棚板の交換には、指定の範囲と使い始める条件の確認が要る

棚板を交換したという説明だけでは、指定された位置の棚板を交換し、残す予定の部分をどう扱ったかまでは分かりません。選んだ書棚について、交換の前後に何を確かめたかをたどります。

  • 聞き取る対象を決める　実際に棚板を交換した書棚を選び、交換する理由と、その書棚を使う人を確かめます。
  • 確認表に記す内容を決める　棚板と残す部分の指定、途中の変更、終えた根拠、使い始める条件を記します。
  • 提案できる範囲を決める　確認表をもとに、自社の商品で支援できることと、人が判断することを分けます。

聞き取りには、実際に棚板を交換した書棚の特定が要る

実際に棚板を交換した書棚を相手に選んでもらいます。その書棚で行った作業と、普段の進め方の説明を分けて聞き取ります。

  • 実際の書棚を選ぶ　交換した棚板がどの書棚のどの位置にあったかをたどれる事例を選んでもらいます。
  • 使う人と依頼者を記す　その書棚を使う人と依頼した人を記し、同じかを確かめます。
  • その書棚での作業を聞く　普段の説明が出たら、選んだ書棚でも同じ進め方だったかを確かめます。

聞き取る書棚を決める整理表

確かめること方法注意
選んだ書棚相手が書棚を区別している呼び方と置かれた場所を記します。棚板の説明だけで、書棚を特定したつもりにならないようにします。
使う人と依頼者その書棚を使う人と交換を依頼した人を記します。同じ人かを確かめ、説明を聞けた人も記します。
今回の作業選んだ書棚で実際に交換した棚板の位置を聞きます。普段の進め方は、今回も行ったかを確かめてから記します。
表は編集部作成の例です。

交換する理由が、使う人の希望に基づくとは限らない

交換する理由は、誰の説明かまで聞き取ります。その書棚に誰が何を置くかと合わせて、依頼した人と使う人の考えを確かめます。

  • 交換する理由を聞く　棚板を交換することになった理由と、交換後にどう使う予定だったかを聞きます。
  • 書棚の使い方を聞く　誰が何を置く書棚なのかを聞き、交換する理由との関わりを確かめます。
  • 理由を話した人を記す　使う人の説明か、依頼した人の説明か、作業する側の考えかを分けます。

理由と使い方を結び付ける整理表

区分聞くこと注意
交換する理由棚板を交換することになった理由と、交換後の使い方を聞きます。棚板を交換するという作業名だけで理由を済ませないようにします。
使う人と置く物誰が何を置き、交換後はどう使うつもりだったかを聞きます。依頼した人が、その使い方を知っていたかも確かめます。
理由の出どころ理由を話した人と、その説明を受け取った人を記します。直接聞いた内容か、別の人を通じて聞いた内容かを確かめます。
表は編集部作成の例です。

交換する範囲を定めるには、棚板と残す部分の指定の確認が要る

交換する棚板と残す部分は、対にして聞き取ります。指定された内容を実際の書棚と突き合わせて、誰が対応を確かめたかまで記します。

  • 棚板を決めた人を記す　交換する棚板を誰が指定し、その位置をどう伝えたかを聞きます。
  • 残す部分の指定を聞く　残す部分も明示されていたかを確かめ、決めた人を記します。
  • 実際の書棚との対応を見る　指定を受け取った人が、実際の書棚のどこを交換対象と捉えたかを確かめます。

指定と書棚の対応を確かめる整理表

区分確かめること注意
交換する棚板指定した人と、書棚の中での位置の伝え方を記します。指定した位置と実際に交換した位置が同じかを確かめます。
残す部分残す部分を決めた人と、伝えられた範囲を記します。指定があったのか、作業する側が判断したのかを分けます。
対応の確認指定を実際の書棚と突き合わせて確かめた人を記します。指定した人と、対応を確かめた人が同じかを確かめます。
表は編集部作成の例です。

交換する前の確認には、棚板以外の書棚の状態の把握が要る

交換する前に見た内容は、棚板とそれ以外に分けて聞き取ります。見つかった状態が、交換する範囲の判断にどう関わったかを確かめます。

  • 棚板で見た箇所を聞く　交換する棚板のどこを見て、どのような状態だと捉えたかを聞きます。
  • 棚板以外の確認を聞く　残す部分についても、見た箇所と、そのまま残すと考えた理由を聞きます。
  • 見た人と伝達先を記す　状態を確かめた人を記し、作業前の確認で交換する範囲を見直す必要が生じたかと、それを誰に伝えたかを聞きます。

交換前に見た状態の整理表

区分見分け方扱い
棚板の状態どの位置の棚板の、どこを見た説明かを分けます。見た状態と、そこから交換すると考えた理由を分けて記します。
棚板以外の状態残す部分のうち、実際に見た箇所を特定します。指定されたまま残せると考えたかを聞きます。
確かめた人直接見た人と、説明を受けた人を記します。交換する範囲を見直す必要が生じた場合の伝達先と、その後の判断を聞きます。
表は編集部作成の例です。

残す部分に手を加える判断には、決めた人と根拠の確認が要る

交換の途中で見た内容から、残す部分への扱いが変わることもあります。選んだ書棚で変更があったかを聞き、決めた人と伝えた相手を記します。

  • 途中で見た内容を聞く　交換前には分からず、途中で分かった書棚の状態があったかを聞きます。
  • 残す部分の変更を聞く　残す予定の部分に手を加えた場合は、その箇所と理由を記します。
  • 変更を決めた人を記す　手を加えると決めた人を記し、依頼した人に伝えた内容を確かめます。

途中の確認と変更をたどる整理表

区分聞くこと注意
途中の確認どの段階で、書棚のどこを見たかを聞きます。交換前に分かっていた状態と、途中で分かった状態を分けます。
残す部分の変更手を加えると考えたきっかけと、実際に手を加えた箇所を聞きます。当初は残す指定だったことが、記録から分かるかを確かめます。
変更の判断変更を決めた人と、依頼した人へ伝えた内容を記します。決めた人と実際に手を加えた人が同じかを確かめます。
表は編集部作成の例です。

交換を終えても、依頼した人の確認が済んだとは限らない

終えたという説明は、何を見て判断したかまで聞き取ります。作業する側の判断と、依頼した人が確認した内容を分けて記します。

  • 終えた根拠を聞く　指定した棚板と途中の変更について、何を確かめて交換を終えたかを聞きます。
  • 終えたと決めた人を記す　判断した人を記し、実際に交換した人と同じかを確かめます。
  • 依頼した人の確認を聞く　依頼した人が実際の書棚を見たか、説明を受けたかと、その内容を聞きます。

交換を終えた根拠の整理表

区分確かめること注意
終えた根拠指定された位置の棚板と、変更した箇所について見た内容を聞きます。棚板を交換したという報告だけか、書棚を見て確かめた結果かを分けます。
判断した人何を見て終えたと判断したかと、その人を記します。別の人の説明をもとに判断した場合は、その説明も記します。
依頼者の確認依頼した人が確かめた箇所と、その結果を聞きます。交換を終えた連絡を受けたことと、内容を確認したことを分けます。
表は編集部作成の例です。

違うという申し出には、やり直すかを決めた人の確認が要る

使う人から違うと伝えられた場合は、何と何が違ったかを聞き取ります。指定の受け取り方、実際の交換、望んだ使い方と突き合わせて扱いを確かめます。

  • 違いが伝わった場面を聞く　どの書棚のどの棚板について、何をしたときに違うと伝えられたかを聞きます。
  • やり直す判断を聞く　指定と実際の交換、使う人の説明を誰が見比べ、どう扱うと決めたかを記します。
  • 依頼した人への連絡を聞く　伝えた違いと、その後に決めた内容を聞き、連絡した人と相手を記します。

伝えられた違いを整理する表

場面聞くこと注意
違いの申し出使う人が想定していた内容と、実際の書棚で違った点を聞きます。指定された内容との違いか、使う人の希望との違いかを確かめます。
やり直す判断やり直すかを決めた人と、その判断に使った内容を記します。説明を改めたのか、交換する範囲を変えたのかを分けます。
依頼者への連絡申し出と対応のうち、依頼した人に何を伝えたかを聞きます。使う人にもその後の扱いが伝わったかを確かめます。
表は編集部作成の例です。該当する申し出がなければ、その旨を記します。

記録があっても、使い始めてよいとは限らない

交換の記録は、実際の書棚と結び付いているかを確かめます。交換を終えた記録に加え、何を確認すると使い始めてよいのかを聞き取ります。

  • 記録に残す内容を聞く　指定した棚板、実際に交換した位置、残す部分への変更が記されているかを聞きます。
  • 記録と書棚の対応を見る　記録を読む人が、対象の書棚と棚板の位置を区別できるかを確かめます。
  • 使い始める条件を聞く　何を確認して使い始めてよいとするかを聞き、判断する人と伝える相手を記します。

記録と使用開始の確認を分ける整理表

区分確かめること注意
記録の内容当初の指定、途中の変更、最後に確かめた内容を聞きます。当初の指定と実際に行った交換の違いをたどれるかを確かめます。
書棚との対応書棚の呼び方、置かれた場所、棚板の位置の記し方を聞きます。記録を別の人が見ても、同じ書棚を指せるかを確かめます。
使い始める条件確認する内容と、使い始めてよいと判断する人を記します。交換を終えたと判断する内容や人と同じかを確かめ、使う人への伝え方も聞きます。
表は編集部作成の例です。

支援を約束するには、確かめた機能との照合が要る

聞き取った仕事と、自社の商品で実際に扱えることを突き合わせます。記録を支援できることと、書棚を見て人が判断することを分けて提案します。

  • 指定の記録を確かめる　書棚と棚板の位置、指定した内容、確認した結果を自社の商品で扱えるか確かめます。
  • 変更の記録を確かめる　残す部分に手を加えた理由と箇所を、当初の指定と分けて記せるか確かめます。
  • 人が判断する範囲を記す　交換を終える判断と使い始める判断について、自社の商品で支援する内容を分けます。

商品による支援と人の判断を分ける整理表

区分扱い注意
指定と確認の記録聞き取った項目を自社の商品で記せるか、見返せるかを確かめます。記録できることだけで、指定と書棚の対応まで確認できたと考えないようにします。
手を加えた記録変更した箇所、理由、決めた人を記せるか確かめます。残す予定だった部分と、実際に手を加えた部分を分けて示せるかを見ます。
終えたという判断判断の根拠を記す支援と、実際の書棚を見る人の判断を分けます。交換を終える判断と、使い始める判断を誰が担うかを記します。
表は編集部作成の例です。自社の商品について確認できた範囲を記します。

確認表には、書棚ごとの指定と作業の記載が要る

選んだ書棚について聞いた内容を、確認表に記します。分からなかった点も明記し、次に確かめる相手と記録先を決めます。

  • 選んだ書棚について記入する　普段の説明をそのまま入れず、その書棚で実際に行った内容を記します。
  • 判断の根拠と人を記す　指定や変更、交換を終えた判断について、内容と判断した人を合わせて記します。
  • 未確認の点を明記する　聞けなかった点と次に確かめる相手を記し、支援できる範囲を見直します。

書棚の棚板を交換する仕事の確認表

確認する項目記入する内容確認する項目記入する内容
選んだ書棚書棚の呼び方、置かれた場所、交換した棚板の位置を記します。理由と使う人交換する理由、理由を話した人、使う人、置く物を記します。
交換範囲を決めた人棚板と残す部分を決めた人、指定と書棚の対応を確かめた人を記します。前の確認交換前に見た箇所と状態、確かめた人を記します。
途中の確認途中で分かった状態、残す部分への変更、決めた人を記します。終えた根拠最後に見た内容、判断した人、依頼した人の確認を記します。
違いへの対応違うと伝えられた内容、やり直す判断、依頼した人への連絡を記します。記録と開始条件記録先、記録から書棚を特定する方法、使い始める条件、判断する人を記します。
支援できる範囲商品で扱える記録と、人が書棚を見て判断することを記します。未確認の点と記録先未確認の点、次に確かめる相手、確認後に記す場所を記します。
確認表は編集部作成の例です。分からない箇所は未確認と記します。