当日進行の支援範囲を決めるには、確認と合図の仕事の把握が要る

催しの予定だけでは、進行の仕事に含まれる確認と合図は分かりません。商談先が当日担う仕事を、場面の切り替わりに沿って聞き取ります。

  • 聞き取る仕事を定める　催しと依頼関係を特定し、誰がどの場面の進行を担うかを整理します。
  • 確認と合図を把握する　予定の参照から状態の確認、合図と伝達の確認までを、関係する人とともに記録します。
  • 提案の範囲を分ける　変更への対応と記録の引き継ぎを聞き、商品で支援できる仕事と人の判断が残る仕事を分けます。

聞き取りの範囲を決めるには、催しと引き受けた進行の特定が要る

同じ商談先でも、催しによって担う進行の範囲は異なります。催しの名称だけでなく、依頼元と実際に進行を担う人の関係まで聞き取ります。

  • 対象の催しを定める　商談先が当日の進行を担う催しを特定し、聞き取りの対象となる場面を記録します。
  • 役職と役割を分ける　窓口の役職名だけで決めず、現場の状態を確かめる人と合図を出す人を聞き分けます。
  • 依頼の範囲を聞く　誰の依頼で、どこからどこまでの進行を引き受けているかを確認します。

催しと担当範囲の整理

確かめること方法注意
対象の催し催し名と進行を担う場面を記録します。催し全体を担うと決めつけません。
進行を担う人状態の確認と合図の担当を聞き分けます。商談の窓口と同じ人とは限りません。
依頼元依頼した人と引き受けた範囲を聞きます。依頼元と当日の判断者を混同しません。
表は編集部作成の例です。以降は、ここで特定した催しと担当範囲について聞き取ります。

当日の進行の根拠は元の予定だけとは限らない

事前に作った予定と、当日参照している内容が同じとは限りません。予定の作成者に加え、当日の変更がどこから入り、何に反映されるかを聞き取ります。

  • 参照する内容を聞く　場面の並びや開始条件など、当日の進行で実際に参照する内容と、その所在を確認します。
  • 作成と変更を分ける　予定を作る人と当日に内容を変更する人を区別し、それぞれが扱う範囲を記録します。
  • 変更の入り方を聞く　変更の連絡元、反映先、変更後の予定を使う人への伝わり方を聞き取ります。

予定と変更の聞き取り

区分聞くこと注意
予定の形場面の並びや開始条件を何で参照するか予定の名称だけで内容を判断しません。
予定を作る人誰が予定を作り、作成時にどの情報を参照するかを聞きます。作成者が当日も変更するとは限りません。
当日の変更誰から変更の連絡が入り、どの資料に反映し、誰へ共有するかを聞きます。変更前後のどちらを使うかも聞きます。
表は編集部作成の例です。予定の作り方を提案する前に、現在使われている内容と変更の経路を把握します。

次の場面へ進む判断の把握は、現場で何を確かめるかの確認に及ぶ

予定に次の場面が載っていても、進めるための状態が整っているとは限りません。出演者、会場、作業について、何を誰が確かめているかを聞き取ります。

  • 確認対象を分ける　出演者の準備、会場の状態、作業の完了を分け、それぞれ何を確認しているかを記録します。
  • 確認の根拠を聞く　直接見て確かめる内容と、関係者の報告で把握する内容を区別します。
  • 判断者との関係を聞く　状態を確かめる人と進めるかを判断する人が異なる場合は、その間の伝達も聞き取ります。

場面を進める前の確認対象

区分確かめること注意
出演者の準備準備の何を、誰が確認しているか到着と出演できる状態を混同しません。
会場の状態次の場面を始めるために会場がどの状態である必要があり、誰の報告や何の確認で把握するかを聞きます。予定上の配置と現在の状態を分けます。
作業の完了どの作業の完了を誰から把握するか着手の報告と完了の報告を分けます。
表は編集部作成の例です。進行の条件をこちらで決めず、商談先が現在確かめている内容を記録します。

合図の役割を把握するには、相手に求める動きと順番の確認が要る

合図の手段だけでは、誰のどの動きに関係するかが分かりません。合図を出す人、受け取る相手、相手に求める動きと合図の順番を聞き取ります。

  • 手段と用途を結ぶ　各場面で使う合図の手段を、開始や切り替えなどの用途と対応させて記録します。
  • 受け取る相手を聞く　出演者や作業の担当者など、合図を受ける相手と、その相手に求める動きを聞き取ります。
  • 合図の順番を聞く　先の合図や作業の完了が、次の合図を出す条件になっているかを確認します。

合図の構成を記録する型

区分聞くこと注意
合図の手段どの場面で、どの手段を使うか手段の名称だけで聞き取りを終えません。
合図の相手誰が合図を受け取り、その人が何をするのかを聞きます。直接受ける人と動く人を区別します。
合図の順番どの合図を先に出し、何を確かめてから次の合図を出すかを聞きます。予定の並びと合図の順番を混同しません。
表は編集部作成の例です。合図の文言は作らず、誰から誰へ、何のために出すかを記録します。

合図を出しただけでは伝わったとは限らない

合図を出した事実と、相手が受け取った事実は別です。何をもって伝わったと判断し、確認できない場合にどう扱っているかを聞き取ります。

  • 伝達の根拠を聞く　返答や相手の動きなど、伝わったと判断する根拠と、それを確認する人を記録します。
  • 不明な状態を分ける　未受信と、受け取ったか分からない状態を区別し、それぞれの扱いを聞き取ります。
  • 代わりの手段を聞く　普段の手段で確認できない場合に使う手段と、切り替えを判断する人を確認します。

伝達を確認する仕事の整理

確かめること方法注意
確認の方法伝達の根拠と確認する人を聞きます。受信と内容の理解を同じに扱いません。
伝わらない場合伝達できないと分かった後の扱いを聞きます。返答がないだけで未受信と決めません。
代わりの手段切り替え先と判断する人を記録します。代わりの手段があると仮定しません。
表は編集部作成の例です。合図の受信、内容の理解、作業の開始は、商談先がどう区別しているかを聞きます。

予定から外れた場面には、判断する人の特定が要る

進行の遅れ、出演者の不在や必要な物の不足、中断への対応は、進行を担う人だけで決めるとは限りません。起きた状況を把握する人、対応を判断する人、変更を伝える人を聞き分けます。

  • 予定との差を聞く　何が予定と違ったのかを場面ごとに整理し、最初に把握する人と報告先を記録します。
  • 判断の範囲を聞く　進行を担う人が決められる範囲と、依頼元などの判断を求める範囲を確認します。
  • 決定後の伝達を聞く　決まった対応を誰がどの相手へ伝え、予定の変更としてどこに残すかを聞き取ります。

予定との差と判断者の整理

場面聞くこと注意
遅れ遅れが後の場面に与える影響と、予定の変更を誰が決めるかを聞きます。遅れの把握者が変更を決めるとは限りません。
不在や不足出演者が不在の場合や必要な物がそろわない場合に、誰が対応を決めるかを聞きます。代替できると決めつけません。
中断誰が中断と再開を決め、その決定を誰へ連絡するかを聞きます。中断と再開の判断者を同じと仮定しません。
表は編集部作成の例です。対応策をこちらで決めず、商談先の判断の分担と未確認の点を記録します。

連絡先の一覧だけでは、誰を経て届くかが分かるとは限らない

関係者の連絡先があっても、進行に必要な情報が誰へ届くかは分かりません。状態の報告、判断を求める連絡、決定の伝達について経路を聞き取ります。

  • 用件と相手を結ぶ　状態を報告する相手、判断を求める相手、決定を伝える相手を用件ごとに記録します。
  • 間に入る人を聞く　直接連絡する場合と別の人を介する場合を分け、情報が届くまでの経路を確認します。
  • 集約する人を聞く　各所の情報を集める人と、その内容を進行の判断に使う人への伝わり方を聞き取ります。

進行に必要な連絡経路

区分確かめること注意
連絡する相手誰に状況を報告し、誰に判断を求め、誰へ決定を伝えるかを聞きます。用件が違えば相手も違う場合があります。
連絡の経路誰から発信され、誰を経て、誰に届くかを聞きます。連絡先の一覧だけで経路を推測しません。
集約する人誰がどの範囲の情報を集め、判断する人へどう伝えるかを聞きます。情報を集める人と決める人を分けます。
表は編集部作成の例です。当日の進行に関わる連絡に範囲を絞り、連絡網全体の設計には踏み込みません。

当日の記録の役割は、終了後の受け手と用途で分かれる

変更や判断を記録していても、終了後に誰が何に使うかで必要な内容は異なります。当日に残す内容と、終了後に渡す相手や未解決事項の扱いを聞き取ります。

  • 予定と実際を分ける　予定の変更、確認した状態、合図や判断について、実際に残している内容を聞き取ります。
  • 記録の担当を聞く　記録する人、情報を渡す人、記録の所在を確認し、進行を担う人との分担を整理します。
  • 引き継ぐ内容を聞く　終了後の受け手と用途を確認し、判断理由や未解決事項をどこまで渡すかを記録します。

当日の記録と終了後の受け渡し

区分聞くこと注意
記録する内容変更、確認、合図、判断について何を記録するかを聞きます。記録がない事実を推測で埋めません。
記録する人誰が記録し、誰から情報を得て、記録をどこに置くかを聞きます。進行を担う人が記録するとは限りません。
終了後の相手誰に、何のために、何を渡し、未解決の事項をどう伝えるかを聞きます。渡した後の確認先も聞き取ります。
表は編集部作成の例です。新たな記録方法を勧める前に、現在残している内容と使い道を把握します。

商品の支援範囲は確認できた機能と利用条件に限られる

予定を参照できることと、現場の状態から進めるかを判断できることは別です。聞き取った仕事を商品の機能と照らし、人の判断が残る範囲を明記します。

  • 参照の条件を照らす　必要な予定や連絡先を、使う人が当日の場所や通信の環境で参照できるか、商品の機能と照らし合わせます。
  • 記録の条件を照らす　残したい内容、記録する人、終了後の受け手に対して、商品の機能で扱える範囲を確認します。
  • 判断が残る所を記す　進めるかの判断や変更の承認について、人が担う部分と商品で支援できる部分を分けて記録します。

聞き取った仕事と商品の照合

区分扱い注意
予定と連絡先必要な内容と参照条件を機能に照らします。当日の変更を扱えるかは別に確認します。
記録の残し方入力、参照、受け渡しの条件を照らします。記録が残るだけで引き継げるとは限りません。
進める判断判断者と判断に使う情報を明記します。情報の表示を判断の代行と扱いません。
未確認の機能支援できるか未確認として残します。提案に合わせて機能を推測しません。
表は編集部作成の例です。ここで扱う商品は提案する商品です。支援できる範囲は個別に確認します。

確認表には、分かった内容と未確認の点の区別が要る

聞き取った内容は、催しから支援範囲まで対応をたどれる形で残します。分からなかった内容には確認先と記録先を添え、確認済みの内容と区別します。

  • 催しごとに記録する　同じ催しの担当範囲、予定、確認、合図を対応させ、別の催しの情報が混ざらないようにします。
  • 確認の根拠を添える　聞き取った相手や参照した予定の所在を添え、後から内容を確かめられるようにします。
  • 未確認の点を残す　未確認の内容、確認する相手、追記する場所を記し、支援できると判断した内容と分けます。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

項目記入する内容項目記入する内容
催しと担当者催し名・担当範囲・依頼元進行の元になる予定参照先・作成者・変更元
進める前の状態確認対象・確認者・判断者合図の出し方と相手手段・相手・順番
伝わった確認確認の根拠・不明時の扱い予定と違う状況の対応状況・対応・判断者
連絡の経路発信元・中継する人・集約先記録と引き継ぎ内容・記録者・受け手
支援できる範囲確認済みの機能・人の判断未確認の点と記録先未確認事項・確認先・追記先
表は編集部作成の例です。記入欄は聞き取る内容の型です。実際の回答と確認の根拠を記録して使います。