容、扱いを決めた人、依頼した人への連絡を書きます。
支援できる範囲商品で扱える内容と、人が判断する内容を書きます。未確認の点と記録先未確認の内容、確かめる相手、確認後の記録先を書きます。
表は編集部作成の例です。該当する経験がない場合と、まだ聞いていない場合を分けます。