通い箱を送り返すには、送り返す先の指定と引き渡す条件が要る

送り返していますという説明だけでは、指定との対応や引き渡す条件は分かりません。この資料で通い箱とは、取引先との間で繰り返し使う箱を指し、通い箱を送り返すとは、依頼を受けて受け取った通い箱を指定された先へ送ることを指します。送り返す先とは通い箱を送る相手と場所を指します。受け取る人とは送り返した通い箱を受け取る人を指し、引き渡すとは通い箱を送り返す相手に受け取ってもらうことを指します。実際に通い箱を送り返した作業を一つ選んでもらい、いつ誰がどの依頼で送り返したかを起点に聞きます。

  • 聞き取る対象を決める　実際に通い箱を送り返した作業を一つ選んでもらい、送り返した理由と受け取る人を聞きます。
  • 判断の根拠を分ける　送り返す先と送り返し方を決めた人、途中で判断した人、終えたと判断した人と、それぞれの根拠を分けて記します。
  • 提案の範囲を決める　商品で支援できる範囲と人の判断が残る範囲を分け、確認表に記す内容を決めます。

聞き取りには、実際に送り返した通い箱の特定が要る

実際に通い箱を送り返した作業を一つ商談先に選んでもらい、いつ誰がどの依頼で送り返したかを起点に聞きます。その通い箱について起きたことと、普段の作業の説明を分けて聞きます。

  • 通い箱を選んでもらう　作業の経緯を説明できる通い箱を選んでもらい、聞き取りの途中でも対象を変えません。
  • 関わった人を分ける　受け取る人と依頼した人を分けて記録します。同じ人の場合も、その通い箱について確かめます。
  • 実際の作業に絞る　普段の説明は補足として記します。選んだ通い箱でも同じだったかは、別に確かめます。

聞き取る対象の決め方

確かめること方法注意
選んだ通い箱実際に送り返した通い箱を相手に選んでもらいます。どの通い箱かを後からたどれる説明を記します。
関わった人その通い箱を受け取る人と依頼した人を記録します。送り返す先の名称だけで、人まで分かったとしません。
聞く作業の範囲選んだ通い箱について、作業の始まりから終わりまでをたどります。普段の進め方と実際の作業を混ぜません。
表は編集部作成の例です。選んだ通い箱について確認できた内容を記録します。

通い箱を送り返す理由が、受け取る人の希望に基づくとは限らない

送り返す先が分かっても、何のために送り返すかは別に聞く要ります。受け取った後の使われ方と、その説明の出どころをたどります。

  • 理由を具体化する　その通い箱を送り返すことで、何ができるようになるのかを聞き取ります。慣例という説明だけでは済ませません。
  • 使う場面までたどる　受け取る人と、その後に使う人が同じかを確かめます。分かる範囲で、使う場面も記録します。
  • 説明の出どころを残す　依頼した人から伝えられた理由と、作業する側の推測を分けます。確認できない使われ方は未確認とします。

理由をたどる区分

区分聞くこと注意
送り返す理由その通い箱を送り返す目的を聞き取ります。送り返す先だけを理由として記録しません。
受け取った後受け取る人と、誰がどんな場面で使うかを聞き取ります。受け取る人がそのまま使うとは限りません。
理由の出どころ誰から、どのように理由が伝えられたかをたどります。伝えられた内容と推測を区別します。
表は編集部作成の例です。理由が分からない場合は、確認する相手を記します。

送り返す先と送り返し方を決めた人は、同じとは限らない

送り返す先と送り返し方は、別の人が決めている場合があります。指定がどの通い箱を対象としていたかと、実際に指定どおりの先へ送り返したかを誰が確かめたかを分けて聞きます。

  • 送り返す先を決めた人をたどる　送り返す先を指定した人と、その指定を作業する人へ伝えた人を分けます。指定の変更があれば経緯も残します。
  • 方法の指定を分ける　送り返し方を決めた人と、判断に使った指定を確かめます。送り返す先を決めた人と同じだとは決めません。
  • 通い箱との対応を見る　どの指定が選んだ通い箱に当たるのかを、何で確かめたか聞き取ります。確かめた人も記録します。

指定から実際の通い箱までの確認

区分確かめること注意
送り返す先指定した人と、実際に使った指定の内容を確かめます。指定した人と伝えた人を混同しません。
送り返し方決めた人と、判断のもとになった指定を確かめます。以前と同じという説明にも根拠を記します。
通い箱との対応指定と通い箱の対応を、誰が何で確かめたかを記録します。指定を受け取っただけで確かめたこととはしません。
表は編集部作成の例です。指定が変わった場合は、実際に使った指定を区別します。

送り返す前の確認には、通い箱と中身の状態の把握が要る

通い箱で見る箇所と、中身について見る点を分けて聞き取ります。見た内容だけでなく、その状態で進めてよいと判断した根拠を記します。

  • 通い箱で見る箇所を聞く　送り返す前にどこを見たかと、何をもとに状態を見分けたかを聞き取ります。見る箇所を営業側で決めつけません。
  • 中身の条件を聞く　中身の有無と、空にして送り返す指定だったかを聞きます。中身がある場合は、求められる状態を確かめたかを聞きます。
  • 見た人と判断を分ける　確かめた人と、判断に迷った場合の相談先を記します。実際に見たことと、進めてよいという判断を分けます。

通い箱と中身の見分け方

区分確認した内容確認後の対応
通い箱の状態実際に見た箇所と、送り返し始めてよいと判断したときの状態を聞きます。その結果を受けて、作業を始めたか、止めたか、誰かに確かめたかを聞きます。
中身の状態中身の有無と、求められる状態の確認方法を聞き取ります。中身がないことだけで確認完了とはしません。
確かめた人誰がどこまで見て、何を判断したかを分けます。判断できなかった点と相談先を記します。
表は編集部作成の例です。見る箇所や状態の条件は、商談先の実際の作業に沿って記録します。

送り返す先を変える判断には、決めた人と根拠の確認が要る

作業の途中で何を見ていたかを、選んだ通い箱の経緯に沿って聞き取ります。予定どおりに送り返せなかった場合は、その後の対応を決めた人までたどります。

  • 途中で見た内容を残す　どの場面で、何を確認したかを聞き取ります。指定と通い箱の対応を途中でも見たかは、実際の作業で確かめます。
  • 予定との差を捉える　指定が変わった場合や、確認できずに進められなかった場面を聞き取ります。起きていない出来事と混ぜません。
  • 対応を決めた人を記す　進める、待つ、指定を確認し直すといった対応を誰が決めたか記録します。決定がどう伝わったかも残します。

途中の確認と対応の決定

区分聞くこと注意
途中の確認確認した場面と、そのときに見た内容を聞き取ります。最初の確認だけで途中も確認したとしません。
予定との差何が予定と違い、その後どう扱ったかをたどります。起きなかったと確かめられた場合は起きなかったと記し、把握していなければ未確認と記します。
対応の決定決めた人と、決定を作業する人へ伝えた経緯を記します。その場で対応した人が決めた人とは限りません。
表は編集部作成の例です。予定と違う場面がなかった場合は、その旨を記録します。

送り返し終えても、依頼した人の確認まで済んだとは限らない

どこまで進んだら仕事を終えたとするかは、商談先の決め方に沿って聞き取ります。判断に使った事実と、依頼した人による確認の要否を分けます。

  • 終わりの根拠を聞く　何を見て作業を終えたと判断したかを聞き取ります。通い箱が手元を離れたことだけで終わりとは決めません。
  • 判断する人を記録する　終えたと決めた人と、判断に使う情報を知らせた人を分けます。記録を変えた人が終えたと判断した人とは限りません。
  • 依頼した人の確認を聞く　依頼した人が何を確かめたかを聞きます。まだ確かめていない場合は、確認待ちか確認不要と決めたのかを聞きます。

作業の終わりを判断する根拠

区分確かめること注意
終えた根拠実際に見た事実と、終わりの条件を突き合わせます。連絡したことと、確認を得たことを分けます。
判断した人誰がどの情報に基づいて終えたと決めたかを記します。記録した人と判断した人を混同しません。
依頼した人確認が要るかと、要る場合に何を確認したかを聞き取ります。返事がないことを確かめた根拠にしません。
表は編集部作成の例です。終えたとする条件は、実際の取り決めに沿って記録します。

違うという申し出には、対応を決めた人の確認が要る

受け取る人から違うと伝えられた場合は、送り返した先と送り返し方のどこが、指定と比べてどう違い、受け取る人の希望と比べてどう違うと伝えられたかを聞きます。希望については、作業前に伝えられていた内容かも確かめます。改めて送るかを決めた人と、依頼した人への連絡を分けて聞きます。

  • 違う内容を切り分ける　指定された先、通い箱、中身の状態など、何についての連絡だったかを記します。連絡された内容と確認結果を分けます。
  • 改めて送る判断を聞く　改めて送るかを決めた人と根拠を記録します。連絡を受けた人が、そのまま判断するとは決めません。
  • 依頼した人への連絡を見る　依頼した人へ何を伝え、どの判断を求めたかを聞き取ります。連絡後に決まった対応まで記録します。

違うと伝えられてからの対応

場面聞くこと注意
連絡を受けた誰から、何が違うと伝えられたかを記します。伝えられた内容を、確かめた事実とは分けます。
対応を決めた改めて送るかを決めた人と根拠を聞き取ります。指定の確認が要ったかも残します。
依頼した人へ伝えた内容と、その後に得た判断を記録します。連絡しただけで対応が決まったとはしません。
表は編集部作成の例です。経験がなければ経験なしと記し、取り決めがあるかを聞いて、なければその旨を記します。

引き渡す判断には、記録と通い箱の対応の確認が要る

記録があっても、選んだ通い箱についての記録か分からなければ判断に使えません。記録がない場合は、何を根拠に引き渡したかを別に聞きます。記録があることと、引き渡してよいと判断する条件と判断する人を分けて聞きます。

  • 記録する内容を聞く　指定、確認結果、予定と違った場合の対応、判断した人がどこに残るかを聞き取ります。残らない内容も分けます。
  • 記録と通い箱を結ぶ　どの記録が選んだ通い箱のものかを見分ける根拠を確かめます。指定が変わった場合の記録もたどります。
  • 引き渡す条件を聞く　誰に引き渡す場面かを定め、何を確認すれば進めてよいかを記します。条件が満たせない場合の判断する人も記録します。

記録から引き渡す判断までの対応

区分確かめること注意
記録の内容何を残し、どこを見れば確認できるかを記録します。記録がない内容を、あるものとはしません。
通い箱との対応記録と実際の通い箱を結び付ける根拠を確かめます。以前の指定と実際に使った指定を区別します。
引き渡す条件引き渡す相手、要る確認、判断する人を記します。記録の記入だけで条件を満たすとは限りません。
表は編集部作成の例です。引き渡す場面が変わる場合は、それぞれの条件を記録します。

支援を約束するには、確かめた機能との突き合わせが要る

この資料で商品とは、読者が商談先へ提案する商品を指します。聞き取った仕事を、そのまま商品で支援できるとは限りません。記録を扱う機能と、状態を見て決める人の判断を分けて提案します。対応を決める人は商談先に聞いて記します。

  • 指定と確認の記録を確かめる　指定と通い箱を対応させて記録できるかを、商品の機能で確かめます。記録できることと、実物を確かめることは分けます。
  • 予定と違う対応の記録を確かめる　経緯や決めた内容を残せるかを確かめます。誰が対応を決めるかは、商談先の取り決めとして記します。
  • 人の判断を書き分ける　終えた根拠を示す支援と、終えたと決める判断を分けます。機能を確かめていない範囲は提案に含めません。

商品による支援と人の判断の区分

区分対応注意
指定と確認通い箱ごとに指定と確認結果を残せるか確かめます。記録の機能だけで実際の対応まで確認したとはしません。
予定と違う対応経緯、決めた内容、決めた人を残せるか確かめます。記録を支援できても、対応を決める人の役割は残ります。
終えた判断判断に要る根拠を参照できるか確かめます。商品の表示が何を根拠にしているかを確かめます。
表は編集部作成の例です。支援できる範囲は、提案する商品の確かめた機能で判断します。

確認表には、通い箱ごとの未確認の点の記載が要る

選んだ通い箱の経緯を、指定から引き渡す条件まで確認表にまとめます。空欄を推測で埋めず、未確認の点と次に確認する相手を記します。

  • 同じ通い箱で記入する　各欄を、選んだ通い箱について記入します。別の通い箱の話や普段の説明は、その違いが分かるように残します。
  • 未確認の点を明示する　分からない点には、確かめる相手と参照する記録を添えます。記録がない場合は、そのことを明記します。
  • 支援の根拠を残す　商品で支援できる内容には、確かめた機能を添えます。人の判断が残る範囲も併記します。

通い箱を送り返す仕事の確認表

確認する項目記入する内容確認する項目記入する内容
選んだ通い箱どの通い箱を選び、どこからどこまでの作業を聞いたかを記入します。理由と受け取る人送り返す理由、受け取る人、使う場面、説明の出どころを記入します。
送り返す先と送り返し方送り返す先と送り返し方の指定の内容と決めた人、実際の作業が指定どおりだと確かめた人と結果を記します。送り返す前の確認通い箱と中身で見た点、確かめた人、判断の根拠を記入します。
途中の確認途中で見た内容と、予定と違った場合の対応を決めた人を記入します。終えた根拠終えたと判断した根拠、判断した人、依頼した人の確認を記入します。
違う場合の対応違うと伝えられた内容、改めて送るかを決めた人、依頼した人への連絡を記入します。記録と引き渡す条件記録と通い箱の対応、引き渡す相手、引き渡してよいと判断する根拠を記入します。
支援できる範囲確かめた機能で支援できる内容と、人の判断が残る範囲を記入します。未確認点と記録先未確認の点、確かめる相手、参照する記録の場所を記入します。
表は編集部作成の例です。該当しない項目は、その理由を記入します。